AI pro finanční plánování a prognózování: méně mechaniky, více strategie
Finanční plánování trvá věčnost. Shromážděte podklady ze všech oddělení. Sestavte rozpočtový model. Konsolidujte vše. Zkontrolujte chyby a nesrovnalosti. Spusťte scénáře. Představte je vedení. Získejte zpětnou vazbu. Přepracujte. Opakujte.
Než skončíte, předpoklady se změní.
Předpověď je stejný cyklus, jen častější. Aktualizace modelu. Vysvětlete odchylky od plánu. Upravte prognózy. Prezentujte výsledky. Znovu a znovu.
Většina času připadá na mechaniky. Shromažďování dat. Konsolidace tabulek. Aktualizace vzorců. Oprava nefunkčních odkazů. Přeformátování pro prezentaci.
Cennou prací je přemýšlení o podnikání. Jaké jsou klíčové faktory? Co by se mohlo změnit? Na jaké scénáře bychom se měli připravit? Jak bychom měli rozdělit zdroje?
Umělá inteligence neprovádí strategické myšlení. Dělá mechaniku. Shromažďuje data. Konsolidaci. Tvorbu scénářů. První návrh.
Váš tým se soustředí na strategii a úsudek. Umělá inteligence se stará o práci s tabulkami.
Problém plánování a prognózování
Plánování a předvídání jsou nezbytné. Jsou také časově velmi náročné.
Roční rozpočtový cyklus:
- Začíná měsíce před koncem roku
- Každé oddělení sestavuje svůj rozpočet ve vlastní tabulce.
- Finance shromažďují a konsolidují všechny vstupy
- Zjistí chyby, nesrovnalosti a nereálné předpoklady.
- Vrací se zpět do oddělení k opravám
- Opět konsoliduje
- Vedení chce různé scénáře
- Přestavba pro každý scénář
- V prosinci konečně získat souhlas s rozpočtem, který začne platit v lednu.
Měsíční nebo čtvrtletní prognózy:
- Aktualizace aktuálních údajů z posledního období
- Úprava prognóz na základě posledních trendů
- shromažďování aktualizovaných vstupů od obchodních jednotek
- Konsolidace a kontrola přiměřenosti
- Výpočet odchylek od předchozí prognózy a rozpočtu
- Napište komentář vysvětlující změny
- Představení vedení
- Kladou otázky, které vyžadují více analýzy
- Opakování cyklu
Ad hoc plánování scénářů:
"Co když prodeje vzrostou o 5% místo o 10%? Co když se rozšíříme do Kanady? Co když se náklady zvýší o 15%? Můžete tyto scénáře spustit?"
Každý scénář představuje hodiny práce. Úprava předpokladů. Přepočítávání všeho. Kontrola chyb. Než skončíte, chce vedení vidět různé scénáře.
Výsledek: Týmy FP&A tráví 80% svého času mechanikou a 20% analýzou. Mělo by to být naopak.
Co dělá umělá inteligence pro plánování a prognózování
Analyzuje historické vzorce
Než začnete předpovídat budoucnost, pochopte minulost. Umělá inteligence vyniká v rozpoznávání vzorů.
Identifikace trendů:
Jaká je základní míra růstu po odstranění šumu? Umělá inteligence odděluje signál od šumu. Skutečný růst vs. jednorázové události.
Zjišťování sezónnosti:
Čtvrté čtvrtletí je vždy silné. Červenec je vždy pomalý. UI kvantifikuje sezónní vzorce, takže je předpovědi odrážejí.
Korelační analýza:
Co se stane s náklady na dopravu, když se zvýší prodej 10%? Jak se změní kancelářské náklady při nárůstu počtu zaměstnanců? Umělá inteligence najde vztahy mezi jednotlivými faktory.
Identifikace řidiče:
Co je vlastně hnací silou příjmů? Produktový mix? Cenotvorba? Objem? Podmínky na trhu? UI analyzuje, které faktory jsou nejdůležitější.
