L'IA au service de l'audit et de la conformité : Une surveillance continue au lieu d'une panique ponctuelle
Les audits sont stressants. Les auditeurs arrivent. Vous devez trouver des pièces justificatives pour des milliers de transactions. Tester les contrôles. Prouver que les processus ont été suivis. Expliquer les exceptions.
Vous vous efforcez de rassembler des preuves. Vous prélevez des échantillons. Constituer des dossiers d'audit. Répondre aux questions. Vous espérez que rien de grave ne sera découvert.
Les contrôles internes nécessitent une surveillance constante. Séparation des tâches. Flux d'approbation. Droits d'accès. Examen des écritures de journal. La plupart des entreprises procèdent à un contrôle une fois par an lors de l'audit. Les problèmes ne sont pas détectés pendant des mois.
Les réglementations ne cessent de changer. Nouvelles normes comptables. Mise à jour des règles fiscales. Exigences sectorielles. Quelqu'un doit suivre ce qui s'applique à vous et veiller à la conformité.
Il s'agit d'un travail de vérification. Détection de modèles. Identification des exceptions. Surveillance des règles. L'IA est conçue exactement pour cela.
L'IA ne remplace pas les auditeurs ou le jugement. Elle surveille les transactions en permanence. Elle signale les exceptions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Prépare automatiquement la documentation. vous permet de détecter les problèmes à un stade précoce au lieu de les découvrir au cours de l'audit.
Le défi de l'audit et de la conformité
L'audit et la conformité traditionnels sont ponctuels :
Audit annuel :
Les auditeurs se présentent. Testez un échantillon de transactions. Examinez les soldes de fin de mois ou de fin d'année. Ils vérifient que les procédures ont été suivies. Tous les problèmes qu'ils découvrent se sont produits il y a plusieurs mois. Il est trop tard pour y remédier facilement.
Revues trimestrielles :
Légèrement plus fréquents, mais toujours ponctuels. Regarder en arrière. Détecter les problèmes après qu'ils aient déjà eu un impact sur vos finances.
Tests de contrôle :
Tester un échantillon de 25 ou 50 transactions. Espérons que l'échantillon représente l'ensemble de la population. Espérons que rien ne s'est glissé dans les milliers d'autres transactions.
Contrôle manuel :
Les contrôleurs et les responsables de la comptabilité procèdent à des vérifications ponctuelles. Ils examinent les écritures comptables. Ils recherchent les transactions inhabituelles. Mais ils ne peuvent pas tout vérifier. Ils s'appuient sur l'échantillonnage et le jugement.
Suivi de la conformité :
Quelqu'un doit suivre l'évolution de la réglementation. Déterminer l'impact. Mettre à jour les processus. Former le personnel. Il y a beaucoup à faire.
Résultat : Les problèmes se cachent jusqu'à l'audit. Les contrôles peuvent ne pas fonctionner comme prévu pendant des mois avant que quelqu'un s'en aperçoive. Les problèmes de conformité s'accumulent.
Avec l'IA, on passe d'un contrôle périodique à une surveillance continue.
Ce que l'IA apporte à l'audit et à la conformité
Contrôle permanent des transactions
Au lieu de procéder par échantillonnage, l'IA vérifie chaque transaction. Pas tous les mois. Pas tous les trimestres. En permanence.
Surveillance basée sur des règles :
Vous définissez des règles. L'IA vérifie chaque transaction par rapport à ces règles :
- Les écritures de journal supérieures à $50K doivent être approuvées
- Les notes de frais dépassant les limites fixées par la politique doivent être approuvées par le directeur.
- Les paiements de fournisseurs sans commande doivent être expliqués
- Les transactions intersociétés doivent être équilibrées
- La comptabilisation des recettes doit respecter les critères suivants
Règle enfreinte ? L'IA le signale immédiatement. Pas lors de l'examen du mois prochain. Tout de suite.
100% test, pas échantillonnage :
Les auditeurs testent des échantillons parce qu'il est impossible de tout tester manuellement. L'IA teste tout. Chaque transaction. Chaque jour.
S'il y a un problème, vous le trouvez immédiatement. S'il n'y en a pas, vous avez la preuve que les contrôles fonctionnent pour l'ensemble de la population, et pas seulement pour un échantillon.
