Stefan Preusler, toimitusjohtaja LeapLytics
Tässä on lausunto, jonka takana seison täysin: suurin osa nykyisin tuotannossa olevista Power BI:n riskikojelaudoista ei muuta yhtään päätöstä. Ne avataan ennen kokousta, näytetään näytöllä ja suljetaan taas. Päätökset on jo tehty - erillisessä keskustelussa, käytävällä, sähköpostiketjussa. . Power BI:n riskikojelauta oli tapetti.
Kolme asiaa, joita näen käytännössä ja joita kukaan ei halua sanoa ääneen.
Ensimmäinen: Useimmat riskikojelaudat on rakennettu rakentajaa, ei päätöksentekijää varten. Olen istunut tarpeeksi monissa asiakaspuheluissa tunnistaakseni kaavan. BI-analyytikko käyttää kolme viikkoa rakentaakseen jotakin todella vaikuttavaa - värisävyjä, animoituja tunnuslukuja, hajontakaavion, joka lähentelee riskimatriisia, jos sitä siristelee. Se näyttää kiillotetulta. Ongelmana on, että ihmiset, joiden on toimittava tietojen perusteella - ohjelmajohtaja, talousjohtaja, tarkastuskomitean puheenjohtaja - eivät pysty lukemaan sitä ilman opastusta. Analyyttisen kyvykkyyden osoittamiseksi suunniteltu monimutkaisuus on hyödyllisen hallintovälineen vastakohta.
Toiseksi: Vuorovaikutteisuuden puuttuminen tappaa jatkokysymyksen. Tärkein hetki riskien arvioinnissa ei ole se, kun joku sanoo: "Huomaan, että riskien kokonaispistemäärä on keltainen." Tämä on tärkeä hetki. Se on se, kun kysytään, mitkä riskit ovat johtaneet tähän ja ovatko ne pahentuneet viime kuusta." Staattinen mittaristo - vaikka se olisi kaunis - ei pysty vastaamaan näihin kysymyksiin. Analyytikko lupaa seurata asiaa. Seurannasta tulee jälleen yksi diapaketti. Sykli toistuu. Todellinen tiedon visualisointi päätöksenteko edellyttää, että kysymyksen esittäjä voi käyttää työkalua suorassa lähetyksessä ilman teknistä välittäjää.
Kolmanneksi: päivitystiheys on rikki. Törmään säännöllisesti riskikojelautoihin, jotka päivitetään kuukausittain tai manuaalisesti tai "kun joku muistaa". Tiistaina eskaloitunut riski näkyy vasta seuraavan kuukauden kolmantena torstaina. Siinä vaiheessa kojelauta ei ole riskienhallintaväline, vaan historiatieto. Näiden kahden asian välillä on merkittävä ero, ja useimmat organisaatiot ovat hiljaa hyväksyneet väärän eron.
Vasta-argumentti - ja miksi se ei pidä paikkaansa
Vastaisku, jonka kuulen useimmiten, on tämä: "Sidosryhmämme eivät halua olla vuorovaikutuksessa mittaristojen kanssa. He haluavat yhteenvedon." Ymmärrän, miksi ihmiset uskovat näin. Johtajat ovat kiireisiä. He ovat sanoneet - luultavasti useammin kuin kerran - että he haluavat yksinkertaisen yhden sivun, eivät työkalua, jota heidän on opeteltava.
Mutta katso, mitä tapahtuu, kun laitat hyvin suunnitellun, aidosti vuorovaikutteisen riskimatriisin ensimmäistä kertaa ohjelmajohtajan eteen - sellaisen, jossa hän voi klikata kvadranttia ja nähdä välittömästi, mitkä riskit ovat siinä, suodattaa työnkulun mukaan ja liu'uttaa aika-akselia nähdäkseen, miten kuva on muuttunut. He eivät irrottaudu. He nojaavat asiaan. "Haluan vain yhteenvedon" on pitkälti ehdollistunut reaktio siihen, että vuosia on annettu työkaluja, jotka ovat olleet liian monimutkaisia tai liian staattisia, jotta niihin olisi kannattanut paneutua. Se ei ole synnynnäinen mieltymys vähempään informaatioon.
Gartnerin tutkimus datan ja analytiikan käyttöönotosta osoittaa johdonmukaisesti, että kuilu kojelautojen saatavuuden ja kojelautoihin perustuvan päätöksenteon välillä ei ole teknologinen ongelma - se on suunnittelu- ja käytettävyysongelma. Työkalu on olemassa. Tiedot ovat olemassa. Ongelma on siinä, miten nämä kaksi yhdistetään niihin ihmisiin, joiden on toimittava.
Mitä pitäisi oikeastaan muuttaa
Lakkaa arvioimasta riskikojelautoja sen perusteella, miltä ne näyttävät kuvakaappauksessa. Aloita niiden arviointi sen perusteella, mihin kysymykseen ne pystyvät vastaamaan alle 30 sekunnissa - ilman analyytikon tukea, live-kokouksessa, sen henkilön toimesta, jonka on soitettava puhelu.
Konkreettisesti tämä tarkoittaa kolmea asiaa:
- Suunnittele huoneen vähiten tekniselle sidosryhmälle, et ole tiimisi kyvykkäin analyytikko. Jos tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ei pysty käyttämään sitä yksin, se on epäonnistunut ensisijaisessa tarkoituksessaan - riippumatta siitä, kuinka kehittynyt tietomalli sen taustalla on.
- Rakenna vuorovaikutteisuus alusta alkaen. Poraaminen riskineljänneksistä yksittäisten riskien yksityiskohtiin, aikapohjainen trendisuodatus ja työnkulkutason tilannäkymät eivät ole kehittyneitä ominaisuuksia - ne ovat peruslähtökohta. riskienhallinnan kojelauta joka ansaitsee paikkansa hallintoprosessissa. Työkalut, kuten LeapLytics riskimatriisi Power BI:lle on olemassa juuri siksi, että natiivit visuaaliset sovellukset eivät tarjoa tätä valmiiksi.
- Käsittele kuukausittaista päivityssykliä puutteena, ei ominaisuutena. Jos riskitietosi muuttuvat nopeammin kuin kojelautasi päivittyy - ja niin käy - raportoit historiatietoja, etkä hallitse riskejä. Eläviin tietolähteisiin yhdistetty automaattinen päivitys ei ole ylellisyyttä, vaan se on vähimmäistaso työkalulle, joka väittää tukevansa reaaliaikaista hallintaa.
Kysymys, johon haluaisin saada vastauksen
Milloin viimeksi riskikojelauta - ei keskustelu, ei raportti, ei seurantasähköposti, vaan itse kojelauta - muutti suoraan päätöstä organisaatiossasi?
Jos joudut miettimään yli muutaman sekunnin, väittäisin, että se on rehellisin tieto nykyisestä asetuksestasi.
Stefan Preusler on LeapLyticsin perustaja ja toimitusjohtaja. LeapLytics on ohjelmistoyritys, joka on erikoistunut Power BI:n räätälöityihin visualisointeihin riskienhallintaa ja projektinhallintaa varten. Hän on rakentanut tiedon visualisointityökaluja säännellyille toimialoille vuodesta 2020 lähtien.