Identifikace anomálií:
Obrovský nárůst ve 2. čtvrtletí loňského roku byl jednorázovou objednávkou zákazníka. Nepoužívejte ji k předpovědi letošního 2. čtvrtletí. Umělá inteligence identifikuje, které historické datové body jsou reprezentativní a které jsou odlehlé.
Tato analýza dříve zabrala několik dní prohledávání dat. Umělá inteligence to zvládne během několika minut a ukáže vám, co je důležité.
Automaticky vytváří předpovědi
Po pochopení vzorců sestaví umělá inteligence počáteční předpovědi:
Statistické předpovědi:
Na základě historických trendů, sezónnosti a míry růstu AI projektuje budoucí období. Jedná se o základní linii.
Předpovědi založené na řidičích:
Řidiče poskytujete vy. "V příštím čtvrtletí přijmeme 10 lidí. Začínáme ve dvou nových státech." Umělá inteligence vypočítá dopad na základě historických vztahů.
Kombinace více metod:
Umělá inteligence nespoléhá pouze na jednu metodu předpovědi. Používá více přístupů a zvažuje je na základě toho, které z nich byly v minulosti nejpřesnější.
Intervaly spolehlivosti:
Nejen jedno číslo. "Příjmy budou $10-12M s jistotou 80%, nejspíše $11M." To ukazuje rozsah možných výsledků.
Automatické aktualizace:
Jakmile přijdou skutečné výsledky, umělá inteligence automaticky aktualizuje předpovědi. Nečekejte na revizi na konci měsíce. Průběžné prognózování.
Stále je kontrolujete a upravujete. Místo prázdné tabulky však začínáte s pevným základem.
Automaticky konsoliduje plány
Noční můra sestavování rozpočtu: shromažďování a konsolidace vstupů od všech.
Umělá inteligence pomáhá:
Konzistentní šablony:
Všichni používají stejný formát a definice. UI prosazuje konzistenci.
Automatická konsolidace:
Jak oddělení zadávají vstupy, umělá inteligence je automaticky konsoliduje. Žádné ruční kopírování a vkládání. Žádné nefunkční vzorce.
Kontrola chyb:
Plán počtu zaměstnanců oddělení A neodpovídá plánu personálního oddělení. Předpoklad příjmů oddělení B neodpovídá plánu oddělení prodeje. Umělá inteligence okamžitě označí nesrovnalosti.
Kontroly přiměřenosti:
Rozpočet na marketing se zvýšil o 300% bez vysvětlení. Pravděpodobně se jedná o překlep. Plán počtu zaměstnanců zahrnuje 50 nových zaměstnanců, ale plán vybavení nezahrnuje více prostor. To nefunguje. Umělá inteligence označí problémy dříve, než je objevíte ručně.
Řízení verzí:
Už žádné "Final_Budget_v7_FINAL_revised.xlsx". UI sleduje verze automaticky. Každý pracuje od aktuální verze.
Výsledek: Konsolidace, která trvala dny, nyní trvá hodiny. Více času na vychytání problémů před odesláním, méně času na jejich opravu po odeslání.
Okamžité spuštění scénářů
Vedení chce vidět různé scénáře. Před AI: Hodiny práce pro každého. S AI: minuty.
Změny parametrů:
"Ukažte mi růst příjmů o 5%, 10% a 15%." Umělá inteligence vše okamžitě přepočítá pro každý scénář.
Změny řidiče:
"Co kdybychom místo deseti lidí zaměstnali dvacet? Co když otevřeme dvě nové pobočky?" Umělá inteligence automaticky vypočítá všechny následné dopady.
Analýza citlivosti:
Na kterých předpokladech záleží nejvíce? Umělá inteligence vám ukáže, které proměnné mají největší vliv na výsledky. Zaměřte diskusi na to, co skutečně pohne s výsledkem.
Rizikové scénáře:
Nejlepší případ, očekávaný případ, nejhorší případ. Umělá inteligence sestaví všechny tři a zobrazí rozsah možností.
Výsledky vážené pravděpodobností:
Ne jen "zde jsou tři scénáře". Ale "existuje 20% šance nejlepšího případu, 60% šance očekávaného případu, 20% šance nejhoršího případu". To je pro rozhodování užitečnější.
