Tekoäly sopimushallintaa varten: Älä koskaan unohda uusimista, älä koskaan hukkaa ehtojen seurantaa.
Sopimuksia on kaikkialla hankinnoissa. Toimittajasopimukset. Palvelusopimukset. Volyymisitoumukset. Lisenssisopimukset. Puitesopimukset. Jokaisessa sopimuksessa on ehtoja, joilla on merkitystä.
Hinnat. Volyymit. Uusimispäivämäärät. Irtisanomislausekkeet. Palvelutasosopimukset. Seuraamusmaksuehdot. Yksityiskohdat, jotka määrittävät, saatko arvoa vai käytetäänkö sinua hyväksi.
Useimmat yritykset eivät kuitenkaan tiedä, mitä niiden sopimuksissa lukee. Ei siksi, etteivät ne välittäisi. Se johtuu siitä, että niillä on satoja sopimuksia, eikä kenelläkään ole aikaa lukea ja seurata jokaista niistä.
Uusimispäivämääriä ei noudateta. Automaattiset uusinnat tapahtuvat ilman tarkistusta. Ehdot unohtuvat. Toimittajat eivät täytä sitoumuksia, eikä kukaan huomaa sitä. Rahaa jää pöydälle kaikkialla.
Tekoäly muuttaa tämän. Se lukee sopimuksia. Se poimii esiin sen, mikä on tärkeää. Seuraa jokaisen päivämäärän ja velvoitteen. Varmistaa, että tiedät, mistä olet sopinut ja saatko sen.
Miksi sopimusten hallinta epäonnistuu
Sopimusten hallinta näyttää seuraavalta useimmissa yrityksissä:
Sopimukset allekirjoitetaan. Joku arkistoi ne. Yleensä jaettuun asemaan, ehkä sopimusten hallintajärjestelmään, jos teillä on sellainen.
Mitä sitten? Ihmiset unohtavat, mitä niissä on. Sopimuksen neuvotellut hankintahenkilö siirtyy toiseen tehtävään. Sopimus jää sinne.
Vuotta myöhemmin sopimus uusitaan automaattisesti. Kukaan ei tarkistanut sitä. Kukaan ei tarkistanut, ovatko ehdot edelleen kilpailukykyiset. Kukaan ei tarkistanut, että toimittaja on täyttänyt sitoumuksensa. Sopimus on voimassa vielä vuoden.
Tai mikä vielä pahempaa - menetät irtisanomisajan. Halusit vaihtaa toimittajaa, mutta et ilmoittanut siitä 90 päivää ennen sopimuksen uusimista. Nyt olet jumissa toisen sopimuskauden ajan.
Samaan aikaan tilaat toimittajilta tietämättä, mistä olet neuvotellut. Onko tämä sopimuksen mukainen hinta? Saammeko neuvottelemamme volyymialennukset? Pitääkö toimittaja toimitussitoumukset?
Kukaan ei tiedä. Ei siksi, etteivät he haluaisi - koska kaiken tämän jäljittäminen manuaalisesti on mahdotonta.
Hankintatiimit eivät pysty lukemaan satoja sopimuksia ja muistamaan jokaista ehtoa. He eivät voi valvoa jokaisen toimittajan suoritusta suhteessa kaikkiin velvoitteisiin. Ne eivät voi seurata kymmeniä uusimispäivämääriä samalla, kun ne tekevät kaikkea muuta.
Joten asiat lipsuvat. Uudistukset jäävät tekemättä. Ehdot jäävät noudattamatta. Rahaa menee hukkaan.
Mitä tekoäly tekee sopimusten hallinnalle
Tekoäly ei vain tallenna sopimuksia. Se lukee niitä. Ymmärtää niitä. Seuraa niitä. Näin se toimii.
Poimii keskeiset termit automaattisesti
Lataa sopimus tekoälyyn. Se lukee koko asiakirjan - jokaisen sivun, jokaisen lausekkeen, jokaisen ehdon.
Se poimii esiin sen, mikä on tärkeää:
- Hintatiedot: Yksikköhinnat. Volyymialennukset. Hinnan mukautuslausekkeet. Vähimmäis- ja enimmäishinnoitteluehdot.
