AI for Spend Analysis & Optimization: Löydä pöydälle jäävät rahat.
Käytätte miljoonia. Mutta mihin tarkalleen ottaen? Mitkä toimittajat? Mitkä luokat? Mihin hintoihin? Verrattuna siihen, mitä sinun pitäisi maksaa?
Useimmat yritykset eivät osaa vastata näihin kysymyksiin. Ei siksi, etteivät ne seuraisi menoja. Niillä on toiminnanohjausjärjestelmät. Niillä on hankintajärjestelmät. Niillä on tietoja.
Mutta tiedot ovat sekavia. Eri formaatteja. Eri järjestelmät. Erilainen koodaus. Tietojen analysointi manuaalisesti tarkoittaa viikkojen työtä taulukoiden laatimisessa, jotka ovat vanhentuneita, kun olet valmis.
Hankintaryhmät toimivat siis sokeasti. He tietävät kokonaiskulutuksen. Mutta he eivät tiedä, missä säästömahdollisuudet ovat. Missä hinnat ovat liian korkeat. Missä volyymia voitaisiin konsolidoida. Missä tapahtuu poikkeavia menoja.
Tekoäly korjaa tämän. Se puhdistaa tiedot. Se luokittelee kulut automaattisesti. Tunnistaa säästömahdollisuudet. havaitsee poikkeavat menot. Antaa sinulle näkyvyyttä, jota et koskaan ehtinyt luoda manuaalisesti.
Miksi menoanalyysi epäonnistuu useimmissa yrityksissä
Menoanalyysin pitäisi olla yksinkertaista. Hanki ostotiedot. Analysoi se. Etsi mahdollisuuksia. Toimi niiden mukaisesti.
Mutta se ei ole yksinkertaista. Tässä on syy.
Kulutustietosi ovat kaikkialla. Eri järjestelmissä. Eri muodoissa. ERP-tapahtumat. P-korttitiedot. Toimittajien laskut. Jokainen koodattu eri tavalla. Kukin rakenteeltaan erilainen.
Samalla toimittajalla on viisi eri nimeä järjestelmässäsi. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "A.B.C. Corp." "ABC - toimittaja 12345." Ovatko nämä sama vai eri toimittaja? Kukaan ei tiedä sitä ilman manuaalista tarkistusta.
Eri ostajat luokittelevat saman tuotteen eri tavoin. Toimistotarvikkeet. Yleiset tarvikkeet. Hallintokulut. MRO. Ovatko nämä sama asia? Luultavasti. Pystytkö sanomaan sen tiedoista? Ei helposti.
Tarvitset siis projektin. Tiimi. Viikkojen datan puhdistus. Tietueiden manuaalista tarkistamista ja korjaamista. Luokkien rakentaminen. Raporttien luominen.
Kun olet lopettanut, tiedot ovat vanhoja. Olosuhteet ovat muuttuneet. Analyysi on PowerPointissa, jonka pohjalta kukaan ei tee mitään, koska se kesti liian kauan ja maksoi liikaa.
Tai yleisemmin et tee analyysiä lainkaan. Koska kenelläkään ei ole aikaa. Niinpä hankinnat toimivat vaistonvaraisesti ja osittaisen tiedon perusteella. Säästömahdollisuudet jäävät löytymättä. Ongelmat jäävät huomaamatta.
Mitä tekoäly tekee kulujen analysoinnille ja optimoinnille?
Tekoäly ei vain nopeuta kulutuksen analysointia. Se tekee siitä jatkuvaa. Näin se tehdään.
Luokittelee kulut automaattisesti
Tekoäly ottaa raa'at kulutustiedot. Kaiken sen. Jokaisesta järjestelmästä.
Se puhdistaa sen:
- Toimittajien normalisointi: Tunnistaa, että "ABC Corp", "ABC Corporation" ja "A.B.C. Corp" ovat sama toimittaja. Luo toimittajien pääluettelon.
- Luokitus: Lukee tapahtumakuvaukset. Määrittää luokat automaattisesti. Johdonmukaisesti.
