Tekoäly vaatimustenmukaisuuden ja käytäntöjen tarkistamiseen: Lakkaa toivomasta, ettet jättänyt jotain huomiotta.
Sääntöjä on kaikkialla. Liittovaltion lait. Osavaltioiden lait. Teollisuuden määräykset. Yrityksen toimintaperiaatteet. Sopimusvelvoitteet. Tietosuojavaatimukset.
Jokaisen asiakirjan on oltava vaatimusten mukainen. Jokaista käytäntöä on päivitettävä säännösten muuttuessa. Jokainen sopimus on tarkistettava useiden sääntökokonaisuuksien perusteella.
Vaatimusten noudattaminen ei ole vapaaehtoista. Jos jotakin jää huomiotta, siitä voi aiheutua suuria kustannuksia: sakkoja, oikeusjuttuja, sääntelytutkimuksia ja mainehaittoja.
Ongelma? Vaatimustenmukaisuuden tarkastaminen on manuaalista. Se vie aikaa. Jotain jää helposti huomaamatta, kun tarkastat 15. sopimustasi sinä päivänä.
Tekoäly muuttaa tämän. Se tarkistaa jokaisen asiakirjan jokaisen säännön perusteella. Se havaitsee puutteet. Se seuraa sääntelyn muutoksia. Se ehdottaa päivityksiä.
Saat järjestelmällisen vaatimustenmukaisuuden tarkastuksen sen sijaan, että toivoisit, ettei mitään lipsahtaisi läpi.
Vaatimusten noudattamista koskeva ongelma
Vaatimustenmukaisuustyö on suoraviivaista mutta työlästä: Tarkista, täyttävätkö asiakirjat vaaditut standardit.
Yleiset vaatimustenmukaisuusskenaariot:
- Tietosuojakäytäntöjen on sisällettävä erityisiä GDPR-paljastuksia.
- Palveluehtojen on sisällettävä pakolliset osavaltiokohtaiset määräykset
- Sopimusten on oltava alan säännösten mukaisia (HIPAA, SOX, PCI-DSS).
- Henkilöstöpolitiikkojen on vastattava nykyistä työlainsäädäntöä
- Tuotemerkintöjen on täytettävä FDA:n vaatimukset
- Taloudellisten asiakirjojen on täytettävä julkistamissäännöt
- Markkinointimateriaalin on oltava mainontaa koskevien säännösten mukaista
Perinteinen vaatimustenmukaisuuden tarkastus:
- Ylläpidetään vaatimusten tarkistuslistoja
- Asiakirjojen tarkistaminen manuaalisesti tarkistuslistojen perusteella
- Yritä pysyä mukana sääntelyn muutoksissa
- Asiakirjojen päivittäminen säännösten muuttuessa
- Toivottavasti et jäänyt mistään paitsi
- Huomaat, että olet jättänyt jotain huomaamatta, kun sinua sakotetaan tai haastetaan oikeuteen.
Ongelmat:
- Manuaalinen tarkastus on hidasta ja epäjohdonmukaista
- Vaatimukset muuttuvat nopeammin kuin pystyt seuraamaan
- Eri lainkäyttöalueilla on erilaiset säännöt
- Kukaan ei voi pitää satoja vaatimuksia päässään.
- Paine nopeaan toimintaan johtaa oikotietä.
- Ei todisteita siitä, että olet todella tarkistanut kaiken
Tulos: Vaatimusten noudattamisesta tulee pelkkää ruutujen rastittamista. Kunnes jokin menee pieleen.
Mitä tekoäly tekee vaatimustenmukaisuuden ja toimintaperiaatteiden tarkistamisessa
Tekoäly tuntee säännöt. Se lukee asiakirjoja. Se vertaa näitä kahta. Se ei koskaan väsy. Se ei koskaan unohda vaatimuksia.
Se ei korvaa sääntöjen noudattamiseen liittyvää asiantuntemusta. Se tekee sääntöjen noudattamisesta järjestelmällistä eikä tapauskohtaista.
1. Automaattinen vaatimustenmukaisuuden tarkastus
Sinä annat AI:lle vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Se tarkistaa jokaisen asiakirjan niiden perusteella.
