Umělá inteligence pro zpracování finančních dokumentů: Přestaňte psát. Začněte analyzovat.
Váš finanční tým zpracovává stovky nebo tisíce dokumentů měsíčně. Faktury. Účtenky. Bankovní výpisy. Výkazy výdajů. Nákupní objednávky. Smlouvy.
Někdo musí přečíst každý z nich. Vytáhněte data. Zadejte je do systému. Zkontrolujte jejich správnost. Přiřaďte je k ostatním dokumentům. Správně je zařadit do spisu.
To není práce v oblasti financí. To je zadávání dat. Ale každý den to zabere hodiny.
Umělá inteligence čte dokumenty rychleji než člověk. Vytahuje data bez překlepů. Nikdy se neunaví nad dokumentem 473. A pracuje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Nejde o to, abyste nahradili svůj tým. Jde o to uvolnit je od zpracování dokumentů, aby mohli dělat skutečnou účetní práci.
Problém dokumentů ve financích
Dokumenty přicházejí ve všech možných formátech:
- Přílohy e-mailů od stovek různých dodavatelů
- Naskenované papírové dokumenty z podatelny
- Fotografie účtenek od zaměstnanců
- PDF soubory, které jsou ve skutečnosti obrázky, nikoliv text, který lze prohledávat.
- Vícestránkové výkazy s tabulkami a řádkovými položkami
- Ručně psané poznámky na dodacích listech
Každý prodejce formátuje faktury jinak. Každá banka má vlastní vzhled výpisu. Každý zaměstnanec fotí účtenky z jiného úhlu.
Váš tým musí vše zvládnout. Získejte klíčové informace. Přeneste je do systému ERP nebo účetního systému. Zajistěte, aby nic nepropadlo.
Není to náročná práce. Je jen časově náročná. A když se zvýší objem, potřebujete více lidí nebo pracovat déle.
Co dělá umělá inteligence pro zpracování dokumentů
Čte libovolný formát dokumentu
Umělá inteligence nepotřebuje šablony. Nepotřebuje strukturovaná data. Čte:
- PDF: textové i naskenované obrázky
- Obrázky: JPEG, PNG, TIFF z libovolného zdroje
- E-maily: Text těla, přílohy, podpisy
- Fotografie: Dokonce i rozmazané účtenky z telefonů
- Vícestránkové dokumenty: Výpisy o desítkách stran
Zvládá různé jazyky. Různé měny. Různé formáty dat. Různá rozvržení dokumentů.
Změnil váš dodavatel šablonu faktury? UI se přizpůsobí automaticky. Není třeba nic přeprogramovávat.
Extrahuje přesně to, co potřebujete
V případě faktur AI vytáhne:
- Název a adresa prodejce
- Číslo a datum faktury
- Datum splatnosti a platební podmínky
- Řádkové položky s popisy a částkami
- Dílčí součty, daň, celková částka
- Čísla OP, pokud se na ně odkazuje
- Údaje o bankovním účtu pro platbu
U účtenek se vybírá:
- Název a umístění obchodníka
- Datum a čas
- Celková částka
- Výše daně
- Způsob platby
- Nákupy v položkách
U bankovních výpisů je to:
- Číslo účtu
- Výkazové období
- Počáteční a konečné zůstatky
- Každá transakce s datem, popisem a částkou
- Poplatky a úroky
Umělá inteligence nenalézá pouze text. Chápe, co data znamenají. Pozná rozdíl mezi číslem faktury a číslem zakázky. Mezi mezisoučtem a celkovou částkou. Mezi debetem a kreditem.
Automaticky ověřuje data
Umělá inteligence se jen tak nevytáhne a jde dál. Kontroluje:
Přesnost matematiky:
Sčítají se položky do mezisoučtu? Rovná se mezisoučet plus daň celkové částce? Pokud ne, dokument se označí.
Shoda kmenových dat:
Je tento dodavatel ve vašem systému? Shoduje se adresa? Je číslo účtu správné? Neznámí dodavatelé jsou označeni ke kontrole.
Referenční validace:
Existuje toto číslo PO? Je určeno pro tohoto dodavatele? Odpovídá částka? Neshody vyvolávají upozornění.
Detekce duplicit:
Byla tato faktura předložena již dříve? Stejný dodavatel, stejná částka, stejné datum? UI zachytí duplicitní pokusy o platbu.
Kontroly přiměřenosti:
Je tato částka mnohem vyšší, než je u tohoto prodejce obvyklé? Je datum splatnosti již minulostí? Vypadá něco neobvykle? UI označuje odlehlé hodnoty.
Bez potvrzení se nic neobejde. Váš tým uvidí pouze dokumenty, které buď prošly všemi kontrolami, nebo vyžadují specifické lidské posouzení.
