Riskienhallinta ilman tietoja on arvailua. Ja arvailu tappaa hankkeita.
Olemme nähneet yritysten polttavan miljoonia, koska ne eivät nähneet ongelmia. Varoitusmerkit olivat olemassa. Tiedot olivat olemassa. Mutta kukaan ei yhdistänyt pisteitä ennen kuin oli liian myöhäistä.
Power BI muuttaa tämän pelin. Se tekee hajanaisista riskitiedoistasi kristallipallon projektejasi varten. Se ei ole taikuutta - vain jo olemassa olevien tietojen älykästä käyttöä.
Näin autamme organisaatioita siirtymään reaktiivisesta palontorjunnasta ennakoivaan riskienhallintaan.
Miksi perinteinen riskienhallinta epäonnistuu
Suurin osa riskienhallinnasta on teatteria. Kauniita taulukoita, joissa on punaisia, keltaisia ja vihreitä värejä. Kuukausittaiset kokoukset, joissa kaikki nyökyttelevät ja sanovat "seuraamme tilannetta".
Ongelma? Riskirekisterisi on staattinen asiakirja. Projektitietosi ovat toisessa järjestelmässä. Taloudelliset tietosi ovat piilossa kirjanpito-ohjelmistossa. Mikään ei ole yhteydessä mihinkään muuhun.
Kun riski toteutuu, yrität ymmärtää, mitä tapahtui. Haet raportteja viidestä eri lähteestä. Kun saat vastaukset, vahinko on jo tapahtunut.
Näemme tämän mallin kaikkialla:
- Talousarvion ylitykset, jotka "tulivat tyhjästä" - paitsi että menotiedot osoittivat suuntauksen jo kolme kuukautta aikaisemmin.
- Resurssipula, jota "ei voitu ennustaa" - vaikka käyttöraportit huusivat varoituksia.
- Laatuongelmat, jotka "ilmestyivät yhtäkkiä" - vaikka vikamäärät olivat nousseet jo viikkojen ajan.
Tiedot olivat olemassa. Näkyvyys ei ollut.
Power BI riskienhallinta-alustana
Power BI ei vain tee kauniita kaavioita.. Se yhdistää riskipisteet ennen kuin niistä tulee riskiräjähdyksiä.
Ajattele sitä riskien komentokeskuksena. Kaikki tärkeät tietolähteet syötetään yhteen paikkaan. Projektinhallintatyökalut, rahoitusjärjestelmät, HR-tietokannat, laatumittarit - kaikki puhuvat samaa kieltä.
Rakennamme kojelautoja, jotka näyttävät kolme asiaa:
- Mitä tapahtuu nyt - Reaaliaikainen projektitilanne kaikissa aloitteissasi
- Mitä malleja on havaittavissa - Suuntaukset, jotka ennustavat ongelmat ennen kuin ne iskevät
- Mitä toimia on toteutettava - Selkeät seuraavat vaiheet tietojen perusteella
Taika tapahtuu, kun lakkaat tarkastelemasta yksittäisiä mittareita ja alat nähdä yhteyksiä. Budjettipoikkeama plus resurssien käyttö plus aikataulupaine on yhtä kuin projekti, joka on romahtamaisillaan.
Power BI tekee näistä yhteyksistä näkyviä. Ja näkyvyys luo vaihtoehtoja.
Riskien havaitsemisjärjestelmän rakentaminen
Me emme rakenna kojelautoja. Me rakennamme varhaisvaroitusjärjestelmiä.
Aloita suurimmista kipupisteistäsi. Mitkä riskit satuttavat sinua eniten? Budjetin räjähtäminen? Aikataulun viivästyminen? Resurssikonfliktit? Laatuhäiriöt?
Tunnista kunkin tärkeimmän riskiluokan osalta johtavat indikaattorit. Ei ilmeisiä asioita, vaan hienovaraisia signaaleja, jotka näkyvät viikkoja ennen kriisiä.