- Tuoteryhmä: Ryhmittelee samankaltaisia kohteita, vaikka ne on kuvattu eri tavalla. "Kopiopaperi" ja "tulostinpaperi" kuuluvat todennäköisesti yhteen.
- GL-koodin validointi: Tunnistaa virheellisesti koodatut tapahtumat. Ehdottaa korjauksia mallien perusteella.
- Osastojen ja kustannuspaikkojen kartoitus: Linkit viittaavat organisaatioyksiköihin myös silloin, kun koodaus on epäjohdonmukaista.
Siirryt sotkuisista tapahtumatiedoista puhtaisiin, luokiteltuihin kulutuksiin. Ei viikoissa. Tunneissa.
Eikä kyseessä ole kertaluonteinen siivous. Tekoäly luokittelee uudet tapahtumat sitä mukaa, kun niitä tapahtuu. Jatkuva kulujen näkyvyys ilman jatkuvaa manuaalista työtä.
Voit vastata peruskysymyksiin välittömästi:
- Kuinka paljon käytämme rahaa kunkin toimittajan kanssa?
- Mitkä ovat suurimmat kulutuskategoriamme?
- Mitkä osastot käyttävät eniten rahaa kuhunkin luokkaan?
- Miten rahankäyttö on muuttunut ajan myötä?
Kysymykset, jotka ennen vaativat data-analyytikkoa, vievät nyt sekunteja.
Tunnistaa säästömahdollisuudet
Puhtaat tiedot ovat hyödyllisiä. Mutta oivallukset ovat arvokkaita. Tekoäly ei vain järjestele kulutusta, vaan se löytää myös ne kohdat, joissa menetät rahaa.
Hinnanvaihteluanalyysi:
Ostat saman tuotteen kolmelta toimittajalta kolmella eri hinnalla. Tai samalta tavarantoimittajalta eri hintaan eri liiketoimissa.
Tekoäly tunnistaa nämä vaihtelut:
- Sama tuote, eri hinnat eri toimittajilla
- Sama toimittaja, epäjohdonmukainen hinnoittelu eri liiketoimien välillä.
- Samankaltaiset tuotteet, joiden hinnoissa on selittämättömiä eroja
- Sopimushintoja korkeammat hinnat
- Markkina- tai sopimusehtoja suuremmat hinnankorotukset
Se määrittelee tilaisuuden määrällisesti: "Vakioimalla alimpaan hintaan säästettäisiin vuosittain $X."
Volyymin konsolidointimahdollisuudet:
Ostat viideltä toimittajalta, vaikka voisit yhdistää kahden toimittajan kanssa. Ostat pieniä määriä, kun suuremmat tilaukset avaisivat alennuksia.
Tekoäly löytää konsolidointimahdollisuuksia:
- Luokat, joissa on liikaa toimittajia volyymiin nähden
- Toimittajat, joilla olet juuri ja juuri volyymin rikkoutumiskynnyksen alapuolella.
- Eri toimittajien samankaltaiset tuotteet, jotka voitaisiin standardoida.
- Maantieteelliset mahdollisuudet alueellisten menojen yhdistämiseen
- Sopimukset, joihin liittyy volyymisitoumuksia, joita et täytä.
Se mallintaa säästöt: "Näiden viiden toimittajan yhdistäminen toimittajaan A vähentäisi yksikkökustannuksia 12% ja yksinkertaistaisi hallintoa."
Sopimusvuotojen havaitseminen:
Neuvottelit hienon sopimuksen. Mutta käytätkö sitä? Vai ostavatko ihmiset edelleen vanhalta toimittajalta?
Tekoäly seuraa sopimusten käyttöä:
- Muiden kuin sopimustoimittajien kanssa sopimuskategorioiden osalta käytetyt menot.
- Volyymi ei täytä sopimuksen mukaisia vähimmäismääriä (volyymialennusten menettäminen).
- Hinnoittelu, joka ei vastaa sopimushintoja.
