Tekoäly rahoitusasiakirjojen käsittelyä varten: Lopeta kirjoittaminen. Aloita analysointi.
Rahoitustiimisi käsittelee satoja tai tuhansia asiakirjoja kuukausittain. Laskut. Kuitteja. Tiliotteet. Kuluraportit. Ostotilaukset. Sopimukset.
Jonkun on luettava jokainen. Pura tiedot. Kirjoita ne järjestelmään. Tarkista, että se on oikein. Sovita se muihin asiakirjoihin. Arkistoi se asianmukaisesti.
Se ei ole rahoitusalan työtä. Se on tietojen syöttämistä. Mutta siihen menee tunteja joka ikinen päivä.
Tekoäly lukee asiakirjoja nopeammin kuin kukaan ihminen. Se poimii tiedot ilman kirjoitusvirheitä. Se ei koskaan väsy asiakirjaan 473. Ja se toimii 24/7.
Tässä ei ole kyse tiimisi korvaamisesta. Kyse on heidän vapauttamisestaan asiakirjojen käsittelystä, jotta he voivat tehdä varsinaista kirjanpitotyötä.
Rahoituksen asiakirjaongelma
Asiakirjoja saapuu kaikissa kuviteltavissa olevissa muodoissa:
- Sähköpostin liitetiedostot sadoilta eri toimittajilta
- Skannatut paperiasiakirjat postihuoneesta
- Valokuvat työntekijöiden kuiteista
- PDF-tiedostot, jotka ovat itse asiassa kuvia, eivät hakukelpoista tekstiä.
- Monisivuiset lausumat, joissa on taulukoita ja rivieriä
- Käsin kirjoitetut muistiinpanot lähetysluetteloissa
Jokainen myyjä muotoilee laskut eri tavalla. Jokaisella pankilla on oma tilioteasettelunsa. Jokainen työntekijä kuvaa kuitit eri kulmasta.
Tiimisi on huolehdittava kaikesta. Poimi tärkeimmät tiedot. Vie ne ERP- tai kirjanpitojärjestelmääsi. Varmista, ettei mikään jää huomaamatta.
Se ei ole haastavaa työtä. Se on vain aikaa vievää. Ja kun volyymi kasvaa, tarvitaan enemmän väkeä tai pidempiä työaikoja.
Mitä tekoäly tekee asiakirjojen käsittelylle
Lukee minkä tahansa asiakirjamuodon
Tekoäly ei tarvitse malleja. Se ei tarvitse strukturoitua dataa. Se lukee:
- PDF-tiedostot: Sekä tekstipohjaiset että skannatut kuvat
- Kuvia: JPEG, PNG, TIFF mistä tahansa lähteestä
- Sähköpostit: Runkoteksti, liitteet, allekirjoitukset
- Kuvia: Jopa puhelimien sumeat kuitit
- Monisivuiset asiakirjat: Kymmeniä sivuja käsittävät lausumat
Se käsittelee eri kieliä. Eri valuutat. Eri päivämäärämuodot. Erilaiset asiakirjojen asettelut.
Myyjäsi muuttaa laskumalliaan? Tekoäly mukautuu automaattisesti. Uudelleenohjelmointia ei tarvita.
Ottaa esiin juuri sen, mitä tarvitset
Tekoäly vetää laskuja varten:
- Myyjän nimi ja osoite
- Laskun numero ja päivämäärä
- Eräpäivä ja maksuehdot
- Rivit kuvauksineen ja määrineen
- Välisummat, vero, kokonaissumma
- PO-numerot, jos niihin viitataan
- Pankkitilin tiedot maksua varten
Kuitteja varten se poimii:
- Kauppiaan nimi ja sijainti
- Päivämäärä ja kellonaika
- Kokonaismäärä
- Veron määrä
- Maksutapa
- Eritellyt ostot
Pankkitiliotteita varten se saa:
- Tilinumero
- Lausuntojakso
- Avaus- ja loppusaldot
- Jokainen tapahtuma päivämäärineen, kuvauksineen ja määrineen
- Maksut ja korkokulut
Tekoäly ei vain löydä tekstiä. Se ymmärtää, mitä tiedot tarkoittavat. Se tietää eron laskunumeron ja tilauksen numeron välillä. Välisumman ja loppusumman välillä. Veloituksen ja hyvityksen välillä.
