Tekoäly ostopyyntöjä ja tilauksia varten: Nopeuta ostoprosessia
Ostopyyntöjen ja tilausten tekemisen pitäisi olla yksinkertaista. Joku tarvitsee jotain. He pyytävät sitä. Se hyväksytään. Tilaus lähtee. Se on tehty.
Mutta se ei ole yksinkertaista. Pyynnöt istuvat postilaatikoissa odottamassa hyväksyntää. Ostajat käsittelevät rutiinitilauksia manuaalisesti. Ihmiset eivät tiedä, mitä toimittajaa käyttää. Tilaukset menevät sopimuksettomille toimittajille, koska hyväksymisprosessi on liian hidas.
Tulos? Hankintatiimit hautautuvat transaktionaaliseen työhön. Poikkeavat menot, koska ihmiset kiertävät järjestelmän. Sopimusvuotoja, koska tilaukset eivät noudata neuvoteltuja ehtoja.
Tekoäly korjaa tämän. Se käsittelee tavanomaiset tilauspyynnöt automaattisesti. Reitittää hyväksynnät älykkäästi. varmistaa, että tilaukset noudattavat sopimusehtoja. Tekee prosessista niin nopean, että ihmiset todella käyttävät sitä.
Miksi ostamisesta maksuun -prosessit ovat hitaita
Useimmissa yrityksissä tilauksesta tilaukseen -prosessit ovat rikki. Tämä ei johdu siitä, että hankintatiimit olisivat huonoja työssään. Se johtuu siitä, että prosessi vaatii liikaa manuaalista työtä.
Joku tekee tilauspyynnön. Ostajan on tarkistettava se. Tarkista, onko se käytäntöjen mukainen. Määritä, kenen pitäisi hyväksyä se. Ohjaa se oikealle hyväksyjälle. Odota hyväksyntää. Luo sitten manuaalisesti ostotilaus. Valitse toimittaja. Syötä kaikki tiedot uudelleen.
Tavanomaiset, rutiininomaiset tilaukset. Joka kerta.
Ostajat käyttävät tuntikausia samoja kaavoja noudattavien pyyntöjen käsittelyyn. Toimistotarvikkeet. Vakiokomponentit. Toistuvat palvelut. Tilaukset, jotka eivät tarvitse ihmisen asiantuntemusta, mutta saavat sitä kuitenkin, koska prosessi vaatii manuaalista käsittelyä.
Kun prosessi on hidas, ihmiset kiertävät sitä. He ostavat suoraan toimittajilta. He käyttävät henkilökohtaisia luottokortteja. Ohittavat hyväksynnät. Omituinen rahankäyttö ei ole pahansuopaa, vaan ihmiset yrittävät saada työnsä tehtyä.
Ja hankinta menettää hallinnan. Sopimustoimittajat eivät saa luvattua määrää. Neuvoteltuja ehtoja ei käytetä. Menojen näkyvyys katoaa.
Mitä tekoäly tekee ostopyyntöjen ja tilausten tekemisessä?
Tekoäly ei vain nopeuta hankintamenettelyä. Se tekee siitä älykkään. Näin se tehdään älykkääksi.
Käsittelee pyynnöt automaattisesti
Tekoäly vastaanottaa tilauksen. Se analysoi, mitä pyydetään.
Onko tämä vakiovaruste? Tekoäly tunnistaa sen aiemmista tilauksista. Se validoi pyynnön käytäntöjä vastaan. Tarkistaa budjetin saatavuuden. Vahvistaa, että vaaditut tiedot ovat täydelliset.
Jos kaikki on kunnossa, tekoäly ohjaa sen automaattisesti hyväksyttäväksi. Rutiinipyyntöihin ei tarvita ostajan toimenpiteitä.
Jos jokin on pielessä, tekoäly merkitsee tietyt ongelmat:
- Puuttuva kustannuspaikka tai GL-koodi
- Erityishyväksyntää vaativa budjetin ylitys
- Kohde ei vastaa hyväksyttyjä luokkia
- Vaaditut asiakirjat eivät ole liitteenä
- Epäselvät eritelmät, jotka vaativat selvennystä
Pyynnön esittäjä saa selkeän palautteen välittömästi. Ei yleistä hylkäystä. Konkreettisia korjattavia asioita.
Tavalliset tilauspyynnöt kulkevat järjestelmän läpi muutamassa minuutissa. Monimutkaiset pyynnöt ohjataan ostajille, joilla on tietoa siitä, mitä on tarkistettava.
