L'IA pour la gestion des contrats : Ne jamais manquer un renouvellement, ne jamais perdre de vue les termes du contrat
Les contrats sont omniprésents dans les marchés publics. Accords avec les fournisseurs. Contrats de service. Engagements de volume. Accords de licence. Accords-cadres. Chacun d'entre eux comporte des termes importants.
Prix. Volumes. Dates de renouvellement. Clauses de résiliation. Accords de niveau de service. Conditions de pénalité. Les détails qui déterminent si vous en avez pour votre argent ou si vous vous faites avoir.
Mais la plupart des entreprises ne savent pas ce que contiennent leurs contrats. Non pas parce qu'elles s'en moquent. Mais parce qu'elles ont des centaines de contrats et que personne n'a le temps de lire et de suivre chacun d'entre eux.
Les dates de renouvellement ne sont pas respectées. Les renouvellements automatiques se font sans examen. Les conditions sont oubliées. Les fournisseurs ne respectent pas leurs engagements et personne ne le remarque. Partout, de l'argent est laissé sur la table.
L'IA change la donne. Elle lit les contrats. Elle extrait ce qui est important. Elle suit chaque date et chaque obligation. Elle veille à ce que vous sachiez ce que vous avez convenu et à ce que vous l'obteniez.
Pourquoi la gestion des contrats échoue-t-elle ?
Voici à quoi ressemble la gestion des contrats dans la plupart des entreprises :
Les contrats sont signés. Quelqu'un les classe. Généralement dans un lecteur partagé, éventuellement dans un système de gestion des contrats si vous en avez un.
Et après ? Les gens oublient ce qu'ils contiennent. Le responsable des achats qui a négocié l'accord change de poste. Le contrat reste en suspens.
Un an plus tard, le contrat est renouvelé automatiquement. Personne ne l'a revu. Personne n'a vérifié si les conditions étaient toujours compétitives. Personne n'a vérifié que le fournisseur avait respecté ses engagements. Vous êtes bloqué pour une année supplémentaire.
Ou, pire encore, vous ne respectez pas le délai de préavis de résiliation. Vous vouliez changer de fournisseur, mais vous ne l'avez pas prévenu 90 jours avant le renouvellement. Vous êtes donc bloqué pour une nouvelle période contractuelle.
Pendant ce temps, vous commandez aux fournisseurs sans savoir ce que vous avez négocié. S'agit-il du prix contractuel ? Recevons-nous les remises sur volume que nous avons négociées ? Le fournisseur respecte-t-il ses engagements de livraison ?
Personne ne le sait. Non pas parce qu'ils ne veulent pas le savoir, mais parce qu'il est impossible de suivre tout cela manuellement.
Les équipes chargées des achats ne peuvent pas lire des centaines de contrats et se souvenir de chaque terme. Elles ne peuvent pas contrôler les performances de chaque fournisseur par rapport à chaque obligation. Elles ne peuvent pas suivre des dizaines de dates de renouvellement tout en faisant tout le reste.
Les choses se gâtent. Les renouvellements ne sont pas effectués. Les conditions ne sont pas respectées. L'argent est gaspillé.
Ce que l'IA apporte à la gestion des contrats
L'IA ne se contente pas de stocker les contrats. Elle les lit. Les comprend. Les suit à la trace. Voici comment.
Extraction automatique des termes clés
Chargez un contrat dans l'IA. Elle lit l'intégralité du document - chaque page, chaque clause, chaque terme.
Il extrait ce qui est important :
- Informations sur les prix : Prix unitaires. Remises sur volume. Clauses d'ajustement des prix. Conditions de prix minimales et maximales.
- Engagements en volume : Obligations d'achat minimum. Seuils de rupture de volume. Périodes d'engagement. Pénalités pour manque à gagner.
- Dates du contrat : Date de début. Date de fin. Date de renouvellement. Délais de résiliation. Conditions de renouvellement automatique.
- Accords de niveau de service : Délais de livraison. Normes de qualité. Temps de réponse. Engagements en matière de disponibilité. Mesures de performance.
- Conditions de résiliation : Exigences en matière de préavis. Clauses de résiliation anticipée. Conditions de rupture. Conditions et frais de sortie.
- Conditions de paiement : Calendrier de paiement. Conditions nettes. Escomptes pour paiement anticipé. Pénalités de retard.
- Exigences de conformité : Certifications. Assurances. Audits. Obligations de déclaration. Conformité réglementaire.
Il ne s'agit pas d'une recherche par mot-clé. L'IA comprend le contexte. Elle sait qu'un délai de paiement "net 30" est différent d'un "préavis de résiliation de 30 jours". Elle fait la distinction entre les clauses d'indexation des prix et les paliers de remise en fonction du volume.
