AI pro nástup zaměstnanců: Udělejte skvělý první dojem ve velkém měřítku
Na prvním dojmu záleží. Když nový zaměstnanec nastoupí, první týden mu o vaší společnosti řekne vše.
Hladký nástup na palubu? Profesionální. Organizovaný. Mají pocit, že se rozhodli správně.
Nepořádek při nástupu? Ztraceno. Zmatení. Přemýšlejí, do čeho se to dostali. Někteří skončí dřív, než skutečně začnou.
Problém: onboarding se opakuje, ale je podrobný. Stejný proces pro každého zaměstnance. Ale každý z nich má papírování, přístup do systémů, vybavení, školení, seznamování. Když něco vynecháte, vzniknou problémy.
Umělá inteligence to zvládá dokonale. Pokaždé postupuje stejně. Nikdy nezapomene na žádný krok. Sleduje, co je hotovo a co se čeká. Na otázky nových zaměstnanců odpovídá okamžitě.
Váš tým se přestane honit za papírováním a začne přijímat lidi.
Proč je nástup na palubu těžší, než by měl být
Onboarding vypadá na papíře jednoduše. Nový zaměstnanec. Papírování. Školení. Hotovo.
Skutečnost je chaotičtější.
Formuláře přicházejí neúplné. Přístup k IT se zpozdí, protože někdo zapomněl odeslat tiket. Školení se zadávají ručně - někdo musí vyhledat, co je pro každou roli potřeba. Objednávky vybavení propadají. Noví zaměstnanci mají dotazy, ale personální oddělení je zaneprázdněno jinými požáry.
Nový zaměstnanec sedí a čeká. Třeba na přístup do systému. Možná na vybavení. Možná na někoho, kdo mu řekne, co má dělat. To není dobrý začátek.
Váš tým lidských zdrojů ví, že je to špatné. Nejsou líní ani neschopní. Jsou přetížení. Každý nový zaměstnanec znamená více než 20 úkolů v několika systémech. Vynásobte to každým novým zaměstnancem za měsíc a vznikne chaos.
Někteří noví zaměstnanci mají skvělý nástup, protože jim pomohl ten správný člověk. Jiní získají hroznou zkušenost, protože nastoupili během rušného týdne. Konzistence je nemožná, když je vše manuální.
Tohle není problém lidí. Je to problém procesu. A umělá inteligence je na procesy stavěná.
Co AI dělá pro onboarding
Umělá inteligence nenahrazuje personální oddělení při nástupu do zaměstnání. Zajišťuje, aby nic nepropadlo. Zde je návod, jak na to.
Zpracování dokumentů, které skutečně funguje
Noví zaměstnanci předkládají formuláře. Daňové doklady. Informace o přímých zálohách. Kontakty pro případ nouze. Přihlášení k benefitům. Potvrzení o pojistné smlouvě.
Každý formulář musí někdo zkontrolovat. Výpis dat. Zadat je do systémů. Uložit dokumenty. Ujistěte se, že nic nechybí.
Umělá inteligence to dělá automaticky.
Přijde formulář. Umělá inteligence vytáhne informace. Ověří, zda jsou povinná pole vyplněna. Přesměruje data do správných systémů - HRIS, mzdové účtárny, benefitní platformy. Dokument založí do evidence zaměstnanců. Označí vše, co chybí nebo je nesprávné.
Žádné ruční zadávání dat. Žádné chyby při přepisu. Žádné formuláře ztracené v něčí schránce. Prostě se zpracují a je hotovo.
Pokud jsou formuláře neúplné, UI o tom nového zaměstnance neprodleně informuje: "Ve vašem formuláři pro přímé platby chybí číslo účtu. Prosím, předložte jej znovu." Ne o tři dny později, kdy jej personální oddělení konečně zkontroluje - okamžitě.
To samo o sobě šetří hodiny na jednoho nového zaměstnance. Při desítkách nebo stovkách náborů ročně se to rychle sčítá.