- Volyymisitoumukset: Vähimmäisostovelvoitteet. Volyymin rikkomisrajat. Sitoutumisaika. Alijäämäsakot.
- Sopimuksen päivämäärät: Aloituspäivä. Päättymispäivä. Uusimispäivä. Irtisanomisajat. Automaattisesti uusittavat ehdot.
- Palvelutasosopimukset: Toimitusaika. Laatustandardit. Vasteajat. Käyttökuntoisuussitoumukset. Suorituskykymittarit.
- Irtisanomisehdot: Ilmoitusvaatimukset. Ennenaikaisen irtisanomisen lausekkeet. Rikkomista koskevat ehdot. Poistumisehdot ja -maksut.
- Maksuehdot: Maksuaikataulut. Nettoehdot. Varhaismaksualennukset. Myöhästymissakot.
- Vaatimusten noudattamista koskevat vaatimukset: Sertifikaatit. Vakuutukset. Tarkastukset. Raportointivelvoitteet. Lainsäädännön noudattaminen.
Tämä ei ole hakusanahaku. Tekoäly ymmärtää kontekstin. Se tietää, että maksuehto "netto 30" on eri asia kuin "30 päivän irtisanomisaika". Se erottaa toisistaan hinnankorotuslausekkeet ja volyymialennusluokat.
Strukturoimattomista sopimuksista saadaan jäsenneltyä tietoa. Jokainen keskeinen termi on poimittu, luokiteltu ja käyttövalmis.
Ei enää 40-sivuisten sopimusten lukemista uusimispäivän löytämiseksi. Ei enää asiakirjojen etsimistä irtisanomisajan muistamiseksi. Kaikki on poimittu ja järjestetty.
Seuraa uusimispäivämääriä ja ei koskaan menetä määräaikoja
Kallein sopimushallinnan epäonnistuminen? Myöhästyneet uusinnat.
Automaattinen uusiminen tapahtuu ilman tarkistusta. Irtisanomisaika kuluu huomaamatta. Menetät mahdollisuuden neuvotella uudelleen, vaihtaa toimittajaa tai mukauttaa ehtoja.
Tekoäly seuraa jokaista kriittistä päivämäärää:
- Sopimuksen päättymispäivät: Milloin tämä sopimus päättyy?
- Automaattinen uusiminen: Milloin tämä sopimus uusitaan automaattisesti, jos emme toimi?
- Irtisanomisilmoituksen määräajat: Viimeinen päivä ilmoittaa, jos haluamme irtisanoa sopimuksen tai neuvotella siitä uudelleen.
- Merkkipaalupäivät: Volyymiin sitoutumisen tarkistuspisteet. Suorituskyvyn arviointipäivämäärät. Hinnan mukautuspäivät.
- Määräaikojen noudattaminen: Kun sertifikaatit on uusittava. Kun vaaditut asiakirjat vanhentuvat.
Se ei vain seuraa päivämääriä. Se hälyttää sinua ennen kuin niillä on merkitystä.
Irtisanomisilmoitus vaaditaan 90 päivää ennen uusimista? Saat varoituksen 120 päivää aikaisemmin. Aikaa arvioida toimittaja, harkita vaihtoehtoja ja tehdä päätös.
Hinnan mukautuslauseke mahdollistaa vuosittaiset korotukset? Saat hälytyksen ennen kuin toimittaja käyttää sitä. Aika neuvotella tai valmistautua.
Volyymin sitoumuskausi päättyy? Saat ennusteen: aiotko saavuttaa sen? Jos et, on aika mukauttaa tilausta tai neuvotella ehdot uudelleen.
Ei taulukkolaskentaa ylläpidettäväksi. Ei manuaalisia kalenterimerkintöjä. Ei myöhästyneitä määräaikoja, koska joku unohti tarkistaa.
Vertailee sopimusehtoja eri toimittajien välillä
Sinulla on viisi toimittajaa, jotka tarjoavat samankaltaisia tuotteita. Saatteko johdonmukaiset ehdot? Vai onko yksi toimittaja neuvotellut paremmat ehdot, joiden pitäisi olla vertailukohtanne?
Tekoäly vertailee sopimuksia:
- Hintavertailu: Millä toimittajalla on paras hinnoittelu vastaaville tuotteille? Missä on hintapoikkeamia?