Inteligentní směrování dokumentů
Po zpracování musí být dokumenty odeslány na správné místo:
Schválení směrování:
Výdaje na marketing? Jde na vrub marketingového manažera. Více než $5,000? Jde řediteli. Kapitálové výdaje? Jde k finančnímu řediteli. UI zná vaši schvalovací matici.
Přidělení oddělení:
Na základě GL kódů, nákladových středisek nebo obsahu dokumentu je AI přesměrována do správného oddělení ke kódování a schválení.
Zpracování výjimek:
Neúspěšná validace? Přejde do fronty specialistů AP. Nový dodavatel? Přejde do oddělení veřejných zakázek. Neobvyklá částka? Přejde na kontrolora. Každý typ výjimky má svou vlastní cestu.
Prioritní třídění:
Sleva za včasnou platbu? Vysoká priorita. Faktura po splatnosti? Vysoká priorita. Standardní 30denní lhůty? Normální fronta. Umělá inteligence upřednostňuje to, co je důležité.
Už žádné dokumenty, které leží v e-mailu jedné osoby a čekají na ruční třídění. Vše automaticky putuje tam, kam má.
Automaticky vytváří auditní záznamy
U každého dokumentu UI zaznamená:
- Když byl přijat
- Jaká data byla získána
- Jaké validace byly provedeny
- Co prošlo nebo neprošlo
- Kdo přezkoumal výjimky
- Jaká rozhodnutí byla přijata
- Když byla odeslána do systému
Kompletní dokumentace. Není nutné ruční přihlašování. Vše je připraveno pro auditní kontrolu.
Co to pro vás znamená
Pro finanční ředitele a vedoucí pracovníky v oblasti financí
Nižší náklady na transakci:
Ruční zpracování faktury stojí $10-$30 v závislosti na složitosti. S umělou inteligencí klesne na $2-$5. V měřítku se to rychle sčítá.
Zvládnout růst bez růstu počtu zaměstnanců:
Váš podnik zdvojnásobuje objem transakcí? Umělá inteligence se okamžitě rozšíří. Žádné najímání. Žádné školení. Žádná doba nástupu.
Rychlejší časy cyklů:
Dokumenty se zpracovávají ještě týž den, místo aby se na ně čekalo několik dní ve frontách. Zachycení slev za dřívější platby. Lepší přehled o peněžních tocích.
Lepší kvalita dat:
Žádné překlepy. Žádná chybějící pole. Žádná přehozená čísla. Čistší data znamenají lepší výkaznictví a méně oprav.
Viditelnost v reálném čase:
Podívejte se, co přesně se připravuje. Kolik faktur čeká na schválení? Jaký je celkový závazek? Už žádné sledování v tabulkách.
Pro týmy AP/AR
Přestaňte zadávat data:
Už žádné přepisování z PDF. Už žádná dvojitá kontrola čísel. O extrakci se postará umělá inteligence. Vy se postaráte o výjimky a rozhodnutí.
Zaměřte se na řešení problémů:
Místo zpracování 50 standardních faktur zpracujete 5 faktur, které je třeba posoudit. Spory s dodavateli. Chybějící PO. Cenové otázky. Zajímavé věci.
Méně opakovaného stresu:
Psaní stovek faktur způsobuje skutečnou fyzickou zátěž. Umělá inteligence nemá karpální tunel. Váš tým zůstane zdravější.
Snadno zvládnete dopravní špičku:
Nárůst na konci měsíce? Nápor na konci čtvrtletí? Umělá inteligence nezpomaluje. Žádné přesčasy nejsou potřeba. Žádný stres z toho, zda se dostanete přes hromadu.
Rychlejší reakce prodejců:
"Kde je moje platba?" Můžete odpovědět okamžitě, protože vše je v systému. Žádné hledání v e-mailech nebo hromadách papírů.
Pro celou firmu
Méně pokut za pozdní platby:
Rychlejší zpracování dokumentů znamená včasné provedení plateb. Už žádné $50 poplatky z prodlení, protože faktura ležela týden v e-mailu.
Další slevy za včasnou platbu:
"2/10 čistého 30" znamená skutečnou úsporu. Umělá inteligence je zpracovává dostatečně rychle, aby tyto slevy skutečně zachytila.
Lepší vztahy s dodavateli:
Důsledné a včasné zpracování z vás udělá lepšího zákazníka. Prodejci oceňují předvídatelnost.
Rychlejší proplácení nákladů zaměstnancům:
Zprávy o výdajích se zpracovávají v řádu dnů, nikoli týdnů. Šťastnější zaměstnanci, kteří nečekají na své peníze.