Reitittää hyväksynnät älykkäästi
Hyväksyntätyönkulut ovat monimutkaisia. Eri hyväksyjät eri summille. Eri polut eri luokille. Eri säännöt eri osastoille.
Ihmiset menevät sekaisin. Pyynnöt menevät väärälle hyväksyjälle. Ne palautetaan takaisin. Viivästyy, kun ihmiset miettivät, kenen pitäisi oikeastaan hyväksyä.
Tekoäly tuntee hyväksymissäännöt:
- Määrään perustuva reititys: Alle $1,000 menee yhdelle hyväksyjälle. Yli $10,000 tarvitsee ylimääräisen hyväksyjän.
- Luokkapohjainen reititys: IT-hankinnat edellyttävät IT-yksikön hyväksyntää. Pääomalaitteet edellyttävät rahoituskatselmusta.
- Osaston säännöt: Eri osastoilla on eri delegointitasot ja hyväksymisketjut.
- Poikkeukset: Luetteloon kuulumattomat tuotteet. Sopimuksettomat toimittajat. Erityiset hyväksymisvaatimukset.
- Korvauslogiikka: Ensisijainen hyväksyjä ei ole käytettävissä? Ohjaa automaattisesti nimetylle varahyväksyjälle.
Jokainen tilaus menee ensimmäisellä kerralla oikealle hyväksyjälle. Ei sekaannuksia. Ei viiveitä, kun ihmiset tarkistavat, kenen pitäisi hyväksyä mikä.
Entä hyväksyjät? He saavat kontekstin jokaisen pyynnön yhteydessä. Mitä tilataan. Miksi. Budjetin tila. Sopimuksen noudattaminen. Onko kyseessä rutiiniasia vai tarvitaanko tarkastelua. He voivat tarvittaessa hyväksyä nopeasti.
Ehdottaa ensisijaisia toimittajia
Joku pyytää toimistotarvikkeita. Mitä toimittajaa sinun pitäisi käyttää?
Yrityksellänne on kolme toimistotarviketoimittajaa. Kullakin toimittajalla on erilainen hinnoittelu eri tuotteille. Eri toimitusajat. Eri vähimmäistilaukset.
Ostajat tietävät tämän. He ovat neuvotelleet sopimukset. Mutta pyynnön esittäjät eivät tiedä sitä. Eivätkä ostajat halua etsiä manuaalisesti, mikä toimittaja on paras jokaiseen tilaukseen.
Tekoäly suosittelee toimittajia automaattisesti:
- Paras hinnoittelu: Vertailee eri toimittajien sopimushintoja pyydetyistä tuotteista.
- Toimitusnopeus: Tekijät kiireellisyys ja toimittajien toimitusajat.
- Konsolidointimahdollisuus: Jos on muita avoimia tilauksia, ehdota yhdistämistä vähimmäistilausvaatimusten täyttämiseksi.
- Sopimuksen noudattaminen: Asetetaan etusijalle toimittajat, joilla on volyymisitoumuksia täytettävänä.
- Aiempi suorituskyky: Ottaa huomioon toimitusvarmuuden ja laatuhistorian.
Ostotilaus lähetetään toimittajalle, joka tarjoaa sinulle parhaan mahdollisen hinnan. Ei sattumanvaraisesti. Ei sille, jonka tilauksen tekijä sattui tuntemaan. Sopimustoimittajalle, jolla on parhaat ehdot kyseistä tilausta varten.
Sopimusten noudattaminen lisääntyy. Neuvottelemiasi ehtoja todella käytetään. Tavarantoimittajat täyttävät volyymisitoumukset, koska tilaukset menevät sinne, minne pitääkin.
Validoi tilaukset sopimuksia vastaan
Neuvottelitte sopimuksista syystä. Parempi hinnoittelu. Sovitut ehdot. Volyymialennukset. Mutta jos tilaukset eivät vastaa sopimusehtoja, menetät edut.
Tekoäly validoi jokaisen tilauksen sopimusehtojen mukaisesti:
- Hinnan vahvistaminen: Onko tämä sopimuksen mukainen hinta? Jos ei, merkitse se ja selitä poikkeama.
- Termien noudattaminen: Tilaammeko sovittujen vähimmäis- ja enimmäismäärien puitteissa?
- Alennuksen tarkistaminen: Sovelletaanko sopimusperusteisia alennuksia? Onko volyymikatkot laskettu oikein?
- Tuotteen vastaavuus: Onko kyseessä sopimuksen mukainen tuote vai samanlainen korvike eri hintaan?
- Maksuehdot: Käytämmekö neuvoteltuja maksuehtoja vai eri ehtoja?
