Umělá inteligence pro správu smluv: Nikdy nezmeškáte prodloužení, nikdy neztratíte přehled o podmínkách
Smlouvy jsou v oblasti veřejných zakázek všudypřítomné. Smlouvy s dodavateli. Smlouvy o poskytování služeb. Objemové závazky. Licenční smlouvy. Rámcové dohody. Každá z nich má důležité podmínky.
Ceny. Svazky. Termíny obnovení. Ukončovací doložky. Dohody o úrovni služeb. Sankční podmínky. Podrobnosti, které rozhodují o tom, zda získáte hodnotu, nebo vás někdo využije.
Většina společností však neví, co je obsaženo v jejich smlouvách. Ne proto, že by je to nezajímalo. Protože mají stovky smluv a nikdo nemá čas každou z nich číst a sledovat.
Termíny obnovení se promeškají. K automatickému obnovení dochází bez kontroly. Na podmínky se zapomíná. Dodavatelé neplní závazky a nikdo si toho nevšimne. Všude zůstávají peníze na stole.
Umělá inteligence to mění. Čte smlouvy. Vytáhne z nich to, co je důležité. Sleduje každé datum a závazek. Zajistí, abyste věděli, s čím jste souhlasili a zda to dostanete.
Proč selhává řízení smluv
Takto vypadá správa smluv ve většině společností:
Podepisují se smlouvy. Někdo je vyplní. Obvykle na sdíleném disku, případně v systému pro správu smluv, pokud nějaký máte.
Co pak? Lidé zapomínají, co v nich je. Osoba, která vyjednávala o zakázce, přejde na jinou pozici. Smlouva zůstane ležet.
O rok později se smlouva automaticky prodlouží. Nikdo ji nepřezkoumal. Nikdo nezkontroloval, zda jsou podmínky stále konkurenceschopné. Nikdo neověřil, zda dodavatel plní své závazky. Jste vázáni na další rok.
Nebo ještě hůř - prošvihnete výpovědní lhůtu. Chtěli jste změnit dodavatele, ale neoznámili jste mu to 90 dní před obnovením smlouvy. Teď jste uvízli na další smluvní období.
Mezitím objednáváte u dodavatelů, aniž byste věděli, co jste vyjednali. Je to smluvní cena? Dostáváme objemové slevy, které jsme vyjednali? Dodržuje dodavatel své dodací závazky?
Nikdo neví. Ne proto, že by nechtěli - protože sledovat to všechno ručně je nemožné.
Týmy veřejných zakázek nemohou číst stovky smluv a pamatovat si každý termín. Nemohou sledovat, jak každý dodavatel plní všechny své závazky. Nemohou sledovat desítky termínů obnovení a zároveň dělat všechno ostatní.
Takže se věci posouvají. Obnovení se zmešká. Podmínky se nedodržují. Peníze se promrhají.
Co dělá umělá inteligence pro správu smluv
Umělá inteligence neukládá pouze smlouvy. Čte je. Rozumí jim. Sleduje je. Tady je návod, jak na to.
Automatické extrakce klíčových pojmů
Načtení smlouvy do UI. Přečte celý dokument - každou stránku, každý článek, každou podmínku.
Vytahuje to, na čem záleží:
- Informace o ceně: Jednotkové ceny. Množstevní slevy. Ustanovení o úpravě cen. Minimální a maximální cenové podmínky.
- Závazky svazku: Minimální nákupní povinnosti. Prahové hodnoty pro přerušení objemu. Doba závazku. Sankce za nedostatek.
- Data uzavření smlouvy: Datum zahájení. Datum ukončení. Datum obnovení. Výpovědní lhůty. Podmínky automatického obnovení.
- Dohody o úrovni služeb: Dodací lhůty. Normy kvality. Doba odezvy. Závazky k provozuschopnosti. Výkonnostní metriky.
- Podmínky ukončení: Požadavky na oznámení. Ustanovení o předčasném ukončení smlouvy. Podmínky porušení. Podmínky odchodu a poplatky.
- Platební podmínky: Splátkové kalendáře. Čisté podmínky. Slevy za včasnou platbu. Sankce za pozdní platby.
- Požadavky na dodržování předpisů: Certifikace. Pojištění. Audity. Ohlašovací povinnosti. Dodržování předpisů.
