AI for Supplier Performance & Risk Management: Tunne tavarantoimittajasi ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia
Yrityksesi on riippuvainen tavarantoimittajista. He toimittavat tarvitsemasi materiaalit. Komponentit, joista rakennat. Palvelut, jotka pitävät toiminnan käynnissä.
Kun tavarantoimittajat toimivat hyvin, et ajattele heitä. Kun he epäonnistuvat, kaikki pysähtyy.
Myöhästyneet toimitukset viivästyttävät tuotantoa. Laatuongelmat aiheuttavat jälkitöitä ja asiakasvalituksia. Taloudelliset ongelmat aiheuttavat toimituskatkoksia. Vaatimusten noudattamatta jättäminen aiheuttaa oikeudellisen altistumisen. Pienistä toimittajaongelmista tulee suuria liiketoimintaongelmia.
Useimmat yritykset eivät kuitenkaan seuraa toimittajien suorituskykyä järjestelmällisesti. Ei siksi, etteivät ne välittäisi. Koska satojen toimittajien seuranta manuaalisesti on mahdotonta.
Huomaat ongelmat sen jälkeen, kun ne vaikuttavat sinuun. Toimituksen viivästyminen, joka pysäyttää tuotannon. Laatuongelma, joka saavuttaa asiakkaat. Toimittajan konkurssi, jonka vuoksi joudut etsimään vaihtoehtoja.
Tekoäly muuttaa tämän. Se seuraa toimittajien suorituskykyä jatkuvasti. Seuraa riskisignaaleja useista lähteistä. Varoittaa ongelmista ennen kuin ne vaikuttavat toimintaan. Muuttaa reaktiivisen palontorjunnan ennakoivaksi riskienhallinnaksi.
Miksi toimittajien suorituskyvyn hallinta epäonnistuu
Useimmilla yrityksillä on jonkinlainen toimittajien suorituskyvyn seuranta. Tuloskortit. Neljännesvuosittaiset liiketoimintakatsaukset. Vuosittaiset arvioinnit.
Nämä ovat kuitenkin taaksepäin suuntautuvia ja ajoittaisia. Ne kertovat, mitä viime vuosineljänneksellä tapahtui. Ne eivät kerro, mitä nyt tapahtuu tai mitä ongelmia on tulossa.
Toimittajan toimitussuoritus näyttää hyvältä neljännesvuosikatsauksessa. Viimeisten kolmen viikon aikana puolet toimituksista on kuitenkin jäänyt tekemättä. Kukaan ei huomaa sitä ennen kuin se vaikuttaa tuotantoon.
Toimittajan talous näytti vuositarkastuksessa hyvältä. Mutta se menetti juuri suurimman asiakkaansa. Kun saat tietää asiasta, he ovat vaikeuksissa, ja niin on myös toimitusketjusi.
Tämä koskee kriittisiä toimittajia, joiden osalta tehdään virallisia arviointeja. Muiden 80%:n toimittajakannan osalta? Niitä valvotaan vain silloin, kun ongelmat tulevat ilmeisiksi.
Manuaalinen seuranta ei skaalaudu. Et voi seurata 300 toimittajan toimitussuorituksia. Et voi seurata talousuutisia jokaisen yrityksen osalta, jolta ostat. Et voi tarkistaa vaatimustenmukaisuuden tilaa jatkuvasti.
Joten valvot suuria toimittajia ja toivot, etteivät muut aiheuta ongelmia. Toivo ei ole riskinhallintastrategia.
Mitä tekoäly tekee toimittajien suorituskyvylle ja riskienhallinnalle
Tekoäly ei ainoastaan seuraa toimittajien suorituskykyä. Se ennustaa ongelmia. Näin se toimii.
Seuraa toimittajan suorituskykyä jatkuvasti
Tekoäly seuraa toimittajien suorituskykytietoja reaaliajassa. Ei neljännesvuosittaisia tarkistuksia. Jokaisen tapahtuman jatkuva seuranta.
Toimituksen oikea-aikainen seuranta:
- Jokainen tilaus. Jokainen toimitus. Oliko se ajoissa? Aikaisin? Myöhässä? Kuinka paljon?
- Toimitussuoritus toimittajittain, luokittain ja ajanjaksoittain.
- Suuntaukset: Paraneeko vai heikkeneekö suorituskyky?
- Vaihtelevuus: Muuttuvuus: Johdonmukainen suorituskyky vai arvaamaton?
- Sitoumukset: Todellinen suorituskyky verrattuna sopimuksen mukaiseen palvelutasoon.