Jos tilaus ei vastaa sopimusta, tekoäly merkitsee sen ennen tilauksen lähettämistä.
Ehkä hinta on korkeampi kuin on sovittu. Ehkä toimittaja on "vahingossa" poistanut alennuksen. Ehkä joku tilaa sopimuksettoman tuotteen, vaikka sopimusvaihtoehto on olemassa.
Saat sen kiinni ennen kuin maksat siitä. Ei laskujen täsmäytyksen aikana, kun se on liian myöhäistä.
Kyse ei ole toimittajien epäluottamuksesta. Kyse on sen varmistamisesta, että neuvoteltuja ehtoja todella sovelletaan jokaiseen tilaukseen.
Seuraa tilauksen tilaa ennakoivasti
Tilaukset lähetetään. Sitten kysymykset alkavat. "Missä tilaukseni on?" "Milloin se saapuu?" "Vahvistiko toimittaja sen?"
Ostajat esittävät näitä kysymyksiä jatkuvasti. He tarkistavat järjestelmät. Soittavat toimittajille. Lähettävät sähköposteja. Tilapäivitykset ovat kokopäivätyö.
Tekoäly valvoo tilauksen tilaa automaattisesti:
- Toimittajan vahvistus: Kuittasiko toimittaja tilauksen? Hyväksyikö hän toimituspäivän? Merkitsikö hän mahdolliset poikkeamat?
- Tuotannon/lähetysten seuranta: Onko tilaus aikataulussa? Onko se lähetetty? Missä se on matkalla?
- Toimituksen seuranta: Odotettu toimituspäivä lähestyy. Onko se saapunut? Onko se otettu varastoon?
- Poikkeushälytykset: Viivästykset. Takaisintilaukset. Vastaanotossa havaitut laatuongelmat. Määrälliset poikkeamat.
- Ennakoiva viestintä: Päivittää pyynnön esittäjät automaattisesti. Eskaloi ostajille vain silloin, kun on tarpeen puuttua asiaan.
Pyytäjät saavat tilapäivityksiä pyytämättä. Ostajat keskittyvät poikkeuksiin, eivät rutiininomaisiin tilantarkistuksiin.
Tilaus on viivästynyt? Tekoäly ilmoittaa tilauksen pyytäjälle ja ostajalle ennen kuin jonkun tarvitsee kysyä. Se tarjoaa kontekstin - miksi tilaus on viivästynyt, uusi odotettu päivämäärä, onko vaihtoehtoja.
Ongelmiin puututaan ennakoivasti. Niitä ei löydetä, kun joku kysyy: "Hei, missä se tilaukseni on, jonka tein kolme viikkoa sitten?".
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
CPO:ille ja hankintajohtajille
Saat hallinnan ja näkyvyyden koko osto- ja tilausprosessiin.
- Sopimuksen noudattaminen paranee: Tilaukset menevät sopimustoimittajille. Neuvoteltuja ehtoja käytetään. Volyymisitoumukset täytetään.
- Vähemmän omapäisiä menoja: Kun hyväksytty prosessi on nopea, ihmiset käyttävät sitä sen sijaan, että ohittaisivat sen.
- Nopeammat hankintasyklit: Vakiotilaukset käsitellään minuuteissa, ei päivissä. Liiketoiminnan tarpeet täytetään nopeammin.
- Resurssien parempi kohdentaminen: Ostajat työskentelevät monimutkaisten hankintojen ja neuvottelujen parissa, eivät rutiinitilausten käsittelyn parissa.
- Kulujen näkyvyys: Kaikki tilaukset kulkevat järjestelmän kautta. Täydellinen näkyvyys siitä, mitä ostetaan ja keneltä.
Hankintapäälliköille ja ostajille
Lakkaat olemasta hankintatarpeiden käsittelykeskus ja sinusta tulee strateginen toiminto.
- Lopeta rutiinitilausten käsittely: Vakiomääräykset kulkevat automaattisesti. Käsittelet vain ne asiat, jotka vaativat asiantuntemusta.
- Keskity monimutkaisiin hankintoihin: Neuvottelujen aika. Toimittajasuhteiden hallinta. Strateginen hankinta.
- Parempi sopimusten käyttö: Tilaukset menevät automaattisesti oikeille toimittajille oikeilla ehdoilla.
- Vähemmän tilantarkistuksia: Automaattinen seuranta käsittelee rutiinikysymykset. Sinä keskityt poikkeuksiin.
- Selvä työmäärä: Tiedä, mihin sinun on kiinnitettävä huomiota. Rutiininomaiset asiat hoidetaan automaattisesti.