- Maksuehdot: Net 30 yhden toimittajan kanssa, net 60 toisen toimittajan kanssa. Miksi ero? Voitteko standardoida?
- Palvelutasot: Yksi toimittaja sitoutuu 48 tunnin toimitukseen, toinen 5 päivän toimitukseen. Maksatko saman verran?
- Volyymialennukset: Erilaiset taitekohdat ja diskonttokorot. Mikä rakenne on edullisin?
- Lopettamisen joustavuus: Joissakin sopimuksissa irtisanomisaika on 90 päivää, toisissa 180 päivää. Joissakin sopimuksissa on irtisanomismaksu, toisissa ei.
- Riskien jakaminen: Kuka kantaa riskin laatuongelmista? Toimitushäiriöt? Hinnan epävakaus?
Näet kuvioita. Yksi toimittaja saa jatkuvasti paremmat ehdot. Miksi? Joko sinulla on vahvempi suhde kyseiseen toimittajaan tai tiimisi on neuvotellut paremmin. Oli miten oli, siitä tulee vertailukohta muille toimittajille.
Huomaat ongelmat. Yhden toimittajan ehdot ovat poikkeavia - huonommat maksuehdot, tiukemmat sitoumukset, korkeammat sakot. On aika neuvotella uudelleen tai harkita vaihtoehtoja.
Sopimusneuvotteluista tulee strategisia. Tiedät, mitkä ehdot ovat vakioehtoja toimittajakunnassasi. Tiedät, missä sinulla on vaikutusvaltaa. Neuvottelet tietävästä asemasta.
Valvoo sopimusehtojen noudattamista
Sopimuksilla on merkitystä vain, jos molemmat osapuolet kunnioittavat niitä. Useimmat yritykset eivät kuitenkaan seuraa, noudattavatko toimittajat sitoumuksiaan.
Tekoäly valvoo sopimuksen toteutumista:
- Hinnan noudattaminen: Veloitetaanko meiltä sopimuksen mukainen hinta? Sovelletaanko alennuksia? Noudatetaanko hinnankorotuksissa sovittuja ehtoja?
- Volyymisitoumuksen seuranta: Täytämmekö vähimmäisostovelvoitteet? Olemmeko saavuttaneet volyymikatkoja, joiden pitäisi johtaa parempaan hinnoitteluun?
- Toimituksen suorituskyky: Pitääkö toimittaja kiinni sovituista toimitusajoista? Kuinka usein ne jäävät myöhässä? Kuinka paljon?
- Laatustandardit: Virheiden määrä. Palautusasteet. laatumittarit suhteessa sopimusstandardeihin.
- Palvelutason noudattaminen: Vasteajat. Ongelmien ratkaiseminen. Tuen saatavuus. Kaikki SLA:ssa luvatut asiat.
- Asiakirjojen vaatimustenmukaisuus: Ovatko vaaditut todistukset ajan tasalla? Onko vakuutusturva voimassa? Ovatko tarkastukset suoritettu?
Tekoäly yhdistää sopimusehdot operatiivisiin tietoihin. Se ei vain tiedä, mitä on luvattu, vaan seuraa myös, onko se toteutunut.
Toimittaja sitoutuu toimittamaan 95% ajallaan, mutta toimittaa ajallaan vain 80% ajasta? Tekoäly merkitsee sen tiedoilla. On aika keskustella toimittajan suorituskyvystä faktojen pohjalta.
Veloitetaanko sinulta enemmän kuin sopimushinta? Tekoäly havaitsee sen ennen kuin maksat laskun, ei kuukausia myöhemmin tilintarkastuksen aikana.
Tässä ei ole kyse siitä, että toimittajien kanssa oltaisiin vihamielisiä. Kyse on vastuullisuudesta. Molemmat osapuolet sopivat ehdoista. Tekoäly varmistaa, että molemmat osapuolet noudattavat niitä.
Ehdottaa neuvottelukohtia uudistuksia varten
Sopimuksen uusiminen lähestyy. Aika neuvotella. Mutta mistä sinun pitäisi neuvotella?
Tekoäly antaa neuvotteluvaltuudet:
- Suorituskykyanalyysi: Miten toimittaja on toiminut? Missä kohdin ne ovat täyttäneet sitoumukset? Missä he ovat jääneet jälkeen?
