Tekoäly rahoitussuunnittelussa ja -ennusteissa: Vähem mekaniikkaa, enemmän strategiaa
Taloussuunnittelu vie ikuisuuden. Kerää panokset jokaiselta osastolta. Rakenna budjettimalli. Konsolidoi kaikki. Tarkista virheet ja epäjohdonmukaisuudet. Suorita skenaarioita. Esittele johdolle. Hanki palautetta. Tarkista. Toista.
Kun olet lopettanut, oletukset ovat muuttuneet.
Ennustaminen on sama sykli, vain tiheämmin toistuva. Päivitä malli. Selitä poikkeamat suunnitelmasta. Mukauta ennusteita. Esittele tulokset. Uudestaan ja uudestaan.
Suurin osa ajasta menee mekaanikoille. Tietojen kerääminen. Taulukkolaskentataulukoiden yhdistäminen. Kaavojen päivittäminen. Rikkinäisten linkkien korjaaminen. Uudelleenmuotoilu esitystapaa varten.
Arvokas työ on liiketoiminnan ajatteleminen. Mitkä ovat tärkeimmät ajurit? Mikä voisi muuttua? Mihin skenaarioihin meidän pitäisi varautua? Miten meidän pitäisi jakaa resursseja?
Tekoäly ei tee strategista ajattelua. Se hoitaa mekaniikan. Tiedonkeruu. Yhdistäminen. Skenaarioiden rakentaminen. Ensimmäinen luonnos.
Tiimisi keskittyy strategiaan ja arvostelukykyyn. Tekoäly hoitaa taulukkolaskennan.
Suunnittelu- ja ennustamisongelma
Suunnittelu ja ennustaminen ovat olennaisen tärkeitä. Ne vievät myös uskomattoman paljon aikaa.
Vuotuinen talousarviosykli:
- Alkaa kuukausia ennen vuoden loppua
- Jokainen osasto laatii budjettinsa omassa taulukkolaskentaohjelmassaan.
- Taloushallinto kerää ja konsolidoi kaikki panokset
- Löytää virheitä, epäjohdonmukaisuuksia ja epärealistisia oletuksia.
- Palaa takaisin osastoille korjauksia varten
- Konsolidoituu jälleen
- Johto haluaa erilaisia skenaarioita
- Uudelleenrakentaminen kutakin skenaariota varten
- Lopulta joulukuussa on saatava hyväksyntä tammikuussa alkavalle talousarviolle.
Kuukausittainen tai neljännesvuosittainen ennustaminen:
- Päivitä viimeisimmän kauden toteutuneet luvut
- Mukautetaan ennusteita viimeaikaisten suuntausten perusteella
- Kerää päivitettyjä tietoja liiketoimintayksiköiltä
- Konsolidointi ja kohtuullisuuden tarkistaminen
- Lasketaan poikkeamat aiempaan ennusteeseen ja talousarvioon nähden.
- Kirjoita selostus, jossa selitetään muutokset
- Esittele johdolle
- Ne esittävät kysymyksiä, jotka vaativat enemmän analyysiä
- Sykli toistuu
Ad hoc -skenaariosuunnittelu:
"Entä jos myynti kasvaa 5% 10%:n sijasta? Entä jos laajennamme Kanadaan? Entä jos kustannukset kasvavat 15%? Voitteko ajaa nuo skenaariot?"
Jokainen skenaario on tuntikausien työ. Oletusten mukauttaminen. Kaiken laskeminen uudelleen. Virheiden tarkistaminen. Kun olet valmis, johto haluaa nähdä erilaisia skenaarioita.
Tulos: FP&A-tiimit käyttävät ajastaan 80% mekaaniseen toimintaan ja 20% analyysiin. Tilanteen pitäisi olla päinvastainen.
Mitä tekoäly tekee suunnittelulle ja ennakoinnille
Analysoi historiallisia kuvioita
Ennen kuin ennustat tulevaisuutta, ymmärrä menneisyyttä. Tekoäly on erinomainen hahmontunnistuksessa.
