L'IA pour la comptabilité fournisseurs et clients : Traiter plus de transactions avec moins d'efforts
Les services AP et AR sont des usines à transactions. Des centaines ou des milliers de factures transitent chaque mois. Chacune d'entre elles doit être enregistrée, comparée, approuvée, payée ou collectée.
Il s'agit d'un travail en volume. Des règles claires. Des étapes précises. Très peu de changements d'une transaction à l'autre.
Votre équipe passe des heures à faire correspondre les factures aux bons de commande. Vérification de la concordance à trois. Programmation des cycles de paiement. Envoi de rappels de recouvrement. Rapprochement des comptes. à répondre à des courriels demandant où est mon paiement.
Il ne s'agit pas d'un travail financier stratégique. Il s'agit de traitement de transactions. Et l'IA est précisément conçue pour cela.
L'IA gère le volume. Votre équipe s'occupe des exceptions. Au lieu de traiter 200 transactions de routine et 10 cas problématiques, votre équipe se concentre sur les 10 cas qui nécessitent réellement un jugement humain.
Le défi AP/AR
Le volume des transactions croît avec votre entreprise. Mais votre équipe n'évolue pas au même rythme.
Dans Comptes créditeurs :
- Les factures sont envoyées par courriel, courrier, portail, EDI, fax.
- Les factures sont formatées différemment d'un fournisseur à l'autre
- Chaque facture doit être mise en correspondance avec le bon de commande et le reçu
- L'acheminement de l'approbation dépend du montant, du département et du type de fournisseur.
- Les échéances des paiements, les escomptes et la position de trésorerie
- Les fournisseurs appellent pour s'enquérir de l'état des paiements
- Les régularisations de fin de mois doivent être calculées
Dans Comptes clients :
- Les factures doivent être générées et envoyées correctement
- Les paiements sont effectués par chèque, ACH, virement, carte de crédit.
- L'application de trésorerie fait correspondre les paiements aux factures
- Les rémunérations réduites et les déductions doivent faire l'objet d'une enquête
- Le recouvrement nécessite un suivi des comptes en souffrance
- Les clients contestent les factures et ont besoin d'une solution
- Les objectifs des GRD doivent être contrôlés
Chaque étape est simple. Mais si l'on multiplie par des centaines de transactions, on obtient des emplois à temps plein pour plusieurs personnes.
Lorsque le volume augmente, trois options s'offrent à vous : embaucher plus de personnel, travailler plus longtemps ou laisser filer les choses. Aucune de ces options n'est idéale.
L'IA vous offre une quatrième option : gérer la routine automatiquement.
Ce que l'IA apporte à la comptabilité fournisseurs
Traitement automatique des factures
La facture arrive. L'IA :
Extrait toutes les données :
Fournisseur, numéro de facture, date, postes, montants, conditions, numéro de commande. Tout ce qui est nécessaire au traitement.
Valide la facture :
Le calcul est-il juste ? Le vendeur est-il dans le système ? L'adresse est-elle correcte ? Les conditions de paiement sont-elles conformes à ce qui a été convenu ?
Vérifie l'absence de doublons :
Cette facture a-t-elle déjà été présentée ? Même fournisseur, même montant, même date ? Les tentatives de duplication sont immédiatement signalées.
Crée l'entrée AP :
Enregistrement automatique dans votre système ERP ou comptable. Les codes GL sont attribués en fonction des règles que vous définissez.
Tout cela se fait en moins d'une minute. Pas de saisie humaine. Pas d'erreurs de saisie.
Poignées assorties dans les trois sens
L'appariement à trois est un contrôle essentiel. C'est aussi une tâche fastidieuse.
Les matchs de l'IA :
- De la facture au bon de commande : Le bon vendeur ? Les bons articles ? Les bons prix ?
- De la facture au reçu : Avons-nous réellement reçu ce qui nous a été facturé ?
- Les trois ensemble : Les quantités et les montants sont-ils identiques dans les trois documents ?
Correspondance parfaite :
Tout s'aligne dans des tolérances acceptables. L'IA approuve automatiquement et met en file d'attente pour le paiement.
Dérogation mineure :
Petite différence de quantité ou de prix. En dessous de votre seuil de tolérance. L'IA émet un signal mais peut procéder à une approbation automatique si vous le configurez de cette manière.
Variance significative :
Inadéquation des matériaux. Quantité différente. Prix différent. Commande manquante. L'IA signale les erreurs à l'examen humain et les transmet à la bonne personne.
