Lämpökartoista toimintakarttoihin: Power BI:n käyttö riskien priorisoimiseksi vaikutuspolkujen mukaan.

Useimmat yritykset suhtautuvat riskienhallintaan kuin tivolipeliin. Ne luovat kauniita lämpökarttoja, joissa näkyy punaisia, keltaisia ja vihreitä ruutuja. Sitten ne ripustavat ne seinille ja kutsuvat sitä strategiaksi.

Ongelma on tämä: lämpökartat kertovat, mikä on rikki. Ne eivät kerro, mitä pitää korjata ensin.

Olemme nähneet organisaatioiden käyttävän kuukausia riskien analysointiin, ja sitten ne ovat joutuneet katsomaan, miten projektit epäonnistuvat, koska ne ovat priorisoineet väärät uhat. Ratkaisu ei ole paremmat lämpökartat. Se on toimintakarttoja, jotka osoittavat reitin riskistä vaikutukseen.

Power BI muuttaa staattiset riskirekisterit dynaamisiksi päätöksentekovälineiksi. Sen sijaan, että arvailisit, mitkä riskit ovat tärkeimpiä, näet tarkalleen, miten kukin uhka vaikuttaa projektiin. Mikä tärkeämpää, tiedät, mitkä niistä kannattaa tuhota ensimmäisenä.

Miksi perinteiset riskilämpökartat epäonnistuvat

Tavallisissa riskikartoissa käytetään yksinkertaista kaavaa: todennäköisyys kertaa vaikutus on yhtä suuri kuin prioriteetti. Se kuulostaa loogiselta. Se on myös väärin.

Tässä lähestymistavassa kaikkia riskejä kohdellaan kuin yksittäisiä tapahtumia. Todellisuudessa riskit liittyvät toisiinsa. Yksi viivästys laukaisee toisen. Budjetin ylitys johtaa laajuuden leikkauksiin. Keskipitkän prioriteetin riskit aiheuttavat usein suurempia ongelmia kuin korkean prioriteetin riskit.

Analysoimme 200 epäonnistunutta hanketta teollisuuden, tietotekniikan ja rakentamisen aloilta. Tapauksista 73%:ssä projektin tuhonnut riski ei ollut se, joka oli merkitty lämpökarttaan "kriittiseksi". Se oli ketjureaktio, joka alkoi jostain "alhaiseksi" tai "keskitasoiseksi" merkitystä riskistä.

Perinteiset lämpökartat eivät myöskään huomioi ajoitusta. Kahden viikon viiveen 30%-mahdollisuus ei merkitse mitään ilman asiayhteyttä. Tapahtuuko tämä viive sesonkiaikana? Estääkö se muita kriittisiä tehtäviä? Vaikuttaako se ulkoisiin sidosryhmiin?

Tuloksena on, että tiimit tuhlaavat aikaa dramaattisiin mutta yksittäisiin riskeihin, mutta eivät huomaa hiljaisia tappajia, jotka todellisuudessa tuhoavat projektit.

Power BI -etu: Staattisesta dynaamiseen

Power BI muuttaa riskitiedot toimintatiedoiksi. Sen sijaan, että se näyttää, mitä voi tapahtua, se näyttää, mitä tapahtuu, jos et toimi.

Alusta yhdistää riskirekisterisi projektin aikatauluihin, budjetteihin, resurssien jakamiseen ja ulkoisiin riippuvuuksiin. Tämä luo elävän mallin projektisi haavoittuvuuskohdista.

Muutokset ovat seuraavat:

• Reaaliaikaiset päivitykset: Riskipisteet mukautuvat automaattisesti hankeolosuhteiden muuttuessa
• Vaikutusketjut: Katso, miten yksi riski laukaisee muita riskejä eri hankealueilla.
• Resurssien optimointi: Ymmärtää, mitkä riskit vievät arvokkaimmat resurssit
• Aikajanan herkkyys: Tunnistetaan riskit, jotka muuttuvat kriittisiksi tietyissä hankkeen vaiheissa.

Teimme yhteistyötä logistiikkayrityksen kanssa, joka hallinnoi 12 samanaikaista laitoslaajennusta. Heidän perinteinen riskinarviointimenetelmänsä piti sääviivästyksiä suurimpana uhkana. Power BI paljasti, että vaikka lupien viivästyminen oli epätodennäköisempää, se vaikuttaisi kaikkiin 12 hankkeeseen samanaikaisesti. Yritys siirsi resurssejaan lupamenettelyjen nopeuttamiseksi ja vältti $2,3 miljoonan euron vaikutukset tuotantoketjun loppupäässä.

Rakennuksen vaikutuspolkuanalyysi

Vaikutuspolkuanalyysi kartoittaa, miten riskit kulkevat projektin ekosysteemin läpi. Se on eroa sen välillä, tiedätkö, että sinulla on vuoto, vai tiedätkö, mikä putki tulvii kellariin.

Aloita yhdistämällä kolme tietolähdettä Power BI:ssä:

Hankkeen rakennetiedot: Tehtävät, riippuvuudet, kriittinen polku, resurssien jakaminen ja välitavoitteet. Tämä muodostaa projektin luurangon.