Validoi tiedot automaattisesti
Tekoäly ei vain poimi ja siirry eteenpäin. Se tarkistaa:
Matematiikan tarkkuus:
Täyttävätkö rivierät välisumman? Onko välisumma plus vero yhtä suuri kuin loppusumma? Jos näin ei ole, asiakirja merkitään.
Päätietojen yhteensovittaminen:
Onko tämä toimittaja järjestelmässäsi? Täsmääkö osoite? Onko tilinumero oikein? Tuntemattomat myyjät merkitään tarkistettavaksi.
Viitevarmennus:
Onko kyseinen tilausnumero olemassa? Koskeeko se tätä myyjää? Onko summa sama? Epäjohdonmukaisuudet aiheuttavat hälytyksiä.
Kaksoiskappaleiden tunnistus:
Onko tämä lasku toimitettu aiemmin? Sama myyjä, sama summa, sama päivämäärä? Tekoäly havaitsee päällekkäiset maksuyritykset.
Kohtuullisuustarkastukset:
Onko tämä summa paljon suurempi kuin tavallisesti tälle myyjälle? Onko eräpäivä menneisyydessä? Näyttääkö jokin epätavalliselta? Tekoäly tunnistaa poikkeamat.
Mikään ei mene läpi ilman validointia. Tiimisi näkee vain ne asiakirjat, jotka ovat joko läpäisseet kaikki tarkistukset tai jotka vaativat erityistä inhimillistä arviointia.
Reitittää asiakirjat älykkäästi
Kun asiakirjat on käsitelty, ne on toimitettava oikeaan paikkaan:
Hyväksymisreititys:
Markkinointikulut? Menee markkinointipäällikölle. Yli $5 000? Menee johtajalle. Pääomamenot? Menevät talousjohtajalle. Tekoäly tuntee hyväksyntämatriisisi.
Osastojen jako:
Tekoäly reitittää koodauksen ja hyväksynnän oikealle osastolle GL-koodien, kustannuspaikkojen tai asiakirjan sisällön perusteella.
Poikkeusten käsittely:
Epäonnistunut validointi? Siirtyy AP-asiantuntijoiden jonoon. Uusi toimittaja? Menee hankintatoimistoon. Epätavallinen määrä? Menee controllerille. Jokaisella poikkeustyypillä on oma polkunsa.
Ensisijainen lajittelu:
Saatavilla alennusta ennakkomaksusta? Korkea prioriteetti. Erääntynyt lasku? Korkea prioriteetti. 30 päivän vakioehdot? Normaali jono. Tekoäly asettaa tärkeät asiat tärkeysjärjestykseen.
Asiakirjat eivät enää istu yhden henkilön sähköpostissa odottamassa manuaalista lajittelua. Kaikki virtaa automaattisesti sinne, minne pitääkin.
Luo tarkastusketjuja automaattisesti
Tekoäly tallentaa jokaisen asiakirjan:
- Kun se vastaanotettiin
- Mitä tietoja poimittiin
- Mitä validointeja tehtiin
- Mikä meni läpi tai epäonnistui
- Kuka tarkasteli poikkeuksia
- Mitä päätöksiä tehtiin
- Kun se lähetettiin järjestelmään
Täydellinen dokumentaatio. Manuaalista kirjaamista ei tarvita. Kaikki valmiina tarkastusta varten.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Talousjohtajille ja talousjohtajille
Pienemmät kustannukset tapahtumaa kohti:
Laskun manuaalinen käsittely maksaa monimutkaisuudesta riippuen $10-$30. Tekoälyn avulla se laskee $2-$5:een. Mittakaavassa tämä kasvaa nopeasti.
Käsittele kasvua ilman henkilöstömäärän kasvua:
Yrityksesi kaksinkertaistaa transaktiovolyymin? Tekoäly skaalautuu välittömästi. Ei palkkaamista. Ei koulutusta. Ei käyttöönottoaikaa.
Nopeammat sykliajat:
Asiakirjat käsitellään samana päivänä sen sijaan, että ne joutuisivat jonottamaan päiväkausia. Aikaisemmat maksualennukset otetaan huomioon. Parempi kassavirran näkyvyys.
