Analýza výdajů a optimalizace AI

AI pro analýzu a optimalizaci výdajů: Najděte peníze, které necháváte ležet na stole

Utrácíte miliony. Ale kde přesně? Kteří dodavatelé? Které kategorie? Za jaké ceny? V porovnání s tím, co byste měli platit?

Většina společností na tyto otázky nedokáže odpovědět. Ne proto, že by nesledovaly výdaje. Mají ERP. Mají nákupní systémy. Mají data.

Údaje jsou však chaotické. Různé formáty. Různé systémy. Různé kódování. Ruční analýza znamená týdny práce s vytvářením tabulek, které jsou v době dokončení zastaralé.

Týmy pro zadávání veřejných zakázek tedy pracují naslepo. Znají celkové výdaje. Ale nevědí, kde jsou příležitosti k úsporám. Kde jsou ceny příliš vysoké. Kde by se mohl objem konsolidovat. Kde dochází k nepředvídatelným výdajům.

Umělá inteligence to napravuje. Vyčistí data. Automaticky kategorizuje výdaje. Identifikuje příležitosti k úsporám. Vyhledává nepoctivé výdaje. Poskytuje přehled, který jste nikdy neměli čas vytvořit ručně.

Proč analýza výdajů ve většině společností selhává

Analýza výdajů by měla být jednoduchá. Získejte data o nákupu. Analyzujte je. Najděte příležitosti. Jednejte podle nich.

Není to však jednoduché. Tady je důvod.

Údaje o vašich výdajích jsou všude. Různé systémy. Různé formáty. Transakce ERP. Údaje o kartách P. Faktury dodavatelů. Každá z nich je kódována jinak. Každá jinak strukturovaná.

Stejný dodavatel má ve vašem systému pět různých názvů. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - dodavatel 12345." Jedná se o stejného dodavatele nebo o různé dodavatele? Bez ruční kontroly to nikdo nepozná.

Stejný výrobek je různými kupujícími kategorizován různě. Kancelářské potřeby. Všeobecné spotřební zboží. Administrativní výdaje. MRO. Jedná se o totéž? Pravděpodobně. Dá se to z údajů poznat? Snadno ne.

Potřebujete tedy projekt. Tým. Týdny čištění dat. Ruční kontrola a oprava záznamů. Vytváření kategorií. Vytváření sestav.

Než skončíte, jsou data stará. Podmínky se změnily. Analýza leží v PowerPointu a nikdo se jí nezabývá, protože trvala příliš dlouho a stála příliš mnoho.

Nebo častěji analýzu neprovedete vůbec. Protože na to nikdo nemá čas. A tak se při zadávání zakázek vychází z instinktu a dílčích informací. Příležitosti k úsporám zůstávají nenalezeny. Problémy zůstávají nepovšimnuty.

Co dělá umělá inteligence pro analýzu a optimalizaci výdajů

Umělá inteligence nejen urychluje analýzu výdajů. Dělá ji kontinuální. Zde je návod, jak na to.

Automaticky kategorizuje výdaje

Umělá inteligence převezme vaše nezpracované údaje o výdajích. Všechna. Z každého systému.

Vyčistí ji:

Normalizace dodavatelů: Identifikuje, že "ABC Corp", "ABC Corporation" a "A.B.C. Corp" jsou stejní dodavatelé. Vytvoří hlavní seznam dodavatelů.
Zařazení do kategorie: Čte popisy transakcí. Automaticky přiřazuje kategorie. Důsledně.
Seskupení výrobků: Seskupuje podobné položky, i když jsou popsány odlišně. "Kopírovací papír" a "papír do tiskárny" pravděpodobně patří k sobě.
Ověřování kódu GL: Identifikuje chybně kódované transakce. Navrhuje opravy na základě vzorů.
Mapování oddělení a nákladových středisek: Vazby na organizační jednotky i v případě, že kódování není konzistentní.

Z nepřehledných dat o transakcích přejdete na čisté, kategorizované výdaje. Ne za několik týdnů. V řádu hodin.

A nejde o jednorázový úklid. Umělá inteligence kategorizuje nové transakce průběžně. Průběžný přehled o výdajích bez neustálé manuální práce.