Nejedná se o vyhledávání podle klíčových slov. Umělá inteligence rozumí kontextu. Ví, že termín platby "net 30" se liší od termínu "30denní výpověď". Rozlišuje mezi doložkami o eskalaci ceny a úrovněmi objemových slev.
Z nestrukturovaných smluv získáte strukturovaná data. Každý klíčový termín je extrahován, kategorizován a připraven k použití.
Už nemusíte číst 40stránkové smlouvy, abyste zjistili datum prodloužení. Už žádné hledání v dokumentech, abyste si zapamatovali výpovědní lhůtu. Vše je vyjmuto a uspořádáno.
Sleduje data obnovení a nikdy nezmešká termíny
Nejdražší selhání při řízení smluv? Zmeškané prodloužení smlouvy.
K automatickému obnovení dochází bez přezkoumání. Výpovědní lhůta proběhne bez povšimnutí. Ztratíte možnost znovu vyjednávat, změnit dodavatele nebo upravit podmínky.
Umělá inteligence sleduje každé kritické datum:
- Data ukončení smlouvy: Kdy tato smlouva vyprší?
- Data automatického obnovení: Kdy se smlouva automaticky obnoví, pokud nebudeme jednat?
- Lhůty pro výpověď: Poslední den pro podání výpovědi, pokud chceme smlouvu ukončit nebo znovu vyjednat.
- Důležitá data: Kontrolní body závazku svazku. Termíny kontroly výkonnosti. Termíny úpravy cen.
- Lhůty pro splnění požadavků: Když je třeba obnovit certifikace. Když vyprší platnost požadovaných dokumentů.
Nesleduje pouze data. Upozorní vás na ně dříve, než se stanou důležitými.
Výpověď je vyžadována 90 dní před prodloužením? Upozornění dostanete 120 dní předem. Čas na zhodnocení dodavatele, zvážení alternativ a rozhodnutí.
Doložka o úpravě ceny umožňuje každoroční zvýšení? Dostanete upozornění dříve, než ji dodavatel uplatní. Čas na vyjednávání nebo přípravu.
Končí období závazku objemu? Dostanete prognózu: jste na dobré cestě ji splnit? Pokud ne, je čas upravit objednávání nebo znovu vyjednat podmínky.
Žádné tabulky, které byste museli udržovat. Žádné ruční zadávání do kalendáře. Žádné promeškané termíny, protože je někdo zapomněl zkontrolovat.
Porovnává smluvní podmínky různých dodavatelů
Máte pět dodavatelů, kteří dodávají podobné produkty. Dostáváte jednotné podmínky? Nebo si jeden dodavatel vyjednal lepší podmínky, které by měly být vaším měřítkem?
UI porovnává smlouvy:
- Srovnání cen: Který dodavatel má nejlepší ceny srovnatelných produktů? Kde jsou cenové odchylky?
- Platební podmínky: Net 30 u jednoho dodavatele, net 60 u jiného. Proč se liší? Lze to standardizovat?
- Úrovně služeb: Jeden dodavatel se zavazuje k dodání do 48 hodin, jiný do 5 dnů. Platíte stejně?
- Množstevní slevy: Různé body zlomu a diskontní sazby. Která struktura je nejvýhodnější?
- Flexibilita ukončení: Některé smlouvy mají 90denní výpovědní lhůtu, jiné 180denní. Některé mají výstupní poplatky, jiné ne.
- Alokace rizik: Kdo nese riziko problémů s kvalitou? Selhání dodávky? Kolísání cen?
Vidíte vzory. Jeden dodavatel má trvale lepší podmínky. Proč? Buď s ním máte silnější vztah, nebo váš tým vyjednával lépe. Ať tak či onak, stane se vaším měřítkem pro ostatní dodavatele.
Všimněte si problémů. Jeden dodavatel má podmínky, které se vymykají - horší platební podmínky, přísnější závazky, vyšší sankce. Je čas znovu vyjednávat nebo zvážit alternativy.
Vyjednávání o smlouvě se stává strategickým. Víte, jaké podmínky jsou ve vaší dodavatelské základně standardní. Víte, kde máte páku. Vyjednáváte z pozice znalce.
Sleduje dodržování smluvních podmínek
Smlouvy mají význam pouze tehdy, pokud je obě strany dodržují. Většina společností však nesleduje, zda dodavatelé plní své závazky.
UI sleduje plnění smlouvy:
- Dodržování cen: Je nám účtována smluvní cena? Jsou uplatňovány slevy? Je zvyšování cen v souladu s dohodnutými podmínkami?