Alertes en temps réel :
Problème détecté ? Une notification est envoyée immédiatement. Email, Slack, Teams, push mobile. Tout ce qui convient à votre équipe. Les problèmes sont traités pendant qu'ils sont encore frais et réparables.
Détection automatique des anomalies
Certains problèmes n'enfreignent pas de règles spécifiques. Ils sont simplement inhabituels. L'IA s'en aperçoit.
Anomalies statistiques :
Le montant de la transaction est à 3 écarts types de la moyenne pour ce compte. Peut être légitime. Il peut s'agir d'une erreur. Cela vaut la peine de vérifier.
Casse-pattes :
Ce vendeur est normalement payé $5,000-$7,000 par mois. Ce mois-ci, il s'agit de $25 000. Qu'est-ce qui a changé ?
Anomalies de temps :
Grand article de journal posté à 23h47 le dernier jour du trimestre. C'est peut-être bien. Il pourrait s'agir d'une gestion des revenus. Marquer pour examen.
Anomalies dans les relations :
Les recettes ont augmenté 20%, mais les frais d'expédition sont restés stables. Normalement, ils évoluent ensemble. Pourquoi pas cette fois-ci ?
Anomalies du comportement de l'utilisateur :
Cet utilisateur publie généralement 5 à 10 entrées de journal par mois. Ce mois-ci, il en a publié 47. Qu'est-ce qui se passe ?
L'IA n'accuse pas. Elle signale. "Cela semble inhabituel. Quelqu'un devrait le vérifier". Votre équipe enquête et confirme que tout va bien ou détecte un problème.
Tests automatiques des contrôles
Les contrôles internes doivent être testés. Ils sont généralement effectués annuellement ou trimestriellement par échantillonnage. L'IA effectue des tests en continu.
Séparation des tâches :
L'IA vérifie : La même personne a-t-elle créé et approuvé ? La même personne a-t-elle commandé et reçu ? La même personne a-t-elle saisi et comptabilisé ? Les infractions sont immédiatement signalées.
Flux de travail d'approbation :
L'approbation a-t-elle été obtenue avant le traitement ? L'approbation a-t-elle été donnée par une personne autorisée ? Le montant de l'approbation était-il suffisant pour le volume de la transaction ? Chaque transaction a été vérifiée.
Contrôles d'accès :
Qui a accès à quoi ? L'accès de certaines personnes a-t-il été élargi au-delà de leur rôle ? Les employés licenciés sont-ils toujours actifs dans les systèmes ? L'IA surveille en permanence.
Conformité de la réconciliation :
Les comptes sont-ils rapprochés à temps ? Les rapprochements sont-ils examinés ? Les éléments de rapprochement sont-ils réglés rapidement ? L'IA assure le suivi de tous ces éléments.
Conformité de la politique :
La politique de dépenses prévoit des repas sous $75. Quelqu'un soumet $120. La politique prévoit que les voyages internationaux doivent être approuvés par le vice-président. Quelqu'un a réservé sans cette approbation. L'IA détecte les violations de la politique.
Résultat : Vous savez que les contrôles fonctionnent, ou vous savez exactement quels sont ceux qui ne fonctionnent pas et vous pouvez les corriger immédiatement.
Préparation de la documentation d'audit
Lorsque les auditeurs arrivent, ils demandent de la documentation. L'IA les prépare.
Pistes d'audit automatiques :
Pour chaque transaction, l'IA documente :
- Qui l'a créé et quand
- Qui l'a approuvé et quand
- Quels sont les documents justificatifs existants ?
- Quels contrôles ont été testés et quels sont les résultats
- Les éventuelles exceptions et la manière dont elles ont été résolues
Tracé complet. Aucun enregistrement manuel n'est nécessaire.
Preuves organisées :
Les auditeurs veulent voir les transactions par type ? Par montant ? Par date ? L'IA organise tout comme ils le souhaitent. Pas besoin de fouiller dans les dossiers.
Rapports d'exception :
Voici toutes les transactions qui ont enfreint les contrôles. Voici comment chacune a été résolue. Voici l'autorisation de déroger à la politique. Le tout est documenté et organisé.
Résultats des tests de contrôle :
Vous avez testé toutes les transactions, pas un échantillon. Voici la méthodologie du test. Voici les résultats. Voici la preuve que les contrôles fonctionnent. Aucune extrapolation à partir d'échantillons n'est nécessaire.
