Tekoäly asiakirjojen tarkistamiseen oikeudenkäynneissä ja tutkimuksissa: Löydä neula lukematta jokaista heinää
Oikeustapaukset tarkoittavat asiakirjoja. Tuhansia asiakirjoja. Joskus miljoonia.
Sähköpostit. Liitteet. PDF-tiedostot. Chat-lokit. Tekstiviestit. Esitykset. Taulukot. Kuvat, joissa on tekstiä. Sopimukset. Kokousmuistiot.
Kaikki se on tarkistettava. Kaikki se on luokiteltava. Olennaista tai ei. Salainen tai ei. Vastattavaa tai ei. Kuuma asiakirja tai häly.
Tämä on eDiscovery. Se on välttämätöntä. Se on tylsää. Ja se on kallista.
Tekoäly muuttaa matematiikkaa. Se lukee kaiken. Se lajittelee kasan. Se löytää kuvioita. Se merkitsee tärkeät asiat. Se tekee yhteenvedon.
Tarkistajat keskittyvät asiakirjoihin, jotka todella tarvitsevat ihmisen arviointia. Asia etenee nopeammin. Kustannukset pysyvät hallinnassa.
Asiakirjojen tarkasteluongelma
Nykyaikaiset oikeudenkäynnit tuottavat valtavia asiakirjamääriä. Keskikokoinen tapaus: 50 000 asiakirjaa. Suuressa jutussa: miljoonia.
Jokainen asiakirja tarvitsee silmäpareja. Onko se merkityksellinen tapauksen kannalta? Sisältääkö se salassa pidettäviä tietoja? Vastaako se tiedonsaantipyyntöihin? Sisältääkö se todistusaineistoa?
Perinteinen lähestymistapa:
- Palkkaa sopimusasianajajaryhmä
- Luo tarkistusprotokollat
- Kouluttaa arvioijia siitä, mitä etsiä
- Tarkastele asiakirjoja yksitellen
- Koodaa kukin asiakirja (merkityksellinen/ei merkityksellinen, salassa pidettävä/ei salassa pidettävä jne.)
- QC näytteen laadun varmistamiseksi
- Toista tuhansia tunteja
Kustannukset: $50-150 per tunti per arvioija. Aika: Viikkoja tai kuukausia. Laatu: Riippuu arvioijan väsymyksestä ja tarkkaavaisuudesta.
Jäikö jotain tärkeää huomaamatta? Tapaus voi olla hukassa. Jätätkö jotain etuoikeutettua mainitsematta? Luovuit juuri luottamuksellisuudesta.
Panokset ovat suuret. Volyymi on murskaava. Määräajat ovat tiukat.
Mitä tekoäly tekee asiakirjojen tarkistukselle
Tekoäly ei väsy. Se ei kyllästy. Se lukee jokaisen asiakirjan jokaisen sanan ja soveltaa johdonmukaista logiikkaa.
Seuraavassa kerrotaan, mitä todellisuudessa tapahtuu:
1. Automaattinen merkityksellisyyden luokittelu
Tekoäly lukee tapauksen yhteenvedon ja tarkistuspöytäkirjat. Sitten se lukee kaikki asiakirjat.
Kunkin asiakirjan osalta se ennustaa:
- Liittyykö asia asiaan vai ei
- Luottamusaste (korkea, keskitaso, matala)
- Keskeiset aiheet
- Miksi se voi olla merkityksellinen
Ei täydellinen. Mutta 80-90% tarkka suoraviivaisissa merkityksellisissä puheluissa. Tämä tarkoittaa, että 80% asiakirjoista voidaan lajitella luotettavasti ennen kuin ihmistarkastaja edes katsoo niitä.
Arvostelijat keskittyvät 20%:hen, jossa harkintaa todella tarvitaan. Tai QC tekoälyn työ korkean luotettavuuden asiakirjoissa.
2. Temaattinen klusterointi
Asiakirjat eivät ole olemassa erillisinä. Ne ovat osa keskustelua. Ne ovat osa hankkeita. Osa päätöksiä.
Tekoäly ryhmittelee toisiinsa liittyvät asiakirjat yhteen:
- Kaikki sähköpostit viestiketjussa
- Kaikki samaa aihetta koskevat asiakirjat
- Kaikki samojen henkilöiden välinen viestintä
- Kaikki samalta ajanjaksolta peräisin olevat asiakirjat samasta tapahtumasta.