- Sledování objemu závazků: Plníme minimální nákupní závazky? Dosáhli jsme objemových zlomů, které by měly vyvolat lepší ceny?
- Výkonnost dodávky: Dodržuje dodavatel závazné dodací lhůty? Jak často je nedodržuje? O kolik?
- Normy kvality: Míra závad. Míra návratnosti. ukazatele kvality ve srovnání se smluvními normami.
- Dodržování úrovně služeb: Doba odezvy. Řešení problémů. Dostupnost podpory. Cokoli bylo slíbeno ve smlouvě SLA.
- Soulad s dokumentací: Jsou požadovaná osvědčení aktuální? Je zachováno pojištění? Jsou prováděny audity?
UI propojuje smluvní podmínky s provozními údaji. Neví jen, co bylo slíbeno - sleduje, zda je to plněno.
Dodavatel se zaváže k včasnému dodání 95%, ale dodá včas pouze 80% případů? UI to označí údaji. Je čas na diskusi o výkonnosti dodavatele podloženou fakty.
Je vám účtována vyšší než smluvní cena? UI to zachytí ještě před zaplacením faktury, ne až o několik měsíců později při auditu.
Nejde o to, abyste byli vůči dodavatelům nepřátelští. Jde o odpovědnost. Obě strany se dohodly na podmínkách. UI zajišťuje, aby je obě strany dodržovaly.
Návrhy bodů pro vyjednávání o prodloužení smlouvy
Blíží se prodloužení smlouvy. Čas na vyjednávání. Ale o čem byste měli vyjednávat?
UI poskytuje stručnou informaci o vyjednávání:
- Analýza výkonu: Jak si dodavatel vedl? Kde splnil své závazky? Kde se jim nedařilo?
- Cenové měřítko: Jaké jsou ceny tohoto dodavatele v porovnání s ostatními? S tržními cenami? Zvýšily se ceny v průběhu smluvního období?
- Analýza objemu: Splnili jsme objemové závazky? Pokud jsme je překročili, měli bychom vyjednat lepší sazby? Pokud jsme je nesplnili, měli bychom závazky upravit?
- Srovnání termínů: Jaké jsou podmínky tohoto dodavatele ve srovnání s vašimi ostatními dodavateli? Kde jsou možnosti zlepšení?
- Zpravodajství o trhu: Co se děje na trhu? Mění se podmínky nabídky? Jsou k dispozici noví dodavatelé?
- Posouzení pákového efektu: Kde máte páku při vyjednávání? Koncentrace objemu? Alternativní dodavatelé? Dobré výsledky?
Do jednání o prodloužení vstupujete s daty. Nežádejte jen o "lepší podmínky". Žádejte konkrétní zlepšení podložená údaji o výkonnosti a tržním kontextu.
"Vaše včasná dodávka byla 82%, což je méně než 95%, na které jsme se dohodli. Potřebujeme buď zlepšit výkon, nebo upravit ceny tak, aby odrážely dodatečné náklady, které nám to způsobuje."
"Překročili jsme náš objemový závazek o 30%. Měli bychom jednat o lepších cenách za tento zvýšený objem."
"Srovnatelní dodavatelé nabízejí čisté 45 podmínky. Rádi bychom se přizpůsobili z čistých 30, abychom odpovídali tržním standardům."
Konkrétní. Podložené daty. Rozumné. Jednání, které přináší výsledky.
Co to pro vás znamená
Pro CPO a vedoucí pracovníky v oblasti nákupu
Získáte úplný přehled a kontrolu nad svým portfoliem smluv.
- Žádné zmeškané obnovení: Sledování každého kritického data. Upozornění před uplynutím lhůt. Čas na strategická rozhodnutí.
- Lepší vyjednávací pozice: Údaje o výkonu. Tržní benchmarky. Srovnání termínů. Důkazy pro vyjednávání.
- Přehled o smluvních závazcích: Víte, k čemu jste se zavázali. Sledujte, zda jsou závazky plněny.
- Standardizované termíny: Podívejte se, v čem se podmínky jednotlivých dodavatelů liší. Prosazujte konzistenci tam, kde to dává smysl.
- Řízení rizik: Zjistěte, kde máte nevýhodné podmínky. Identifikujte smlouvy, které vyžadují pozornost.
Pro manažery nákupu a nákupčí
Místo hledání informací spravujete smlouvy.
