AI pro závazky a pohledávky: Zpracujte více transakcí s menším úsilím
AP a AR jsou továrny na transakce. Každý měsíc jimi procházejí stovky nebo tisíce faktur. Každá z nich musí být zaevidována, porovnána, schválena, zaplacena nebo inkasována.
Je to objemná práce. Jasná pravidla. Konkrétní kroky. Velmi málo změn mezi jednotlivými transakcemi.
Váš tým stráví hodiny porovnáváním faktur s objednávkami. Kontrola třístranného párování. Plánování platebních běhů. zasíláním upomínek k inkasu. odsouhlasování účtů. Odpovídáním na e-maily typu "kde mám platbu?".
Nejedná se o strategickou finanční práci. Jde o zpracování transakcí. A právě na to je umělá inteligence stavěná.
Umělá inteligence se stará o hlasitost. Výjimky řeší váš tým. Místo zpracování 200 rutinních transakcí a 10 problémových případů se váš tým soustředí na 10 případů, které skutečně potřebují lidské posouzení.
Výzva AP/AR
Objem transakcí roste spolu s vaším podnikáním. Ale váš tým neroste stejným tempem.
V části Závazky:
- Faktury přicházejí e-mailem, poštou, přes portál, EDI, faxem.
- Každý prodejce formátuje faktury jinak
- Každá faktura musí odpovídat PO a účtenkám.
- Směrování schvalování závisí na částce, oddělení a typu dodavatele.
- Splatnost zůstatků, slevy a stav peněžních prostředků při plánování plateb
- Prodejci volají a ptají se na stav platby
- Je třeba vypočítat časové rozlišení ke konci měsíce.
V části Pohledávky:
- Faktury musí být generovány a odesílány správně.
- Platby šekem, ACH, převodem, kreditní kartou
- Žádost o hotovostní platbu přiřazuje platby k fakturám
- Krátké výplaty a srážky je třeba prošetřit
- Vymáhání pohledávek vyžaduje následnou kontrolu účtů po splatnosti.
- Zákazníci zpochybňují faktury a potřebují řešení
- Cíle DSO je třeba sledovat
Každý krok je jednoduchý. Vynásobte to však stovkami transakcí a získáte práci na plný úvazek pro několik lidí.
Když se objem práce zvýší, máte tři možnosti: najmout více lidí, pracovat déle nebo nechat věci plavat. Žádná z těchto možností není dobrá.
Umělá inteligence vám nabízí čtvrtou možnost: zvládnout rutinu automaticky.
Co dělá umělá inteligence s účetními závazky
Automatické zpracování faktur
Přijde faktura. UI:
Extrahuje všechna data:
Prodejce, číslo faktury, datum, položky, částky, podmínky, číslo PO. Vše potřebné pro zpracování.
Ověřuje platnost faktury:
Souhlasí matematika? Je prodejce v systému? Je adresa správná? Jsou platební podmínky v souladu s dohodou?
Kontroluje duplicity:
Byla tato faktura předložena již dříve? Stejný dodavatel, stejná částka, stejné datum? Duplicitní pokusy jsou okamžitě označeny.
Vytvoří položku AP:
Automatické odesílání do systému ERP nebo účetního systému. GL kódy přiřazené na základě vámi definovaných pravidel.
To vše se odehraje za méně než minutu. Žádné lidské psaní. Žádné chyby při zadávání dat.
Zvládá třícestné porovnávání
Třícestné párování je kritickou kontrolou. Je také zdlouhavé.
Zápasy s umělou inteligencí:
- Faktura na objednávku: Správný prodejce? Správné položky? Správné ceny?
- Faktura k příjmu: Obdrželi jsme skutečně to, co bylo vyúčtováno?
- Všichni tři dohromady: Shodují se množství a částky ve všech třech dokumentech?
Perfektní shoda:
Vše je v přijatelných tolerancích. UI automaticky schválí a zařadí do fronty na platbu.
Drobná odchylka:
Malý rozdíl v množství nebo ceně. Pod vaší toleranční hranicí. Umělá inteligence označí, ale může automaticky schválit, pokud ji tak nakonfigurujete.
Významná odchylka:
Nesoulad materiálů. Odlišné množství. Jiná cena. Chybějící PO. Umělá inteligence je označí pro lidskou kontrolu a předá je správné osobě.
Váš tým vidí pouze výjimky. 90%, které dokonale odpovídají? Již vyřízeno.