Školící úkol, který je skutečně přizpůsobený na míru
Každá role vyžaduje školení. Školení o dodržování předpisů. Systémové školení. Školení specifické pro danou roli. Orientace v oddělení.
Ruční přiřazování je zdlouhavé. Podívejte se, co je pro tuto roli potřeba. Zkontrolujte požadavky specifické pro danou lokalitu. Přidejte obsah specifický pro dané oddělení. Vytvořte plán školení. Zapište danou osobu. Sledujte dokončení.
Umělá inteligence to zvládá.
Údaje o nově přijatých zaměstnancích vstupují do systému - role, oddělení, místo. Umělá inteligence ví, jaké školení je pro každou kombinaci potřeba. Automaticky vytvoří personalizovaný plán nástupu. Zapíše nového zaměstnance do správných kurzů. Nastaví termíny na základě priority.
Obchodní zástupce v Kalifornii? Absolvují školení o prodeji, školení o dodržování předpisů pro Kalifornii, školení o společnosti a školení CRM. Softwarový inženýr v Německu? Jiné dodržování předpisů, jiné nástroje, jiná cesta k nástupu.
Stejná kvalita pro všechny. Nic nechybí. Žádné ruční vyhledávání.
Sledování dokončení, které udržuje věci v pohybu
Onboarding není jeden úkol - je to 30 úkolů. Některé jsou rychlé. Některé trvají několik dní. Některé závisí na tom, zda jsou nejdříve hotové jiné úkoly.
Kdo to všechno sleduje? Obvykle koordinátor lidských zdrojů s tabulkou. "Nastavilo jim IT oddělení účet? Absolvovali školení o dodržování předpisů? Odevzdali formulář I-9? Naplánoval jejich manažer kontrolu?"
Umělá inteligence vše sleduje automaticky.
Každý úkol má svůj stav. Není zahájen. Probíhá. Dokončeno. Zpožděný. Umělá inteligence vše sleduje v reálném čase.
Když je něco po splatnosti, umělá inteligence odešle upomínky. Novým zaměstnancům, pokud mají něco udělat. Personálnímu oddělení, pokud se něco zaseklo. Vedoucím pracovníkům, pokud potřebují přijmout opatření.
Nic nepropadne. Nikdo nemusí ručně sledovat 30 úkolů pro 10 nových zaměstnanců. Systém to zvládne.
Personální oddělení vidí přehled: stav nástupu každého nového zaměstnance na první pohled. Kdo je na cestě. Kdo je blokován. Co potřebuje pozornost. To je vše.
Podpora pro nové zaměstnance, která je vždy k dispozici
Noví zaměstnanci mají otázky. Je jich hodně.
"Kde mám zaparkovat?" "Jak si nastavím e-mail?" "Kdy začínají dávky?" "Kde najdu příručku pro zaměstnance?" "Jaký je dress code?" "Jak mohu předložit výdaje?"
Jedná se o jednoduché otázky. Ale někdo na ně musí odpovědět. A noví zaměstnanci je často řeší mimo pracovní dobu - například v neděli večer před pondělním nástupem.
Chatbot s umělou inteligencí to zvládne. 24/7. Okamžitě.
Zná vaše zásady. Zná vaše postupy. Zná běžné otázky nových zaměstnanců. Odpovídá přesně a okamžitě.
V případě složitých nebo citlivých otázek se obrací na člověka s kontextem. Rutinní dotazy 80% však řeší bez zapojení personálního oddělení.
Noví zaměstnanci cítí podporu. Personální oddělení se nemusí opakovaně ptát na stejné otázky. Všichni jsou spokojenější.
Konzistentní zkušenosti bez ohledu na objem
Zde je skutečný problém manuálního onboardingu: kvalita se liší.
Jeden nový zaměstnanec nastoupí, když je na personálním oddělení klid. Dostane se mu služeb v bílých rukavičkách. Všechno je perfektní. Další nový zaměstnanec nastupuje během rušného týdne. Nástup je uspěchaný. Něco se zmešká. Horší zkušenost.
