Tekoäly työntekijöiden perehdyttämisessä: Suuri ensivaikutelma mittakaavassa
Ensivaikutelmalla on merkitystä. Kun uusi työntekijä aloittaa, ensimmäinen viikko kertoo hänelle kaiken yrityksestäsi.
Sujuva alkuunpääsy? Ammattilainen. Järjestäytynyt. He luottavat siihen, että he tekivät oikean valinnan.
Sotkuinen aloitus? Hukassa. Hämmentynyt. Ihmettelevät, mihin he ovat joutuneet. Jotkut lopettavat ennen kuin ehtivät edes aloittaa.
Ongelma: perehdyttäminen on toistuvaa mutta yksityiskohtaista. Sama prosessi jokaiselle työntekijälle. Mutta jokaisella on paperityötä, järjestelmien käyttöoikeus, laitteet, koulutus, esittelyt. Jos jotain jää huomaamatta, se aiheuttaa ongelmia.
Tekoäly hoitaa tämän täydellisesti. Se noudattaa samaa prosessia joka kerta. Se ei koskaan unohda yhtään vaihetta. Se seuraa, mitä on tehty ja mitä on kesken. Se vastaa välittömästi uusien työntekijöiden kysymyksiin.
Tiimisi lakkaa jahtaamasta paperitöitä ja alkaa toivottaa ihmiset tervetulleiksi.
Miksi palvelukseen ottaminen on vaikeampaa kuin sen pitäisi olla
Käyttöönotto näyttää paperilla yksinkertaiselta. Uusi työntekijä. Paperityöt. Koulutus. Valmis.
Todellisuus on sotkuisempi.
Lomakkeet saapuvat puutteellisina. Tietotekniikan käyttöoikeus viivästyy, koska joku unohti lähettää tiketin. Koulutustehtävät ovat manuaalisia - jonkun on etsittävä, mitä kukin rooli edellyttää. Laitetilaukset jäävät tekemättä. Uusilla työntekijöillä on kysyttävää, mutta henkilöstöhallinto on kiireinen muiden tulipalojen kanssa.
Uusi työntekijä istuu odottamassa. Ehkä järjestelmään pääsyä. Ehkä laitteita. Ehkä joku kertoo hänelle, mitä hänen pitäisi tehdä. Ei hyvä alku.
Henkilöstötiimisi tietää, että tämä on huono asia. He eivät ole laiskoja tai epäpäteviä. He ovat ylikuormitettuja. Jokainen uusi työntekijä tarkoittaa yli 20 tehtävää useissa eri järjestelmissä. Kun tämä kerrotaan jokaisella palkatulla kuukaudessa, syntyy kaaos.
Jotkut uudet työntekijät saavat loistavan perehdytyksen, koska oikea henkilö auttoi heitä. Toiset taas saavat kauhean kokemuksen, koska he aloittivat kiireisellä viikolla. Johdonmukaisuus on mahdotonta, kun kaikki on manuaalista.
Tämä ei ole ihmisten ongelma. Se on prosessiongelma. Ja tekoäly on rakennettu prosesseja varten.
Mitä tekoäly tekee palveluun ottamiselle
Tekoäly ei korvaa henkilöstöhallinnon henkilöstöhallintoa palvelukseenotossa. Se varmistaa, ettei mikään jää huomaamatta. Näin se onnistuu.
Asiakirjojen käsittely, joka todella toimii
Uudet työntekijät toimittavat lomakkeet. Veroasiakirjat. Tiedot suorasta talletuksesta. Hätäyhteystiedot. Etuihin ilmoittautuminen. vakuutuskirjojen kuittaukset.
Jonkun on tarkistettava jokainen lomake. Pura tiedot. Syöttää ne järjestelmiin. Arkistoitava asiakirjat. Varmistaa, ettei mitään puutu.
Tekoäly tekee tämän automaattisesti.
Lomake saapuu. Tekoäly poimii tiedot. Se tarkistaa, että vaaditut kentät on täytetty. Se ohjaa tiedot oikeisiin järjestelmiin - HRIS-järjestelmään, palkanlaskentaan ja etuusjärjestelmään. Se arkistoi asiakirjan työntekijätietoihin. Se merkitsee kaikki puuttuvat tai virheelliset tiedot.
Ei manuaalista tietojen syöttöä. Ei kirjoitusvirheitä. Lomakkeet eivät katoa jonkun postilaatikkoon. Vain käsittely ja valmis.
Jos lomakkeet ovat puutteellisia, tekoäly ilmoittaa siitä välittömästi uudelle työntekijälle: "Suoramaksulomakkeestasi puuttuu tilinumero. Lähetä se uudelleen." Ei kolme päivää myöhemmin, kun henkilöstöhallinto vihdoin tarkistaa sen - heti.