Trasy pro inteligentní schvalování
Každá společnost má pravidla schvalování. UI se jimi řídí:
Směrování na základě částky:
Pod $500? Schválení manažerem. $500-$5,000? Schválení ředitelem. Nad $5 000? Schválení viceprezidentem. UI zná vaši schvalovací matici.
Směrování podle oddělení:
Výdaje na marketing? Jde na vrub marketingového manažera. Výdaje na IT? Jde za ředitelem IT. Mezi odděleními? Jde za oběma.
Směrování podle dodavatele:
Nový prodejce? Jde k prověření do oddělení veřejných zakázek. Známý dodavatel? Standardní postup. Prodejce na seznamu sledovaných? Jde ke kontrolorům.
Přednostní vyřízení:
Sleva za včasnou platbu? Vysoká priorita. Standardní 30denní lhůty? Normální fronta. Již po splatnosti? Naléhavé.
Schvalovatelé dostávají oznámení prostřednictvím preferovaného kanálu. E-mail, Slack, Teams, mobilní aplikace. Jedním kliknutím je schválí nebo zamítnou. Žádné hledání faktury v e-mailech.
Optimalizuje plánování plateb
Které faktury byste měli tento týden zaplatit? Umělá inteligence vám pomůže rozhodnout.
Zohledňuje:
- Termíny odevzdání: Co je třeba zaplatit, abyste se vyhnuli poplatkům z prodlení?
- Slevy za včasnou platbu: Jaké slevy můžeme získat?
- Stav hotovosti: Co si můžeme dovolit zaplatit nyní?
- Vztahy s dodavateli: Koho upřednostňujeme ze strategických důvodů?
- Platební podmínky: Jaké je optimální načasování peněžních toků?
UI navrhuje průběh plateb, který všechny tyto faktory vyváží. Zkontrolujete. V případě potřeby je upravte. Schválit. Platby se provedou.
Výsledek: Více zachycených slev za včasnou platbu. Méně poplatků z prodlení. Lepší správa hotovosti. Méně ručního plánování.
Zpracovává komunikaci s prodejci
E-maily prodejců: "Jaký je stav faktury 12345?"
Před AI: Někdo prohledává systémy a e-maily. Zjistí stav. Napíše odpověď. Trvá to 10 minut.
S umělou inteligencí: okamžitá odezva. "Faktura 12345 je schválena a její úhrada je naplánována na 15. května." UI zkontroluje systém a automaticky odpoví.
V případě složitých otázek se umělá inteligence obrací na člověka. Ale běžné kontroly stavu? Ty se provádějí automaticky. Váš tým přestane hrát roli prostředníka mezi dodavateli a vašimi systémy.
Co dělá umělá inteligence pro pohledávky
Generuje a odesílá faktury
Faktury je třeba odesílat včas. Se správnými informacemi. Správné osobě.
Umělá inteligence:
Vytváří faktury z objednávek:
Objednávka splněna? Faktura je generována automaticky. Všechny položky. Správné ceny. Správné podmínky. V případě potřeby formát specifický pro zákazníka.
Použije pravidla specifická pro zákazníka:
Někteří zákazníci potřebují na fakturách čísla PO. Někteří potřebují specifická referenční čísla. Někteří potřebují faktury zasílat na fakturační@, nikoliv finanční@. Požadavky zákazníků vyřizuje AI.
Odesílá prostřednictvím preferovaných kanálů:
E-mail, EDI, nahrávání na portál, tištěná pošta. Ať už chce zákazník dostávat faktury jakkoli, AI mu je doručí.
Dodávka tratí:
Otevřený e-mail? Stažený PDF soubor? Potvrzení EDI? UI sleduje příjem a označuje, pokud něco nebylo doručeno.
Faktury se odesílají rychleji. Důsledněji. S menším počtem chyb. To znamená rychlejší platby.
Automatické použití hotovosti
Použití hotovosti je přiřazení plateb k fakturám. Jednoduchý koncept. Časově náročná realita.
Zápasy s umělou inteligencí:
Dokonalé shody:
Částka platby se přesně rovná částce faktury. Název zákazníka se shoduje. UI se použije automaticky.
Částečné platby:
Zákazník zaplatil $8,000 oproti faktuře $10,000. UI použije částečnou platbu a ponechá zůstatek otevřený.