Vous obtenez des données structurées à partir de contrats non structurés. Chaque terme clé est extrait, catégorisé et prêt à l'emploi.
Plus besoin de lire des contrats de 40 pages pour trouver la date de renouvellement. Plus besoin de chercher dans les documents pour se souvenir de la période de préavis de résiliation. Tout est extrait et organisé.
Suivi des dates de renouvellement et respect des échéances
L'échec le plus coûteux en matière de gestion des contrats ? Les renouvellements manqués.
Un renouvellement automatique a lieu sans examen. Une période de préavis de résiliation passe inaperçue. Vous perdez la possibilité de renégocier, de changer de fournisseur ou d'adapter les conditions.
L'IA assure le suivi de chaque date critique :
- Dates de fin de contrat : Quelle est la date d'expiration de ce contrat ?
- Dates de renouvellement automatique : Quand ce contrat sera-t-il renouvelé automatiquement si nous n'agissons pas ?
- Délais de résiliation : Dernier jour pour notifier la résiliation ou la renégociation.
- Dates butoirs : Points de contrôle de l'engagement de volume. Dates d'examen des performances. Dates d'ajustement des prix.
- Délais de mise en conformité : Lorsque les certifications doivent être renouvelées. Lorsque les documents requis expirent.
Il ne se contente pas de suivre les dates. Il vous alerte avant qu'elles n'aient de l'importance.
L'avis de résiliation doit être donné 90 jours avant le renouvellement ? Vous recevez une alerte 120 jours avant. Vous avez le temps d'évaluer le fournisseur, d'envisager d'autres solutions et de prendre une décision.
La clause d'ajustement des prix permet des augmentations annuelles ? Vous êtes alerté avant que le fournisseur ne l'invoque. Il est temps de négocier ou de se préparer.
La période d'engagement sur les volumes se termine ? Vous recevez une prévision : êtes-vous en mesure de l'atteindre ? Si ce n'est pas le cas, il est temps d'ajuster les commandes ou de renégocier les conditions.
Pas de feuilles de calcul à gérer. Pas d'entrées manuelles dans le calendrier. Pas de délais manqués parce que quelqu'un a oublié de vérifier.
Comparaison des conditions contractuelles entre les fournisseurs
Vous avez cinq fournisseurs qui proposent des produits similaires. Obtenez-vous des conditions cohérentes ? Ou bien un fournisseur a-t-il négocié des conditions plus avantageuses qui devraient constituer votre référence ?
L'IA compare les contrats :
- Comparaison des prix : Quel fournisseur propose les meilleurs prix pour des produits comparables ? Où se trouvent les prix aberrants ?
- Conditions de paiement : Net 30 avec un fournisseur, net 60 avec un autre. Pourquoi cette différence ? Pouvez-vous normaliser ?
- Niveaux de service : Un fournisseur s'engage à livrer en 48 heures, un autre en 5 jours. Payez-vous la même chose ?
- Remises sur volume : Différents points de rupture et taux d'actualisation. Quelle est la structure la plus avantageuse ?
- Flexibilité de résiliation : Certains contrats prévoient un préavis de 90 jours, d'autres de 180 jours. Certains prévoient des frais de sortie, d'autres non.
- Répartition des risques : Qui assume les risques liés aux problèmes de qualité ? Les défauts de livraison ? La volatilité des prix ?
Vous observez des schémas. Un fournisseur obtient systématiquement de meilleures conditions. Pourquoi ? Soit parce que vous avez une relation plus forte avec lui, soit parce que votre équipe a mieux négocié. Quoi qu'il en soit, ce fournisseur devient votre référence pour les autres fournisseurs.
Vous repérez les problèmes. Les conditions d'un fournisseur sont aberrantes : délais de paiement plus longs, engagements plus stricts, pénalités plus élevées. Il est temps de renégocier ou d'envisager d'autres solutions.
La négociation des contrats devient stratégique. Vous connaissez les conditions standard de votre base de fournisseurs. Vous savez où vous pouvez exercer un effet de levier. Vous négociez en connaissance de cause.
Contrôle du respect des conditions contractuelles
Les contrats n'ont d'importance que si les deux parties les respectent. Or, la plupart des entreprises ne vérifient pas si les fournisseurs respectent leurs engagements.
L'IA surveille l'exécution du contrat :
- Conformité des prix : Le prix contractuel nous est-il facturé ? Des réductions sont-elles appliquées ? Les augmentations de prix sont-elles conformes aux conditions convenues ?