Suuntauksen tunnistaminen:
Mikä on taustalla oleva kasvuvauhti, kun kohina on poistettu? Tekoäly erottaa signaalin kohinasta. Todellinen kasvu vs. kertaluonteiset tapahtumat.
Kausivaihtelun havaitseminen:
Q4 on aina vahva. Heinäkuu on aina hidas. Tekoäly määrittelee kausiluonteiset mallit, joten ennusteet heijastavat niitä.
Korrelaatioanalyysi:
Kun myynti kasvaa 10%, mitä tapahtuu toimituskuluille? Kun henkilöstön määrä kasvaa, miten toimistokulut muuttuvat? Tekoäly löytää ajureiden väliset suhteet.
Kuljettajan tunnistaminen:
Mikä oikeastaan kasvattaa tuloja? Tuotevalikoima? Hinnoittelu? Volyymi? Markkinaolosuhteet? Tekoäly analysoi, mitkä tekijät ovat tärkeimpiä.
Poikkeavuuksien tunnistaminen:
Viime vuoden toisen neljänneksen valtava piikki oli kertaluonteinen asiakastilaus. Älä käytä sitä ennustamaan tämän vuoden Q2:ta. Tekoäly tunnistaa, mitkä historialliset datapisteet ovat edustavia ja mitkä ovat poikkeamia.
Tämä analyysi vei ennen päiviä tietojen tutkimiseen. Tekoäly tekee sen muutamassa minuutissa ja näyttää sinulle, millä on merkitystä.
Rakentaa ennusteet automaattisesti
Kun mallit on ymmärretty, tekoäly laatii ensimmäiset ennusteet:
Tilastollinen ennustaminen:
Tekoäly ennakoi tulevia kausia historiallisten suuntausten, kausivaihteluiden ja kasvuvauhdin perusteella. Tämä on lähtötilanne.
Kuljettajiin perustuva ennustaminen:
Sinä annat kuljettajat. "Palkkaamme 10 henkilöä ensi vuosineljänneksellä. Aloitamme kahdessa uudessa osavaltiossa." Tekoäly laskee vaikutuksen historiallisten suhteiden perusteella.
Useita menetelmiä yhdistettynä:
Tekoäly ei luota vain yhteen ennustemenetelmään. Se käyttää useita lähestymistapoja ja punnitsee niitä sen perusteella, mitkä ovat olleet historiallisesti tarkimpia.
Luottamusväli:
Ei vain yhtä numeroa. "Liikevaihto on $10-12M 80%:n varmuudella, todennäköisimmin $11M." Tämä osoittaa mahdollisten tulosten vaihteluvälin.
Automaattiset päivitykset:
Tekoäly päivittää ennusteita automaattisesti sitä mukaa, kun todellisia tuloksia saadaan. Tarkistuksia ei tarvitse odottaa kuukauden loppuun. Jatkuva ennustaminen.
Tarkistat ja säädät edelleen. Aloitat kuitenkin tyhjän laskentataulukon sijasta vankasta lähtötilanteesta.
Konsolidoi suunnitelmat automaattisesti
Budjetoinnin painajainen: kaikkien panosten kerääminen ja yhdistäminen.
Tekoäly auttaa:
Yhdenmukaiset mallit:
Kaikki käyttävät samaa muotoa ja määritelmiä. Tekoäly varmistaa johdonmukaisuuden.
Automaattinen konsolidointi:
Kun osastot toimittavat tietoja, tekoäly konsolidoi ne automaattisesti. Ei manuaalista kopiointia ja liittämistä. Ei rikkinäisiä kaavoja.
Virheiden tarkistus:
Osasto A:n henkilöstömäärää koskeva suunnitelma ei vastaa henkilöstöhallinnon suunnitelmaa. Osasto B:n tulo-oletus ei vastaa myynnin suunnitelmaa. Tekoäly havaitsee epäjohdonmukaisuudet välittömästi.