Platby na více faktur:
Jeden šek na $50 000 pokrývající 15 faktur. UI přiřazuje ke správným fakturám na základě částek, čísel faktur v referencích plateb nebo historických vzorů.
Nevyužitá hotovost:
Platba jednoznačně neodpovídá žádné faktuře. Umělá inteligence ji označí k přezkoumání člověkem a poskytne návrhy shody na základě částky a historie zákazníka.
Váš tým se dotýká pouze výjimek. Vše ostatní prochází automaticky.
Systematická správa sbírek
Sbírky jsou následnou prací. UI ji provádí důsledně.
Hlídá termíny splatnosti:
Faktura splatná zítra? UI ji zaznamená. Po splatnosti? Začíná eskalace.
Automaticky odesílá upomínky:
Přátelské připomenutí 5 dní před datem splatnosti. Další upomínka v den splatnosti. Eskalující upomínky po 7, 14 a 30 dnech po splatnosti. Načasování a tón podle vašich pravidel.
Personalizuje komunikaci:
"Faktura 5678 na $12 500 ze dne 1. dubna je nyní 15 dní po splatnosti. Platba byla očekávána do 30. dubna." Konkrétní údaje, ne obecné šablony.
Odpovědi na stopy:
Zákazník říká "šek je na poště"? UI to zaznamená a sleduje, pokud platba nedorazí. Vzniká spor? Přesměruje se na specialistu AR.
Vhodně eskaluje situaci:
Malá částka, první zpoždění? Automatické upomínky. Velká částka, opakované zpoždění? Přesměrování na správce AR. Velmi vysoká částka, výrazné zpoždění? Směřuje k finančnímu řediteli.
Důsledné sledování. Žádné zapomenuté účty. Žádné nepříjemné konverzace se zpožděním. Jen systematická správa inkasa.
Řeší spory a srážky
Zákazník zaplatí $9,000 na fakturu $10,000 a řekne "chyba v ceně".
Umělá inteligence:
- Zjistí krátkou výplatu
- Zkontroluje, zda existuje poznámka nebo důvod sporu.
- Vytáhne původní nabídku, objednávku a fakturu.
- Zkontroluje historii cen u tohoto zákazníka
- označí spor a předá jej specialistovi na AR se všemi již shromážděnými relevantními informacemi.
Váš specialista na rozšířenou realitu zkoumá všechny již poskytnuté souvislosti. Žádné hledání v systémech. Žádné skládání dohromady, co se stalo. Vše potřebné je k dispozici.
Předpovědi inkasa hotovosti
Kolik peněz vyberete příští týden? Příští měsíc?
Umělá inteligence analyzuje:
- Neuhrazené faktury a data splatnosti
- Historické vzorce plateb podle zákazníků
- Sezónní trendy
- Aktuální problémy se sbírkou
- Nevyřešené spory
Výsledek: Předpovědi inkasa hotovosti, které skutečně odrážejí realitu. Ne jen sčítání částek na fakturách a doufání. Skutečné předpovědi založené na tom, jak zákazníci skutečně platí.
Lepší prognóza hotovosti znamená lepší řízení hotovosti. Žádná překvapení ohledně toho, zda budete moci zaplatit mzdy nebo nakoupit vybavení.
Co dělá umělá inteligence pro smíření
Smíření je práce, která se shoduje. Umělá inteligence je v porovnávání vynikající.
Bankovní odsouhlasení
Umělá inteligence:
- Stáhne transakce z vašeho bankovního kanálu
- Stáhne transakce z účetního systému
- Shoduje se se vším, co je v řadě
- Označí, co neodpovídá
- Vytvoří zprávu o odsouhlasení, která zobrazuje shodné položky a výjimky.
Váš tým přezkoumá výjimky. Ostatní transakce 95%? Již odsouhlaseno.
Odsouhlasení účtů prodejců
Podle vašich záznamů dlužíte prodejci X $25 000. Podle jejich výpisu dlužíte $27,000. V čem se liší?
UI porovnává řádek po řádku:
- Které faktury se zobrazují na obou?
- Které faktury jsou pouze na jejich výpisu?
- Jaké platby, které jsme zaznamenali, obdrželi?
- Jaký je mezi nimi rozdíl a proč?
Vygeneruje zprávu o odsouhlasení, která ukazuje, že rozdíl $2,000 je faktura 789, kterou jsme ještě neobdrželi. Záhada vyřešena během několika minut, nikoli hodin.