Documents d'appui :
Une facture est-elle nécessaire pour cette transaction ? Elle est liée à l'IA. PO ? Lié. Courriel d'approbation ? Lié. Reçu ? En lien. Tout en un seul endroit.
Au lieu de passer deux semaines à rassembler la documentation d'audit, vous passez deux heures à examiner ce que l'IA a déjà compilé.
Suivi des modifications réglementaires
Les réglementations changent constamment. L'IA vous aide à les suivre.
Contrôle des sources pertinentes :
Prises de position du FASB. Mises à jour de l'IRS. Annonces des autorités de régulation du secteur. Changements fiscaux au niveau national. L'IA surveille les sources pertinentes pour votre entreprise.
Des filtres pour ce qui compte :
Tous les changements ne vous concernent pas. L'IA identifie ce qui est pertinent en fonction de votre secteur d'activité, de votre structure et de vos opérations.
Résume l'impact :
Nouvelle norme de comptabilisation des contrats de location ? L'IA résume ce qui a changé et comment cela peut affecter vos finances. Il ne s'agit pas d'un avis juridique, mais d'un résumé éclairé.
Délais des drapeaux :
Dates d'entrée en vigueur. Délais de mise en conformité. Exigences en matière de dépôt. L'IA assure le suivi des dates importantes pour que rien ne soit oublié.
Suggère des changements de processus :
En fonction des changements réglementaires, l'IA suggère les processus qui pourraient nécessiter une mise à jour. Point de départ pour la planification de la conformité de votre équipe.
L'interprétation et la mise en œuvre requièrent toujours une certaine expertise. Mais l'IA vous permet d'être informé à temps des changements et de ne rien manquer.
Identifie les indicateurs de risque de fraude
L'IA ne peut pas prouver la fraude. Mais elle peut mettre en évidence des schémas qui justifient une enquête.
Modèles de transaction inhabituels :
Factures de fournisseurs juste en dessous des seuils d'approbation. Montants ronds répétés. Transactions effectuées le week-end ou les jours fériés. Numéros de facture séquentiels provenant de différents fournisseurs.
Les signaux d'alerte comportementaux :
L'utilisateur accède aux systèmes à des heures inhabituelles. Volume inhabituel d'écritures manuelles. Remboursement des contrôles. Accès aux systèmes au-delà du rôle normal.
Les signaux d'alarme des fournisseurs :
Nouveau fournisseur sans procédure d'appel d'offres. L'adresse du fournisseur correspond à celle de l'employé. Plusieurs fournisseurs possèdent le même compte bancaire. Fournisseur qui ne fait que facturer, sans jamais livrer.
Les signaux d'alarme financiers :
Les ajustements de stocks sont toujours dépréciés, jamais augmentés. Retour des ventes juste après la fin du trimestre. Reclassements entre comptes vers la fin de la période.
Elles ne prouvent rien. Mais elles valent la peine d'être étudiées. L'IA les met en évidence afin qu'elles ne se cachent pas dans des milliers de transactions normales.
Ce que cela signifie pour vous
Pour les directeurs financiers et les responsables financiers
Dormez mieux avant les appels à contribution :
Lorsque les contrôles sont surveillés en permanence et que les problèmes sont détectés rapidement, il y a moins de surprises. Il y a moins de panique "nous avons trouvé un problème pendant la préparation de l'audit".
Réduction des coûts d'audit :
Lorsque la documentation est organisée et que les contrôles sont testés en permanence, les audits sont plus rapides. Des audits plus rapides coûtent moins cher. Certaines entreprises économisent 30-50% sur les frais d'audit.
De meilleurs contrôles internes :
Les tests ponctuels montrent uniquement que les contrôles ont fonctionné pour l'échantillon. Le contrôle continu montre qu'ils fonctionnent pour tout le monde. De meilleures preuves. Une plus grande confiance.
Détection précoce des problèmes :
Trouvez les problèmes en quelques jours, pas en quelques mois. Réglez-les tant qu'ils sont mineurs. Éviter les faiblesses matérielles qui nécessitent une divulgation.
Confiance dans le respect de la réglementation :
Vous savez que vous êtes au courant des changements importants. Vous savez que les délais sont respectés. Vous savez que les processus sont mis à jour. Moins d'inquiétude de manquer quelque chose d'important.