Kohtuullisuustarkastukset:
Markkinointibudjetti on kasvanut 300% ilman selitystä. Luultavasti kirjoitusvirhe. Henkilöstösuunnitelmaan sisältyy 50 uutta työntekijää, mutta tilasuunnitelmaan ei sisälly lisää tiloja. Se ei toimi. Tekoäly havaitsee ongelmat ennen kuin ne havaitaan manuaalisesti.
Versionhallinta:
Ei enää "Final_Budget_v7_FINAL_revised.xlsx". Tekoäly seuraa versioita automaattisesti. Kaikki työskentelevät nykyisestä versiosta lähtien.
Tulos: Konsolidointi, joka kesti päiviä, kestää nyt tunteja. Enemmän aikaa ongelmien havaitsemiseen ennen lähettämistä ja vähemmän aikaa niiden korjaamiseen sen jälkeen.
Suorittaa skenaarioita välittömästi
Johto haluaa nähdä erilaisia skenaarioita. Ennen tekoälyä: Tuntikausia työtä kullekin. Tekoälyn kanssa: minuutteja.
Parametrien muutokset:
"Näytä minulle 5%, 10% ja 15% liikevaihdon kasvu." Tekoäly laskee kaiken välittömästi uudelleen kunkin skenaarion osalta.
Kuljettajan muutokset:
"Entä jos palkkaamme 20 työntekijää 10:n sijasta? Entä jos avaamme kaksi uutta toimipistettä?" Tekoäly laskee kaikki myöhemmät vaikutukset automaattisesti.
Herkkyysanalyysi:
Mitkä oletukset ovat tärkeimpiä? Tekoäly näyttää, mitkä muuttujat vaikuttavat eniten tuloksiin. Keskity keskusteluun siitä, mikä oikeasti liikuttaa neulaa.
Riskiskenaariot:
Paras tapaus, odotettu tapaus, pahin tapaus. Tekoäly muodostaa kaikki kolme vaihtoehtoa ja näyttää mahdollisuuksien vaihteluvälin.
Todennäköisyyspainotetut tulokset:
Ei vain "tässä on kolme skenaariota". Vaan "parhaassa tapauksessa on 20%:n mahdollisuus, 60%:n mahdollisuus odotettavissa olevaan tapaukseen ja 20%:n mahdollisuus huonoimpaan tapaukseen". Tämä on hyödyllisempää päätöksenteossa.
Kun skenaariot ovat nopeita, tutkit enemmän vaihtoehtoja. Paremmat päätökset syntyvät, kun tarkastellaan useampia mahdollisuuksia.
Selittää poikkeamat automaattisesti
Todelliset tulokset poikkesivat ennusteesta. Mikä muuttui?
Tekoäly analysoi:
Kuljettajan varianssianalyysi:
"Ennustimme $10M liikevaihtoa, mutta saavutimme $11M. Poikkeama johtuu seuraavista tekijöistä: volyymi kasvoi 8% (+$800K), hinnoittelu kasvoi 2% (+$200K), mix-vaikutus neutraali."
Ei vain "olimme $1M yli ennusteen". Vaan miksi.
Vesiputouksen selitykset:
Aloita ennusteella. Lisää kunkin tekijän vaikutus. Lopeta todelliseen tilanteeseen. Visuaalinen vesiputous, joka osoittaa, miten suunnitelmasta päästiin todellisuuteen.
Kommenttisukupolvi:
Tekoäly kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen: "Liikevaihto ylitti ennusteen 10%, mikä johtui pääasiassa odotettua vahvemmasta kysynnästä Kaakkoisalueella ja korkeammista keskimääräisistä tilausarvoista."
Tarkistat ja tarkennat. Et kuitenkaan aloita tyhjästä.
Vaikutus eteenpäin:
Tämä poikkeama viittaa siihen, että loppuvuoden ennustetta olisi mukautettava. Tekoäly ehdottaa tarkistettuja ennusteita, jotka perustuvat todellisiin tapahtumiin.
Tuntikausia kestänyt poikkeama-analyysi kestää nyt minuutteja. Enemmän aikaa vaikutusten ymmärtämiseen, vähemmän aikaa erojen laskemiseen.