Pelkästään tämä säästää tunteja uutta työntekijää kohden. Kymmeniä tai satoja työntekijöitä vuodessa palkattaessa summa kasvaa nopeasti.
Koulutus Assignment, joka on todella henkilökohtainen
Jokainen tehtävä edellyttää koulutusta. Vaatimustenmukaisuuskoulutus. Järjestelmäkoulutus. Roolikohtainen koulutus. Osaston perehdytys.
Manuaalinen määrittäminen on työlästä. Katso, mitä tähän rooliin vaaditaan. Tarkista paikkakuntakohtaiset vaatimukset. Lisää osastokohtaista sisältöä. Luo koulutussuunnitelma. Rekisteröi henkilö. Seuraa koulutuksen suorittamista.
Tekoäly hoitaa tämän.
Uusien työntekijöiden tiedot tulevat järjestelmään - rooli, osasto, sijainti. Tekoäly tietää, mitä koulutusta kukin yhdistelmä edellyttää. Se luo henkilökohtaisen perehdytyssuunnitelman automaattisesti. Se rekisteröi uuden työntekijän oikeille kursseille. Se asettaa määräajat prioriteettien perusteella.
Myyntiedustaja Kaliforniassa? He saavat myyntikoulutusta, Kaliforniassa sovellettavien sääntöjen noudattamista, yrityksen perehdytystä ja CRM-koulutusta. Ohjelmistoinsinööri Saksassa? Erilaiset vaatimukset, erilaiset työkalut, erilainen perehdytyspolku.
Sama laatu kaikille. Mitään ei jäänyt huomaamatta. Ei manuaalisia hakuja.
Valmistumisen seuranta, joka pitää asiat liikkeessä
Perehdyttäminen ei ole yksi tehtävä, vaan 30 tehtävää. Jotkut ovat nopeita. Jotkut vievät päiviä. Jotkut riippuvat siitä, että muut tehtävät on tehty ensin.
Kuka tätä kaikkea seuraa? Yleensä HR-koordinaattori taulukon kanssa. "Asettiko IT-osasto heidän tilinsä? Suorittiinko vaatimustenmukaisuuskoulutus? Toimittivatko he I-9:n? Varasiko heidän esimiehensä ajan ilmoittautumiseen?"
Tekoäly seuraa kaikkea automaattisesti.
Jokaisella tehtävällä on tila. Ei aloitettu. Käynnissä. Päättynyt. Erääntynyt. Tekoäly valvoo kaikkea reaaliaikaisesti.
Kun jokin asia on myöhässä, tekoäly lähettää muistutuksia. Uudelle työntekijälle, jos hänen on tehtävä jotain. HR:lle, jos jokin asia on jumissa. Esimiehille, jos heidän on ryhdyttävä toimiin.
Mikään ei jää huomaamatta. Kenenkään ei tarvitse manuaalisesti seurata 30 tehtävää 10 uuden työntekijän osalta. Järjestelmä hoitaa sen.
Henkilöstöhallinto näkee kojelaudan: jokaisen uuden työntekijän perehdytyksen tila yhdellä silmäyksellä. Kuka on aikataulussa. Kuka on estynyt. Mikä vaatii huomiota. Siinä kaikki.
Aina saatavilla oleva tuki uusille työntekijöille
Uusilla työntekijöillä on kysymyksiä. Paljonkin.
"Mihin minä pysäköin?" "Miten määrittelen sähköpostini?" "Milloin etuudet alkavat?" "Mistä löydän työntekijän käsikirjan?" "Mikä on pukukoodi?" "Miten lähetän kuluja?"
Nämä ovat yksinkertaisia kysymyksiä. Mutta jonkun on vastattava niihin. Uusilla työntekijöillä on niitä usein työajan ulkopuolella - esimerkiksi sunnuntai-iltana ennen maanantaista aloitusta.
Tekoälychatbot hoitaa tämän. 24/7. Välittömästi.
Se tuntee politiikkasi. Se tuntee menettelyt. Se tuntee yleiset uusien työntekijöiden kysymykset. Se vastaa tarkasti ja välittömästi.
Monimutkaisten tai arkaluonteisten kysymysten kohdalla asiayhteys siirtyy ihmiselle. Rutiininomaiset 80%-kysymykset se kuitenkin käsittelee ilman henkilöstöhallinnon osallistumista.
Uudet työntekijät tuntevat saavansa tukea. Henkilöstöhallinto ei vastaa samoihin kysymyksiin toistuvasti. Kaikki ovat tyytyväisempiä.
Yhtenäinen kokemus volyymista riippumatta
Tässä on manuaalisen perehdytyksen todellinen ongelma: laatu vaihtelee.