- Ehdot eivät vastaa neuvoteltuja sopimuksia
Se määrittelee, mitä menetät: "20% toimistotarvikekuluista menee sopimuksettomille toimittajille 15% korkeammilla keskihinnoilla. Potentiaaliset vuotuiset säästöt: $X."
Tail spend -mahdollisuudet:
Pienet hankinnat satojen toimittajien kanssa. Yksittäin niillä ei ole merkitystä. Yhteenlaskettuna ne ovat merkittäviä menoja, joilla ei ole vipuvaikutusta ja korkeat hallintokustannukset.
Tekoäly tunnistaa hännänkäyttömallit:
- Luokat, joissa toimittajat ovat liian hajanaisia
- Tavarantoimittajat, joiden vuosittaiset menot ovat vähäiset, mutta joiden liiketoimet ovat yleisiä
- Mahdollisuudet siirtää vähäisiä menoja ensisijaisille toimittajille
- Luokat, joissa luettelot tai hankintakortit vähentäisivät hajanaisuutta.
Havaitsee epäsäännöllisen rahankäytön
Maverick-menot ovat hankintoja, jotka tapahtuvat hyväksyttyjen prosessien ja toimittajien ulkopuolella. Se ei ole ilkivaltaa. Ihmiset yrittävät saada työnsä tehtyä, kun hyväksytty prosessi on liian hidas.
Mutta se maksaa rahaa. Ei volyymivipua. Ei neuvoteltuja ehtoja. Ei kulutuksen näkyvyyttä. Usein korkeammat hinnat.
Tekoäly havaitsee poikkeavat kulutustottumukset:
- Sopimuksen ulkopuoliset ostot: Ostaminen muilta kuin ensisijaisilta toimittajilta, kun sopimusvaihtoehtoja on olemassa.
- Politiikan rikkominen: Hankinnat, jotka ohittavat hyväksymisvaatimukset tai ylittävät valtuutusrajat.
- P-kortin väärinkäyttö: Yrityskorttiostot sellaisten tuotteiden osalta, joiden pitäisi mennä hankintojen kautta.
- Kaksinkertaiset toimittajat: Eri osastot käyttävät eri toimittajia samoihin tuotteisiin.
- Hyväksymättömät toimittajat: Ostot toimittajilta, jotka eivät ole hyväksyttyjen toimittajien luettelossa.
Se ei vain merkitse rikkomuksia. Se analysoi, miksi niitä tapahtuu:
- Onko hyväksytty prosessi liian hidas?
- Eivätkö ensisijaiset toimittajat täytä tarpeita?
- Eivätkö ihmiset tiedä, ketkä ovat etuoikeutettuja toimittajia?
- Onko toimittajakannassasi perusteltuja puutteita?
Saat käyttökelpoista tietoa. Ei vain "omapäinen rahankäyttö on huono asia" vaan "omapäistä rahankäyttöä tapahtuu näissä luokissa näistä syistä, ja tässä on, mitä asialle voi tehdä".
Markkinakorkojen vertailuarvot
Maksat $50 per yksikkö. Mutta onko se hyvä? Sitä ei voi tietää ilman markkinatilannetta.
Tekoäly tarjoaa vertailuanalyysin:
- Markkinahintojen vertailu: Miten hintanne vertautuvat vastaavien tuotteiden markkinahintoihin?
- Alan vertailuarvot: Miten kulutuksenne vertautuu toimialanne vastaaviin yrityksiin?
- Alueellinen vaihtelu: Maksatko eri alueilla eri hintoja? Ovatko nämä erot perusteltuja?
- Hintakehityksen analyysi: Nousevatko vai laskevatko markkinahinnat? Liikkuvatko sopimushintasi markkinoiden mukana?
- Pitäisi-kustannusten mallintaminen: Mitä sinun pitäisi maksaa materiaalikustannusten, työvoiman ja katteiden perusteella?
Tämä ei ole täydellistä. Markkinahinnat vaihtelevat volyymin, eritelmien, palvelutasojen ja suhteiden mukaan. Mutta suuntaa-antava opastus on arvokasta.