Votre équipe ne voit que les exceptions. Les 90% qui correspondent parfaitement ? Déjà traités.
Routes pour l'approbation intelligente
Chaque entreprise a des règles d'approbation. L'IA les suit :
Routage basé sur la quantité :
Sous $500 ? Approbation du gestionnaire. $500-$5 000 ? Approbation du directeur. Plus de $5 000 ? Approbation du vice-président. L'IA connaît votre matrice d'approbation.
Routage par département :
Dépenses de marketing ? Elles vont au responsable du marketing. Dépenses informatiques ? Elle est confiée au directeur des technologies de l'information. Transversal ? Les deux.
Routage basé sur le fournisseur :
Nouveau fournisseur ? Il est soumis à l'approbation des services d'approvisionnement. Fournisseur connu ? Procédure standard. Fournisseur figurant sur une liste de surveillance ? Il est soumis au contrôleur.
Traitement prioritaire :
Possibilité de réduction pour paiement anticipé ? Priorité élevée. Délais standard de 30 jours ? File d'attente normale. Déjà en retard ? Urgent.
Les approbateurs reçoivent des notifications via leur canal préféré. Email, Slack, Teams, application mobile. Ils approuvent ou rejettent en un clic. Pas besoin de chercher la facture dans les emails.
Optimisation de la programmation des paiements
Quelles factures devez-vous payer cette semaine ? L'IA vous aide à décider.
Il prend en compte :
- Dates d'échéance : Que faut-il payer pour éviter les pénalités de retard ?
- Remises pour paiement anticipé : Quelles remises pouvons-nous obtenir ?
- Situation de trésorerie : Que pouvons-nous nous permettre de payer maintenant ?
- Relations avec les fournisseurs : À qui donnons-nous la priorité pour des raisons stratégiques ?
- Conditions de paiement : Quel est le moment optimal pour les flux de trésorerie ?
L'IA propose des cycles de paiement qui tiennent compte de tous ces facteurs. Vous passez en revue. Ajustez si nécessaire. Vous approuvez. Les paiements sont exécutés.
Résultat : Plus de remises pour paiement anticipé. Moins de frais de retard. Meilleure gestion de la trésorerie. Moins de planification manuelle.
Gestion des communications avec les fournisseurs
Le vendeur envoie des courriels : "Quel est le statut de la facture 12345 ?".
Avant l'IA : une personne effectue des recherches dans les systèmes et les courriers électroniques. Détermine l'état de la situation. Rédige une réponse. Cela prend 10 minutes.
Avec l'IA : réponse instantanée. "La facture 12345 est approuvée et son paiement est prévu pour le 15 mai. L'IA vérifie le système et répond automatiquement.
Pour les questions complexes, l'IA renvoie à un humain. Mais les vérifications de routine ? Elles sont gérées automatiquement. Votre équipe cesse de jouer les intermédiaires entre les fournisseurs et vos systèmes.
Ce que l'IA fait pour les comptes clients
Générer et envoyer des factures
Les factures doivent être envoyées à temps. Avec des informations correctes. À la bonne personne.
L'IA :
Crée des factures à partir des commandes :
La commande a été exécutée ? Facture générée automatiquement. Tous les postes. Prix corrects. Termes appropriés. Format spécifique au client si nécessaire.
Applique des règles spécifiques au client :
Certains clients ont besoin de numéros de commande sur les factures. D'autres ont besoin de numéros de référence spécifiques. Certains ont besoin que les factures soient envoyées à billing@ et non à finance@. L'IA gère les exigences des clients.
Envoi par les canaux préférés :
Courriel, EDI, téléchargement sur le portail, courrier imprimé. Quelle que soit la manière dont le client souhaite recevoir ses factures, l'IA s'en charge.
Livraison des pistes :
Email ouvert ? PDF téléchargé ? Accusé de réception d'un EDI ? L'IA suit la réception et signale si quelque chose n'a pas été livré.
Les factures sont envoyées plus rapidement. De manière plus cohérente. Avec moins d'erreurs. Ce qui signifie un paiement plus rapide.
Application automatique de l'argent liquide
L'application de trésorerie consiste à faire correspondre les paiements aux factures. Un concept simple. Une réalité qui prend du temps.
Les matchs de l'IA :
Correspondance parfaite :
Le montant du paiement correspond exactement au montant de la facture. Le nom du client correspond. L'IA s'applique automatiquement.