- Suivi des engagements en matière de volume : Respectons-nous les obligations d'achat minimum ? Avons-nous atteint des seuils de volume qui devraient nous permettre d'obtenir de meilleurs prix ?
- Performance en matière de livraison : Le fournisseur respecte-t-il les délais de livraison prévus ? Combien de fois ne les respecte-t-il pas ? De combien ?
- Normes de qualité : Taux de défectuosité. Taux de retour. Mesures de la qualité par rapport aux normes contractuelles.
- Respect du niveau de service : Temps de réponse. Résolution des problèmes. Disponibilité de l'assistance. Tout ce qui a été promis dans l'accord de niveau de service.
- Conformité de la documentation : Les certifications requises sont-elles à jour ? La couverture d'assurance est-elle maintenue ? Les audits sont-ils terminés ?
L'IA relie les termes du contrat aux données opérationnelles. Elle ne se contente pas de savoir ce qui a été promis, elle vérifie si ce qui a été promis a été respecté.
Un fournisseur s'engage à livrer à temps 95% mais ne le fait que 80% ? L'IA le signale par des données. Il est temps de discuter des performances des fournisseurs en s'appuyant sur des faits.
On vous facture plus que le prix du contrat ? L'IA le détecte avant que vous ne payiez la facture, et non des mois plus tard lors d'un audit.
Il ne s'agit pas de s'opposer aux fournisseurs. C'est une question de responsabilité. Les deux parties ont accepté des conditions. L'IA veille à ce que les deux parties les respectent.
Suggère des points de négociation pour les renouvellements
Le renouvellement du contrat approche. Il est temps de négocier. Mais que faut-il négocier ?
L'IA fournit un dossier de négociation :
- Analyse des performances : Quelles ont été les performances du fournisseur ? Dans quels domaines a-t-il respecté ses engagements ? Où n'a-t-il pas été à la hauteur ?
- Référence en matière de prix : Comment les prix de ce fournisseur se comparent-ils à ceux des autres ? Aux prix du marché ? Les prix ont-ils augmenté au cours de la période contractuelle ?
- Analyse des volumes : Avons-nous respecté nos engagements en matière de volume ? Si nous les avons dépassés, devrions-nous négocier de meilleurs tarifs ? Si nous n'avons pas atteint nos objectifs, devons-nous ajuster nos engagements ?
- Comparaison des termes : Comment les conditions de ce fournisseur se comparent-elles à celles de vos autres fournisseurs ? Quelles sont les possibilités d'amélioration ?
- Intelligence économique : Que se passe-t-il sur le marché ? Les conditions d'approvisionnement changent-elles ? De nouveaux fournisseurs sont-ils disponibles ?
- Évaluation de l'effet de levier : Où avez-vous un pouvoir de négociation ? Concentration des volumes ? Des fournisseurs alternatifs ? Des performances solides ?
Vous abordez les négociations de renouvellement avec des données. Vous ne vous contentez pas de demander de "meilleures conditions". En demandant des améliorations spécifiques étayées par des données sur les performances et le contexte du marché.
"Votre taux de livraison à temps était de 82%, en dessous des 95% que nous avons contractés. Nous avons besoin soit d'une amélioration de la performance, soit d'un ajustement du prix pour refléter le coût supplémentaire que cela nous occasionne."
"Nous avons dépassé notre engagement de volume de 30%. Nous devrions discuter d'une amélioration de la tarification pour ce volume accru".
"Les fournisseurs comparables proposent des conditions net 45. Nous aimerions passer de net 30 à net 30 pour nous aligner sur les normes du marché."
Spécifique. Appuyées sur des données. Raisonnable. Le genre de négociation qui donne des résultats.
Ce que cela signifie pour vous
Pour les CPO et les responsables des achats
Vous bénéficiez d'une visibilité et d'un contrôle complets sur votre portefeuille de contrats.
- Pas de renouvellement manqué : Suivi de toutes les dates critiques. Des alertes avant que les délais ne soient dépassés. Le temps de prendre des décisions stratégiques.
- Meilleure position de négociation : Données sur les performances. Indices de référence du marché. Comparaisons de durée. Preuves pour les négociations.
- Visibilité sur les obligations contractuelles : Sachez ce à quoi vous vous êtes engagé. Vérifier si les engagements sont respectés.
- Termes normalisés : Voir où les conditions varient d'un fournisseur à l'autre. Favorisez la cohérence là où cela s'avère judicieux.
- Gestion des risques : Sachez où vous avez des conditions défavorables. Identifier les contrats qui nécessitent une attention particulière.