Paranee ajan myötä
Tekoäly oppii kokemuksesta.
Ennustetarkkuuden seuranta:
Mitkä ennustemenetelmät olivat tarkimpia? Mitkä oletukset olivat realistisia ja mitkä optimistisia? Tekoäly seuraa, mikä toimi.
Virheiden havaitseminen:
Myynti ennustaa aina optimistisesti. Operaatioilla on aina puskuria arvioissaan. Tekoäly havaitsee vääristymät ja mukauttaa niitä.
Mallin tarkentaminen:
Kun tietoja kertyy lisää, tekoäly tarkentaa ymmärrystään suhteista ja ajureista. Ennusteet paranevat ajan myötä.
Oletusten testaus:
"Oletimme, että 5%:n hinnankorotuksella ei olisi vaikutusta volyymiin. Todellisuudessa volyymi laski 3%." Tekoäly ottaa tämän huomioon ja parantaa tulevien skenaarioiden mallintamista.
Ennusteprosessisi muuttuu älykkäämmäksi joka syklillä.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Talousjohtajille ja talousjohtajille
Paremmat ennusteet:
Tarkemmat ennusteet, koska ne perustuvat kattavaan analyysiin malleista ja ajureista, eivät pelkkään vaistoon ja yksinkertaiseen suuntaukseen.
Nopeammat suunnittelusyklit:
Vuosibudjetti, joka kesti kolme kuukautta, kestää nyt kuusi viikkoa. Kuukausiennuste, joka kesti viikon, kestää nyt kaksi päivää. Enemmän syklejä tarkoittaa enemmän mahdollisuuksia mukautuksiin.
Lisää skenaarioiden tutkimista:
Kun skenaariot ovat nopeita, tutkit enemmän mahdollisuuksia ennen kuin teet sitoumuksia. Paremmat päätökset syntyvät useampien vaihtoehtojen harkinnasta.
Paremmat strategiset keskustelut:
Vähemmän kokousaikaa keskustelemalla siitä, onko matematiikka oikein. Enemmän aikaa keskustella strategiasta ja resurssien jakamisesta.
Jatkuva suunnittelu:
Helmikuuhun mennessä vanhentuneiden vuosibudjettien sijaan jatkuva päivittäminen todellisuuden perusteella. Suunnitelma pysyy ajankohtaisena koko vuoden.
FP&A-tiimeille
Lakatkaa olemasta taulukkomekaanikkoja:
Vähemmän aikaa konsolidointiin ja virheiden tarkistamiseen. Enemmän aikaa analysointiin ja neuvontaan.
Keskity harkintaan ja strategiaan:
Tekoäly hoitaa "kuinka paljon". Sinä huolehdit siitä, "onko tämä realistista" ja "mitä meidän pitäisi tehdä asialle".
Vastaa kysymyksiin nopeammin:
Ad hoc -analyysi, joka kesti päiviä, kestää nyt tunteja. Ole reagoiva sen sijaan, että sanot "palaan asiaan ensi viikolla".
Parempi liikekumppanuus:
Kun voit nopeasti mallintaa eri vaihtoehtoja, autat yritysjohtajia tekemään parempia päätöksiä. Sinusta tulee strateginen neuvonantaja tiedonkerääjän sijaan.
Tee työtä, joka on oikeasti kiinnostavaa:
Et mennyt FP&A-alalle konsolidoimaan taulukkolaskentataulukoita. Halusit auttaa edistämään liiketoimintastrategiaa. Tekoälyn avulla voit keskittyä siihen.
Yritysjohtajille
Parempi näkyvyys tulevaisuuteen:
Ennusteet, jotka vastaavat todellisuutta. Selkeä valikoima mahdollisia tuloksia. Luvut ovat luotettavia.
Nopeammat vastaukset "mitä jos" -kysymyksiin:
Älä odota päiviä skenaarioanalyysiä. Tutki vaihtoehtoja samassa kokouksessa.
Resurssien parempi kohdentaminen:
Kun näet nopeasti eri valintojen taloudelliset vaikutukset, voit tehdä parempia resurssipäätöksiä.