Esimerkki: GDPR:n tietosuojakäytännön tarkistus
GDPR edellyttää erityisiä tietoja. Tekoäly tarkistaa tietosuojakäytäntösi:
- Rekisterinpitäjän henkilöllisyys ja yhteystiedot
- Tietosuojavastaavan yhteystiedot (tarvittaessa)
- Tietojen käsittelyn tarkoitukset
- Käsittelyn oikeusperusta
- Oikeutetut edut (tarvittaessa)
- Vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
- Kansainväliset tiedonsiirrot (tarvittaessa)
- Säilytysajat
- Rekisteröityjen oikeudet (tietojen saanti, oikaiseminen, poistaminen jne.).
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Automaattisen päätöksenteon tietojen luovuttaminen (tarvittaessa)
Tekoäly palaa:
- ✓ Läsnä: Luettelo täytetyistä vaatimuksista
- ✗ Puuttuu: Vaatimusluetteloa ei löydy
- ⚠ Epäselvä: Vaatimukset on mahdollisesti otettu huomioon, mutta niitä ei ole selkeästi esitetty.
Korjaat puutteet ennen kuin sääntelyviranomaiset löytävät ne.
2. Vaadittu sisällön todentaminen
Joihinkin asiakirjoihin on sisällytettävä erityistä kieltä. Sanasta sanaan. Tekoäly tarkistaa sen.
Esimerkki: Osavaltiokohtaiset tiedot
Kaliforniassa työsuhteiden välityssopimuksissa on oltava erityinen kieli. New Yorkissa edellytetään erityistä kieltä luottamuksellisuuslausekkeita sisältävissä sovintosopimuksissa.
Tekoälyn tarkistukset:
- Onko vaadittu kieli läsnä?
- Onko se riittävän näkyvä (jos näkyvyyttä vaaditaan)?
- Käytetäänkö nykyistä versiota (jos kieltä on päivitetty)?
Et luota muistiin tai vanhentuneisiin malleihin.
3. Monen eri lainkäyttöalueen noudattaminen
Eri osavaltiot, eri säännöt. Eri maissa eri säännöt. Saman asiakirjan on ehkä oltava useiden eri sääntökokonaisuuksien mukainen.
Tekoäly tarkistaa kaikki asiaankuuluvat lainkäyttöalueet samanaikaisesti.
Esimerkki: Palveluehdot usean valtion palvelua varten
Yrityksesi toimii Kaliforniassa, New Yorkissa ja Texasissa. Kussakin osavaltiossa on erityisiä vaatimuksia kuluttajasopimuksille.
Tekoäly tarkistaa käyttöehtoja vastaan:
- Kalifornian kuluttajansuojalainsäädäntö
- Kalifornian automaattista uusimista koskevan lain vaatimukset
- New Yorkin kuluttajansuojasäännökset
- Teksasin osavaltiokohtaiset säännökset
- liittovaltion säädökset (FTC jne.)
Tuloksista käy ilmi vaatimustenmukaisuustilanne lainkäyttöalueittain. Näet tarkalleen, mitä kussakin osavaltiossa on lisättävä.
4. Sääntelymuutosten seuranta
Säännökset muuttuvat. Uusia lakeja hyväksytään. Virastot antavat uusia ohjeita. Tuomioistuinten päätökset luovat uusia vaatimuksia.
Tekoäly seuraa asiaankuuluvia lähteitä:
- Federal Register -päivitykset
- Valtion lainsäädännön muutokset
- Viraston ohjeet ja tulkinnat
- Vaatimustenmukaisuuteen vaikuttavat tuomioistuimen päätökset
- Toimialakohtaiset sääntelyelimet
Kun jokin sinuun vaikuttava asia muuttuu, tekoäly merkitsee sen:
- Mikä muuttui
- Voimaantulopäivä
- Mitkä asiakirjat vaikuttavat
- Mitä on päivitettävä
Säännösten muuttumisesta ei saa tietää, kun saa rikkomusilmoituksen.
5. Puuteanalyysi ja korjausehdotukset
Aukkojen löytäminen on yksi asia. Se, miten ne korjataan, on toinen asia.