Yksi uusi työntekijä aloittaa, kun henkilöstöhallinto on hiljaa. He saavat hyvää palvelua. Kaikki on täydellistä. Seuraava työntekijä aloittaa kiireisellä viikolla. Kiireinen perehdytys. Asioita jää huomaamatta. Huonompi kokemus.
Tekoälyn avulla jokainen uusi työntekijä saa saman laadun. Sama prosessi. Sama täydellisyys. Sama reagointikyky.
Sillä ei ole väliä, otatko palveluun 1 henkilön vai 20 henkilöä kyseisellä viikolla. Tekoäly hoitaa sen samalla laadulla.
Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, joiden rekrytointi vaihtelee - kausittaiset piikit, kasvuvaiheet, rekrytoinnin jäädyttäminen. Tekoäly skaalautuu välittömästi.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Henkilöstöjohtajille ja henkilöstöjohtajille
- Johdonmukainen käyttöönotto mittakaavassa. Sama laatu riippumatta siitä, palkkaatko 2 vai 20 henkilöä kyseisessä kuussa.
- Nopeampi tuottavuus. Uudet työntekijät saavat tarvitsemansa heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Pääsyä tai tietoja ei tarvitse odottaa.
- Parempi uusien työntekijöiden sitouttaminen. Hyvä perehdyttämiskokemus korreloi suoraan sitoutumiseen. Ihmiset, jotka tuntevat saavansa tukea jo varhaisessa vaiheessa, pysyvät pidempään.
- Vähentää HR:n hallinnollista taakkaa. Vähemmän aikaa lomakkeiden jahtaamiseen. Vähemmän aikaa lomakkeiden valmistumisen seurantaan. Vähemmän aikaa rutiinikysymyksiin vastaamiseen.
- Näkyvyys sisäänoton laatuun. Tiedot valmistumisasteista, pullonkauloista ja tuottavuuteen kuluvasta ajasta. Näet, mikä toimii ja mikä ei.
- Parempi työnantajabrändi. Uudet työntekijät puhuvat. Hyvä perehdytys luo positiivista suusanaa. Huono perehdytys aiheuttaa päinvastoin.
Henkilöstöpäälliköille ja -koordinaattoreille
- Lakkaa jahtaamasta paperitöitä. Tekoäly käsittelee asiakirjat automaattisesti. Tarkistat vain poikkeukset.
- Lopeta tehtävien manuaalinen seuranta. Järjestelmä seuraa kaikkea. Näet, mikä tarvitsee huomiota, etkä jokaista yksityiskohtaa.
- Lakkaa vastaamasta samoihin kysymyksiin. Tekoäly käsittelee rutiinitiedusteluja. Sinä hoidat monimutkaiset tai arkaluonteiset kysymykset.
- Enemmän aikaa inhimillisille asioille. Saada uudet työntekijät tuntemaan itsensä tervetulleiksi. Huoleen puuttuminen. Rakennetaan suhteita. Asiat, joilla on oikeasti merkitystä.
- Vähemmän stressiä kiireisinä aikoina. Kun palkkaaminen kasvaa, tekoäly skaalautuu. Sinä et huku työhönoton hallintoon.
Uusille työntekijöille
- Selkeä prosessi ensimmäisestä päivästä lähtien. Tiedät, mitä tehdä. Milloin se pitää tehdä. Mitä vaaditaan. Ei epäselvyyksiä.
- Nopeat vastaukset kysymyksiin. Älä odota päiviä yksinkertaista tietoa. Tekoäly vastaa välittömästi.
- Kaikki mitä tarvitset, silloin kun tarvitset. Järjestelmän käyttöoikeus. Varusteet. Koulutus. Ei odotella asioita, joiden pitäisi olla jo valmiina.
- Ammatillinen kokemus. Tämä on yhtiö, johon luulit liittyväsi. Järjestäytynyt, tehokas, ammattimainen.
- Keskity työn oppimiseen. Ei lomakkeiden jahtaamiseen tai peruslogistiikan selvittämiseen. Voit keskittyä tuottavuuteen.
Mitä tekoäly ei tee
Olkaamme realistisia rajojen suhteen.
Tekoäly ei korvaa ihmisen tervetulleeksi toivottamista. Sillä ei ole johtajan lähtöselvitystä. Se ei rakenna tiimisuhteita. Se ei aisti, kun uusi työntekijä on vaikeuksissa ja tarvitsee tukea.
Se huolehtii hallinnollisesta prosessista. Lomakkeet. Koulutustehtävät. Tehtävien seuranta. Rutiinikysymykset.
Inhimillinen yhteys tulee edelleen ihmisiltä. "Miten olet kotiutunut?" -keskustelu. Tiimilounas. Mentorointi. Kulttuurin välittyminen.