Pour les responsables des achats et les acheteurs
Vous gérez des contrats au lieu de rechercher des informations.
- Sachez ce que contiennent vos contrats : Sans avoir à relire chaque page. Termes clés extraits et disponibles.
- Préparer les renouvellements à l'aide de données : Analyse des performances. Contexte du marché. Points de négociation prêts.
- Suivre les performances des fournisseurs : Par rapport aux engagements contractuels. Preuves pour les discussions avec les fournisseurs.
- Veiller au respect des prix : Valider les frais par rapport aux conditions contractuelles. Détecter les surfacturations avant le paiement.
- Se concentrer sur les contrats stratégiques : Les contrats courants font l'objet d'un suivi automatique. Vous vous concentrez sur les contrats complexes et de grande valeur.
Pour l'entreprise
Une meilleure gestion des contrats signifie de meilleures conditions et moins de problèmes.
- De meilleures conditions contractuelles : Les négociations de renouvellement fondées sur des données donnent de meilleurs résultats que les renouvellements réactifs.
- Les fournisseurs sont tenus pour responsables : Le suivi des performances permet de s'assurer que les fournisseurs tiennent leurs promesses.
- L'argent n'est pas laissé sur la table : Vérification de la conformité des prix. Réalisation de remises sur le volume. Utilisation stratégique des fenêtres de résiliation.
- Réduction des risques : Suivi des obligations contractuelles. Contrôle de la conformité. Détection précoce des problèmes.
- Flexibilité stratégique : Connaître la date d'expiration des contrats. Planifier les changements de fournisseurs. Éviter les renouvellements automatiques non désirés.
Ce que l'IA ne fera pas
Soyons clairs sur les limites.
L'IA ne négocie pas les contrats. Ce sont les humains qui négocient. L'IA fournit des données et des analyses pour éclairer les négociations.
L'IA n'interprète pas les clauses contractuelles ambiguës sur lesquelles même les juristes ne sont pas d'accord. L'interprétation juridique complexe nécessite toujours l'expertise humaine.
L'IA ne prend pas de décisions stratégiques concernant le renouvellement des contrats. La décision de renouveler, de renégocier ou de changer de fournisseur dépend de la stratégie de l'entreprise, de ses relations et de facteurs autres que les termes du contrat.
L'IA permet de rendre les informations contractuelles accessibles. Elle assure le suivi des dates et des obligations. Elle contrôle la conformité. Elle fournit des données pour la prise de décision.
Votre équipe chargée des achats prend toujours des décisions stratégiques. Elle les prend simplement avec de meilleures informations et plus de temps parce qu'elle n'est pas noyée dans l'administration des contrats.
Des résultats concrets grâce à l'IA pour la gestion des contrats
Voici ce que cela donne en pratique :
Aucun renouvellement manqué : Chaque renouvellement fait l'objet d'un suivi. Des alertes sont envoyées pour vous permettre d'agir stratégiquement. Fini les renouvellements automatiques non désirés.
Meilleures conditions de renouvellement : Les négociations fondées sur des données permettent d'obtenir en moyenne de meilleurs prix. Les discussions basées sur la performance renforcent les conditions.
Économies liées à la conformité des prix : La détection des surfacturations et des réductions manquantes permet généralement d'économiser 2 à 5% de dépenses contractuelles.
Accès plus rapide aux contrats : La recherche de termes clés ne prend que quelques secondes, au lieu de passer des heures à lire des documents. Les réponses aux questions sont immédiates.
Responsabilité des fournisseurs : Le suivi des performances permet d'étayer les discussions. Les fournisseurs prennent leurs engagements plus au sérieux lorsqu'ils font l'objet d'un suivi.
Il ne s'agit pas d'un changement révolutionnaire. Il s'agit de gérer correctement les contrats sans avoir besoin d'une armée de personnes pour le faire.
Prêt à prendre le contrôle de vos contrats ?
Le portefeuille de contrats de chaque entreprise est différent. Différents fournisseurs. Des structures contractuelles différentes. Différents termes qui comptent pour votre entreprise.
Nous ne vendons pas de systèmes génériques de gestion des contrats. Nous examinons vos contrats spécifiques et identifions ce qui doit être suivi. Nous construisons des systèmes qui extraient les termes qui vous importent. Nous créons des alertes et des rapports qui correspondent au mode de fonctionnement de votre équipe d'approvisionnement.
Nous ne promettons pas que l'IA comprendra toutes les nuances juridiques. Il s'agit simplement d'outils pratiques qui rendent vos contrats plus faciles à gérer et vous permettent de ne pas passer à côté de ce qui est important.