Tekoäly ei ainoastaan tunnista puuttuvia vaatimuksia, vaan ehdottaa myös kieltä niiden täyttämiseksi.
Esimerkki:
Tunnistettu puute: "Tietosuojakäytännössä ei määritellä säilytysaikoja, kuten tietosuoja-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdassa edellytetään."
Ehdotettu kieli: "Säilytämme henkilötietoja [määrittele ajanjaksot] tai niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten ne on kerätty, ellei laki edellytä pidempää säilytysaikaa."."
Et aloita tyhjästä. Tarkistat ja muokkaat ehdotettua kieltä.
6. Käytäntöjen versionhallinta ja kirjausketju
Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa, että sinun on todistettava noudattaneesi niitä. Tekoäly luo dokumentaatiota:
- Kun kukin toimintatapa tarkistettiin
- Mitä vaatimuksia tarkistettiin
- Mitä puutteita havaittiin
- Mitä päivityksiä tehtiin
- Kun päivitykset tulivat käyttöön
- Kuka hyväksyi muutokset
Jos sinua tarkastetaan tai sinua vastaan tehdään sääntöjen noudattamista koskeva kysely, sinulla on selkeät tiedot.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Päätöksentekijöille
Alhaisempi vaatimusten noudattamiseen liittyvä riski.
Järjestelmällisellä tarkastuksella puutteet havaitaan ennen kuin niistä tulee rikkomuksia. Vähemmän sakkoja. Vähemmän sääntelyongelmia. Vähemmän oikeusjuttuja.
Auditointikelpoiset prosessit.
Selkeä dokumentaatio siitä, mitä tarkastettiin, milloin ja mihin toimiin ryhdyttiin. Sääntelyviranomaiset näkevät ammattimaisen vaatimustenmukaisuusohjelman.
Asiakirjojen nopeammat päivitykset.
Kun säädökset muuttuvat, tiedät tarkalleen, mitä on päivitettävä. Et joudu tarkistamaan kaikkea.
Yhdenmukainen noudattaminen koko organisaatiossa.
Jokainen asiakirja tarkastetaan yhtä perusteellisesti. Ei vaihtelua sen mukaan, kuka on kiireinen tai kuka unohti tarkistaa jotain.
Lakimiehille ja compliance-tiimeille
Järjestelmällinen tarkastus muistin sijaan.
Sinun ei tarvitse muistaa 200 vaatimusta. Tekoäly tarkistaa ne kaikki joka kerta.
Todisteet siitä, että teit työsi.
Selkeät merkinnät siitä, että sääntöjenmukaisuustarkastukset on tehty. Jos jokin menee pieleen, voit osoittaa huolellisuuden.
Proaktiivinen reaktiivisuuden sijaan.
Ongelmat havaitaan kehitystyön aikana, ei julkaisun jälkeen. Kuulet sääntelyn muutoksista ennen kuin asiakkaat kysyvät niistä.
Keskity monimutkaisiin tuomioihin.
Tekoäly hoitaa rutiininomaisen vaatimustenmukaisuuden tarkistamisen. Sinä keskityt harmaisiin alueisiin, riskien arviointiin ja strategisiin sääntöjenmukaisuutta koskeviin päätöksiin.
Liiketoimintaa varten
Liiku nopeasti sääntöjä rikkomatta.
Vaatimustenmukaisuuden tarkistaminen ei hidasta kaikkea. Nopeiden automaattisten tarkastusten ansiosta voit liikkua nopeasti ja turvallisesti.
Vähentää sääntöjen noudattamisesta aiheutuvia kustannuksia.
Vähemmän aikaa manuaaliseen tarkastukseen. Vähemmän vaatimustenmukaisuusongelmia, jotka vaativat kalliita korjaustoimenpiteitä. Pienempi sakkoriski.
Luottamuksen rakentaminen sidosryhmien kanssa.
Asiakkaat, yhteistyökumppanit ja sääntelyviranomaiset näkevät yrityksen, joka suhtautuu sääntöjen noudattamiseen vakavasti.