Odsouhlasení zákaznických účtů
Stejný koncept platí i pro rozšířenou realitu. Zákazník tvrdí, že nic nedluží. Váš systém ukazuje $15 000 nezaplacených.
Umělá inteligence identifikuje, co zaplatili, co jste ještě neuplatnili. Jaké faktury zpochybňují. Jaké dobropisy čekají na vyřízení. Předkládá přehledné odsouhlasení připravené k diskusi se zákazníkem.
Co to pro vás znamená
Pro finanční ředitele a vedoucí pracovníky v oblasti financí
Měřítko bez poměrného počtu zaměstnanců:
Obchodní růst 50%? Objem transakcí roste 50%. Ale váš tým AP/AR nemusí růst o 50%. UI zvládne nárůst objemu.
Lepší řízení pracovního kapitálu:
Získejte více slev za předčasné splacení. Rychlejší inkaso pohledávek. Lepší prognóza hotovosti. To vše zlepšuje provozní kapitál.
Nižší náklady na transakci:
Ruční zpracování faktury stojí $10-$15. S umělou inteligencí klesne na $2-$3. Totéž platí pro AR. Při vysokých objemech se tak ušetří skutečné peníze.
Méně chyb a sporů:
Důsledné zpracování znamená méně chyb. Méně chyb znamená méně sporů s dodavateli a stížností zákazníků.
Lepší dodržování předpisů a kontroly:
Třístranná shoda je vždy vynucena. Pravidla schvalování jsou vždy dodržována. Oddělení povinností je zachováno. Žádné výjimky, pokud je výslovně nepovolíte.
Pro týmy AP/AR
Přestaňte zadávat data:
Už žádné zadávání údajů na faktuře. Už žádné hledání odpovídajících faktur. Už žádné ruční odsouhlasování dokonalých shod. Umělá inteligence zvládne rutinní zpracování.
Zaměřte se na výjimky a vztahy:
Spor s prodejcem? Problém se zákazníkem? Nastavení nového dodavatele? Neobvyklá transakce? Zde je vaše přidaná hodnota. Běžné transakce nepotřebují vaše odborné znalosti.
Okamžitě odpovídejte na otázky:
"Kde je moje platba?" Najdete ji během několika sekund, protože vše je v systému a aktuální. Lepší služby s menším úsilím.
Zvládněte špičková období bez paniky:
Nárůst na konci měsíce? Uzávěrka roku? Umělá inteligence se nezpomaluje. Žádné přesčasy. Žádné nedodělky. Žádný stres.
Dělejte práci, která je skutečně zajímavá:
Zlepšování procesů. Vyjednávání s dodavateli. Strategie inkasa. Řešení problémů. Je to lepší než zpracování faktury číslo 847.
Pro celou firmu
Prodejci dostávají zaplaceno předvídatelně:
Důsledné zpracování. Jasné rozvrhy plateb. Méně opožděných plateb. To z vás dělá lepšího zákazníka a může zlepšit podmínky.
Zákazníci mají lepší zkušenosti:
Přesné faktury. Rychlé odpovědi na dotazy. Profesionální následné vymáhání pohledávek. Díky tomu se s vámi lépe obchoduje.
Peněžní tok je předvídatelnější:
Lepší předvídání závazků a pohledávek znamená méně peněžních překvapení. Víte, co vás čeká.
Uzávěrka na konci měsíce je rychlejší:
Pokud jsou AP a AR aktuální a čisté, je uzavření rychlejší. Méně tápání. Méně stresu.
Běžné scénáře
Standardní zpracování faktur
Přijde faktura od běžného dodavatele. AI:
- Extrakce dat za 10 sekund
- Automaticky odpovídá PO
- Potvrzuje příjem v systému
- Ověřuje, zda je vše v souladu
- Směřuje ke schválení manažerovi
- Manažer schvaluje přes mobil do 30 sekund
- Faktura zařazená do fronty k proplacení
Celková doba od přijetí do fronty plateb: 2 minuty. Čas strávený člověkem: 30 sekund na schválení. Vše ostatní je automatické.
Aplikace pro platby zákazníků
Od zákazníka přichází platba ACH ve výši $47 500. AI:
- Zobrazí platbu v bankovním feedu
- Identifikace zákazníka na základě bankovních údajů
- vyhledá otevřené faktury pro daného zákazníka
- Odpovídá třem konkrétním fakturám v celkové výši $47,500.