Když jsou scénáře rychlé, prozkoumáte více možností. Lepších rozhodnutí dosáhnete, když zvážíte více možností.
Automaticky vysvětluje odchylky
Skutečné výsledky se lišily od předpokládaných. Co se změnilo?
Umělá inteligence analyzuje:
Analýza rozptylu řidičů:
"Předpokládali jsme tržby $10M, ale dosáhli jsme $11M. Rozdíl je způsoben: nárůstem objemu o 8% (+$800K), nárůstem cen o 2% (+$200K), neutrálním dopadem na mix."
Ne jen "překročili jsme $1M oproti prognóze". Ale přesně proč.
Vysvětlení vodopádu:
Začněte s předpovědí. Přidejte dopad jednotlivých faktorů. Ukončete skutečností. Vizuální vodopád ukazující, jak jste se dostali od plánu ke skutečnosti.
Generace komentářů:
Umělá inteligence napíše první návrh: "Tržby překročily prognózu o 10%, a to především díky vyšší než očekávané poptávce v jihovýchodním regionu a vyšší průměrné hodnotě objednávek."
Zkontrolujete a upřesníte. Nezačínáte však od nuly.
Dopad dopředu:
Tato odchylka naznačuje, že prognóza pro zbytek roku by měla být upravena. UI navrhuje revidovat prognózy na základě toho, co se skutečně stalo.
Analýza odchylek, která dříve trvala hodiny, nyní trvá několik minut. Více času na pochopení důsledků, méně času na výpočet rozdílů.
Zlepšuje se v průběhu času
Umělá inteligence se učí ze zkušeností.
Sledování přesnosti předpovědi:
Které metody předpovědi byly nejpřesnější? Které předpoklady byly realistické a které optimistické? Umělá inteligence sleduje, co fungovalo.
Detekce zkreslení:
Prodej vždy předpovídá optimisticky. Provozní oddělení má ve svých odhadech vždy rezervu. Umělá inteligence odhalí zkreslení a přizpůsobí se.
Zpřesnění modelu:
S přibývajícími daty umělá inteligence zpřesňuje své chápání vztahů a faktorů. Předpovědi se postupem času zlepšují.
Testování předpokladů:
"Předpokládali jsme, že zvýšení ceny 5% nebude mít žádný objemový dopad. Ve skutečnosti objem klesl o 3%." UI tuto skutečnost zachycuje a zlepšuje modelování budoucích scénářů.
Váš proces prognózování se každým cyklem stává chytřejším.
Co to pro vás znamená
Pro finanční ředitele a vedoucí pracovníky v oblasti financí
Lepší předpovědi:
Přesnější prognózy, protože jsou založeny na komplexní analýze vzorců a hnacích sil, nikoli pouze na pocitu a jednoduchých trendech.
Rychlejší plánovací cykly:
Roční rozpočet, který trval tři měsíce, nyní trvá šest týdnů. Měsíční prognóza, která trvala týden, trvá nyní dva dny. Více cyklů znamená více příležitostí k úpravám.
Další zkoumání scénářů:
Když jsou scénáře rychlé, prozkoumáte více možností, než se k něčemu zavážete. Lepší rozhodnutí plynou ze zvážení více možností.
Lepší strategické diskuse:
Méně času stráveného na schůzkách debatami o tom, zda je matematika správná. Více času na diskusi o strategii a přidělování zdrojů.
Průběžné plánování:
Místo ročních rozpočtů, které jsou v únoru zastaralé, průběžná aktualizace na základě skutečnosti. Plán zůstává aktuální po celý rok.
Pro týmy FP&A
Přestaňte být tabulkovými mechaniky:
Méně času na konsolidaci a kontrolu chyb. Více času věnujte analýze a poradenství.
Zaměřte se na úsudek a strategii:
Umělá inteligence se stará o to, "kolik". Vy řešíte "je to realistické" a "co s tím máme dělat".