Todellisen maailman esimerkki: Verkkosivuston tietosuojakäytännön päivitys
Yrityksesi toimii Yhdysvalloissa ja EU:ssa. GDPR on päivitetty uusilla vaatimuksilla.
Ilman tekoälyä:
- Vaatimusten noudattamista valvova ryhmä saa tietää päivityksestä (lopulta)
- Arvioi uusia vaatimuksia
- Löytää nykyisen tietosuojakäytäntöä koskevan asiakirjan
- Lukee politiikan läpi manuaalisesti
- Yrittää muistaa kaikki uudet GDPR-vaatimukset
- Luonnosten päivitykset
- Lähetetään oikeudelliselle yksikölle tarkistettavaksi
- Oikeudelliset tarkistukset ja muokkaukset
- Päivitykset käyvät läpi hyväksymisprosessin
- Verkkosivuston tiimi toteuttaa muutokset
- Aika: 3-6 viikkoa
- Riski: Saattaa jäädä jotain huomaamatta
Tekoälyn avulla:
- Tekoäly havaitsee GDPR-päivityksen (päivänä, jona se julkistetaan)
- Tekoälyliput: "Uudet GDPR-vaatimukset vaikuttavat tietosuojakäytäntöihisi"
- Tekoäly tarkistaa nykyisen politiikan ja uudet vaatimukset
- Tekoäly luo raportin: "Puuttuu 3 vaadittua tietoa", jossa on tarkennuksia.
- Tekoäly ehdottaa kieltä jokaiselle puuttuvalle elementille
- Compliance tarkistaa tekoälyehdotukset ja mukauttaa niitä
- Lakimiehet tarkastelevat ehdotettuja muutoksia
- Päivitykset käyvät läpi hyväksymisprosessin
- Verkkosivuston tiimi toteuttaa muutokset
- Tekoäly tarkistaa, että päivitetty politiikka täyttää kaikki vaatimukset
- Aika: 3-5 päivää
- Riski: Kaikkien vaatimusten kattava tarkastus
Sama laatu. 75% nopeampi. Parempi dokumentaatio. Suurempi luottamus.
Mitä tekoäly ei tee
Selvitetään, mihin tekoäly ei pysty.
Tekoäly ei tulkitse epäselviä säännöksiä.
Kun laki on selkeä, tekoäly tarkistaa sen noudattamisen. Kun tarvitaan tulkintaa, ihmiset päättävät, miten lakia noudatetaan.
Tekoäly ei tee liiketoimintapäätöksiä riskeistä.
Siinä tunnistetaan vaatimustenmukaisuuden puutteet. Päätät, korjaatko ne välittömästi, hyväksytkö riskin vai etsitkö toisenlaista lähestymistapaa.
Tekoäly ei korvaa sääntöjen noudattamista koskevaa harkintaa.
Joskus sääntöjen noudattaminen ei ole mustavalkoista. Tekoäly merkitsee ongelman. Compliance-ammattilainen tekee päätöksen.
Tekoäly ei päivity automaattisesti ikuisesti.
Sääntelyvalvonta edellyttää ylläpitoa. AI:n sääntökokonaisuuteen on lisättävä uusia säännöksiä. Jonkun on hallinnoitava sitä.
Tekoäly ei tee sinusta mukautuvaa.
Se auttaa sinua tarkistamaan vaatimustenmukaisuuden. Sinun on silti korjattava puutteet, pantava käytännöt täytäntöön ja valvottava niiden noudattamista.
Tekoäly on sääntöjen noudattamisen väline. Vaatimusten noudattamisen ammattilaiset ovat edelleen välttämättömiä.
Miten päästä alkuun
1. Määritä vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Mitä säädöksiä sovelletaan yritykseesi? Mitä alan standardeja sinun on noudatettava? Mitä sopimusvelvoitteita sinulla on?
2. Dokumentoi nykyiset vaatimustenmukaisuuden tarkistuslistat.
Mitä tarkistat tällä hetkellä? Mitä sinun pitäisi tarkistaa? Tee se selväksi.
3. Priorisointi riskien mukaan.
Aloita korkean riskin compliance-alueilla (GDPR, HIPAA, rahoitussäännökset). Lisää pienemmän riskin alat myöhemmin.