Vähemmän aikaa budjettikokouksiin:
Enemmän aikaa yrityksen pyörittämiseen, vähemmän aikaa taulukkolaskennan yksityiskohdista keskustelemiseen.
Yleiset suunnittelu- ja ennusteskenaariot
Kuukausittainen ennusteen päivitys
Kuukausi päättyi juuri. Aika päivittää ennuste.
Tekoäly:
- Vetää todelliset tulokset automaattisesti
- Laskee poikkeaman aiempaan ennusteeseen nähden
- Tunnistaa poikkeaman aiheuttajat
- Päivitetään jäljellä olevien kuukausien ennusteet viimeaikaisten suuntausten perusteella.
- Luo poikkeamaa koskevan kommentin
- Luo päivitetyn ennustepaketin
- Merkitään alat, joilla oletuksia olisi harkittava uudelleen.
FP&A-analyytikon arviot. Mukauttaa, jos liiketoimintatietämys viittaa erilaisiin oletuksiin kuin suuntaukset osoittavat. Hyväksyy päivitetyn ennusteen. Kokonaisaika: Kaksi tuntia kahden päivän sijasta.
Strateginen skenaariosuunnittelu
Talousjohtaja kysyy: "Harkitsemme kilpailijan ostamista. Voitteko mallintaa taloudelliset vaikutukset eri integraatioskenaarioissa?"
Tekoäly:
- Analyytikko esittää keskeiset oletukset (tulot, kustannukset, ajoitus, synergiat).
- Tekoäly rakentaa rahoitusmallin kutakin skenaariota varten
- Laskee pro forma -taloudelliset luvut, tunnusluvut ja kassavirtavaikutukset.
- Näyttää kannattavuusrajan ja ROI:n kunkin skenaarion osalta.
- Luo vertailun yhteenvedon
- Luodaan herkkyysanalyysi, joka osoittaa, mitkä oletukset ovat tärkeimpiä.
Kokonaisaika: Kokonaiskesto: Kolme tuntia kolmen päivän sijasta. Päätös voidaan tehdä tällä viikolla eikä ensi kuussa.
Vuotuinen talousarvion konsolidointi
Kaikki osastot ovat toimittaneet talousarviotiedot. Aika konsolidoida.
Tekoäly:
- Konsolidoi kaikki osastokohtaiset toimitukset automaattisesti
- 15 epäjohdonmukaisuutta: henkilöstömäärä ei vastaa henkilöstö- ja osastosuunnitelmia, tuloarviot poikkeavat myyntisuunnitelmasta, investointitarpeet eivät vastaa IT-infrastruktuurisuunnitelmaa.
- Lähettää erityiskysymyksiä kullekin osastolle
- Vastaanottaa korjauksia
- Konsolidoidaan uudelleen korjauksin
- Luo täydellisen budjettipaketin, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja kassavirran.
- Luo poikkeama-analyysin edelliseen vuoteen ja alkuperäisiin tavoitteisiin nähden.
FP&A-johtaja tarkastelee konsolidoitua talousarviota. Keskustelee talousjohtajan kanssa. Esittelee sen johdolle. Konsolidointi, joka kesti kaksi viikkoa, kestää nyt kaksi päivää.
Mitä tekoäly ei voi tehdä
Tekoäly on tehokas suunnittelumekaniikassa. Tulevaisuus on kuitenkin epävarmaa ja vaatii ihmisen harkintaa.
Se ei voi ennustaa arvaamatonta:
Uusi kilpailija tulee markkinoille. Tärkein asiakas menee konkurssiin. Pandemia sulkee kaiken. Tekoäly ennustaa mallien perusteella. Todella ennennäkemättömät tapahtumat eivät kuulu kuvioihin.
Se ei voi tehdä strategisia valintoja:
Pitäisikö meidän laajentua uusille markkinoille? Pitäisikö meidän investoida T&K:hon tai myyntiin? Tekoäly voi mallintaa kunkin valinnan taloudelliset vaikutukset. Itse valinta edellyttää liiketoimintastrategiaa.