S umělou inteligencí má každý nový zaměstnanec stejnou kvalitu. Stejný proces. Stejná úplnost. Stejná rychlost reakce.
Nezáleží na tom, jestli ten týden přijímáte 1 osobu nebo 20 lidí. Umělá inteligence to zvládne stejně kvalitně.
To je obzvláště důležité pro společnosti s proměnlivými nábory zaměstnanců - sezónní výkyvy, fáze růstu, zmrazení náboru. Umělá inteligence se okamžitě škáluje.
Co to pro vás znamená
Pro ředitele lidských zdrojů a vedoucí pracovníky
- Důsledný onboarding ve velkém měřítku. Stejná kvalita, ať už ten měsíc zaměstnáváte 2 nebo 20 lidí.
- Rychlejší dosažení produktivity. Noví zaměstnanci mají vše, co potřebují, od prvního dne. Žádné čekání na přístup nebo informace.
- Lepší udržení nových zaměstnanců. Dobré zkušenosti s nástupem přímo souvisí s udržením zaměstnanců. Lidé, kteří cítí podporu na začátku, zůstávají déle.
- Snížení administrativní zátěže v oblasti lidských zdrojů. Méně času při honbě za formuláři. Méně času na sledování dokončení. Méně času na zodpovídání rutinních otázek.
- Přehled o kvalitě onboardingu. Údaje o míře dokončení, úzkých místech, době do dosažení produktivity. Můžete zjistit, co funguje a co ne.
- Lepší značka zaměstnavatele. Mluví noví zaměstnanci. Dobré zapracování vytváří pozitivní povědomí. Špatný onboarding způsobuje pravý opak.
Pro manažery a koordinátory lidských zdrojů
- Přestaňte se honit za papírováním. Umělá inteligence zpracovává dokumenty automaticky. Vy kontrolujete pouze výjimky.
- Přestaňte ručně sledovat úkoly. Systém sleduje vše. Vidíte, čemu je třeba věnovat pozornost, ne každý detail.
- Přestaňte odpovídat na stejné otázky. UI vyřizuje běžné dotazy. Složité nebo citlivé dotazy vyřizujete vy.
- Více času na lidské věci. Zajištění, aby se noví zaměstnanci cítili vítáni. Řešení problémů. Budování vztahů. To, na čem skutečně záleží.
- Méně stresu v rušných obdobích. Při nárůstu počtu zaměstnanců se umělá inteligence snižuje. Nebudete se topit v administrativě při nástupu.
Pro nové zaměstnance
- Jasný postup od prvního dne. Víte, co máte dělat. Kdy to udělat. Co je potřeba. Žádné zmatky.
- Rychlé odpovědi na otázky. Na jednoduché informace nečekejte několik dní. Umělá inteligence reaguje okamžitě.
- Vše, co potřebujete, když to potřebujete. Přístup k systému. Vybavení. Školení. Žádné čekání na věci, které by měly být připraveny.
- Profesní zkušenosti. Tohle je společnost, o které jste si mysleli, že do ní nastupujete. Organizovaná, efektivní, profesionální.
- Zaměřte se na učení se práci. Ne na shánění formulářů nebo řešení základní logistiky. Můžete se soustředit na skutečnou produktivitu.
Co AI neudělá
Buďme realisté, pokud jde o limity.
Umělá inteligence nenahradí člověka. Nemá odbavení manažerem. Nevytváří vztahy v týmu. Nevycítí, když má nový zaměstnanec potíže a potřebuje podporu.
Řeší administrativní proces. Formuláře. Školení. Sledování úkolů. Běžné otázky.
Lidské spojení stále pochází od lidí. Rozhovor "Jak se tu zabydlujete?". Týmový oběd. Mentoring. Předávání kultury.
Umělá inteligence se stará o to, aby administrativní záležitosti nepřekážely těm lidským. Když noví zaměstnanci nečekají na přístup do systému nebo nejsou zmatení z formulářů, může se váš tým soustředit na jejich skutečné přijetí.