Talousarvioriski-indikaattorit:
- Todellinen vs. suunniteltu kulutuksen nopeus
- Muutospyyntöjen taajuus ja arvo
- Myyjien maksuviiveet
- Ostotilauksen hyväksymisaika
Aikataulun riski-indikaattorit:
- Tehtävien suorittamisaste vs. lähtötaso
- Kriittisen polun puskurin kulutus
- Resurssien saatavuusennusteet
- Riippuvuuden päättymisen viivästyminen
Laaturiski-indikaattorit:
- Virheiden havaitsemisasteet vaiheittain
- Uudelleentyöstöprosentit
- Kattavuusaukkojen testaaminen
- Asiakaspalautteen tunteen suuntaukset
Yhdistämme nämä indikaattorit automaattisiin hälytyksiin. Kun kuviot muuttuvat normaalia suuremmiksi, oikeat henkilöt saavat välittömästi ilmoituksen. Ei ensi kuun riskikartoituskokoukseen. Nyt.
Oivallusten muuttaminen toiminnaksi
Tieto ilman toimintaa on vain kallista viihdettä.
Suunnittelemme Power BI -ratkaisumme päätöksentekopisteiden, ei pelkkien datapisteiden ympärille. Jokainen kojelauta vastaa tiettyihin kysymyksiin, jotka ohjaavat tiettyjä toimia.
Executive Dashboard -kysymykset:
- Mitkä hankkeet vaativat välitöntä huomiota?
- Mihin resursseja pitäisi kohdentaa uudelleen?
- Mitkä riskit uhkaavat strategisia tavoitteitamme?
Projektipäällikön kojelaudan kysymykset:
- Mitkä tehtävät ovat jääneet jälkeen?
- Mitkä tiimin jäsenet ovat ylikuormitettuja?
- Missä laatukysymykset nousevat esiin?
Risk Manager Dashboard -kysymykset:
- Mitkä riskiskenaariot ovat muuttumassa todennäköisemmiksi?
- Mitkä lieventämisstrategiat toimivat?
- Mihin tarvitsemme uusia riskienhallintatoimia?
Kukin kojelauta sisältää suositeltuja toimia, jotka perustuvat tietomalleihin. Ei arvailua siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Ei analyysihalvausta.
Rakennamme myös skenaariomallinnusvalmiuksia. "Mitä tapahtuu aikataulullemme, jos menetämme tämän avainresurssin?" "Miten 20%:n budjettileikkaus vaikuttaa tuotoksiimme?" Vastaa näihin kysymyksiin, ennen kuin niistä tulee todellisuutta.
Riskienhallinnan onnistuminen todellisessa maailmassa
Eräs teollisuusasiakas oli menettänyt rahaa rakennushankkeisiin. Talousarvion ylitykset olivat keskimäärin 30%. Aikatauluviivästykset olivat rutiinia.
Yhdistimme heidän projektinhallintatietonsa, hankintajärjestelmänsä ja talousraportoinnin Power BI:ssä. Kuviot tulivat heti selviksi.
Materiaalikustannusten nousua ei huomattu ennen kuukausittaisia budjettitarkastuksia. Siihen mennessä ostotilaukset oli jo tehty liian korkeilla hinnoilla. Muutostilauksia ei arvioitu hankkeen kokonaisvaikutusten perusteella, vaan ainoastaan yksittäisten tehtävien vaikutusten perusteella.
Projektien väliset resurssiristiriidat eivät näkyneet ennen kuin ihmiset eivät tulleet töihin.
Power BI -ratkaisu loi reaaliaikaisen näkyvyyden näihin toisiinsa liittyviin riskeihin. Materiaalikustannuksia koskevat hälytykset käynnistivät välittömät hankintojen tarkistukset. Muutostilausten vaikutuksia arvioitiin suhteessa salkun rajoituksiin, ei vain yksittäisten hankkeiden osalta.
Resurssien jakaminen osoitti ristiriidat viikkoja etukäteen, mikä mahdollisti ennakoivan aikataulujen mukauttamisen.
Tulokset kuuden kuukauden kuluttua: Talousarvion ylitykset vähenivät 8%:een. Aikataulun toteutuminen parani 40%. Mikä tärkeintä, ongelmat eivät enää yllättäneet heitä.
Eräs ohjelmistokehitysyritys käytti samanlaisia lähestymistapoja laaturiskien hallintaan. Sen sijaan, että he löysivät virheitä käyttäjien hyväksymistestauksessa, he tunnistivat laadun heikkenemismalleja kehitystyön aikana.