Rychleji odpovídejte na otázky:
Analýza ad hoc, která trvala několik dní, nyní trvá několik hodin. Buďte vstřícní a neříkejte "ozvu se vám příští týden".
Lepší obchodní partnerství:
Pokud můžete rychle modelovat různé možnosti, pomáháte vedoucím pracovníkům podniků činit lepší rozhodnutí. Stáváte se strategickým poradcem namísto sběrače dat.
Dělejte práci, která je skutečně zajímavá:
Nešli jste do oddělení FP&A, abyste konsolidovali tabulky. Chtěli jste pomáhat řídit obchodní strategii. Umělá inteligence vám umožní se na to zaměřit.
Pro vedoucí pracovníky podniků
Lepší přehled o budoucnosti:
Předpovědi, které odrážejí realitu. Jasný rozsah možných výsledků. Důvěra v čísla.
Rychlejší odpovědi na otázky "co kdyby":
Nečekejte několik dní na analýzu scénáře. Prozkoumejte možnosti na téže schůzce.
Lepší přidělování zdrojů:
Když můžete rychle zjistit finanční dopad různých rozhodnutí, můžete lépe rozhodovat o zdrojích.
Méně času na rozpočtových schůzkách:
Více času věnujte řízení podniku, méně času debatám o tabulkových detailech.
Běžné scénáře plánování a prognózování
Měsíční aktualizace prognózy
Měsíc právě skončil. Je čas aktualizovat předpověď.
Umělá inteligence:
- Automaticky vytáhne aktuální výsledky
- Vypočítá odchylku od předchozí prognózy
- Identifikuje příčiny odchylek
- Aktualizace prognóz na zbývající měsíce na základě posledních trendů.
- Generuje komentář k odchylkám
- Vytvoří aktualizovaný balíček předpovědí
- Upozorňuje na oblasti, kde je třeba přehodnotit předpoklady.
Recenze analytiků FP&A. Upravuje předpoklady v případech, kdy z obchodních znalostí vyplývají jiné předpoklady, než jaké naznačují trendy. Schválí aktualizovanou prognózu. Celkový čas: Dvě hodiny místo dvou dnů.
Plánování strategických scénářů
Finanční ředitel se ptá: "Zvažujeme akvizici konkurenta. Můžete namodelovat finanční dopady při různých scénářích integrace?"
Umělá inteligence:
- Analytik uvádí klíčové předpoklady (příjmy, náklady, načasování, synergie).
- Umělá inteligence vytváří finanční model pro každý scénář
- Výpočty proforma finančních údajů, ukazatelů a dopadu na peněžní toky.
- Zobrazuje načasování dosažení rentability a návratnost investic pro každý scénář.
- Vytvoří přehled porovnání
- Vytváří analýzu citlivosti, která ukazuje, které předpoklady jsou nejdůležitější.
Celkový čas: Tři hodiny místo tří dnů. Rozhodnutí může být učiněno tento týden místo příštího měsíce.
Konsolidace ročního rozpočtu
Všechna oddělení předložila vstupy do rozpočtu. Je čas na konsolidaci.
Umělá inteligence:
- automaticky konsoliduje všechna podání z oddělení
- 15 nesrovnalostí: počet zaměstnanců neodpovídá plánům lidských zdrojů a plánům oddělení, předpokládané příjmy se liší od plánu prodeje, požadavky na kapitálové výdaje neodpovídají plánu infrastruktury IT.
- zasílá konkrétní otázky jednotlivým oddělením
- Přijímá opravy
- Znovu konsoliduje s opravami
- Vytváří kompletní rozpočet s P&L, rozvahou a peněžními toky.
- Vytváří analýzu odchylek oproti předchozímu roku a původním cílům.
Ředitel FP&A přezkoumá konsolidovaný rozpočet. Diskutuje s finančním ředitelem. Předkládá vedení. Konsolidace, která trvala dva týdny, nyní trvá dva dny.
Co AI neumí
Umělá inteligence je výkonná pro plánování mechanik. Budoucnost je však nejistá a vyžaduje lidský úsudek.