- Automaticky aplikuje platbu
- Aktualizace zůstatku na účtu zákazníka
- Odeslání potvrzení o platbě zákazníkovi
Celkový čas: Doba trvání: méně než 1 minuta. Zapojení člověka: Žádné. Platba provedena správně a zákazník informován.
Sledování sbírek
Faktura na $15 000 je nyní 10 dní po splatnosti. AI:
- odešle zákazníkovi zdvořilý e-mail s upomínkou
- Zákazník reaguje: "Potřebujeme kopii podepsaného potvrzení o dodání"
- AI najde v systému potvrzení o doručení
- automaticky odešle zákazníkovi
- Zákazník reaguje: "Děkuji, kontrola bude provedena v pátek".
- AI tuto skutečnost zaznamená do systému a nastaví upomínku na úterý, pokud platba nebyla přijata.
Celá interakce probíhá automaticky, dokud nedojde k platbě nebo dokud není potřeba eskalace ze strany člověka.
Co AI neumí
Umělá inteligence skvěle zvládá běžné transakce. Má však své limity:
Nemůže vyjednávat:
Prodejce chce jiné platební podmínky? Zákazník zpochybňuje výši faktury? To vyžaduje řízení vztahů s lidmi a posouzení.
Nemůže přijímat obchodní rozhodnutí:
Měli bychom s tímto chronicky opožděným zákazníkem přestat obchodovat? Měli bychom tuto spornou fakturu zaplatit, abychom si udrželi vztah? Obchodní rozhodnutí, ne rozhodnutí o zpracování.
Nedokáže si poradit se skutečně neotřelými situacemi:
Kupujete tento typ služby poprvé? Úplně nová kategorie prodejců? Složitá transakce s více stranami? To vyžaduje lidskou analýzu.
Nemůže opravit špatná data:
Pokud je vaše předloha položky špatná, bude přiřazení špatné. Pokud jsou adresy zákazníků neaktuální, faktury chodí na špatná místa. UI pracuje s daty, která má k dispozici.
Nemůže si vynutit dodržování předpisů:
Umělá inteligence může prosazovat pravidla, která jí zadáte. Pokud však manažeři ignorují žádosti o schválení nebo zákazníci neplatí, není to problém AI. Je to problém managementu nebo obchodu.
Umělá inteligence je vynikající ve zpracování velkých objemů transakcí založených na pravidlech. Vše ostatní stále potřebuje váš tým.
Začínáme
Začněte oblastí s největšími bolestmi:
Je AP vaším úzkým místem?
Začněte s automatizací zpracování faktur. Dokažte, že to funguje. Pak přidejte směrování schvalování. Pak optimalizace plateb.
Je pro vás rozšířená realita výzvou?
Začněte s žádostí o hotovost. Prokažte, že to funguje. Pak přidejte automatizaci inkasa. Pak řešení sporů.
Nejprve vyberte čistou podmnožinu:
Vašich 20 nejlepších dodavatelů zvládne 80% objemu? Začněte tam. Čistá data, předvídatelné transakce. Získejte rychle vítězství.
Zpočátku informujte lidi:
Nechte umělou inteligenci pracovat, ale nejprve nechte svůj tým vše zkontrolovat. Vybudujte si důvěru. Vylaďte pravidla. Pak postupně nechte automaticky procházet další.
Změřte zlepšení:
Sledování doby cyklu. Náklady na transakci. Míra chybovosti. Počet dnů splatnosti. Dny neuhrazených tržeb. Dokumentujte výsledky.
Není to všechno nebo nic. Začněte v malém. Prokažte hodnotu. Rozšiřujte se.
Jste připraveni vyřídit více transakcí s menším množstvím práce?
Procesy AP a AR jsou v každé společnosti jiné. Různé systémy. Různé schvalovací postupy. Různé požadavky dodavatelů a zákazníků.
Neprodáváme univerzální řešení. Zabýváme se vašimi specifickými procesy. Vaše systémy. Vaše bolestivé body.
Pak vytvoříme automatizaci s umělou inteligencí, která se přizpůsobí tomu, jak skutečně pracujete. Stejné ovládací prvky. Stejné požadavky na schvalování. Jen automatizované místo manuálních.
Začneme jednou oblastí. Dokažte, že to funguje. Pak to rozšíříme. Praktická automatizace, díky níž bude váš tým produktivnější.
