UI pro zadávání požadavků na nákup a objednávání: Zrychlení nákupního procesu
Nákupní požadavky a objednávání by měly být jednoduché. Někdo něco potřebuje. Požádá o to. Je to schváleno. Objednávka se odešle. Hotovo.
Není to však jednoduché. Požadavky leží ve schránkách a čekají na schválení. Nákupčí zpracovávají rutinní objednávky ručně. Lidé nevědí, kterého dodavatele použít. Objednávky jdou k nesmluvním dodavatelům, protože schvalovací proces je příliš pomalý.
Výsledek? Týmy pro zadávání veřejných zakázek jsou zahlceny transakční prací. Maverick spending, protože lidé obcházejí systém. Úniky smluv, protože zakázky se neřídí vyjednanými podmínkami.
Umělá inteligence to napravuje. Automaticky zpracovává standardní požadavky. Inteligentně směruje schvalování. Zajišťuje, aby se objednávky řídily smluvními podmínkami. Zrychluje proces natolik, že ho lidé skutečně používají.
Proč jsou procesy od nákupu k platbě pomalé
Procesy od požadavku k objednávce jsou ve většině společností nefunkční. Ne proto, že by nákupní týmy dělaly svou práci špatně. Protože tento proces vyžaduje příliš mnoho manuální práce.
Někdo podá žádost. Nákupčí ji musí zkontrolovat. Zkontroluje, zda je v souladu se zásadami. Určete, kdo ji má schválit. Přesměrujte ji ke správnému schvalovateli. Počkejte na schválení. Poté ručně vytvořit nákupní objednávku. Vyberte dodavatele. Znovu zadejte všechny údaje.
Pro standardní, rutinní zakázky. Pokaždé.
Nákupčí tráví hodiny zpracováním poptávek, které mají stejné vzory. Kancelářské potřeby. Standardní komponenty. Opakující se služby. Objednávky, které nepotřebují lidské znalosti, ale přesto je dostávají, protože proces vyžaduje ruční zpracování.
Když je proces pomalý, lidé ho obcházejí. Nakupují přímo od dodavatelů. Používají osobní kreditní karty. Přeskočí schvalování. Maverick spending není zlý úmysl - lidé se snaží udělat svou práci.
A zadávání veřejných zakázek ztrácí kontrolu. Smluvní dodavatelé nedostanou slíbený objem. Vyjednané podmínky se nevyužívají. Mizí přehled o výdajích.
Co dělá AI pro zadávání požadavků na nákup a objednávání
Umělá inteligence neurychluje pouze proces zadávání požadavků. Dělá ho inteligentním. Zde je návod, jak na to.
Automaticky zpracovává požadavky
UI obdrží požadavek. Analyzuje, co je požadováno.
Jedná se o standardní položku? Umělá inteligence ji rozpozná z předchozích objednávek. Ověří požadavek podle zásad. Zkontroluje dostupnost rozpočtu. Potvrdí, že požadované informace jsou úplné.
Pokud je vše v pořádku, umělá inteligence ji automaticky nasměruje ke schválení. U běžných požadavků není nutný zásah kupujícího.
Pokud je něco v nepořádku, umělá inteligence označí konkrétní problémy:
- Chybějící nákladové středisko nebo GL kód
- Překročení prahové hodnoty rozpočtu vyžadující zvláštní schválení
- Položka neodpovídá schváleným kategoriím
- Požadovaná dokumentace není přiložena
- Nejasné specifikace, které je třeba vyjasnit
Žadatel dostane okamžitě jasnou zpětnou vazbu. Nikoliv obecné odmítnutí. Konkrétní problémy k odstranění.
Standardní požadavky procházejí systémem během několika minut. Složité požadavky jsou směrovány nákupčím s informacemi o tom, co je třeba zkontrolovat.
Inteligentní schvalovací trasy
Pracovní postupy schvalování jsou složité. Různí schvalovatelé pro různé částky. Různé cesty pro různé kategorie. Různá pravidla pro různá oddělení.
Lidé jsou zmatení. Požadavky se dostanou ke špatnému schvalovateli. Vracejí se zpět. Zdrží se, než lidé zjistí, kdo by měl vlastně schvalovat.
UI zná pravidla schvalování:
- Směrování na základě částky: Pod $1 000 připadá na jednoho schvalovatele. Nad $10,000 je třeba dalšího schválení.
- Směrování podle kategorií: Nákupy v oblasti IT musí být schváleny IT oddělením. Kapitálové vybavení vyžaduje finanční kontrolu.
- Pravidla ministerstva: Různá oddělení mají různé úrovně delegování a schvalovací řetězce.
- Výjimky ze zásad: Nekatalogové položky. Nesmluvní dodavatelé. Zvláštní požadavky na schválení.
- Substituční logika: Primární schvalovatel není k dispozici? Automaticky přesměrujte na určeného náhradníka.
Každý požadavek se hned napoprvé dostane ke správnému schvalovateli. Žádné zmatky. Žádné prodlevy při kontrole, kdo má co schválit.