Tarkastajat näkevät asiakirjat asiayhteydessään. He ymmärtävät kokonaiskuvan. He havaitsevat yhteyksiä, jotka jäisivät huomaamatta, jos asiakirjoja tarkasteltaisiin yksi kerrallaan satunnaisessa järjestyksessä.
3. Arkaluonteisen sisällön havaitseminen
Joihinkin asiakirjoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota:
- Mahdollisesti salassa pidettävää viestintää (asianajajalle/asianajajalta, oikeudellinen neuvonta).
- Henkilötiedot (nimet, SSN-tunnukset, terveystiedot, taloudelliset tiedot).
- Luottamukselliset liiketoimintatiedot
- Kuumat asiakirjat (todisteet väärinkäytöksistä tai keskeisistä tosiseikoista)
- Vaatimustenmukaisuuden punaiset liput
Tekoäly merkitsee nämä automaattisesti. Etuoikeutetut asiakirjat menevät erilliseen tarkastusketjuun. Henkilökohtaiset tiedot merkitään muokattaviksi. Kuumat asiakirjat siirretään vanhemmille tarkastajille.
Mikään ei lipsahda läpi siksi, että nuorempi arvioija ei tunnistanut sen merkitystä.
4. Älykäs priorisointi
Kaikki asiakirjat eivät ole yhtä tärkeitä. Tekoäly auttaa sinua tarkistamaan asiakirjat oikeassa järjestyksessä:
- Korkean merkityksen luottamus ensin
- Asiakirjat tärkeimmiltä säilyttäjiltä ensin
- Asiakirjat kriittisiltä ajanjaksoilta ensin
- Mahdollisesti kuumiksi merkityt asiakirjat ensin
- Arkaluonteiset asiakirjat ensin
Löydät tärkeät asiat ajoissa. Ymmärrät tapauksen paremmin ja nopeammin. Teet parempia strategisia päätöksiä.
5. Sähköpostiketjun tiivistäminen
Sähköpostiviesteistä tulee pitkiä. 20, 50, 100 viestiä. Paljon "kiitos" ja "katso alla" ja edelleenlähetyksiä.
Tekoäly lukee koko viestiketjun ja luo siitä yhteenvedon:
- Kuka on mukana
- Mistä keskustellaan
- Tärkeimmät päätökset tai sitoumukset
- Avoimet kysymykset tai toimintakohteet
- Tapahtumien aikajana
Arvostelijat ymmärtävät asiayhteyden 30 sekunnissa 10 minuutin sijasta. He tekevät parempia merkityksellisiä päätöksiä.
6. Konseptien haku ja teknologia-avusteinen arviointi (TAR)
Perinteinen haku: Etsi asiakirjoja, jotka sisältävät "sopimusrikkomus".
Ongelma: Asiaankuuluvissa asiakirjoissa saattaa lukea "rikkoi sopimusta" tai "ei täyttänyt velvoitteita".
Tekoälyn käsitehaku: Etsi sopimusrikkomuksia koskevia asiakirjoja tarkasta sanamuodosta riippumatta.
Se ymmärtää merkityksen, ei vain avainsanoja. Se löytää asiakirjoja, jotka jäisivät perinteisellä haulla huomaamatta.
TAR menee vielä pidemmälle: Tarkistat asiakirjojen siemenjoukon. Tekoäly oppii, mitä pidät merkityksellisinä. Sitten se ennustaa lopuille asiakirjoille niiden merkityksellisyyden. Jatkuva palaute tekee siitä entistä tarkemman.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Päätöksentekijöille
Havaintokustannukset laskevat 40-70%.
Sopimustarkastajien laskuttamien työtuntien väheneminen. Nopeampi tarkistus tarkoittaa vähemmän projektinhallinnan yleiskustannuksia. Parempi kohdentaminen tarkoittaa vähemmän ylituotantoa.
Tapaukset ratkeavat nopeammin.
Ymmärrä tapaus paremmin, aikaisemmin. Löydät tärkeimmät todisteet nopeammin. Tee tietoon perustuvia ratkaisupäätöksiä nopeammin. Vastaa löytöaineistoon nopeammin.
Talousarvion ennustettavuus.
Tekoälykustannukset ovat kiinteitä. Tiedät, mitä ensimmäisen läpikäynnin tarkastelu maksaa. Ei yllätyksiä tarkastajien paisuvista työtunneista.
Paremmat strategiset päätökset.
Kun löydät ajankohtaiset asiakirjat varhaisessa vaiheessa ja ymmärrät tapausta paremmin, voit tehdä fiksumpia päätöksiä sovintoratkaisusta, esityskäytännöstä ja oikeudenkäynnin strategiasta.