Pour les contrôleurs de gestion et les gestionnaires comptables
Cessez de vous démener pendant l'audit :
La documentation est prête. Les tests de contrôle sont effectués. Les rapports d'exception existent. Vous révisez au lieu de compiler.
Repérer les erreurs au plus tôt :
Mauvais code GL ? Immédiatement rattrapé. Approbation manquante ? C'est un problème qui se pose immédiatement. Réglez le problème maintenant au lieu de l'expliquer plus tard aux auditeurs.
Preuve de l'efficacité des contrôles :
Pas "nous avons testé 25 transactions et elles ont été acceptées". Mais plutôt "nous avons testé les 15 000 transactions en continu et voici les résultats".
Se concentrer sur l'amélioration, et non sur la lutte contre l'incendie :
Lorsque les problèmes sont signalés immédiatement, vous corrigez les causes profondes au lieu de découvrir constamment de nouveaux problèmes.
Amélioration des rapports de gestion :
Rendre compte au directeur financier et au comité d'audit de l'efficacité des contrôles à l'aide de données réelles et non d'estimations à partir d'échantillons.
Pour les auditeurs (internes et externes)
De meilleures preuves d'audit :
Tests de population au lieu d'échantillonnage. Pistes d'audit complètes. Documentation organisée. Il s'agit d'une meilleure preuve pour les avis d'audit.
Des audits plus rapides :
Moins de temps consacré à la collecte d'informations. Plus de temps pour se concentrer sur le jugement et les domaines à risque. Les audits sont réalisés plus rapidement.
Se concentrer sur les zones de jugement :
Les tests de contrôle de routine sont effectués. Consacrer du temps aux estimations, aux évaluations et aux domaines relevant de l'appréciation de la direction. Effectuer des travaux d'audit de plus grande valeur.
Possibilités d'assurance continue :
Pour l'audit interne, cela permet de mettre en place des programmes d'assurance continue. Contrôle tout au long de l'année au lieu d'audits périodiques.
Scénarios courants d'audit et de conformité
Contrôle de la séparation des tâches
Votre politique : La même personne ne peut pas créer et approuver des factures.
L'IA contrôle chaque facture :
- Facture créée par l'utilisateur A
- Facture approuvée par l'utilisateur A
- Violation de la séparation des tâches détectée
- Alerte envoyée au gestionnaire comptable
- Le responsable enquête : L'utilisateur A a remplacé une personne en vacances et a oublié de l'acheminer pour une approbation différente.
- Facture réacheminée à l'approbateur approprié
- Incident enregistré pour discussion sur les faiblesses du contrôle
Problème détecté et corrigé immédiatement. Il n'a pas été découvert lors de l'audit de fin d'année.
Détection d'écritures inhabituelles dans le journal
L'IA surveille les écritures de journal :
- Grande écriture de journal manuelle enregistrée le dernier jour du trimestre
- L'entrée est annulée le premier jour du trimestre suivant
- L'entrée est accompagnée d'une documentation minimale
- Le modèle correspond aux indicateurs de risque de la gestion des bénéfices
- Marqué pour l'examen du contrôleur
- Le contrôleur enquête : Régularisation légitime pour une dépense connue, documentation insuffisante
- Documentation complémentaire obtenue et jointe
- Entrée examinée et approuvée rétroactivement
Entrée légitime, mais l'IA a détecté les faiblesses de la documentation avant l'audit.
Prévention de la fraude au Vendor Master
Nouveau fournisseur ajouté au système :
- L'IA vérifie les adresses des fournisseurs par rapport à celles des employés
- Correspondance trouvée : l'adresse du vendeur correspond à l'adresse du domicile du préposé à l'AP
- Alerte immédiate au contrôleur et au directeur financier
- Ouverture d'une enquête
- Il s'avère que l'employé a créé un vendeur fictif pour présenter de fausses factures
- Fraude stoppée avant le traitement du premier paiement
Sans le contrôle de l'IA, cette situation aurait pu passer inaperçue pendant des mois, voire des années.
Préparation de l'audit
Les auditeurs arrivent pour l'audit annuel :
- Demander la liste PBC (fournie par le client)
- L'IA génère automatiquement la majeure partie de la PBC :
- Balance de vérification ? Généré.
- Horaires des prospects ? Généré.