A schvalovatelé? Ti dostanou kontext s každou žádostí. Co se objednává. Proč. Stav rozpočtu. Soulad se smlouvou. Zda se jedná o rutinní záležitost, nebo je třeba ji prověřit. V případě potřeby mohou rychle schválit.
Navrhuje preferované dodavatele
Někdo si vyžádá kancelářské potřeby. Kterého dodavatele byste měli použít?
Vaše společnost má tři smluvní dodavatele kancelářských potřeb. Každý z nich má jiné ceny za různé položky. Různé dodací lhůty. Různé minimální objednávky.
Kupující to vědí. Vyjednávají o smlouvách. Ale žadatelé to nevědí. A nákupčí nechtějí ručně vyhledávat, který dodavatel je pro každou zakázku nejlepší.
Umělá inteligence automaticky doporučuje dodavatele:
- Nejlepší ceny: Porovnává smluvní ceny požadovaných položek u různých dodavatelů.
- Rychlost dodání: Faktory naléhavosti a dodací lhůty.
- Příležitost ke konsolidaci: Pokud existují další otevřené objednávky, navrhněte jejich kombinaci, abyste splnili požadavky na minimální objednávku.
- Dodržování smlouvy: Upřednostňuje dodavatele, u nichž je třeba splnit objemové závazky.
- Dosavadní výkonnost: Zohledňuje spolehlivost dodávek a historii kvality.
Objednávku obdrží dodavatel, který vám nabídne nejlepší cenu. Ne náhodně. Ne tomu, koho zadavatel náhodou zná. Tomu dodavateli, se kterým byla uzavřena smlouva a který má pro danou zakázku nejlepší podmínky.
Zvyšuje se dodržování smluv. Vaše vyjednané podmínky se skutečně používají. Dodavatelé plní objemové závazky, protože objednávky proudí tam, kam mají.
Ověřuje platnost objednávek na základě smluv
Smlouvy jste sjednávali z nějakého důvodu. Lepší ceny. Dohodnuté podmínky. Množstevní slevy. Pokud však objednávky neodpovídají smluvním podmínkám, o výhody přijdete.
UI ověřuje platnost každé objednávky podle smluvních podmínek:
- Ověření ceny: Jedná se o smluvní cenu? Pokud ne, označte ji a vysvětlete odchylku.
- Dodržování termínů: Objednáváme v rámci dohodnutého minimálního/maximálního množství?
- Ověření slevy: Jsou uplatňovány smluvní slevy? Jsou správně vypočteny objemové přestávky?
- Shodný výrobek: Jedná se o smluvní položku nebo o podobnou náhradu za jinou cenu?
- Platební podmínky: Používáme vyjednané platební podmínky nebo jiné podmínky?
Pokud objednávka neodpovídá smlouvě, UI ji označí ještě před odesláním PO.
Možná je cena vyšší, než bylo dohodnuto. Možná dodavatel "omylem" odstranil slevu. Možná někdo objednává nesmluvní položku, i když existuje smluvní alternativa.
Chytíte ji dříve, než za ni zaplatíte. Ne při odsouhlasování faktur, kdy už je pozdě.
Nejde o nedůvěru k dodavatelům. Jde o to, aby se podmínky, které jste vyjednali, skutečně uplatňovaly na každou objednávku.
Proaktivní sledování stavu objednávky
Objednávky se odesílají. Pak začnou otázky. "Kde je moje objednávka?" "Kdy dorazí?" "Potvrdil ji dodavatel?"
Kupující se na tyto otázky ptají neustále. Kontrolují systémy. Obvolávají dodavatele. Posílají e-maily. Aktualizace stavu jako práce na plný úvazek.
AI automaticky sleduje stav objednávky:
- Potvrzení dodavatele: Potvrdil dodavatel objednávku? Akceptoval termín dodání? Označil nějaké nesrovnalosti?
- Sledování výroby/odesílání: Probíhá objednávka podle plánu? Byla odeslána? Kde se nachází na cestě?
- Sledování dodávek: Blíží se předpokládané datum dodání. Dorazila? Byla přijata do skladu?
- Upozornění na výjimky: Zpoždění. Zpětné objednávky. Problémy s kvalitou označené při příjmu. Nesrovnalosti v množství.
- Proaktivní komunikace: Automaticky aktualizuje žadatele. Eskaluje na kupující pouze v případě potřeby zásahu.
Žadatelé dostávají aktualizace stavu bez žádosti. Kupující se zaměřují na výjimky, nikoli na rutinní kontroly stavu.
Zpoždění objednávky? Umělá inteligence upozorní zadavatele a kupujícího dříve, než se někdo zeptá. Poskytuje kontext - proč se zpozdila, nové očekávané datum, zda existují alternativy.
Problémy se řeší proaktivně. Neodhalí se, když se někdo zeptá: "Hele, kde je ta objednávka, kterou jsem zadal před třemi týdny?".
Co to pro vás znamená
Pro CPO a vedoucí pracovníky v oblasti nákupu
Získáte kontrolu a přehled nad celým procesem od nákupu po objednávku.
- Vyšší dodržování smluv: Objednávky směřují ke smluvním dodavatelům. Využívají se vyjednané podmínky. Objemové závazky jsou plněny.