4. Rakenna tekoälyn sääntökokonaisuuksia.
Kouluta tekoäly vaatimustenmukaisuusvaatimuksiin. Mitä selkeämpi ja täsmällisempi, sitä parempi.
5. Testaa olemassa olevia asiakirjoja.
Suorita tekoälyn vaatimustenmukaisuustarkastukset nykyisille politiikoille ja sopimuksille. Katso, mitä se löytää. Vahvista tarkkuus.
6. Integroi työnkulkuun.
Tee tekoälyn vaatimustenmukaisuuden tarkistamisesta vakiovaihe. Asiakirjaluonnos → tekoälytarkastus → ihmisen tekemä tarkistus → hyväksyntä.
7. Seuraa ja tarkenna.
Seuraa vääriä positiivisia ja vääriä negatiivisia tuloksia. Tarkenna tekoälysääntöjä. Pidä sääntelyn seuranta ajan tasalla.
Yleisiä kysymyksiä
Mitä säännöksiä tekoäly voi tarkistaa?
Mikä tahansa asetus, jolla on selkeät, dokumentoidut vaatimukset. GDPR, CCPA, HIPAA, SOX, alakohtaiset määräykset. Mitä selkeämpi sääntö, sitä paremmin tekoäly toimii.
Voiko tekoäly käsitellä yrityskohtaisia käytäntöjä?
Kyllä. Tekoäly voi tarkistaa asiakirjat sisäisten käytäntöjen, brändiohjeiden, sopimusstandardien ja yrityskohtaisten vaatimusten perusteella.
Entä toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus?
Tekoälyä voidaan kouluttaa toimialasäännösten mukaisesti (rahoituspalvelut, terveydenhuolto, teollisuus jne.). Vaatii toimialan asiantuntemusta, jotta se voidaan ottaa käyttöön oikein.
Kuinka tarkka tekoälyn vaatimustenmukaisuuden tarkastus on?
Yksiselitteiset vaatimukset (erityiset tiedot, vaadittu kieli): 90-95%. Tulkinnalliset vaatimukset: Alempi, vaatii ihmisen harkintaa. Siksi inhimillinen arviointi on edelleen olennaisen tärkeää.
Toimiiko tämä kansainvälisessä sääntöjen noudattamisessa?
Kyllä. Tekoäly voi tarkistaa useiden maiden säädökset. Erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka toimivat eri lainkäyttöalueilla.
Miten pidät tekoälyn ajan tasalla sääntelyn muutoksista?
Automaattisen seurannan ja asiantuntija-arvioinnin yhdistelmä. Suuret muutokset merkitään automaattisesti. Asiantuntijat validoivat ja päivittävät tekoälyn sääntökokonaisuuksia.
Lopputulos
Vaatimusten noudattamisen ei tarvitse luottaa muistiin ja toivoon.
Tekoäly tarkistaa asiakirjat järjestelmällisesti sääntelyvaatimusten perusteella. Se seuraa muutoksia. Se tunnistaa puutteet. Se ehdottaa korjauksia. Se dokumentoi kaiken.
Tuloksena on pienempi vaatimustenmukaisuusriski, nopeammat asiakirjojen päivitykset, parempi tarkastusvalmius ja vaatimustenmukaisuutta valvovat tiimit, jotka tekevät strategista työtä manuaalisen tarkistamisen sijaan.
Ei taikuutta. Vain järjestelmällinen vaatimustenmukaisuuden tarkastaminen mittakaavassa.
Oletko valmis parantamaan vaatimustenmukaisuuden tarkastusta?
Jokaisella organisaatiolla on erilaiset vaatimustenmukaisuusvaatimukset, riskiprofiilit ja prosessit.
Me emme myy yleisiä vaatimustenmukaisuustyökaluja. Me tarkastelemme juuri sinun sääntöjesi ja sääntöjen noudattamiseen liittyviä haasteitasi. Tunnistamme, missä tekoäly tuottaa eniten arvoa. Rakennamme tarpeisiisi sopivia tarkastusjärjestelmiä.
Puhutaan vaatimustenmukaisuusvaatimuksistasi ja siitä, missä tekoäly voi auttaa.