Tekoäly huolehtii siitä, että hallinnolliset asiat eivät ole inhimillisten asioiden tiellä. Kun uudet työntekijät eivät joudu odottamaan järjestelmään pääsyä tai hämmentymään lomakkeista, tiimisi voi keskittyä heidän vastaanottamiseensa.
Tekoäly ei myöskään voi korjata huonoa sisäänottoprosessia. Jos sisäänottovirtasi on pohjimmiltaan rikki, tekoäly vain toteuttaa rikkinäisen prosessin tehokkaammin. Prosessi on ensin korjattava, ja sen jälkeen tekoälyä on käytettävä sen johdonmukaiseen toteuttamiseen.
Vaikutukset todellisessa maailmassa
Miltä tämä näyttää käytännössä?
Kasvava yritys ottaa käyttöön tekoälyn palveluun tuloa varten. Ennen: perehdyttämiseen kului HR-koordinaattoreilta 6-8 tuntia uutta työntekijää kohden. Sen jälkeen: 2 tuntia. Se tarkoittaa 4-6 tunnin säästöä henkilöä kohden.
Jos yritys palkkaa 5 henkilöä kuukaudessa, se tarkoittaa 20-30 tuntia kuukaudessa. Se on puoli kokoaikaista työntekijää pelkästään automaation ansiosta.
Uusien työntekijöiden tuottavuuteen kuluva aika laskee. Ennen uusien työntekijöiden pääsy kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin ja pakollisen koulutuksen suorittaminen kesti keskimäärin 8 päivää. Sen jälkeen: 3 päivää. Tuottavuus parani 5 päivää työntekijää kohden.
Uusien työntekijöiden tyytyväisyys paranee. Nopeat vastaukset. Selkeä prosessi. Ammatillinen kokemus. Ihmiset tuntevat olonsa hyväksi liittymispäätöksestään.
90 päivän pysyvyys paranee 8%:llä. Kun sisäänajo on sujuva, vähemmän ihmisiä lopettaa ensimmäisten kuukausien aikana.
Tämä ei ole teoreettista. Näin tapahtuu, kun tekoäly hoitaa sisäänoton hallinnon oikein.
Aloittaminen
Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla. Aloita suurimmasta ongelmakohdasta.
Useimmissa yrityksissä se on asiakirjojen käsittelyä. Lomakkeet tulevat epätäydellisinä. Manuaalinen tietojen syöttö. Asiat katoavat. Aloita siitä.
Tai ehkä se on koulutustehtävä. Liian manuaalinen. Asioita jää huomaamatta. Eri ihmiset saavat erilaista laatua. Korjaa se ensin.
Tai ehkä kyse on uusien työntekijöiden kysymyksistä. Samat kyselyt kerta toisensa jälkeen. Hitaat vastausajat. Anna tekoälyn hoitaa se.
Valitse yksi pullonkaula. Toteuta tekoäly. Mittaa vaikutus. Laajenna sitten muihin osa-alueisiin.
Jokaisen yrityksen perehdytys on erilainen. Lomakkeet ovat ainutlaatuisia. Järjestelmillänne on erityisvaatimuksia. Prosessissanne on tiettyjä vaiheita.
Siksi tekoälyn käyttöönotto ei ole helppoa. Sen on sovittava todelliseen työnkulkuun. Todellisiin työkaluihisi. Todellisiin vaatimuksiisi.
Lopputulos
Aloittaminen on tärkeää. Se vaikuttaa työntekijöiden pysyvyyteen, tuottavuuteen kuluvaan aikaan ja työntekijäkokemukseen. Huono perehdytys on kallista - työntekijät lähtevät tai jäävät, mutta tuottavuus kestää kauemmin.
Tekoäly ei korvaa inhimillistä osaamista palvelukseenotossa. Se hoitaa hallinnollisen puolen, jotta tiimisi voi keskittyä inhimilliseen puoleen.
Tuloksena on tasainen laatu, nopeampi tuottavuus, parempi henkilöstön sitouttaminen ja henkilöstöryhmät, jotka eivät huku paperityöhön kasvuvaiheessa.
Se ei ole hypeä. Tällaista tekoäly saa aikaan, kun se tehdään oikein.
Oletko valmis parantamaan perehdytystäsi?
Me emme myy geneeristä tekoälyä. Tarkastelemme juuri sinun prosessiasi. Lomakkeesi. Järjestelmäsi. Vaatimuksesi. Volyymisi.
Sitten rakennamme tekoälyn, joka sopii siihen, miten ihmiset todella otetaan palvelukseen. Ei mitään idealisoitua prosessia - vaan todellista prosessia.
Ei hypeä. Ei ylimyyntiä. Vain käytännöllistä tekoälyä, joka tekee sisäänotosta parempaa kaikille.