Toimittajan kokonaissuoritus voi olla hyväksyttävä, mutta sen suorituskyky kriittisissä kohteissa on heikko. Tekoäly näkee tämän. Toimittajan keskiarvo on 95% ajallaan, mutta viimeaikainen suorituskyky on laskenut 80%:iin. Tekoäly havaitsee suuntauksen.
Laatumittarit:
- Virheiden määrä. Palautusasteet. Uudelleentyöstövaatimukset.
- Laatupoikkeamat vakavuuden ja esiintymistiheyden mukaan.
- Eritelmien ja standardien noudattaminen.
- Asiakasvalitukset, jotka johtuvat toimittajan ongelmista.
- Laatukustannukset: tarkastukset, jälkityöt, palautukset, takuukorvaukset.
Laatuongelmissa näkyy usein malleja ennen kuin ne tulevat ilmeisiksi. Virheiden määrä kasvaa hitaasti. Tietyt tuoteryhmät, joilla on ongelmia. Tekoäly tunnistaa nämä mallit varhaisessa vaiheessa.
Reagointi ja palvelu:
- Vastausaika tiedusteluihin ja ongelmiin.
- Ongelmanratkaisun nopeus ja tehokkuus.
- Joustavuus muutosten tai kiireellisten pyyntöjen käsittelyssä.
- Viestinnän laatu ja ennakoivuus.
- Tekninen tuki ja asiantuntemus.
Kaupallinen suorituskyky:
- Laskun tarkkuus. Laskutusongelmat ja -virheet.
- Hinnoittelun johdonmukaisuus sopimusten kanssa.
- Maksuehtojen noudattaminen.
- Tarjousten läpimenoaika ja kilpailukyky.
Tekoäly ei vain kerää tietoja. Se analysoi sitä. Näyttää trendejä. Vertailee toimittajia. Merkitsee heikkenevän suorituskyvyn ennen kuin siitä tulee kriittistä.
Pisteet Toimittajasuhteet
Sinulla on satoja toimittajia. Mitkä niistä ansaitsevat huomiota? Mitkä toimivat hyvin? Mitkä tarvitsevat parannuskeskusteluja?
Tekoäly pisteyttää jokaisen toimittajan useilla eri ulottuvuuksilla:
Suorituskyvyn pisteet:
- Toimituksen, laadun, reagointikyvyn ja kaupallisten mittareiden painotettu yhdistelmä.
- Mukautettu tärkeyden mukaan: Kriittiset toimittajat pisteytetään tiukemmin.
- Verrattuna sopimussitoumuksiin ja vertaissuorituksiin.
Riskipisteet:
- Taloudellinen riski. Vaatimusten noudattamiseen liittyvä riski. Operatiivinen riski. Maantieteellinen riski.
- Yhden lähteen riippuvuudet. Keskittymisriski.
- Ulkoiset tekijät: geopoliittiset, sääntelyyn liittyvät ja markkinaolosuhteet.
Arvopisteet:
- Kustannuskilpailukyky. Innovaatiotoiminta. Strateginen arvo.
- Liiketoiminnan helppous. Joustavuus ja kumppanuus.
- Kokonaisarvo ylittää hinnan.
Yleinen toimittajan luokitus:
- Yhdistetty näkemys suorituskyvystä, riskistä ja arvosta.
- Segmentointi: strategiset kumppanit, ensisijaiset toimittajat, hyväksyttävät toimittajat, riskitoimittajat.
- Toimintasuositukset, jotka perustuvat luokitukseen ja suuntauksiin.
Saat priorisoidun toimittajaluettelon. Kuka tarvitsee suorituskykykeskustelun? Kuka ansaitsee enemmän liiketoimintaa? Kuka tarvitsee siirtymäsuunnitelman?
Se ei perustu vaistoon tai siihen, kuka valitti kovimmin. vaan kattavien, objektiivisten tietojen perusteella.
Havaitsee riskisignaalit varhaisessa vaiheessa
Toimittajaongelmat eivät ilmaannu yhtäkkiä. On olemassa varoitusmerkkejä. Tekoäly tarkkailee niitä.
Taloudelliset riskisignaalit:
- Luottoluokituksen alentaminen. Tilinpäätöksen heikkeneminen.
- Maksuongelmat: myöhästyneet maksut tavarantoimittajille, veropantit, oikeudelliset tuomiot.
- Suuret asiakasmenetykset. Tulojen keskittyminen tai lasku.
- Irtisanomiset, laitosten sulkemiset, rakenneuudistuksia koskevat ilmoitukset.
- Omistajanvaihdokset, johdon vaihtuminen, konkurssihakemukset.