Parempi tietojen laatu:
Ei kirjoitusvirheitä. Ei puuttuvia kenttiä. Ei väärinpäin asetettuja numeroita. Puhtaammat tiedot tarkoittavat parempaa raportointia ja vähemmän korjauksia.
Reaaliaikainen näkyvyys:
Katso tarkalleen, mitä on suunnitteilla. Kuinka monta laskua odottaa hyväksyntää? Mikä on kokonaisvastuu? Ei enää taulukkoseurantaa.
AP/AR-tiimeille
Lopeta tietojen syöttäminen:
PDF-tiedostojen kirjoittaminen loppuu. Ei enää numeroiden tarkistamista kahteen kertaan. Tekoäly hoitaa poiminnan. Sinä hoidat poikkeukset ja päätökset.
Keskity ongelmanratkaisuun:
Sen sijaan, että käsittelisit 50 vakiolaskua, käsittelet 5 sellaista, jotka vaativat tuomion. Myyjäriidat. Puuttuvat tilaukset. Hinnoittelukysymykset. Mielenkiintoiset asiat.
Vähemmän toistuvaa stressiä:
Satojen laskujen kirjoittaminen aiheuttaa todellista fyysistä rasitusta. Tekoäly ei saa karpaalitunnelia. Tiimisi pysyy terveempänä.
Hoitaa ruuhkahuiput helposti:
Kuukauden lopun nousu? Neljänneksen lopun kiire? Tekoäly ei hidastu. Ylitöitä ei tarvita. Ei stressiä kasan läpikäymisestä.
Nopeammat myyjien vastaukset:
"Missä maksuni on?" Voit vastata heti, koska kaikki on järjestelmässä. Ei sähköpostin tai paperipinojen etsimistä.
Koko liiketoimintaa varten
Vähemmän viivästyssakkoja:
Asiakirjojen nopeampi käsittely tarkoittaa, että maksut suoritetaan ajallaan. Ei enää $50 myöhästymismaksuja, koska lasku oli sähköpostissa viikon.
Enemmän varhaismaksualennuksia:
"2/10 netto 30" tarkoittaa todellisia säästöjä. Tekoäly käsittelee prosessit riittävän nopeasti, jotta nämä alennukset voidaan todella hyödyntää.
Paremmat toimittajasuhteet:
Johdonmukainen ja oikea-aikainen käsittely tekee sinusta paremman asiakkaan. Myyjät arvostavat ennustettavuutta.
Nopeammat korvaukset työntekijöille:
Kuluraportit käsitellään päivissä, ei viikoissa. Tyytyväisemmät työntekijät, jotka eivät odota rahojaan.
Yleiset asiakirjojen käsittelyskenaariot
Laskujen käsittely
Lasku saapuu sähköpostitse. Tekoäly:
- Poistaa kaikki laskun tiedot muutamassa sekunnissa
- Tarkistaa myyjän ja pääluettelon
- Sopii PO:hon, jos sellainen on olemassa
- Validoi määrät ja laskelmat
- Määrään ja osastoon perustuvat hyväksymisreitit
- Luo AP-merkinnän järjestelmääsi
- Ilmoittaa hyväksyjälle tämän haluamalla tavalla
Kokonaisaika: Alle minuutti. Ihmisen osallistuminen: Vain hyväksymispäätös.
Kuluraporttien käsittely
Työntekijä toimittaa kuluraportin, jossa on 12 kuittia. AI:
- Lukee kaikki kuitit, myös valokuvat rypistyneestä paperista.
- Poistetaan kauppias, päivämäärä ja summa kustakin kohteesta.
- Yrityskäytäntöjen tarkistaminen (määrärajat, sallitut luokat).
- Merkitään kaikki politiikan ulkopuoliset kohteet
- Täyttää kuluraportin automaattisesti
- Ohjataan johtajalle hyväksyttäväksi
- Korvausten maksua koskevat jonot
Työntekijä ei kirjoita mitään. Esimies näkee puhtaan yhteenvedon, johon on liitetty kaikki kuitit. Korvaukset maksetaan nopeammin.
Tilinpäätöksen täsmäytys
Kuukausittainen tiliote saapuu. AI:
- Poistaa jokaisen tapahtuman tiliotteesta
- Täsmää järjestelmässäsi oleviin tapahtumiin
- Tunnistaa molemmilla puolilla olevat yhteensopimattomat kohteet
- Merkitään epätavallisia tapahtumia (suuret summat, tuntemattomat maksunsaajat).