Lakimiehille
Keskity arvokkaaseen tarkasteluun.
Anna tekoälyn käsitellä ilmeisen epäolennaiset asiakirjat. Keskity sinä asiakirjoihin, jotka vaativat oikeudellista arviointia.
Löydä neula nopeammin.
Priorisointi ja klusterointi auttavat sinua tunnistamaan keskeiset asiakirjat varhaisessa vaiheessa. Rakennat juttusi nopeammin.
Parempi etuoikeuksien suojaus.
Automaattinen merkintä havaitsee mahdollisesti salassa pidettävät asiakirjat. Vähemmän riskiä etuoikeudesta luopumiseen.
Puolustettava prosessi.
Jokainen päätös kirjataan. Jokainen ennuste dokumentoidaan. Voit puolustaa tarkistusprosessiasi, jos se kyseenalaistetaan.
Vaatimusten noudattamista ja tutkimuksia varten
Nopeampi sisäinen tutkinta.
Kun ongelma ilmenee, tekoäly auttaa sinua tarkastelemaan asiaankuuluvaa viestintää nopeasti. Ymmärrät nopeammin, mitä tapahtui.
Parempi dokumentointi.
Selkeä kirjaus siitä, mitä tarkasteltiin, mitä havaittiin ja mitä päätöksiä tehtiin. Auditointivalmius ensimmäisestä päivästä lähtien.
Varhaiskustannusten läikkä.
Tekoäly tunnistaa mahdolliset vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat koko asiakirjakokonaisuudessa. Näet huolestuttavia käyttäytymismalleja.
Todellisen maailman esimerkki: Työsuhderiita
Työntekijä nostaa kanteen perusteettomasta irtisanomisesta ja häirinnästä. Löytöaineistoon kuuluu 3 vuotta sähköposteja, keskustelupöytäkirjoja ja HR-asiakirjoja. Yhteensä 80 000 asiakirjaa.
Ilman tekoälyä:
- Arvosteluryhmä: 5 sopimusasianajajaa
- Tarkasteluaika: 6 viikkoa
- Ensimmäinen löydetty kuuma asiakirja: Viikko 4
- Uudelleentarkastelun kokonaiskustannukset: $120,000
- Asiakirjoja tarkistetaan tarpeettomasti: Noin 50 000 selvästi epäolennaista asiakirjaa.
Tekoälyn avulla:
- Tekoäly luokittelee asiakirjat etukäteen (käsittelyaika 2 tuntia).
- 40 000 asiakirjaa, jotka on luokiteltu selvästi merkityksettömiksi (korkea luottamus).
- 25 000 asiakirjaa, jotka on merkitty todennäköisesti merkityksellisiksi tai epäselviksi.
- 15 000 mahdollisesti arkaluontoiseksi merkittyä asiakirjaa (salassapitovelvollisuus, "hot docs").
- Kuumat asiakirjat priorisoidaan tarkistusjonon kärkeen
- Arviointiryhmä: 2 asianajajaa + 2 sopimustarkastajaa.
- Tarkasteluaika: 2,5 viikkoa
- Ensimmäinen löydetty kuuma asiakirja: Päivä 3
- Kokonaiskustannukset: $45,000
- Tapauksen parempi ymmärtäminen, varhaisempi ratkaisukeskustelu
Sama laatu. 60% kustannussäästöt. Nopeampi resoluutio.
Mitä tekoäly ei tee
Olkaamme rehellisiä rajoituksista.
Tekoäly ei ymmärrä monimutkaisia oikeudellisia erioikeuksia koskevia pyyntöjä.
Se merkitsee asiakirjat, jotka saattavat olla salassa pidettäviä. Asianajaja tekee edelleen salassapitovelvollisuuden määrittelyn.
Tekoäly ei korvaa ihmisarvostelijoita.
Se vähentää heidän tarkistettavakseen tulevaa määrää. Se auttaa heitä tekemään parempia päätöksiä. He tarkistavat edelleen ja tekevät lopulliset päätökset.
Tekoäly ei käsittele uusia tapauksia täydellisesti.
Tavanomaiset riidat (työsuhteet, sopimukset, teollis- ja tekijänoikeudet)? Erinomainen. Ennennäkemättömät oikeudelliset teoriat, joissa ei ole koulutustietoja? Vähemmän hyödyllistä.
Tekoäly tarvitsee palautetta kehittyäkseen.
Mitä enemmän tarkistat ja korjaat sen ennusteita, sitä tarkemmaksi se tulee. Se ei ole "aseta ja unohda".