Toimintariskisignaalit:
- Toimituksen suorituskyky heikkenee. Läpimenoajat kasvavat.
- Laatuongelmien yleistyminen tai vakavuuden lisääntyminen.
- Kapasiteettirajoitukset. Tuotanto-ongelmat.
- Avainhenkilöstön lähdöt. Työmarkkinaongelmat tai lakot.
- Toimitusketjuun liittyvät ongelmat, jotka vaikuttavat niiden toimittajiin.
Vaatimusten noudattamiseen ja maineeseen liittyvät riskit:
- Sääntelyrikkomukset. Turvallisuuspoikkeamat. Ympäristöasiat.
- Oikeudelliset ongelmat: oikeudenkäynnit, tutkimukset, sakot.
- Negatiivinen uutisointi. Sosiaalisessa mediassa tapahtuvat tunnemuutokset.
- Asiakkaiden valitukset. Alan maineen muutokset.
- Sertifiointi raukeaa. Vakuutus- tai lisenssiongelmat.
Markkina- ja ulkoiset riskit:
- Toimittajien sijaintiin vaikuttavat geopoliittiset kysymykset.
- Luonnonkatastrofit, sääilmiöt, infrastruktuuriongelmat.
- Toimittajien toimintaan vaikuttavat lainsäädännölliset muutokset.
- Markkinahäiriöt toimittajan toimialalla.
- Toimittajakustannuksiin vaikuttavat raaka-aineiden hintojen vaihtelut.
Tekoäly seuraa uutisia, rahoitustietokantoja, viranomaisilmoituksia, toimialaraportteja ja sisäisiä suoritustietoja. Se yhdistää signaaleja, jotka jäisivät huomaamatta erillisinä.
Toimittajalla on pieniä toimitusviivästyksiä. Se on yksi signaali. Sama toimittaja irtisanoi juuri 10% työntekijää. Se on toinen signaali. Yhdessä ne viittaavat suurempaan ongelmaan.
Saat varhaisen varoituksen. Aika monipuolistaa hankintaa. Rakenna varastopuskureita. Järjestä vaihtoehtoja. Hallitse riskejä ennakoivasti sen sijaan, että reagoisit kriiseihin.
Ennustaa toimitushäiriöitä
Jotkin toimittajien ongelmat ovat ennakoitavissa. Tekoäly tunnistaa häiriöitä edeltävät mallit.
Suorituskyvyn heikkenemismallit:
Toimitussuorituskyky heikkenee. Laatu heikkenee. Läpimenoajat pitenevät. Nämä mallit edeltävät usein suurempia ongelmia.
Tekoäly oppii, mitkä mallit korreloivat häiriöiden kanssa. Se merkitsee toimittajat, joilla on näitä malleja, ennen kuin häiriö tapahtuu.
Riskitekijöiden kasautuminen:
Useat yhdessä esiintyvät riskisignaalit lisäävät häiriöiden todennäköisyyttä.
Taloudellinen stressi + toiminnalliset ongelmat + alan laskusuhdanne = suuri todennäköisyys toimittajan epäonnistumiseen. Tekoäly määrittelee tämän riskin.
Ulkoisten tekijöiden seuranta:
Maataloustoimittajien sadonkorjuuseen vaikuttavat säämallit. Kapasiteettirajoitteita aiheuttavat lainsäädännölliset määräajat. Satamien ruuhkautuminen vaikuttaa toimitusaikatauluihin.
Tekoäly seuraa ulkoisia tekijöitä, jotka ennustavat toimitusketjun häiriöitä. Ei täydellisesti, mutta riittävän ajoissa valmistautuakseen.
Kapasiteetti- ja kysyntäanalyysi:
Toimittaja 90%:n kapasiteetilla. Teollisuuden kysyntä kasvaa. Volyymisi kasvaa. Matematiikka ennustaa kapasiteettiongelmia.
Tekoäly mallintaa toimittajakapasiteettia kysyntää vastaan. Se tunnistaa tilanteet, joissa tarjonta on todennäköisesti rajallista.
Häiriöiden ennustaminen ei ole täydellistä. Mutta jopa 70%-tarkkuus ja varhainen varoitus ovat arvokkaita. Kaikkia häiriöitä ei voi estää. Mutta voit valmistautua niihin, jotka näet tulevan.
Seuraa vaatimustenmukaisuuden tilaa
Toimittajilla on vaatimustenmukaisuusvaatimuksia. Sertifikaatit. Vakuutukset. Dokumentointi. Turvallisuustiedot. Ympäristöluvat.