- Luo täsmäytysraportin, josta käy ilmi, mikä täsmää ja mikä ei.
- Esittää poikkeuksia ihmisen tarkistettavaksi
Ennen tuntikausia kestänyt työ vie nyt minuutteja. Tiimisi keskittyy vain niihin kohteisiin, jotka eivät täsmää automaattisesti.
Mitä tekoäly ei voi tehdä
Olkaamme rehellisiä rajoituksista:
Se ei pysty käsittelemään todella ainutlaatuisia tilanteita:
Vakiolaskut? Täydellistä. Mutta kertaluonteinen lisenssisopimus, jolla on epätavalliset maksuehdot? Tarvitsee yhä ihmisen tarkastuksen.
Se ei voi tehdä päätöksiä:
Pitäisikö meidän maksaa tämä kiistanalainen lasku? Kannattaako tätä myyjäsuhdetta ylläpitää? Nämä ovat liiketoimintapäätöksiä, eivät käsittelypäätöksiä.
Se ei voi lukea täysin tuhoutuneita asiakirjoja:
Jos ihminen ei saa numeroista selvää, tekoälykään ei saa. Pahoin vaurioituneet asiakirjat vaativat edelleen ihmisen toimenpiteitä.
Se ei pysty käsittelemään suullisia sopimuksia:
"Sanoin heille, että maksamme perjantaihin mennessä" on tärkeää vain, jos se on dokumentoitu. Tekoäly toimii sen mukaan, mitä on kirjoitettu, ei sen mukaan, mitä on sanottu.
Se tarvitsee selkeitä tietoja poimittavaksi:
Jos asiakirjasta puuttuu kriittisiä tietoja, tekoäly merkitsee sen, mutta ei voi keksiä tietoja. Jonkun on silti löydettävä puuttuva laskun numero.
Tekoäly hoitaa rutiinikäsittelyt loistavasti. Kaikki muu vaatii edelleen tiimisi asiantuntemusta.
Aloittaminen
Asiakirjojen tekoäly toimii parhaiten, kun aloitat keskittyneesti:
Valitse ensin yksi asiakirjatyyppi:
Älä yritä automatisoida kaikkea kerralla. Aloita suurimman asiakirjatyypin automatisoinnista. Yleensä laskut tai kulukuitit.
Aloita puhtaimmista tiedoista:
Suuret myyjät, joilla on yhtenäinen muotoilu, ovat helpoimpia. Voita ensin ne ja laajenna sitten vaihtelevampiin asiakirjoihin.
Pidä ihmiset aluksi ajan tasalla:
Anna tekoälyn toimia, mutta pyydä tiimiäsi tarkistamaan kaikki ensin. Luota järjestelmään. Viritä validointisäännöt.
Mittaa ajansäästö:
Seuraa, kuinka kauan käsittely kesti ennen ja jälkeen. Mittaa virhemäärät. Dokumentoi parannus. Tämä todistaa arvon.
Laajenna vähitellen:
Kun yksi asiakirjatyyppi toimii hyvin, lisää toinen. Kehitä automaattisia käsittelyominaisuuksia ajan myötä.
Tämä ei ole kaikki tai ei mitään. Voit aloittaa pienestä, todistaa arvosi ja sitten kasvattaa sitä.
Oletko valmis lopettamaan asiakirjojen käsittelyn manuaalisesti?
Jokaisella talousosastolla on erilaiset asiakirjamäärät, formaatit ja työnkulut. Pelkistetyt ratkaisut eivät toimi.
Tarkastelemme todellisia asiakirjojasi. Järjestelmäsi. Hyväksymisprosessinne. Poikkeusten käsittelytarpeet.
Sen jälkeen rakennamme tekoälykäsittelyn, joka sopii siihen, miten sinä itse asiassa työskentelet. Ei teoriaa. Ei yleisiä malleja. Sinun erityisiin työnkulkuihisi.
Aloitamme pienestä. Todistetaan, että se toimii. Sitten laajennamme. Ei massiivisia alkuinvestointeja. Ei häiriöitä käynnissä oleville toiminnoille.