Tekoäly ei tee strategisia päätöksiä.
Se kertoo, mitä asiakirjoissa on. Sinä päätät, mitä se tarkoittaa tapauksen kannalta.
Tekoäly on tehokas työkalu. Se ei korvaa kokeneita oikeudenkäyntiasiantuntijoita.
Miten päästä alkuun
1. Määritä pilottitapaus.
Valitse tapaus, jossa asiakirjamäärä on merkittävä (yli 10 000 asiakirjaa), mutta joka ei ole monimutkaisin riita-asianne. Tavanomaiset riitatyypit toimivat parhaiten.
2. Määrittele arviointiperusteet selkeästi.
Mikä tekee asiakirjasta merkityksellisen? Mitä etsit? Mitä selkeämmät kriteerit, sitä paremmin tekoäly toimii.
3. Aloita siemenistä.
Tarkista 500-1 000 asiakirjaa manuaalisesti. Koodaa ne. Tekoäly oppii päätöksistäsi.
4. Anna tekoälyn luokitella loput.
Tekoäly ennustaa jäljelle jäävien asiakirjojen merkityksellisyyden oppimansa perusteella.
5. Tarkistetaan tekoälyn avustuksella.
Keskity ensisijaisiin asiakirjoihin. QC-näyte tekoälyluokituksista. Anna palautetta.
6. Jalosta ja laajenna.
Tekoäly paranee palautteen myötä. Sovelletaan opittuja asioita seuraavaan tapaukseen.
Yleisiä kysymyksiä
Hyväksyvätkö tuomioistuimet tekoälyavusteisen uudelleentarkastelun?
Kyllä. Tuomioistuimet ovat toistuvasti hyväksyneet TAR- ja AI-avusteisen uudelleentarkastelun. Se on nyt vakiokäytäntö monimutkaisissa oikeudenkäynneissä.
Entä etuoikeuksien tarkistaminen?
Tekoäly voi merkitä mahdollisesti salassa pidettäviä asiakirjoja, mutta asianajajan on tehtävä lopullinen päätös salassapidosta. Useimmat tiimit käyttävät tekoälyä ensimmäisen läpikäynnin merkitsemiseen.
Voiko se käsitellä eri tiedostotyyppejä?
Kyllä. Sähköpostit, PDF-tiedostot, Word- ja Excel-tiedostot, kuvat, joissa on tekstiä (OCR), chat-lokit ja paljon muuta. Jos teksti voidaan poimia, tekoäly voi analysoida sen.
Entä vieraat kielet?
Tekoäly pystyy käsittelemään useita kieliä. Tarkkuus vaihtelee kielen mukaan. Englanti, espanja, ranska ja saksa toimivat parhaiten.
Miten varmistetaan laatu?
QC-näytteenotto. Jatkuva palaute. Validoinnin vertailu kontrollijoukkoon. Samat laadunvarmistuskäytännöt, joita käytetään perinteisessä tarkastuksessa.
Entä tietoturva?
Työskentelemme olemassa olevan eDiscovery-alustasi kanssa tai otamme sen käyttöön turvallisessa ympäristössäsi. Asiakirjasi pysyvät hallinnassasi.
Lopputulos
Asiakirjojen tarkistamisen ei tarvitse olla kustannus- ja aikasyöppö.
Tekoäly hoitaa ensimmäisen läpiviennin. Se lajittelee kasan. Se löytää kuvioita. Se merkitsee tärkeät asiat. Tarkistajat keskittyvät asiakirjoihin, jotka vaativat ihmisen arviointia.
Tuloksena on nopeampi tapausten ratkaiseminen, alhaisemmat löytämiskustannukset, paremmat strategiset päätökset ja se, että arvioijat tekevät työtä, joka todella vaatii asiantuntemusta.
Ei taikuutta. Vain käytännöllistä automaatiota, joka tehostaa oikeudenkäyntejä.
Oletko valmis vähentämään löytökustannuksia?
Jokainen tapaus on erilainen. Erilaiset asiakirjatyypit. Erilaiset kysymykset. Erilaiset tarkistusprotokollat.
Emme myy yhden koon ratkaisuja. Tarkastelemme erityistapauksiasi ja löytöhaasteitasi. Tunnistamme, missä tekoäly tuottaa eniten arvoa. Rakennamme prosessiinne sopivan työnkulun.
Keskustellaan asiakirjojen tarkastuksen haasteista ja siitä, missä tekoälyllä voi olla todellista vaikutusta.