Běžné scénáře zpracování dokumentů
Zpracování faktur
Faktura přijde e-mailem. AI:
- Výpis všech údajů z faktur během několika sekund
- kontroluje prodejce podle hlavního seznamu
- Shoduje se s PO, pokud existuje
- Ověřuje částky a výpočty
- Způsoby schvalování na základě částky a oddělení
- Vytvoří položku AP v systému
- oznamuje schvalovateli jeho preferovanou metodou
Celkový čas: Celkový čas: méně než jedna minuta. Zapojení člověka: Pouze rozhodnutí o schválení.
Zpracování zpráv o výdajích
Zaměstnanec předloží zprávu o výdajích s 12 účtenkami. AI:
- Čte všechny účtenky, včetně fotografií zmačkaného papíru.
- Z každé položky vybírá obchodníka, datum a částku.
- Kontrola souladu se zásadami společnosti (limity částek, povolené kategorie).
- Označí všechny položky mimo zásady
- Automaticky vyplňuje zprávu o výdajích
- Směřuje ke schválení manažerovi
- Fronty na úhradu
Zaměstnanec nic nepíše. Manažer vidí čistý přehled s přiloženými účtenkami. Úhrada probíhá rychleji.
Odsouhlasení výkazů
Přijde měsíční výpis z účtu. Umělá inteligence:
- Vytáhne z výpisu každou transakci
- Odpovídá transakcím ve vašem systému
- Identifikuje neshodné položky na obou stranách
- označuje neobvyklé transakce (vysoké částky, neznámí příjemci).
- Vytvoří zprávu o odsouhlasení, která ukazuje, co se shoduje a co ne.
- Předkládá výjimky pro lidskou kontrolu
To, co dříve trvalo hodiny, nyní trvá minuty. Váš tým se soustředí pouze na položky, které se automaticky neshodují.
Co AI neumí
Řekněme si upřímně, jaká jsou omezení:
Nedokáže si poradit se skutečně jedinečnými situacemi:
Standardní faktury? Perfektní. Ale jednorázová licenční smlouva s neobvyklými platebními podmínkami? Stále potřebuje lidskou kontrolu.
Nemůže rozhodovat:
Měli bychom tuto spornou fakturu zaplatit? Má cenu udržovat tento vztah s dodavatelem? To jsou obchodní rozhodnutí, ne rozhodnutí o zpracování.
Nedokáže přečíst zcela zničené dokumenty:
Pokud čísla nepozná člověk, nepozná je ani umělá inteligence. Špatně poškozené dokumenty stále vyžadují lidský zásah.
Nezvládá ústní dohody:
"Řekl jsem jim, že zaplatíme do pátku" má význam pouze tehdy, je-li to doloženo. UI pracuje s tím, co je napsáno, ne s tím, co bylo řečeno.
K extrakci potřebuje jasná data:
Pokud v dokumentu chybí kritické informace, umělá inteligence je označí, ale nedokáže data vymyslet. Někdo musí chybějící číslo faktury ještě najít.
Umělá inteligence zvládá rutinní zpracování skvěle. Vše ostatní stále vyžaduje odborné znalosti vašeho týmu.
Začínáme
Umělá inteligence při zpracování dokumentů funguje nejlépe, když začnete soustředěně:
Nejprve vyberte jeden typ dokumentu:
Nesnažte se automatizovat vše najednou. Začněte s nejobjemnějším typem dokumentu. Obvykle se jedná o faktury nebo výdajové doklady.
Začněte s nejčistšími daty:
Nejjednodušší jsou hlavní dodavatelé s jednotným formátováním. Nejdříve v nich získejte vítězství a pak je rozšiřte na variabilnější dokumenty.
Zpočátku informujte lidi:
Nechte umělou inteligenci pracovat, ale nejprve nechte svůj tým vše zkontrolovat. Vybudujte si důvěru v systém. Vylaďte validační pravidla.
Změřte úsporu času:
Sledujte, jak dlouho trvalo zpracování před a po něm. Měření chybovosti. Zdokumentujte zlepšení. To dokazuje hodnotu.
Postupně se rozšiřujte:
Jakmile jeden typ dokumentu funguje dobře, přidejte další. Postupně budujte možnosti automatizovaného zpracování.
Není to všechno nebo nic. Můžete začít v malém, prokázat hodnotu a pak ji zvýšit.
Jste připraveni přestat zpracovávat dokumenty ručně?
Každé finanční oddělení má jiné objemy dokumentů, formáty a pracovní postupy. Univerzální řešení nefungují.
Podíváme se na vaše aktuální dokumenty. Vaše systémy. Vaše schvalovací procesy. Vaše potřeby v oblasti zpracování výjimek.
Pak vytvoříme zpracování dokumentů s umělou inteligencí, které odpovídá tomu, jak skutečně pracujete. Ne teorie. Ne obecné šablony. Vaše konkrétní pracovní postupy.
Začínáme v malém. Dokažte, že to funguje. Pak to rozšíříme. Žádné velké počáteční investice. Žádné narušení běžného provozu.