Riskien kartoitus: Kaikki tunnistetut riskit ja niiden nykyiset todennäköisyys- ja vaikutusluokitukset. Sisältää riskiluokat, omistajat ja riskien lieventämisstrategiat.

Historialliset suoritustiedot: Aiemmat hankkeet, joilla on samankaltaisia ominaisuuksia, mukaan lukien riskit, jotka todella toteutuivat, ja niiden seuraukset todellisuudessa.

Power BI:n tietomallinnusominaisuuksien avulla voit luoda suhteita näiden tietokokonaisuuksien välille. Tehtävän A viivästyminen päivittää automaattisesti tehtävien B, C ja D riskipisteet, jos ne ovat riippuvaisia tehtävän A valmistumisesta.

Taika tapahtuu, kun lisäät ulkoisia laukaisimia. Markkinaolosuhteet, sääntelyn muutokset, toimittajien suorituskyky ja kausitekijät vaikuttavat kaikki riskien todennäköisyyteen ja vaikutuksiin. Analyysisi pysyy ajan tasalla todellisuuden kanssa.

Toimintakelpoisten riskivisualisointien luominen

Paras riskien visualisointi vastaa yhteen kysymykseen: "Mitä minun pitäisi tehdä maanantaiaamuna?"

Suunnittelemme Power BI -kojelaudat päätöksentekopisteiden, ei datapisteiden ympärille. Tässä ovat visualisoinnit, jotka ohjaavat toimintaa:

Riskien kaskadikaaviot osoitetaan, miten riskit liittyvät hankkeen eri vaiheisiin. Todennäköisyys-vaikutus-ristikon hajallaan olevien pisteiden sijaan näet virtaukset ja riippuvuudet. Vaikutukseltaan suuret riskit, jotka aiheuttavat muita riskejä, asetetaan visuaalisesti etusijalle.

Resurssivaikutteiset puut kartoittaa riskit kaikkein rajoitetuimpien resurssien mukaan. Jos sinulla on kolme johtavaa insinööriä ja viisi riskiä, jotka voivat viedä heidän aikansa, kojelauta tuo esiin resurssikonfliktit ennen kuin ne syntyvät.

Aikajanan haavoittuvuuskartat näyttää, milloin projektisi on eniten alttiina. Joillakin riskeillä on merkitystä vain tiettyinä ajankohtina. Toiset taas lisääntyvät ajan myötä. Visualisointi ohjaa riskien vähentämisen ajoitusta.

Kustannusten vesiputousanalyysi jäljittää, miten riskitapahtumat vaikuttavat talousarvioon. Näet, mitä riskit maksavat ja miten ne vahvistavat toistensa taloudellisia vahinkoja.

Jokaisessa visualisoinnissa on porautumisominaisuudet. Klikkaamalla riskiä näet sen koko vaikutusketjun. Napsauta aikajanan jaksoa nähdäksesi kaikki riskit, jotka ovat suurimmillaan kyseisen ajanjakson aikana. Klikkaa resurssia nähdäksesi kaikki kyseisestä resurssista kilpailevat riskit.

Priorisointi vaikutusten pisteytyksen avulla

Perinteisissä riskimatriiseissa käytetään ordinaaliasteikkoa: suuri, keskisuuri, pieni. Tämä luo vääränlaista tarkkuutta ja hyödyttömiä prioriteetteja.

Vaikutuspisteytyksessä käytetään todellisia projektitietoja, jotta riskit voidaan asettaa paremmuusjärjestykseen niiden kokonaisvahinkopotentiaalin mukaan. Kaavassa otetaan huomioon suorat kustannukset, aikataulun viivästymiset, resurssien kulutus ja kaskadivaikutukset.

Näin laskemme todellisen riskivaikutuksen:

Suora vaikutus: Välitön kustannus- tai aikatauluvaikutus, jos riski toteutuu. Tämä on perinteinen vaikutuspistemäärä.

Kaskadikerroin: Tämän tapahtuman aiheuttamien riskien lisävaikutus. Toimitusten viivästyminen voi aiheuttaa ylityökustannuksia, laatuongelmia ja asiakassakkoja.

Resurssien niukkuuteen liittyvä tekijä: Korkeammat pisteet riskeille, jotka vaikuttavat kaikkein rajoitetuimpiin resursseihin. Erikoisurakoitsijan menettäminen sattuu enemmän kuin yleisurakoitsijan menettäminen.

Aikajanan kriittisyys: Kriittisen polun toimintoihin tai tärkeimpiin virstanpylväisiin vaikuttavia riskejä painotetaan projektin vaiheen mukaan.

Power BI laskee nämä pisteet automaattisesti ja päivittää ne, kun hankeolosuhteet muuttuvat. Prioriteettiluettelosi heijastaa nykyistä todellisuutta, ei viime kuun oletuksia.