- Zjistěte, co je obsaženo ve smlouvách: Aniž byste si znovu přečetli každou stránku. Klíčové pojmy jsou vyjmuty a k dispozici.
- Připravte se na obnovení pomocí dat: Analýza výkonu. Tržní kontext. Připravené body k jednání.
- Sledování výkonnosti dodavatelů: Oproti smluvním závazkům. Důkazy pro jednání s dodavateli.
- Zajištění dodržování cen: Ověřte, zda jsou poplatky v souladu se smluvními podmínkami. Zachycení přeplatků před zaplacením.
- Zaměřte se na strategické zakázky: Rutinní zakázky jsou sledovány automaticky. Vy se soustředíte na složité smlouvy s vysokou hodnotou.
Pro podnikatele
Lepší správa smluv znamená lepší podmínky a méně problémů.
- Lepší smluvní podmínky: Jednání o obnovení podpořená daty přinášejí lepší výsledky než reaktivní obnovení.
- Zodpovědnost dodavatelů: Sledování výkonnosti zajišťuje, že dodavatelé splní, co slíbili.
- Peníze nezůstávají na stole: Kontrola dodržování cen. Realizace množstevních slev. Strategické využití výpovědních oken.
- Snížení rizika: Sledování smluvních závazků. Sledování dodržování předpisů. Včasné odhalení problémů.
- Strategická flexibilita: Zjistěte, kdy končí smlouvy. Plánujte přechod od dodavatele k jinému dodavateli. Vyhněte se nechtěnému automatickému prodloužení.
Co AI neudělá
Řekněme si jasně, jaké jsou limity.
Umělá inteligence nesjednává smlouvy. Vyjednávají lidé. Umělá inteligence poskytuje data a analýzy, které slouží jako podklad pro vyjednávání.
Umělá inteligence neinterpretuje nejednoznačné znění smlouvy, na kterém se neshodnou ani právníci. Složitý právní výklad stále vyžaduje lidské odborné znalosti.
Umělá inteligence nedělá strategická rozhodnutí o prodloužení smluv. To, zda smlouvu obnovit, znovu vyjednat nebo změnit dodavatele, závisí na obchodní strategii, vztazích a faktorech mimo smluvní podmínky.
Umělá inteligence zpřístupňuje informace o smlouvách. Sleduje data a závazky. Sleduje dodržování smluv. Poskytuje data pro rozhodování.
Váš tým pro zadávání veřejných zakázek stále přijímá strategická rozhodnutí. Jen je dělá s lepšími informacemi a má více času, protože se neutápí v administrativě spojené se smlouvami.
Skutečné výsledky umělé inteligence při správě smluv
Jak to vypadá v praxi:
Žádné zmeškané obnovení: Sledování každého obnovení. Zasílání upozornění s časem na strategické jednání. Už žádné nechtěné automatické obnovení.
Lepší podmínky obnovení: Při jednáních založených na datech získáte v průměru o 5-15% lepší ceny. Jednání založená na výkonu posilují podmínky.
Úspory při dodržování cenových předpisů: Zachycení nadměrných poplatků a chybějících slev obvykle ušetří 2-5% smluvních výdajů.
Rychlejší přístup ke smlouvám: Vyhledání klíčových pojmů zabere několik sekund, nikoli hodiny čtení dokumentů. Otázky jsou zodpovězeny okamžitě.
Odpovědnost dodavatele: Sledování výkonnosti vytváří podklady pro diskusi. Dodavatelé berou závazky vážněji, pokud jsou sledovány.
Nejde o revoluční změnu. Jde o to, aby se správa smluv prováděla správně a nebylo k tomu potřeba armády lidí.
Jste připraveni získat kontrolu nad svými smlouvami?
Každá společnost má jiné portfolio smluv. Různí dodavatelé. Různé struktury smluv. Různé podmínky, které jsou pro vaši firmu důležité.
Neprodáváme obecné systémy pro správu smluv. Podíváme se na vaše konkrétní smlouvy a zjistíme, co je třeba sledovat. Vytváříme systémy, které vybírají podmínky, které jsou pro vás důležité. Vytváříme upozornění a přehledy, které odpovídají způsobu práce vašeho týmu pro zadávání zakázek.
Nelze slíbit, že umělá inteligence porozumí všem právním nuancím. Jen praktické nástroje, díky kterým budou vaše smlouvy zvládnutelné a díky kterým vám neunikne to, co je důležité.