Se ei voi arvioida oletusten realistisuutta:
Myynti haluaa olettaa 50%:n kasvun. Onko tämä realistista markkinaolosuhteet, kilpailu ja kapasiteetti huomioon ottaen? Se edellyttää liiketaloudellista harkintaa, ei matematiikkaa.
Se ei voi ottaa huomioon johdon toimia:
Ennuste osoittaa, että jäät tavoitteista paitsi. Joten ryhdyt toimiin. Leikataan kustannuksia, tehostetaan myyntiä, muutetaan strategiaa. Tekoäly ei voi ennustaa, mitä toimia teet tai kuinka tehokkaita ne ovat.
Se ei voi korvata neuvotteluja:
Budjetit edellyttävät neuvotteluja osastojen ja johdon välillä. Resurssit ovat rajalliset. Prioriteetit ovat ristiriidassa. Tekoäly voi auttaa näissä keskusteluissa, mutta ei ratkaista niitä.
Se ei voi taata tarkkuutta:
Mikään ennuste ei ole täydellinen. Tekoäly parantaa tarkkuutta, mutta ei poista epävarmuutta. Tulevaisuus on edelleen epävarma.
Tekoäly hallitsee analyyttisen mekaniikan loistavasti. Liiketoiminnan arviointi, strategia ja päätöksenteko ovat edelleen ihmisen työtä.
Aloittaminen
Aloita kaikkein tuskallisimmasta suunnitteluprosessista:
Valitse ensin yksi ennuste:
Kuukausittainen tuloennuste? Henkilöstömäärän suunnittelu? Capex-budjetointi? Valitse jokin tärkeä ja tietoon perustuva.
Puhdista historiatiedot:
Tekoäly oppii historiasta. Varmista, että historiatietosi ovat puhtaita ja oikein luokiteltuja. Tähän käytetty aika kannattaa.
Aloita kuvioanalyysillä:
Ennen kuin automatisoit ennustamisen, pyydä tekoälyä analysoimaan historialliset mallit. Selvitä, mikä ohjaa liiketoimintaasi. Tämä lisää luottamusta ja ymmärrystä.
Perusennusteiden laatiminen:
Anna tekoälyn luoda tilastollisia ennusteita. Vertaa nykyiseen menetelmääsi. Tarkenna lähestymistapaa, kunnes tarkkuus on vertailukelpoinen tai parempi.
Lisää arvostelukykysi:
Tekoälyn perustaso ja sinun liiketoimintatietämyksesi vastaavat parempia ennusteita. Älä koskaan luota pelkkään tekoälyyn ilman tarkistusta.
Mittaustarkkuus:
Seuraa ennustetta ja todellista tilannetta. Mittaa parannusta ajan mittaan. Dokumentoi, missä tekoäly tuo lisäarvoa.
Laajenna vähitellen:
Yksi ennuste toimii hyvin? Lisää toinen. Lisää sitten skenaariomahdollisuuksia. Sitten konsolidointiautomaatio. Rakenna valmiuksia ajan myötä.
Suunnittelua ei muuteta yhdessä yössä. Aloita keskittyneesti. Todista arvo. Laajenna.
Oletko valmis käyttämään vähemmän aikaa suunnittelumekaniikkaan?
Jokaisella yrityksellä on erilaiset suunnitteluprosessit. Erilaiset ajurit. Erilaiset järjestelmät. erilainen monimutkaisuus.
Emme myy yleisiä suunnittelumalleja. Tarkastelemme erityisiä prosessejasi. Sinun tietosi. Sinun vaatimuksiasi.
Sitten rakennamme tekoälyllä toimivan suunnittelun, joka sopii sinun työskentelytapoihisi. Sama tiukkuus. Sama valvonta. Vain nopeammin ja automatisoidummin.
Aloitamme yhdestä alueesta. Todista, että se parantaa tarkkuutta ja säästää aikaa. Laajenna sitten. Käytännön suunnitteluautomaatio, joka tekee tiimistäsi strategisemman.