Nämä päättyvät. Toimittajat unohtavat uusia. Tai he eivät kerro, kun ongelmia ilmenee.
Tekoäly seuraa vaatimustenmukaisuuden tilaa:
Vaaditut asiakirjat:
- Vakuutustodistukset. Vakuutusmäärät ja voimassaolon päättymispäivät.
- Laatusertifikaatit (ISO, alakohtaiset). Nykyinen tila ja uusimispäivämäärät.
- Turvallisuussertifikaatit ja auditointitulokset.
- Tilinpäätös ja luottotiedot.
- Lisenssit, luvat, rekisteröinnit.
Säädösten noudattaminen:
- Teollisuuden sääntelyn noudattaminen. Tarkastustulokset.
- Ympäristövaatimusten noudattaminen. Päästöt, jätteet, raportointi.
- Työ- ja turvallisuusmääräykset. Tarkastushavainnot.
- Tuonnin ja viennin vaatimustenmukaisuus. Kaupan rajoitukset.
- Tietosuojan ja tietoturvan vaatimustenmukaisuus IT-toimittajille.
Sopimuksen noudattaminen:
- Sopimusehtojen mukaiset vaaditut todistukset.
- Raportointivaatimukset. Tarkastusoikeudet.
- Monimuotoisuutta ja kestävyyttä koskevat sitoumukset.
- Käytännesääntöjen tunnustaminen ja noudattaminen.
Tekoäly seuraa, mitä tarvitaan. Seuraa tilaa. Hälyttää ennen vanhentumisia. Merkitsee vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat.
Vakuutus päättyi kolme kuukautta sitten, eikä kukaan huomannut? Tekoäly huomaa sen. Sertifikaattia ei ole uusittu? Hälytys lähetetään ennen kuin siitä tulee ongelma.
Vaatimustenmukaisuuden seuranta ei ole jännittävää. Mutta noudattamatta jättäminen on kallista. Oikeudellinen altistuminen. Tarkastushavainnot. Asiakassopimusrikkomukset. Tekoäly estää nämä ongelmat.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
CPO:ille ja hankintajohtajille
Siirryt reaktiivisesta toimittajariskien hallinnasta ennakoivaan toimittajariskien hallintaan.
- Ennakoiva riskienhallinta: Ongelmat havaitaan ennen kuin ne häiritsevät toimintaa. Aikaa valmistautua hätiköinnin sijaan.
- Toimittajan vastuullisuus tietojen avulla: Suorituskykykeskustelut objektiivisten mittareiden tukemana. Selkeät odotukset ja mittaaminen.
- Suojattu toimitusketju: Varhaisvaroitusjärjestelmä toimittajien ongelmia varten. Vähentää häiriövaikutuksia.
- Jatkuva parantaminen: Järjestelmällinen suorituskyvyn seuranta parantaa toimittajan toimintaa ajan myötä.
- Strateginen toimittajahallinta: Tiedä, mitkä toimittajat ansaitsevat investoinnin ja kumppanuuden. Mitkä tarvitsevat suorituskyvyn parantamista. Mitkä on vaihdettava.
Hankintapäälliköille ja ostajille
Tiedät, mitä toimittajia sinun on tarkkailtava, ja sinulla on todisteita vaikeita keskusteluja varten.
- Tiedä, mitä toimittajia kannattaa tarkkailla: Suorituskyvyn ja riskien perusteella priorisoitu luettelo. Keskitä huomio sinne, missä sillä on merkitystä.
- Todisteet toimittajien keskusteluista: Tietoihin perustuvat suorituskykykeskustelut. Konkreettiset kysymykset ja selkeät mittarit.
- Varhainen varoitus ongelmista: Puutu ongelmiin ennen kuin niistä tulee kriittisiä. Ennakoiva hallinta.
- Yksinkertaistettu suorituskyvyn seuranta: Ei enää manuaalisia tuloskortteja. Automaattinen tiedonkeruu ja analysointi.
- Vaatimustenmukaisuuden todentaminen: Tiedä toimittajan vaatimustenmukaisuuden tila ilman asiakirjojen manuaalista seurantaa.
Toiminnot ja toimitusketju
Saat luotettavan toimituksen ja vähemmän häiriöitä.
- Vähemmän toimituskatkoksia: Varhainen varoittaminen mahdollistaa valmistautumisen. Puskurivarasto, vaihtoehtoiset lähteet, varasuunnitelmat.
- Parempi toimittajien laatu: Jatkuva seuranta ja palaute parantavat toimintaa. Ongelmat havaitaan ajoissa.