Koodikatselmusten hylkäysprosentit, yksikkötestien kattavuuden kehityssuunnat ja rakennusvirheiden esiintymistiheys ennustivat laatuongelmat kolme sprinttiä etuajassa. Näin heillä oli aikaa mukauttaa prosesseja ennen rikkinäisen ohjelmiston toimittamista.
Asiakastyytyväisyyspisteet paranivat 25%, koska tuotantoon päätyi vähemmän vikoja.
Toteutusstrategia, joka todella toimii
Älä yritä ratkaista kaikkia riskiongelmia heti ensimmäisenä päivänä. Se on resepti kalliiseen epäonnistumiseen.
Noudatamme kohdennettua lähestymistapaa:
Vaihe 1: Valitse yksi suuri ongelma
Valitse kallein tai yleisin riski. Rakenna havaitsemis- ja reagointivalmiudet tätä yksittäistä ongelmaa varten. Saat sen toimimaan täydellisesti ennen kuin lisäät monimutkaisuutta.
Vaihe 2: Liitä toisiinsa liittyvät tietolähteet
Kun ydinjärjestelmäsi toimii, lisää tietolähteitä, jotka tarjoavat lisää kontekstia. Taloudelliset tiedot budjettiriskejä varten. Resurssitiedot aikatauluriskejä varten. Asiakaspalaute laaturiskejä varten.
Vaihe 3: Laajenna asiaan liittyviin riskeihin
Käytä hyväksi havaittua kehystäsi seuraavaan suurimpaan riskiluokkaan. Pääset nopeammin eteenpäin, koska infrastruktuuri on olemassa.
Vaihe 4: Ennustemallien rakentaminen
Kehitä ennakoivaa analytiikkaa historiatietojen avulla. Koneoppimismalleja, jotka ennustavat riskien todennäköisyyttä nykyisten olosuhteiden perusteella.
Tämän lähestymistavan täydellinen täytäntöönpano kestää 6-12 kuukautta. Vaiheen 1 tulokset näkyvät kuitenkin jo muutamassa viikossa.
Vaadimme myös muutoksenhallintaa teknisen toteutuksen rinnalla. Maailman paras kojelauta epäonnistuu, jos ihmiset eivät käytä sitä. Koulutus, prosessien integrointi ja kulttuurinen omaksuminen ovat yhtä tärkeitä kuin tietoyhteydet.
Riskienhallinnan ROI:n mittaaminen
Hyvä riskienhallinta säästää rahaa. Hyvä riskienhallinta tuottaa rahaa.
Seuraamme tiettyjä mittareita, joilla osoitamme Power BI:n vaikutuksen riskienhallintaan:
Suorat kustannussäästöt:
- Pienemmät budjettiylitykset
- Vähemmän hätäapuresurssien lisäyksiä
- Alhaisemmat jälkityö- ja laatukustannukset
- Hankkeiden peruuntumisaste on laskenut
Epäsuora arvonluonti:
- Parempi asiakastyytyväisyys
- Tiimin tuottavuuden parantaminen
- Resurssien parempi käyttö
- Nopeampi projektitoimitus
Riskinhallinnan parannukset:
- Ongelmien varhaisempi havaitseminen
- Nopeampi päätöksenteko
- Tarkemmat vaikutustenarvioinnit
- Parempi lieventämisen tehokkuus
Useimmat organisaatiot näkevät 3-5-kertaisen tuoton ensimmäisen vuoden aikana. Säästöt lisääntyvät ajan myötä, kun riskinhallintaominaisuudet kehittyvät.
Mikä tärkeämpää, nukut yöllä paremmin. Ei enää ikäviä yllätyksiä maanantaiaamun kokouksissa. Et enää selittele johtajille, miksi hankkeet epäonnistuivat ilman varoitusta.
Riskienhallinnasta tulee ennakoivaa eikä reaktiivista. Ennaltaehkäiset ongelmia sen sijaan, että vain dokumentoisit niitä.
Power BI muuttaa tietosi ennakoinniksi. Ja ennakointi muuttaa riskienhallinnan kustannuspaikasta kilpailueduksi.
Kysymys ei ole siitä, onko sinulla varaa toteuttaa parempaa riskienhallintaa. Kysymys on siitä, onko sinulla varaa olla tekemättä sitä.
Kilpailijasi käyttävät jo nyt tietoja nähdäkseen kulmien taakse. Riskienhallinnassa perässä juokseminen on kallista. Pelin johtaminen on kannattavaa.