Nedokáže předvídat nepředvídatelné:
Na trh vstupuje nový konkurent. Klíčový zákazník zkrachuje. Pandemie vše uzavře. Umělá inteligence předpovídá na základě vzorců. Skutečně bezprecedentní události ve vzorcích nejsou.
Nemůže činit strategická rozhodnutí:
Měli bychom expandovat na nové trhy? Měli bychom investovat do výzkumu a vývoje nebo do prodeje? Umělá inteligence dokáže modelovat finanční dopad každé volby. Samotná volba vyžaduje obchodní strategii.
Nemůže posoudit reálnost předpokladů:
Prodej chce předpokládat růst 50%. Je to reálné vzhledem k podmínkám na trhu, konkurenci a kapacitě? To vyžaduje obchodní úsudek, ne matematiku.
Nemůže zohlednit kroky managementu:
Předpověď ukazuje, že cíle minete. Přijmete tedy opatření. Snížíte náklady, přitlačíte na prodej, upravíte strategii. Umělá inteligence nedokáže předpovědět, jaká opatření přijmete a jak budou účinná.
Nemůže nahradit vyjednávání:
Rozpočty zahrnují vyjednávání mezi odděleními a vedením. Zdroje jsou omezené. Priority jsou v rozporu. Umělá inteligence může tyto diskuse informovat, ale nemůže je vyřešit.
Nemůže zaručit přesnost:
Žádná předpověď není dokonalá. Umělá inteligence zvyšuje přesnost, ale neodstraňuje nejistotu. Budoucnost je stále nejistá.
Umělá inteligence skvěle zvládá analytickou mechaniku. Obchodní úsudek, strategie a rozhodování zůstávají lidskou prací.
Začínáme
Začněte s nejbolestivějším procesem plánování:
Nejprve si vyberte jednu předpověď:
Měsíční prognóza příjmů? Plánování počtu zaměstnanců? Rozpočtování investičních výdajů? Vyberte si jeden z nich, který je důležitý a založený na datech.
Vyčistěte historická data:
Umělá inteligence se učí z historie. Ujistěte se, že vaše historická data jsou čistá a správně kategorizovaná. Čas zde investovaný se vyplatí.
Začněte s analýzou vzorů:
Před automatizací prognózování nechte umělou inteligenci analyzovat historické vzorce. Zjistěte, co je hnací silou vašeho podnikání. Tím si vybudujete důvěru a vhled.
Sestavení základních prognóz:
Nechte umělou inteligenci vytvářet statistické předpovědi. Porovnejte je se svou současnou metodou. Zdokonalujte přístup, dokud nebude přesnost srovnatelná nebo lepší.
Přidejte svůj úsudek:
Základní úroveň umělé inteligence a vaše obchodní znalosti se rovnají lepší předpovědi. Nikdy se nespoléhejte pouze na AI bez kontroly.
Přesnost měření:
Sledování prognózy a skutečnosti. Měření zlepšení v průběhu času. Zdokumentujte, kde umělá inteligence přináší přidanou hodnotu.
Postupně se rozšiřujte:
Jedna předpověď funguje dobře? Přidejte další. Pak přidejte možnosti scénářů. Pak konsolidace automatizace. Postupně budujte schopnosti.
Plánování se nezmění přes noc. Začněte soustředěně. Prokažte hodnotu. Rozšiřte se.
Jste připraveni strávit méně času plánováním mechaniky?
Každá společnost má jiné procesy plánování. Různé hnací síly. Různé systémy. Různá složitost.
Neprodáváme obecné šablony pro plánování. Zabýváme se vašimi konkrétními procesy. Vaše data. Vaše požadavky.
Pak vytvoříme plánování s umělou inteligencí, které se přizpůsobí vašemu způsobu práce. Stejná přísnost. Stejné ovládací prvky. Jen rychleji a automatizovaněji.
Začneme jednou oblastí. Prokažte, že zlepšuje přesnost a šetří čas. Pak to rozšíříme. Praktická automatizace plánování, díky níž bude váš tým strategičtější.