Umělá inteligence také nemůže napravit špatný proces nástupu. Pokud je váš proces onboardingu od základu nefunkční, umělá inteligence pouze provede nefunkční proces efektivněji. Nejprve je třeba opravit proces a pak použít umělou inteligenci k jeho důslednému provádění.
Dopad v reálném světě
Jak to vypadá v praxi?
Rostoucí společnost zavádí AI pro onboarding. Dříve: onboarding zabral HR koordinátorům 6-8 hodin na jednoho nového zaměstnance. Po: 2 hodiny. To je úspora 4-6 hodin na osobu.
Pro společnost, která zaměstnává 5 lidí měsíčně, to znamená 20-30 hodin měsíčně. To je půl úvazku jen díky automatizaci.
Snižuje se čas potřebný k dosažení produktivity u nových zaměstnanců. Dříve trvalo v průměru 8 dní, než noví zaměstnanci získali všechny potřebné přístupy a absolvovali povinné školení. Po: 3 dny. To je 5 dní zvýšení produktivity na jednoho zaměstnance.
Zlepšují se výsledky spokojenosti nových zaměstnanců. Rychlé reakce. Jasný proces. Profesionální zkušenosti. Lidé mají dobrý pocit ze svého rozhodnutí nastoupit.
90denní retence se zlepšuje o 8%. Pokud je nástup do zaměstnání bezproblémový, v prvních měsících odchází méně lidí.
To není teoretické. Tohle se stane, když umělá inteligence správně zvládne správu onboardingu.
Začínáme
Nemusíte automatizovat vše najednou. Začněte s největším problémem.
Pro většinu společností je to zpracování dokumentů. Formuláře přicházejí neúplné. Ruční zadávání dat. Ztrácející se věci. Začněte tam.
Nebo je to možná tréninkový úkol. Příliš manuální. Něco se přehlédne. Různí lidé dostávají různou kvalitu. Napravte to jako první.
Nebo jsou to otázky týkající se nových zaměstnanců. Stále stejné dotazy. Pomalá doba odezvy. Nechte to na umělé inteligenci.
Vyberte si jedno úzké místo. Implementujte umělou inteligenci. Změřte dopad. Pak rozšířte na další části onboardingu.
V každé společnosti probíhá onboarding jinak. Vaše formuláře jsou jedinečné. Vaše systémy mají specifické požadavky. Váš proces má určité fáze.
Proto není zavádění umělé inteligence plug-and-play. Musí odpovídat vašemu aktuálnímu pracovnímu postupu. Vašim skutečným nástrojům. Vašim skutečným požadavkům.
Podtrženo, sečteno
Na nástupu do zaměstnání záleží. Ovlivňuje udržení zaměstnanců, dobu jejich produktivity a zkušenosti s nimi. Špatný onboarding je drahý - lidé odcházejí nebo zůstávají, ale trvá jim déle, než se stanou produktivními.
AI nenahrazuje lidskou stránku onboardingu. Řeší administrativní stránku, takže se váš tým může soustředit na tu lidskou.
Výsledkem je konzistentní kvalita, rychlejší produktivita, lepší udržení zaměstnanců a týmy lidských zdrojů, které se v období růstu netopí v papírování.
To není humbuk. To je to, co umělá inteligence dělá pro onboarding, když je udělaná správně.
Jste připraveni zlepšit svůj nástup na palubu?
Neprodáváme obecnou umělou inteligenci pro onboarding. Zabýváme se vaším konkrétním procesem. Vaše formuláře. Vaše systémy. Vaše požadavky. Váš objem.
Poté vytvoříme umělou inteligenci, která bude odpovídat tomu, jakým způsobem skutečně přijímáte lidi na palubu. Ne nějaký idealizovaný proces - váš skutečný proces.
Žádný humbuk. Žádný přehnaný prodej. Jen praktická umělá inteligence, díky níž je onboarding lepší pro všechny.