Paiements partiels :
Le client a payé 1T4T8 000 sur une facture de 1T4T10 000. L'IA applique le paiement partiel et maintient le solde ouvert.
Paiements multifactures :
Un chèque de $50 000 couvrant 15 factures. L'IA associe les bonnes factures en fonction des montants, des numéros de factures dans les références de paiement ou des modèles historiques.
Liquidités non affectées :
Le paiement ne correspond clairement à aucune facture. L'IA le signale à l'examen humain et propose des correspondances en fonction du montant et de l'historique du client.
Votre équipe ne s'occupe que des exceptions. Tout le reste est traité automatiquement.
Gestion systématique des collections
La collecte est un travail de suivi. L'IA le fait de manière cohérente.
Contrôle des dates d'échéance :
La facture doit être réglée demain ? L'IA le note. En retard ? L'escalade commence.
Envoi automatique de rappels :
Rappel amical 5 jours avant la date d'échéance. Un autre rappel à la date d'échéance. Rappels progressifs à 7, 14 et 30 jours de l'échéance. Le timing et le ton sont basés sur vos règles.
Personnalise les communications :
"La facture 5678 pour $12,500 datée du 1er avril est maintenant en retard de 15 jours. Le paiement était attendu pour le 30 avril". Des détails précis, pas des modèles génériques.
Trace les réponses :
Le client dit "le chèque est à la poste" ? L'IA l'enregistre et assure le suivi si le paiement n'arrive pas. Un litige est soulevé ? L'IA transmet le dossier à un spécialiste des litiges.
Remonte les échelons de manière appropriée :
Petit montant, premier retard ? Rappels automatiques. Montant élevé, retards répétés ? Acheminement vers le gestionnaire des arriérés. Montant très élevé, retard important ? Transmission au directeur financier.
Un suivi cohérent. Pas de comptes oubliés. Pas de conversations gênantes retardées. Une gestion systématique du recouvrement.
Gestion des litiges et des déductions
Le client paie 1T4T9 000 sur une facture de 1T4T10 000 et dit "erreur de prix".
L'IA :
- Détecte le court-circuit
- Vérifie s'il y a une note ou un motif de litige
- Extrait le devis, la commande et la facture d'origine
- Vérifie l'historique des prix avec ce client
- signale le litige et le transmet à un spécialiste de l'AR en ayant déjà recueilli toutes les informations pertinentes
Votre spécialiste en RA mène son enquête en tenant compte de tout le contexte déjà fourni. Pas de recherche dans les systèmes. Pas besoin de reconstituer ce qui s'est passé. Tout ce qui est nécessaire est là.
Prévisions des encaissements
Combien d'argent liquide collecterez-vous la semaine prochaine ? Le mois prochain ?
L'IA analyse :
- Factures en suspens et dates d'échéance
- Historique des paiements par client
- Tendances saisonnières
- Questions actuelles sur les collections
- Litiges en cours
Résultat : Des prévisions d'encaissement qui reflètent la réalité. Il ne s'agit pas simplement d'additionner les montants des factures et d'espérer. Des prévisions réelles basées sur la façon dont les clients paient réellement.
De meilleures prévisions de trésorerie se traduisent par une meilleure gestion de la trésorerie. Vous n'aurez plus de surprises quant à la possibilité de payer les salaires ou d'acheter du matériel.
Ce que l'IA fait pour la réconciliation
La réconciliation est un travail de mise en correspondance. L'IA excelle dans ce domaine.
Rapprochement bancaire
L'IA :
- Extrait les transactions de votre flux bancaire
- Extrait les transactions de votre système comptable
- Correspond à tout ce qui s'aligne
- Signale ce qui ne correspond pas
- Création d'un rapport de rapprochement indiquant les éléments correspondants et les exceptions
Votre équipe examine les exceptions. Les 95% autres transactions ? Déjà rapprochées.
Rapprochement des comptes fournisseurs
Votre dossier indique que vous devez au fournisseur X $25.000. Sa déclaration indique que vous devez $27 000. Quelle est la différence ?
L'IA compare ligne par ligne :
- Quelles factures apparaissent sur les deux ?
- Quelles sont les factures qui ne figurent que sur leur relevé ?
- Quels sont les paiements qu'ils ont reçus et que nous avons enregistrés ?
- Quelle est la différence et pourquoi ?