- Échantillon de transactions par catégorie ? Généré.
- Résultats des tests de contrôle ? Déjà effectués pour 100% de la population.
- Rapports d'exception ? Prêt.
- Documentation d'appui ? Organisée et reliée.
Ce qui nécessitait deux semaines de préparation ne prend plus que deux jours pour être examiné et finalisé.
Ce que l'IA ne peut pas faire
L'IA est un outil puissant pour le suivi et la documentation. Mais elle a des limites claires :
Il ne peut pas prendre de décisions juridiques :
Ce traitement comptable est-il conforme aux GAAP ? Devons-nous le divulguer ? Ces questions requièrent une expertise et un jugement comptables.
Il ne peut pas concevoir de contrôles :
L'IA peut vérifier si les contrôles fonctionnent. Elle ne peut pas concevoir les contrôles à mettre en place. Pour cela, il faut comprendre votre activité et vos risques.
Elle ne peut pas fournir d'avis d'audit :
Les auditeurs émettent des avis fondés sur leur jugement professionnel. L'IA fournit des preuves et des résultats de tests. L'opinion nécessite une expertise humaine.
Il n'est pas en mesure d'interpréter des règlements complexes :
L'IA peut signaler les changements réglementaires et les résumer. Déterminer exactement comment ils s'appliquent à votre situation spécifique nécessite une expertise.
Elle ne peut pas prouver la fraude :
L'IA signale les schémas suspects. L'enquête et la preuve nécessitent une analyse, des entretiens et un jugement humains.
Il ne peut pas remplacer la gouvernance :
Comités d'audit. Surveillance du conseil d'administration. Responsabilité de la direction. Ces fonctions restent des fonctions humaines. L'IA les soutient mais ne les remplace pas.
L'IA se charge brillamment du contrôle, de la surveillance et de la documentation. L'expertise, le jugement et la responsabilité restent du ressort des personnes.
Pour commencer
Commencez par le domaine qui présente le plus de risques ou d'efforts :
Choisissez un contrôle à surveiller en premier :
Séparation des tâches ? Flux d'approbation ? Conformité à la politique ? Choisissez-en un qui soit important et clairement défini. Prouvez que la surveillance de l'IA fonctionne.
Définir des règles claires :
L'IA a besoin de règles de contrôle claires. L'expression "les dépenses doivent être raisonnables" est trop vague. "Les frais de repas supérieurs à $75 doivent être approuvés par le directeur" est clair.
Commencez par vous adresser à un petit groupe :
Ne pas inonder tout le monde d'alertes dans un premier temps. Acheminez les alertes vers le contrôleur ou une petite équipe. Ajustez les règles. Réduire les faux positifs. Puis étendre le système.
Documenter les avantages :
Suivre le nombre de problèmes détectés. À quel moment ils ont été détectés. Combien de temps d'audit a été économisé. Établir une analyse de rentabilité pour l'expansion.
S'étendre progressivement :
Ajouter d'autres contrôles à surveiller. Ajouter des règles. Ajouter plus de personnes recevant des alertes. Mettre en place une surveillance complète au fil du temps.
Travailler avec les auditeurs :
Montrez-leur ce que vous faites. Demandez-leur leur avis. Ils préféreront les tests de population à l'échantillonnage. Cela peut réduire l'étendue et le coût de l'audit.
La surveillance continue ne se fait pas du jour au lendemain. Mais il est possible de commencer modestement et de progresser au fil du temps.
Prêt pour le contrôle continu plutôt que pour la panique ponctuelle ?
Chaque entreprise présente des risques différents. Des contrôles différents. Des exigences d'audit différentes. Des réglementations différentes.
Nous ne vendons pas de listes de contrôle de conformité génériques. Nous examinons vos contrôles spécifiques. Vos risques. Vos exigences en matière d'audit.
Ensuite, nous mettons en place une surveillance par IA qui s'adapte à votre environnement. Les mêmes contrôles que ceux dont vous disposez actuellement. Ils sont simplement surveillés en permanence au lieu de l'être périodiquement.
Nous commençons par un domaine. Nous prouvons que le contrôle continu fonctionne. Puis nous étendons nos activités. Automatisation pratique de la conformité qui réduit les risques et fait gagner du temps.
Parlez-nous de vos besoins en matière d'audit et de conformité