- Hinnoittelun vertailuarvo: Miten tämän toimittajan hinnoittelua verrataan muihin toimittajiin? Markkinahintoihin? Ovatko hinnat nousseet sopimuskauden aikana?
- Volyymianalyysi: Pystyimmekö täyttämään volyymisitoumukset? Jos ylitimme ne, pitäisikö meidän neuvotella paremmista hinnoista? Jos emme saavuttaneet, pitäisikö sitoumuksia mukauttaa?
- Termivertailu: Millaiset ovat tämän toimittajan ehdot verrattuna muihin toimittajiinne? Missä on parantamismahdollisuuksia?
- Markkinatiedustelu: Mitä markkinoilla tapahtuu? Ovatko tarjontaolosuhteet muuttumassa? Onko uusia toimittajia saatavilla?
- Vipuvoiman arviointi: Missä sinulla on neuvotteluvoimaa? Volyymikeskittymä? Vaihtoehtoiset toimittajat? Vahva suorituskyky?
Kävelet uusintaneuvotteluihin tietojen kanssa. Et vain pyydä "parempia ehtoja". Pyydät konkreettisia parannuksia, joiden taustalla on suoritustietoja ja markkinatilanne.
"Toimitusaikasi oli 82%, mikä on vähemmän kuin sopimuksemme mukainen 95%. Tarvitsemme joko parempaa suorituskykyä tai mukautettua hinnoittelua, joka heijastaa meille tästä aiheutuvia lisäkustannuksia."
"Ylitimme volyymisitoumuksemme 30%:llä. Meidän pitäisi keskustella paremmasta hinnoittelusta tämän lisääntyneen volyymin vuoksi."
"Vertailukelpoiset toimittajat tarjoavat netto 45 -ehtoja. Haluaisimme mukautua netto 30:stä vastaamaan markkinastandardeja."
Erityistä. Tietoihin perustuva. Kohtuullinen. Neuvottelut, jotka tuottavat tuloksia.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
CPO:ille ja hankintajohtajille
Saat täydellisen näkyvyyden ja hallinnan sopimussalkkuusi.
- Ei myöhästyneitä uudistuksia: Jokainen kriittinen päivämäärä seurataan. Hälytykset ennen määräaikojen umpeutumista. Aika tehdä strategisia päätöksiä.
- Parempi neuvotteluasema: Suoritustiedot. Markkinoiden vertailuarvot. Termien vertailut. Todisteet neuvotteluja varten.
- Sopimusvelvoitteiden näkyvyys: Tiedä, mihin olet sitoutunut. Seuraa, noudatetaanko sitoumuksia.
- Standardoidut termit: Katso, missä ehdot vaihtelevat eri toimittajien välillä. Edistä johdonmukaisuutta siellä, missä se on järkevää.
- Riskienhallinta: Tiedä, missä kohdin sinulla on epäsuotuisia ehtoja. Tunnista sopimukset, joihin on kiinnitettävä huomiota.
Hankintapäälliköille ja ostajille
Hallitset sopimuksia sen sijaan, että metsästät tietoja.
- Tiedä, mitä sopimuksissasi on: Lukematta jokaista sivua uudelleen. Keskeiset termit poimittu ja saatavilla.
- Valmistaudu uudistuksiin tietojen avulla: Suorituskykyanalyysi. Markkinatilanne. Neuvottelukohdat valmiina.
- Seuraa toimittajien suorituskykyä: Sopimuksen mukaisia sitoumuksia vastaan. Todisteet toimittajakeskusteluja varten.
- Varmistetaan hintojen noudattaminen: Tarkista, että maksut vastaavat sopimusehtoja. Havaitse ylimaksut ennen maksua.
- Keskitytään strategisiin sopimuksiin: Rutiinisopimuksia seurataan automaattisesti. Keskityt arvokkaisiin, monimutkaisiin sopimuksiin.
Liiketoimintaa varten
Parempi sopimushallinta tarkoittaa parempia ehtoja ja vähemmän ongelmia.
- Paremmat sopimusehdot: Tietoihin perustuvilla uusintaneuvotteluilla saadaan parempia tuloksia kuin reaktiivisilla uusintaneuvotteluilla.