Il génère un rapport de rapprochement montrant que la différence de $2 000 correspond à la facture 789 que nous n'avons pas encore reçue. Le mystère est résolu en quelques minutes, et non en quelques heures.
Rapprochement des comptes clients
Même concept pour l'AR. Le client dit qu'il ne doit rien. Votre système affiche $15 000 en souffrance.
L'IA identifie ce qu'ils ont payé et que vous n'avez pas encore appliqué. Les factures qu'ils contestent. Les crédits en attente. Présente un rapprochement clair, prêt à être discuté avec le client.
Ce que cela signifie pour vous
Pour les directeurs financiers et les responsables financiers
Échelle sans effectif proportionnel :
L'activité augmente de 50% ? Le volume des transactions augmente de 50%. Mais votre équipe AP/AR n'a pas besoin d'augmenter de 50%. L'IA gère l'augmentation du volume.
Meilleure gestion des fonds de roulement :
Obtenir plus de remises pour paiement anticipé. Recouvrer les créances plus rapidement. Meilleures prévisions de trésorerie. Tout cela améliore le fonds de roulement.
Diminution du coût par transaction :
Le traitement manuel d'une facture coûte $10-$15. Avec l'IA, ce coût tombe à $2-$3. Il en va de même pour l'AR. Pour les volumes importants, cela permet de réaliser de réelles économies.
Moins d'erreurs et de litiges :
Un traitement cohérent signifie moins d'erreurs. Moins d'erreurs signifie moins de litiges avec les fournisseurs et moins de réclamations de la part des clients.
Amélioration de la conformité et des contrôles :
L'appariement à trois est appliqué à chaque fois. Les règles d'approbation sont toujours respectées. Séparation des tâches maintenue. Pas d'exceptions à moins que vous ne les autorisiez explicitement.
Pour les équipes AP/AR
Cessez de saisir des données :
Plus besoin de taper les données de la facture. Plus de recherche de bons de commande correspondants. Plus de rapprochement manuel des correspondances parfaites. L'IA se charge du traitement de routine.
Se concentrer sur les exceptions et les relations :
Litige avec un fournisseur ? Problème avec un client ? Installation d'un nouveau fournisseur ? Transaction inhabituelle ? C'est là que vous apportez une valeur ajoutée. Les transactions courantes ne nécessitent pas votre expertise.
Répondre instantanément aux questions :
"Où est mon paiement ? Il suffit de quelques secondes pour le trouver, car tout est dans le système et à jour. Un meilleur service avec moins d'efforts.
Gérer les périodes de pointe sans paniquer :
Fin de mois ? Fin d'année ? L'IA ne ralentit pas. Pas d'heures supplémentaires. Pas de retard. Pas de stress.
Faire un travail qui soit réellement intéressant :
Amélioration des processus. Négociation avec les fournisseurs. Stratégie de recouvrement. Résolution de problèmes. C'est mieux que de traiter la facture numéro 847.
Pour l'ensemble de l'entreprise
Les fournisseurs sont payés de manière prévisible :
Traitement cohérent. Des calendriers de paiement clairs. Moins de retards de paiement. Cela fait de vous un meilleur client et peut améliorer les conditions.
Les clients ont une meilleure expérience :
Factures précises. Réponses rapides aux questions. Suivi professionnel du recouvrement. Il est ainsi plus facile de faire des affaires avec vous.
Les flux de trésorerie sont plus prévisibles :
Une meilleure prévision des dettes et des créances signifie moins de surprises en matière de trésorerie. Vous savez ce qui va arriver.
La clôture du mois est plus rapide :
Lorsque l'AP et l'AR sont à jour et propres, la clôture est plus rapide. Moins d'embrouilles. Moins de stress.
Scénarios courants
Traitement standard des factures
La facture du fournisseur habituel arrive. L'IA :
- Extraction des données en 10 secondes
- Correspondance automatique avec la commande
- Confirme la réception dans le système
- Validation de l'alignement
- Transmission au gestionnaire pour approbation
- Approbation par le gestionnaire via un téléphone portable en 30 secondes
- Facture en attente de paiement
Temps total entre la réception et la file d'attente de paiement : 2 minutes. Temps humain : 30 secondes pour l'approbation. Tout le reste est automatique.