Na základní otázky můžete odpovědět okamžitě:

Kolik utrácíme u jednotlivých dodavatelů?
Jaké jsou naše hlavní kategorie výdajů?
Která oddělení vynakládají nejvíce prostředků na jednotlivé kategorie?
Jak se výdaje v průběhu času změnily?

Otázky, na jejichž zodpovězení bylo dříve potřeba datového analytika, nyní zaberou několik sekund.

Identifikace možností úspor

Čistá data jsou užitečná. Ale cenné jsou i poznatky. Umělá inteligence neorganizuje jen výdaje - najde, kde ztrácíte peníze.

Analýza cenových výkyvů:

Kupujete stejnou položku od tří dodavatelů za tři různé ceny. Nebo od stejného dodavatele za různé ceny v různých transakcích.

UI tyto varianty identifikuje:

Stejný produkt, různé ceny u různých dodavatelů
Stejný dodavatel, nejednotné ceny u různých transakcí
Podobné produkty s nevysvětlenými cenovými rozdíly
Ceny vyšší než smluvní sazby
Zvýšení cen, které překračuje tržní nebo smluvní podmínky

Vyčísluje příležitost: "Standardizace na nejnižší cenu by ročně ušetřila $X."

Možnosti konsolidace objemu:

Nakupujete od pěti dodavatelů, zatímco byste mohli konsolidovat nákupy u dvou. Nakupujete malá množství, zatímco větší objednávky by vám přinesly slevy.

Umělá inteligence nachází příležitosti ke konsolidaci:

Kategorie s příliš velkým počtem dodavatelů pro daný objem
Dodavatelé, u kterých jste těsně pod prahovými hodnotami pro přerušení objemu.
Podobné produkty od různých dodavatelů, které by mohly být standardizovány.
Geografické příležitosti ke konsolidaci regionálních výdajů
Smlouvy s objemovými závazky, které neplníte

Modeluje úspory: "Konsolidace těchto pěti dodavatelů s dodavatelem A by snížila jednotkové náklady o 12% a zjednodušila řízení."

Detekce úniku smlouvy:

Vyjednali jste skvělou smlouvu. Ale využíváte ji? Nebo lidé stále nakupují u starého dodavatele?

UI sleduje využití smlouvy:

Výdaje s nesmluvními dodavateli pro smluvní kategorie
Objem nedosahující smluvních minim (ztráta množstevních slev)
Ceny, které neodpovídají smluvním sazbám
Podmínky, které nejsou v souladu s vyjednanými dohodami

Vyčísluje, o co přicházíte: "20% výdajů na kancelářské potřeby jde k nesmluvním dodavatelům za 15% vyšších průměrných cen. Potenciální roční úspory: $X."

Příležitosti k utrácení na chvostu:

Malé nákupy u stovek dodavatelů. Jednotlivě na nich nezáleží. Dohromady jsou to významné výdaje bez pákového efektu a s vysokými administrativními náklady.

Umělá inteligence identifikuje vzorce výdajů na chvostu:

Kategorie s nadměrnou roztříštěností dodavatelů
Dodavatelé s minimálními ročními výdaji, ale častými transakcemi
Příležitosti k přesunu výdajů za ocas k preferovaným dodavatelům
Kategorie, kde by katalogy nebo karty pro zadávání zakázek snížily roztříštěnost

Zjišťuje nešetrné utrácení

Maverick spending jsou nákupy, které probíhají mimo schválené postupy a dodavatele. Nejde o zlovolné jednání. Jsou to lidé, kteří se snaží udělat svou práci, když je schválený proces příliš pomalý.

Ale stojí to peníze. Žádný objemový pákový efekt. Žádné vyjednané podmínky. Žádný přehled o výdajích. Často vyšší ceny.

Umělá inteligence rozpozná odlišné vzorce utrácení:

Nákupy mimo smlouvu: Nákup od nepreferovaných dodavatelů, pokud existují smluvní možnosti.
Porušení zásad: Nákupy, které obcházejí požadavky na schválení nebo překračují limity delegování.
Zneužití karty P: Nákupy firemní kartou pro položky, které by měly projít veřejnou zakázkou.
Duplicitní dodavatelé: Různá oddělení používají různé dodavatele pro stejné položky.
Neschválení dodavatelé: Nákupy od dodavatelů, kteří nejsou na seznamu schválených dodavatelů.