- Tavarantoimittajat vastuullisina: Suorituskyvyn seuranta varmistaa, että toimittajat pitävät lupauksensa.
- Rahaa ei jätetä pöydälle: Hintojen noudattamisen tarkistaminen. Volyymialennuksen toteuttaminen. Strategisesti käytetyt irtisanomisikkunat.
- Riskien vähentäminen: Sopimusvelvoitteiden seuranta. Vaatimusten noudattamista seurataan. Ongelmat havaitaan varhaisessa vaiheessa.
- Strateginen joustavuus: Tiedä, milloin sopimukset päättyvät. Suunnittele toimittajien siirtymiset. Vältä ei-toivotut automaattiset uusinnat.
Mitä tekoäly ei tee
Rajoitukset on tehtävä selviksi.
Tekoäly ei neuvottele sopimuksia. Ihmiset neuvottelevat. Tekoäly tarjoaa tietoja ja analyysejä neuvottelujen pohjaksi.
Tekoäly ei tulkitse epäselviä sopimuskieliä, joista jopa lakimiehet ovat eri mieltä. Monimutkainen oikeudellinen tulkinta vaatii edelleen ihmisen asiantuntemusta.
Tekoäly ei tee strategisia päätöksiä sopimusten uusimisesta. Se, uusitaanko sopimus, neuvotellaanko siitä uudelleen vai vaihdetaanko toimittajaa, riippuu liiketoimintastrategiasta, suhteista ja sopimusehtojen ulkopuolisista tekijöistä.
Tekoälyn avulla sopimustiedot ovat saatavilla. Se seuraa päivämääriä ja velvoitteita. Se valvoo sääntöjen noudattamista. Se tarjoaa tietoja päätöksentekoa varten.
Hankintatiimisi tekee edelleen strategisia päätöksiä. He vain tekevät niitä paremmalla tiedolla ja enemmän aikaa, koska he eivät huku sopimusten hallinnointiin.
Todellisia tuloksia sopimushallinnan tekoälystä
Tämä näyttää käytännössä seuraavalta:
Ei yhtään uudistamatta jäänyttä uudistusta: Jokainen uusiminen seurataan. Hälytykset lähetetään, ja sinulla on aikaa toimia strategisesti. Ei enää ei-toivottuja automaattisia uusintoja.
Paremmat uusimisehdot: Tietoihin perustuvat neuvottelut saavat keskimäärin 5-15% paremman hinnoittelun. Suoritukseen perustuvat neuvottelut vahvistavat ehtoja.
Säästöt hintasäännösten noudattamisessa: Ylilaskutuksen ja puuttuvien alennusten havaitseminen säästää tyypillisesti 2-5% sopimusmenoista.
Sopimusten nopeampi saatavuus: Keskeisten termien löytäminen vie sekunteja, ei tuntikausia asiakirjojen lukemista. Kysymyksiin vastataan välittömästi.
Toimittajan vastuuvelvollisuus: Suorituskyvyn seuranta luo näyttöä keskusteluja varten. Toimittajat suhtautuvat sitoumuksiin vakavammin, kun niitä seurataan.
Kyse ei ole vallankumouksellisesta muutoksesta. Kyse on siitä, että sopimushallinta tehdään kunnolla ilman, että siihen tarvitaan armeijaa ihmisiä.
Oletko valmis saamaan sopimuksesi hallintaan?
Jokaisen yrityksen sopimussalkku on erilainen. Eri toimittajat. Erilaiset sopimusrakenteet. Erilaiset ehdot, joilla on merkitystä yrityksellesi.
Emme myy yleisiä sopimustenhallintajärjestelmiä. Tarkastelemme sopimuksiasi ja tunnistamme, mitä sopimuksia on seurattava. Rakennamme järjestelmiä, jotka poimivat sinulle tärkeät ehdot. Luomme hälytyksiä ja raportteja, jotka vastaavat hankintatiimisi toimintatapoja.
Ei voida luvata, että tekoäly ymmärtää kaikki oikeudelliset vivahteet. Vain käytännöllisiä työkaluja, jotka tekevät sopimuksistasi hallittavia ja varmistavat, ettet jätä huomiotta sitä, mikä on tärkeää.