Maksat 20% yli markkinakeskiarvon? Aika tutkia asiaa. Joko tekniset eritelmät oikeuttavat korkeammat kustannukset tai sinulla on mahdollisuus neuvotella.
Markkinahinnat laskivat 10%, mutta sopimustasi ei ole mukautettu? On aika keskustella toimittajasi kanssa.
Ennusteet Tulevat menot
Useimmissa yrityksissä budjetointi on arvailua. Viime vuoden menot plus jokin prosenttiosuus. Toivottavasti se on lähellä.
Tekoäly ennustaa todellisten mallien perusteella:
- Trendianalyysi: Miten rahankäyttö on muuttunut historiallisesti? Millaisia ovat mallit?
- Kausiluonteisuus: Missä luokissa on kausivaihtelua? Milloin esiintyy piikkejä?
- Sopimussitoumukset: Mitä olet velvollinen käyttämään nykyisten sopimusten perusteella?
- Kasvutekijät: Liiketoiminnan kasvu. Henkilöstömäärän muutokset. Laajentumissuunnitelmat. Miten nämä vaikuttavat menoihin?
- Hintojen nousu: Sopimuksen mukaiset hinnankorotukset. Markkinasuuntaukset. Odotettu inflaatiovaikutus.
- Aloitteen vaikutus: Miten suunnitellut hankkeet tai muutokset vaikuttavat menoihin?
Saat menoennusteet luokittain, toimittajittain ja osastoittain. Parempi budjetointi. Varhainen varoitus, kun menot ylittävät ennusteen. Näkyvyys siitä, mikä aiheuttaa muutoksia.
Taloushallinto kysyy: "Miksi kolmannen vuosineljänneksen menot ovat $200K yli budjetin?". Voit vastata datan, et arvailujen avulla.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
CPO:ille ja hankintajohtajille
Saat näkyvyyttä, jota olet aina halunnut, mutta jota et ole koskaan ehtinyt luoda.
- Selkeä näkyvyys menoihin: Tiedä, mihin rahat menevät. Luokittain. Toimittajan mukaan. Osastoittain. Reaaliajassa.
- Määrälliset säästömahdollisuudet: Ei aavistuksia. Konkreettisia mahdollisuuksia, joihin on liitetty dollarimäärä.
- Tiedot neuvottelujen ohjaamiseksi: Markkinoiden vertailuarvot. Menojen keskittäminen. Hintavaihtelut. Todisteet paremmista sopimuksista.
- Strateginen kategorianhallinta: Määritä, mitkä luokat tarvitsevat huomiota. Aseta toimet tärkeysjärjestykseen mahdollisuuksien koon perusteella.
- Hankintojen suorituskykymittarit: Seuraa toteutuneita säästöjä. Sopimuksen noudattaminen. Maverick-menot. Kustannusluokkien kustannussuuntaukset.
Hankintapäälliköille ja ostajille
Tiedät, mihin keskittää ponnistelut mahdollisimman suuren vaikutuksen aikaansaamiseksi.
- Tiedä, mihin rahat menevät: Ilman viikkoja raporttien laatimiseen. Välittömät vastaukset kulutuskysymyksiin.
- Keskity vaikuttaviin luokkiin: Katso, missä luokissa on suurimmat säästömahdollisuudet. Priorisoi strategisesti.
- Toimittajien vakauttamistavoitteet: Selvitä, missä sinulla on liikaa tavarantoimittajia ja mitä säästöjä voitaisiin saada aikaan konsolidoinnilla.
- Sopimuksen noudattamisen näkyvyys: Katso, missä sopimusehtoja ei käytetä. Edistä käyttöönottoa.
- Neuvottelujen valmistelu: Lähde toimittajakeskusteluihin kulutustietojen ja markkinakontekstin avulla.
Rahoitusryhmille
Saat läpinäkyvyyttä menoihin ja budjettitarkkuutta, jota sinulla ei ole koskaan ollut.
- Parempi budjettitarkkuus: Ennusteet perustuvat todellisiin kulutustottumuksiin, eivät arvauksiin.