Neoznačuje pouze porušení předpisů. Analyzuje i důvody, proč k nim dochází:

Je schválený proces příliš pomalý?
Nevyhovují preferovaní dodavatelé potřebám?
Copak lidé nevědí, kdo jsou preferovaní dodavatelé?
Existují ve vaší dodavatelské základně oprávněné mezery?

Získáte užitečné informace. Ne jen "maverick spending is bad", ale "maverick spending is happening in these categories for these reasons, and here's what to do about it." (Maverick výdaje jsou špatné).

Srovnání s tržními sazbami

Platíte $50 za jednotku. Ale je to dobré? To bez kontextu trhu nevíte.

UI poskytuje srovnávací analýzu:

Srovnání tržních cen: Jaké jsou vaše ceny v porovnání s tržními cenami podobných produktů?
Odvětvová měřítka: Jaké jsou vaše výdaje ve srovnání s podobnými společnostmi ve vašem oboru?
Regionální odchylka: Platíte v různých regionech různé ceny? Jsou tyto rozdíly oprávněné?
Analýza cenového vývoje: Rostou nebo klesají tržní ceny? Pohybují se vaše smluvní ceny s trhem?
Modelování nákladů: Kolik byste měli platit na základě nákladů na materiál, práci a marže?

Není to dokonalé. Tržní ceny se liší podle objemu, specifikací, úrovně služeb a vztahů. Ale orientační pokyny jsou cenné.

Platíte 20% nad průměrem trhu? Je čas to prozkoumat. Buď vaše specifikace ospravedlňují vyšší cenu, nebo máte možnost vyjednávat.

Ceny na trhu klesly o 10%, ale vaše smlouva se neupravila? Je čas na diskusi s vaším dodavatelem.

Předpovědi budoucích výdajů

Sestavování rozpočtu je ve většině firem jen odhad. Výdaje z minulého roku plus nějaké procento. Doufám, že se to blíží.

Umělá inteligence předpovídá na základě skutečných vzorů:

Analýza trendů: Jak se výdaje historicky změnily? Jaké jsou vzorce?
Sezónnost: Které kategorie mají sezónní výkyvy? Kdy dochází ke špičkám?
Smluvní závazky: Jaké výdaje jste povinni vynaložit na základě stávajících smluv?
Růstové faktory: Růst podnikání. Změny počtu zaměstnanců. Plány na rozšíření. Jak tyto skutečnosti ovlivňují výdaje?
Eskalace cen: Zvýšení smluvních cen. Tržní trendy. Očekávaný dopad inflace.
Dopad iniciativy: Jak plánované projekty nebo změny ovlivní výdaje?

Získáte prognózy výdajů podle kategorií, dodavatelů a oddělení. Lepší sestavování rozpočtu. Včasné varování, když výdaje překračují prognózu. Přehled o tom, co je příčinou změn.

Finance se ptají: "Proč jsou výdaje za 3. čtvrtletí o $200K vyšší než rozpočet?" Odpovědět můžete pomocí dat, ne dohadů.

Co to pro vás znamená

Pro CPO a vedoucí pracovníky v oblasti nákupu

Získáte viditelnost výdajů, kterou jste vždy chtěli, ale nikdy jste neměli čas ji vytvořit.

Jasná viditelnost výdajů: Zjistěte, kam peníze směřují. Podle kategorií. Podle dodavatele. Podle oddělení. V reálném čase.
Kvantifikované možnosti úspor: Ne předtuchy. Konkrétní příležitosti s připojenými částkami v dolarech.
Data pro vyjednávání: Tržní benchmarky. Koncentrace výdajů. Cenové rozdíly. Důkazy o lepších nabídkách.
Strategické řízení kategorií: Určete, kterým kategoriím je třeba věnovat pozornost. Stanovte priority podle velikosti příležitostí.
Metriky výkonnosti veřejných zakázek: Sledujte dosažené úspory. Dodržování smlouvy. Maverick spending. Trendy v nákladech jednotlivých kategorií.

Pro manažery nákupu a nákupčí

Víte, na co se máte zaměřit, abyste dosáhli maximálního účinku.