- Méně rozmařilých výdajů: Pokud je schválený proces rychlý, lidé ho využívají, místo aby ho obcházeli.
- Rychlejší cykly zadávání zakázek: Standardní objednávky jsou zpracovány během několika minut, nikoli dnů. Rychlejší uspokojení obchodních potřeb.
- Lepší přidělování zdrojů: Nákupčí pracují na složitých nákupech a jednáních, nikoli na běžném zpracování objednávek.
- Viditelnost výdajů: Všechny objednávky procházejí systémem. Úplný přehled o tom, co se nakupuje a od koho.
Pro manažery nákupu a nákupčí
Přestanete být centrem pro zpracování požadavků a stanete se strategickou funkcí.
- Přestat zpracovávat rutinní objednávky: Standardní požadavky proudí automaticky. Vyřizujete pouze to, co vyžaduje odbornost.
- Zaměřte se na komplexní nákupy: Čas na vyjednávání. Řízení vztahů s dodavateli. Strategické zásobování.
- Lepší využití smlouvy: Objednávky se automaticky zasílají správným dodavatelům za správných podmínek.
- Méně kontroly stavu: Rutinní otázky řeší automatizované sledování. Vy se zaměřte na výjimky.
- Jasná pracovní zátěž: Zjistěte, čemu je třeba věnovat pozornost. Co je rutinní, je vyřízeno automaticky.
Pro žadatele a podnikové uživatele
Získáte to, co potřebujete, rychleji a s menšími problémy.
- Rychlejší objednávky: Standardní požadavky jsou schváleny a objednány během několika minut. Už žádné dny čekání na běžné položky.
- Stav vyčištění: Víte, kde je vaše objednávka, aniž byste se museli ptát. Proaktivní informace o doručení.
- Snadný postup: Jasné pokyny k tomu, co je potřeba. Okamžitá zpětná vazba, pokud je něco špatně.
- Lepší služby: Automaticky navržení preferovaní dodavatelé. Nejlepší dodací lhůty a podmínky.
- Už žádné obcházení: Schválený proces je dostatečně rychlý, abyste ho nemuseli obcházet.
Co AI neudělá
Ujasněme si, co to není.
AI nákupy neschvaluje. Schvalují je lidé. Umělá inteligence pouze přesměruje požadavky na správného schvalovatele se správnými informacemi.
Umělá inteligence nenahrazuje úsudek kupujícího při složitých nákupech. Noví dodavatelé. Nestandardní položky. Kapitálové vybavení. Strategické nákupy. Ty potřebují lidské znalosti.
Umělá inteligence neodstraňuje veškerou manuální práci. Některé požadavky jsou složité. Některé objednávky vyžadují speciální zacházení. Některé situace vyžadují lidský úsudek o riziku, kvalitě nebo výběru dodavatele.
Umělá inteligence se stará o rutinu. Standardní příkazy, které se řídí vzory. 80% objednávek, které nepotřebují lidskou odbornost, ale historicky ji stejně dostaly, protože proces vyžadoval ruční zpracování.
Vaši kupující se stále rozhodují. Jen se rozhodují o věcech, které skutečně potřebují jejich odborné znalosti.
Reálné výsledky z umělé inteligence pro zadávání a objednávání zakázek
Jak to vypadá v praxi:
70-80% automaticky zpracovaných požadavků: Standardní objednávky probíhají bez zásahu kupujícího. Kupující se zaměřují na 20-30%, které potřebují odborné znalosti.
Zkrácení doby schvalovacího cyklu o 50-70%: Požadavky se okamžitě dostanou ke správnému schvalovateli. Žádné zmatky, žádné zpoždění, žádné přeposílání.
Zvýšení souladu se smlouvou 15-30%: Objednávky automaticky plynou smluvním dodavatelům za smluvních podmínek. Maverick výdaje klesají.
Uvolnění kapacity kupujících: Hodiny denně získané z běžného zpracování objednávek. Přesun času na strategické vyhledávání a vyjednávání.
Lepší uživatelská zkušenost: Dostatečně rychle na to, aby lidé používali systém a nehledali obcházení. Vyšší míra přijetí znamená lepší přehled o výdajích.
Nejde o snižování počtu zaměstnanců v oblasti veřejných zakázek. Jde o to, aby veřejné zakázky mohly se stejnými zdroji vykonávat více strategické práce.
Jste připraveni urychlit proces od nákupu k objednávce?
Každá společnost má jiný proces zadávání a objednávání. Vaše schvalovací pracovní postupy odrážejí vaši organizační strukturu. Vaše dodavatelská základna má jedinečné vlastnosti. Vaše kategorie mají různé požadavky.
Neprodáváme obecnou automatizaci nákupu. Zabýváme se vaším konkrétním procesem od požadavku k objednávce. Zjistíme, které zakázky lze automatizovat a které potřebují lidské znalosti. Vytváříme systémy, které odpovídají tomu, jak vaše organizace skutečně funguje.
Neslibujeme, že vše bude automatizované. Jen praktická umělá inteligence, která se postará o rutinní zakázky, aby se vaši nákupčí mohli soustředit na strategické nákupy.