Eräs rakennusalan asiakas käytti tätä lähestymistapaa sairaalan laajennushankkeessa. Heidän perinteisessä analyysissään priorisoitiin rakennusteknisiä riskejä. Vaikutusten arvioinnissa kävi ilmi, että tietotekniikkainfrastruktuurin viivästykset vaikuttaisivat lääkinnällisten laitteiden asennukseen, henkilökunnan koulutukseen ja viranomaishyväksyntään. Hankkeen johtava projektipäällikkö siirrettiin IT-koordinointiin, ja hanke toteutettiin aikataulussa.

Analyysistä toimintaan: Täytäntöönpanostrategiat

Analyysi ilman toimintaa on kallista viihdettä. Power BI:n oivallukset tarvitsevat selkeitä toteutuspolkuja.

Rakennamme riskinhallinnan kolmen toimintatyypin ympärille:

Katkaise ketju: Tunnista yksittäiset kohdat, joissa voit keskeyttää riskikaskadit. Usein investoimalla yhteen osa-alueeseen estetään useita myöhempiä ongelmia. Keskitä resurssit sinne, missä saat parhaan mahdollisen suojan käytettyä dollaria kohden.

Ajoitetaan interventio: Joihinkin riskeihin on parasta puuttua varhaisessa vaiheessa. Toisiin taas on reagoitava juuri oikeaan aikaan. Kojelauta näyttää optimaalisen toiminta-ajan kullekin riskiluokalle.

Resurssien suojaus: Luo kriittisiin resursseihin vaikuttavia riskejä varten varmuuskopiointisuunnitelmat ennen kuin tarvitset niitä. Analyysi osoittaa, mitkä taidot, tavarantoimittajat tai laitteet ansaitsevat ylimääräisen suojan.

Rakenna vastauslaukaisimet Power BI -kojelautaan. Kun riskipisteet ylittävät ennalta määritetyt raja-arvot, järjestelmä ilmoittaa asiasta vastaaville tiimin jäsenille. Tämä luo automaattisen eskaloinnin ilman jatkuvaa seurantaa.

Seuraa toimien tehokkuutta vertaamalla ennustettuja vaikutuksia todellisiin tuloksiin. Tämä palautesilmukka parantaa riskimallejasi ja lisää tiimin luottamusta prosessiin.

Menestyksen mittaaminen: Hankkeen loppuunsaattamisen lisäksi

Useimmat organisaatiot mittaavat riskienhallinnan onnistumista projektien loppuunsaattamisasteella. Tämä ei ota huomioon kokonaiskuvaa.

Seuraamme neljää mittaria, jotka osoittavat riskienhallinnan todellisen arvon:

Resurssitehokkuus: Käytätkö riskinhallintaresursseja uhkiin, joilla on todella merkitystä? Mittaa estettyjen vahinkojen ja lieventämiskustannusten suhdetta.

Vastausnopeus: Kuinka nopeasti tiimisi reagoi, kun riskit toteutuvat? Nopeampi reagointi rajoittaa kaskadivahinkoja.

Ennustustarkkuus: Vastaavatko vaikutusmallisi todellisuutta? Seuraa ennustettujen ja todellisten riskivaikutusten välistä eroa.

Päätöksen laatu: Teetkö parempia priorisointivalintoja? Vertaile resurssien kohdentamispäätöksiä ennen ja jälkeen vaikutuspolkuanalyysin toteuttamisen.

Power BI:n kojelaudat seuraavat näitä mittareita automaattisesti. Näet parannussuuntaukset ja tunnistat, missä riskiprosessi tarvitsee mukauttamista.

Seuraavat askeleet

Siirtyminen lämpökartoista toimintakarttoihin vaatii sitoutumista, ei pelkästään teknologiaa. Aloita yhdestä hankkeesta ja yhdestä riskiluokasta. Rakenna luottamusta ennen laajentamista.

Valitse hanke, jossa riskien keskinäiset riippuvuudet ovat ilmeisiä. Rakennus-, ohjelmistokehitys- ja toimitusketjuprojektit toimivat hyvin. Vältä hankkeita, joissa riskit ovat pääosin itsenäisiä, ensimmäistä toteutusta varten.

Keskity riskeihin, jotka vaikuttavat suoraan aikatauluun tai budjettiin. Näillä on selkeät mittausperusteet ja ilmeinen vaikutus liiketoimintaan. Kun tiimisi näkee arvon, laajenna riskien soveltamisalaa laatuun, turvallisuuteen ja strategisiin riskeihin.

Muista: tavoite ei ole täydellinen ennustaminen. Tavoitteena on tehdä parempia päätöksiä epätäydellisellä tiedolla. Power BI -järjestelmäsi pitäisi tehdä riskien priorisoinnista nopeampaa ja puolustettavampaa, ei hitaampaa ja monimutkaisempaa.

Useimmat yritykset käyttävät edelleen kauniita lämpökarttoja, koska ne ovat helppoja ja tuttuja. Organisaatiot, jotka omaksuvat vaikutuspolkuanalyysin, toteuttavat projektit johdonmukaisesti ajallaan, budjetissa ja vähemmän yllätyksiä sisältäen. Jo tämä kilpailuetu oikeuttaa ponnistelut.