Zjistěte, na co jdou peníze: Aniž byste museli trávit týdny vytvářením zpráv. Okamžité odpovědi na otázky týkající se výdajů.
Zaměřte se na kategorie s vysokým dopadem: Podívejte se, ve kterých kategoriích lze ušetřit nejvíce. Stanovte strategické priority.
Cíle konsolidace dodavatelů: Zjistěte, kde máte příliš mnoho dodavatelů a co by se dalo ušetřit konsolidací.
Přehled o dodržování smluv: Podívejte se, kde se smluvní podmínky nepoužívají. Podpořte přijetí.
Příprava na vyjednávání: Vstupujte do diskusí s dodavateli s údaji o výdajích a tržním kontextu.

Pro finanční týmy

Získáte transparentnost výdajů a přesnost rozpočtu, jakou jste nikdy neměli.

Lepší přesnost rozpočtu: Předpovědi založené na skutečných výdajích, nikoli na odhadech.
Odůvodněné investice do veřejných zakázek: zdokumentované příležitosti k úsporám, které ospravedlňují zdroje na zadávání veřejných zakázek.
Zdokumentované úspory: Sledování realizovaných úspor z iniciativ v oblasti zadávání veřejných zakázek. Ukázat návratnost investic.
Analýza rozptylu: Pochopte, co je příčinou změn výdajů. Skutečné důvody, ne teorie.
Kontrola nákladů: Včasné upozornění na překročení rozpočtu. Je čas jednat, než bude pozdě.

Co AI neudělá

Ujasněme si, co AI pro analýzu výdajů není.

Umělá inteligence nezachycuje úspory automaticky. Identifikuje příležitosti. Lidé na ně musí reagovat. Vyjednávat s dodavateli. Konsolidovat objemy. Vymáhat dodržování smluv.

Umělá inteligence nerozumí kontextu bez lidského vstupu. Někdy jsou vyšší ceny odůvodněny kvalitou, službami nebo strategickými vztahy. Někdy slouží roztříštěnost dodavatelů svému účelu. Umělá inteligence označí čísla, vy použijete obchodní úsudek.

Umělá inteligence nespraví špatné procesy zadávání veřejných zakázek. Pokud jsou vaše procesy pomalé a lidé je obcházejí, analýza výdajů ukáže problém. Jeho náprava však vyžaduje zlepšení procesů, ne jen analýzu.

Umělá inteligence zviditelňuje výdaje. Ukazuje, kde existují příležitosti. Kvantifikovat potenciální úspory. Sledovat pokrok.

Váš tým pro zadávání veřejných zakázek musí stále pracovat. Ale dělají to s jasným vedením, ne s odhadem.

Skutečné výsledky analýzy výdajů pomocí umělé inteligence

Jak to vypadá v praxi:

Průběžný přehled o výdajích: Už žádné projekty čtvrtletní analýzy výdajů. Kategorizace a reporting v reálném čase. Okamžité odpovědi na otázky.

Identifikace úspor: Typické společnosti najdou příležitost k úsporám 8-15% již v první analýze. Ne všechny jsou realizovatelné, ale je jich dost na to, aby ospravedlnily vynaložené úsilí.

Strategie rychlejší kategorie: Identifikace příležitostí v kategoriích, která dříve trvala týdny, nyní trvá několik dní. Více strategicky řízených kategorií.

Lepší vyjednávání: Kupující vstupují do diskusí s daty. Lepší výsledky, když znáte své výdaje, tržní sazby a pákové body.

Maverick snížení výdajů: Viditelnost vede ke zlepšení. Když měříte a hlásíte maverick výdaje, snižují se. Obvykle se v průběhu času sníží o 30-50%.

Nejde o nahrazení týmů pro zadávání veřejných zakázek umělou inteligencí. Jde o to poskytnout jim přehled a nástroje pro strategičtější jednání.

Jste připraveni zjistit, kam jdou vaše peníze?

Údaje o výdajích každé společnosti jsou jiné. Různé systémy. Různé struktury. Různé kategorie, které jsou pro vaši firmu důležité.

Neprodáváme univerzální nástroje pro analýzu výdajů. Zkoumáme vaše konkrétní zdroje dat a vzorce výdajů. Vytváříme kategorizaci, která odpovídá způsobu, jakým spravujete kategorie. Vytváříme reporty a upozornění, které odpovídají na vaše konkrétní otázky.

Neslibujeme, že najdete milionové úspory. Jen jasný přehled o tom, kde utrácíte peníze a kde jsou příležitosti.

Pojďme si promluvit o vašich potřebách v oblasti analýzy výdajů

Zpět na Sourcing & Procurement AI