- Vähentynyt riskialttius: Taloudelliset epäonnistumiset, säännösten noudattamatta jättäminen ja toiminnalliset ongelmat havaitaan ennen kuin ne vaikuttavat sinuun.
- Ennakoitavissa oleva tarjonta: Parempi näkyvyys toimittajien kapasiteettiin ja riskeihin. Vähemmän yllätyksiä.
- Nopeampi ongelmanratkaisu: Ongelmat tunnistetaan ja niitä käsitellään välittömästi. Vähemmän aikaa ongelmien löytämiseen.
Mitä tekoäly ei tee
Rajoitukset on tehtävä selviksi.
Tekoäly tarjoaa näkyvyyttä ja varhaisvaroitusta. Se ei hallinnoi toimittajasuhteita. Se on edelleen ihmisen työtä.
Tekoäly ei voi ennustaa kaikkia häiriöitä. Jotkin ongelmat ilmenevät yhtäkkiä ilman varoitussignaaleja. Jotkin riskitekijät eivät näy tekoälyn valvomissa tietolähteissä.
Tekoäly ei voi tehdä strategisia päätöksiä toimittajasuhteista. Se, tehdäänkö toimittajan kanssa yhteistyötä suorituskyvyn parantamiseksi vai vaihdetaanko toimittaja, riippuu muustakin kuin datasta: strategisesta merkityksestä, suhteiden historiasta, käytettävissä olevista vaihtoehdoista ja liiketoimintastrategiasta.
Tekoäly tekee ongelmista näkyviä jo varhaisessa vaiheessa. Antaa objektiivista suorituskykytietoa. Seuraa riskisignaaleja useista lähteistä. Luo aikaa ja tietoa parempia päätöksiä varten.
Hankintatiimisi hallinnoi edelleen toimittajasuhteita. He tekevät edelleen strategisia päätöksiä. He vain tekevät sen paremmalla tiedolla ja varhaisvaroituksella jälkikäteisen reagoinnin sijaan.
Todellisia tuloksia toimittajien suorituskyvyn ja riskienhallinnan tekoälystä
Tämä näyttää käytännössä seuraavalta:
Häiriöiden ehkäisy: Varhainen varoittaminen mahdollistaa valmistautumisen. Häiriöt, jotka olisivat pysäyttäneet tuotannon, aiheuttavat sen sijaan vähäisiä viivästyksiä, koska vaihtoehdot olivat valmiina.
Suorituskyvyn parantaminen: Jatkuva seuranta ja tietoihin perustuvat keskustelut edistävät toimittajien parantamista. Toimitussuorituskyvyn paraneminen tyypillisesti 5-10 prosenttiyksikköä.
Riskien välttäminen: Taloudelliset epäonnistumiset, säännösten noudattamatta jättäminen ja laatukriisit havaitaan ajoissa. Ongelmiin puututaan ennen kuin niistä tulee kriittisiä.
Ajansäästö: Automaattinen suorituskyvyn seuranta korvaa manuaaliset tuloskortit. Ostajat käyttävät aikaa poikkeusten hallintaan, eivät tietojen keräämiseen.
Paremmat toimittajasuhteet: Objektiiviset tiedot poistavat tunteet suorituskykykeskusteluista. Tavarantoimittajat kunnioittavat mittaamista ja reagoivat tosiasioihin.
Kyse ei ole kaikkien toimittajariskien poistamisesta. Riski on olemassa. Hallittu riski on kuitenkin eri asia kuin hallitsematon riski. Näkyvyys ja ennakkovaroitus muuttavat riskienhallinnan reaktiivisesta ennakoivaksi.
Oletko valmis hallitsemaan toimittajariskiä?
Jokaisen yrityksen toimittajakanta on erilainen. Eri toimittajat. Erilaiset riskit. Erilaiset suorituskykymittarit, joilla on merkitystä toiminnallesi.
Emme myy yleisiä toimittajahallintajärjestelmiä. Tarkastelemme juuri sinun toimittajakantaasi ja riskitekijöitäsi. Selvitämme, mitkä suorituskykymittarit ovat tärkeitä yrityksellesi. Rakennamme seuranta- ja hälytysjärjestelmän, joka vastaa riskinsietokykyäsi ja operatiivisia tarpeitasi.
Ei ole lupauksia siitä, että tekoäly ennustaisi kaikki ongelmat. Vain käytännöllisiä työkaluja, jotka tekevät toimittajien suorituskyvystä näkyvää ja varoittavat riskeistä varhaisessa vaiheessa ennen kuin niistä tulee kriisejä.