Pyynnön esittäjille ja yrityskäyttäjille
Saat tarvitsemasi nopeammin ja vaivattomammin.
- Nopeammat tilaukset: Vakiomääräykset hyväksytään ja tilataan muutamassa minuutissa. Rutiinitarvikkeita ei tarvitse enää odottaa päiviä.
- Tyhjennä tila: Tiedä missä tilauksesi on kysymättä. Proaktiiviset päivitykset toimituksesta.
- Helppo prosessi: Selkeät ohjeet siitä, mitä tarvitaan. Välitön palaute, jos jokin on vialla.
- Parempaa palvelua: Suositeltavat toimittajat ehdotetaan automaattisesti. Parhaat toimitusajat ja -ehdot.
- Ei enää kiertoteitä: Hyväksymisprosessi on niin nopea, ettei sitä tarvitse ohittaa.
Mitä tekoäly ei tee
Tehdään selväksi, mitä tämä ei ole.
Tekoäly ei hyväksy ostoksia. Ihmiset hyväksyvät. Tekoäly vain ohjaa pyynnöt oikealle hyväksyjälle oikeilla tiedoilla.
Tekoäly ei korvaa ostajan harkintaa monimutkaisissa ostoksissa. Uudet toimittajat. Epätyypilliset tuotteet. Pääomalaitteet. Strategiset hankinnat. Nämä vaativat ihmisen asiantuntemusta.
Tekoäly ei poista kaikkea manuaalista työtä. Jotkin hakemukset ovat monimutkaisia. Jotkin tilaukset vaativat erityiskäsittelyä. Joissakin tilanteissa tarvitaan ihmisen harkintaa riskien, laadun tai toimittajan valinnan suhteen.
Tekoäly hoitaa rutiinit. Vakiomääräykset, jotka noudattavat kaavoja. 80%:n pyynnöt, jotka eivät vaadi ihmisen asiantuntemusta, mutta jotka ovat historiallisesti saaneet sitä kuitenkin, koska prosessi vaati manuaalista käsittelyä.
Ostajat tekevät edelleen päätöksiä. He vain tekevät päätöksiä asioista, jotka todella tarvitsevat heidän asiantuntemustaan.
Todellisia tuloksia tekoälystä hankinnoissa ja tilauksissa
Tämä näyttää käytännössä seuraavalta:
70-80% automaattisesti käsiteltyjen pyyntöjen määrä: Vakiotilaukset kulkevat läpi ilman ostajan väliintuloa. Ostajat keskittyvät asiantuntemusta tarvitseviin 20-30%-tilauksiin.
Hyväksymissyklin kesto lyhenee 50-70%:llä: Pyynnöt menevät välittömästi oikealle hyväksyjälle. Ei sekaannusta, ei viiveitä, ei edestakaista käsittelyä.
Sopimuksen noudattaminen lisää 15-30%: Tilaukset menevät automaattisesti sopimustoimittajille sopimusehdoin. Maverick-menot vähenevät.
Ostajakapasiteettia vapautuu: Tilausten rutiinikäsittelystä talteen otetut työtunnit päivässä. Aikaa kohdennettu uudelleen strategiseen hankintaan ja neuvotteluihin.
Parempi käyttäjäkokemus: Tarpeeksi nopeasti, jotta ihmiset käyttävät järjestelmää sen sijaan, että etsisivät kiertoteitä. Korkeampi käyttöaste tarkoittaa parempaa näkyvyyttä menoihin.
Kyse ei ole hankintatoimen henkilöstön vähentämisestä. Kyse on siitä, että hankinta voi tehdä enemmän strategista työtä samoilla resursseilla.
Oletko valmis nopeuttamaan ostosta tilaukseen -prosessia?
Jokaisen yrityksen hankinta- ja tilausprosessi on erilainen. Hyväksyntätyönkulut heijastavat organisaatiorakennettasi. Toimittajakannallasi on ainutlaatuisia ominaisuuksia. Ryhmilläsi on erilaisia vaatimuksia.
Me emme myy geneeristä hankinta-automaatiota. Me tarkastelemme juuri sinun vaatimuksistasi tilaukseen -prosessiasi. Tunnistamme, mitkä tilaukset voidaan automatisoida ja mitkä tarvitsevat ihmisen asiantuntemusta. Rakennamme järjestelmiä, jotka vastaavat organisaatiosi todellista toimintaa.
Ei lupauksia siitä, että kaikki automatisoidaan. Vain käytännöllinen tekoäly, joka hoitaa rutiinitilaukset, jotta ostajat voivat keskittyä strategisiin hankintoihin.