Application de paiement pour les clients
Un paiement ACH de $47,500 est reçu du client. L'IA :
- Affiche le paiement dans le flux bancaire
- Identifie le client à partir de ses coordonnées bancaires
- Recherche les factures ouvertes pour ce client
- Correspond à trois factures spécifiques d'un montant total de $47,500
- Application automatique du paiement
- Mise à jour du solde du compte du client
- Envoi de la confirmation de paiement au client
Durée totale : Moins d'une minute. Implication humaine : Aucune. Le paiement a été appliqué correctement et le client a été informé.
Suivi des recouvrements
La facture de $15.000 est maintenant en retard de 10 jours. L'IA :
- Envoi d'un courriel de rappel poli au client
- Le client répond : "Nous avons besoin d'une copie du récépissé de livraison signé"
- L'IA trouve le récépissé de livraison dans le système
- Envoi automatique au client
- Le client répond : "Merci, le chèque sera coupé vendredi"
- L'IA enregistre cette information dans le système et fixe un rappel à suivre le mardi si le paiement n'a pas été reçu.
Toute l'interaction est gérée automatiquement jusqu'à ce que le paiement arrive ou qu'une escalade humaine soit nécessaire.
Ce que l'IA ne peut pas faire
L'IA gère brillamment les transactions de routine. Mais elle a des limites :
Il ne peut pas négocier :
Le fournisseur souhaite des conditions de paiement différentes ? Le client conteste le montant d'une facture ? Ces questions nécessitent une gestion des relations humaines et du discernement.
Il ne peut pas prendre de décisions commerciales :
Devons-nous cesser de faire des affaires avec ce client qui accuse des retards chroniques ? Devons-nous payer cette facture contestée pour maintenir la relation ? Il s'agit de décisions commerciales, et non de décisions de traitement.
Il n'est pas en mesure de gérer des situations réellement inédites :
C'est la première fois que vous achetez ce type de service ? Catégorie de fournisseurs totalement nouvelle ? Transaction multipartite complexe ? Ces questions nécessitent une analyse humaine.
Il ne peut pas corriger les mauvaises données :
Si votre fiche article est erronée, l'appariement sera erroné. Si les adresses des clients ne sont pas à jour, les factures ne seront pas envoyées au bon endroit. L'IA travaille avec les données dont elle dispose.
Elle ne peut pas imposer le respect des règles :
L'IA peut appliquer les règles que vous lui donnez. Mais si les responsables ignorent les demandes d'approbation ou si les clients ne paient pas, il ne s'agit pas d'un problème d'IA. C'est un problème de gestion ou d'entreprise.
L'IA est excellente pour le traitement des transactions à haut volume et basées sur des règles. Pour le reste, votre équipe reste indispensable.
Pour commencer
Commencez par la zone la plus douloureuse :
L'AP est-il votre goulot d'étranglement ?
Commencez par automatiser le traitement des factures. Prouvez qu'elle fonctionne. Ajoutez ensuite l'acheminement des approbations. Puis l'optimisation des paiements.
L'AR est-il votre défi ?
Commencez par demander de l'argent liquide. Prouvez que cela fonctionne. Ajoutez ensuite l'automatisation du recouvrement. Puis le traitement des litiges.
Choisissez d'abord un sous-ensemble propre :
Vos 20 premiers fournisseurs gèrent un volume de 80% ? Commencez par là. Des données propres, des transactions prévisibles. Obtenez rapidement des résultats.
Tenir les humains au courant dès le départ :
Laissez l'IA procéder, mais demandez à votre équipe de tout examiner au préalable. Instaurez la confiance. Ajustez les règles. Puis, progressivement, laissez les choses se faire automatiquement.
Mesurer l'amélioration :
Suivi des temps de cycle. Coût par transaction. Taux d'erreur. Jours d'impayés. Délais de vente. Documenter les résultats.
Il ne s'agit pas de tout ou rien. Commencez modestement. Prouver la valeur. Passez à l'échelle supérieure.
Prêt à traiter plus de transactions avec moins de travail ?
Les processus AP et AR de chaque entreprise sont différents. Des systèmes différents. Différents flux d'approbation. Des exigences différentes de la part des fournisseurs et des clients.
Nous ne vendons pas de solutions uniques. Nous examinons vos processus spécifiques. Vos systèmes. Vos points faibles.
Ensuite, nous construisons une automatisation de l'IA qui s'adapte à votre façon de travailler. Mêmes contrôles. Mêmes exigences en matière d'approbation. Simplement automatisées au lieu de manuelles.
Nous commençons par un domaine. Nous prouvons que cela fonctionne. Puis nous nous développons. Une automatisation pratique qui rend votre équipe plus productive.