- Perustellut hankintainvestoinnit: Dokumentoidut säästömahdollisuudet, jotka oikeuttavat hankintaresurssit.
- Dokumentoidut säästöt: Seuraa hankinta-aloitteista saatuja säästöjä. Näytä ROI.
- Varianssianalyysi: Ymmärrä, mikä on syynä kulutuksen muutoksiin. Todelliset syyt, ei teoriat.
- Kustannusten valvonta: Varhainen varoitus, kun menot ovat ylittämässä talousarvion. Aika toimia ennen kuin on liian myöhäistä.
Mitä tekoäly ei tee
Tehdään selväksi, mitä keinoäly ei ole.
Tekoäly ei kerää säästöjä automaattisesti. Se tunnistaa mahdollisuudet. Ihmisten on toimittava niiden mukaan. Neuvottele toimittajien kanssa. Volyymin konsolidointi. Pakottaa noudattamaan sopimuksia.
Tekoäly ei ymmärrä kontekstia ilman ihmisen panosta. Joskus korkeampia hintoja voidaan perustella laadulla, palvelulla tai strategisilla suhteilla. Joskus toimittajien hajanaisuus palvelee tarkoitusta. Tekoäly merkitsee numerot, sinä käytät liiketoiminta-arviota.
Tekoäly ei korjaa huonoja hankintaprosesseja. Jos prosessit ovat hitaita ja ihmiset ohittavat ne, kulujen analysointi osoittaa ongelman. Sen korjaaminen edellyttää kuitenkin prosessien parantamista, ei pelkkää analyysia.
Tekoäly tekee kulutuksesta näkyvää. Näyttää, missä on mahdollisuuksia. Mahdollisten säästöjen kvantifiointi. Seuraa edistymistä.
Hankintatiimisi on silti tehtävä työ. He tekevät sen kuitenkin selkeän ohjeistuksen eikä arvailujen perusteella.
Todellisia tuloksia kulutusanalyysin tekoälystä
Tämä näyttää käytännössä seuraavalta:
Jatkuva kulutuksen näkyvyys: Ei enää neljännesvuosittaisia kulutusanalyysihankkeita. Reaaliaikainen luokittelu ja raportointi. Kysymyksiin vastataan välittömästi.
Säästöjen tunnistaminen: Tyypilliset yritykset löytävät 8-15%-säästömahdollisuuden ensimmäisessä analyysissä. Kaikki eivät ole toteutettavissa, mutta riittävästi, jotta ponnistelut ovat perusteltuja.
Nopeampi kategoriastrategia: Luokkamahdollisuuksien tunnistaminen, joka kesti viikkoja, vie nyt päiviä. Enemmän kategorioita hallitaan strategisesti.
Paremmat neuvottelut: Ostajat käyvät keskusteluja tietojen kanssa. Paremmat tulokset, kun tiedät kulutuksesi, markkinahinnat ja vipuvaikutukset.
Maverick-menojen vähentäminen: Näkyvyys edistää parannuksia. Kun mitataan ja raportoidaan poikkeavat menot, ne vähenevät. Tyypillisesti 30-50% vähenee ajan myötä.
Kyse ei ole hankintatiimien korvaamisesta tekoälyllä. Kyse on siitä, että heille annetaan näkyvyyttä ja työkaluja, joiden avulla he voivat toimia strategisemmin.
Oletko valmis näkemään, mihin rahasi menevät?
Jokaisen yrityksen kulutustiedot ovat erilaisia. Eri järjestelmät. Erilaiset rakenteet. Eri luokat, joilla on merkitystä yrityksellesi.
Emme myy yhden koon kulujen analysointityökaluja. Tarkastelemme erityisiä tietolähteitäsi ja kulutustottumuksiasi. Luomme luokittelun, joka vastaa sitä, miten sinä hallinnoit luokkia. Luomme raportteja ja hälytyksiä, jotka vastaavat juuri sinun kysymyksiisi.
Emme lupaa, että löydät miljoonasäästöjä. Vain selkeä näkyvyys siihen, mihin käytät rahaa ja missä on mahdollisuuksia.
