Sans données, la gestion des risques n'est que supposition. Et les suppositions tuent les projets.
Nous avons vu des entreprises brûler des millions parce qu'elles n'ont pas su voir venir les problèmes. Les signes avant-coureurs étaient là. Les données existaient. Mais personne n'a fait le lien avant qu'il ne soit trop tard.
Power BI change la donne. Il transforme vos données éparses sur les risques en une boule de cristal pour vos projets. Il ne s'agit pas de magie, mais d'une utilisation intelligente des informations dont vous disposez déjà.
Voici comment nous aidons les organisations à passer d'une lutte réactive contre les incendies à une gestion prédictive des risques.
Les raisons de l'échec de la gestion traditionnelle des risques
La plupart de la gestion des risques est du théâtre. De jolies feuilles de calcul avec des couleurs rouge, jaune et verte. Des réunions mensuelles au cours desquelles tout le monde acquiesce et dit "nous surveillons la situation".
Le problème ? Votre registre des risques se trouve dans un document statique. Les données relatives à votre projet se trouvent dans un autre système. Vos données financières sont cachées dans un logiciel de comptabilité. Rien ne communique avec quoi que ce soit d'autre.
Lorsqu'un risque se matérialise, vous vous efforcez de comprendre ce qui s'est passé. Vous tirez des rapports de cinq sources différentes. Le temps d'obtenir des réponses, le mal est fait.
On retrouve ce schéma partout :
- Des dépassements budgétaires qui "sortent de nulle part" - sauf que les données sur les dépenses indiquaient la tendance trois mois plus tôt.
- Des pénuries de ressources "impossibles à prévoir", alors que les rapports d'utilisation étaient criants d'alerte.
- Des problèmes de qualité qui sont "soudainement apparus", alors que les taux de défauts étaient en hausse depuis des semaines.
Les données étaient là. La visibilité n'était pas au rendez-vous.
Power BI, votre plateforme de veille sur les risques
Power BI ne se contente pas de produire de jolis graphiques. Il relie les points de risque avant qu'ils ne deviennent des explosions de risque.
Considérez-le comme votre centre de commandement des risques. Toutes les sources de données importantes sont regroupées en un seul endroit. Outils de gestion de projet, systèmes financiers, bases de données RH, mesures de la qualité - tous parlent le même langage.
Nous créons des tableaux de bord qui vous montrent trois choses :
- Ce qui se passe aujourd'hui - L'état d'avancement du projet en temps réel pour toutes vos initiatives
- Quels sont les modèles qui se dessinent ? - Des tendances qui prévoient les problèmes avant qu'ils ne surviennent
- Quelles sont les actions à entreprendre ? - Prochaines étapes claires basées sur les données
La magie opère lorsque l'on cesse d'examiner des mesures isolées et que l'on commence à voir les liens. L'écart budgétaire, l'utilisation des ressources et la pression exercée sur les délais sont autant de facteurs qui font que le projet est sur le point d'imploser.
Power BI rend ces connexions visibles. Et la visibilité crée des options.
Mise en place d'un système de détection des risques
Nous ne construisons pas de tableaux de bord. Nous construisons des systèmes d'alerte précoce.
Commencez par les points qui vous posent le plus de problèmes. Quels sont les risques qui vous font le plus souffrir ? Les dépassements de budget ? Les retards de calendrier ? Les conflits de ressources ? Les échecs en matière de qualité ?
Pour chaque grande catégorie de risque, identifiez les indicateurs avancés. Il ne s'agit pas des éléments les plus évidents, mais des signaux subtils qui apparaissent quelques semaines avant la crise.
Indicateurs de risque budgétaire :
- Vélocité des dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues
- Fréquence et valeur des demandes de modification
- Retards de paiement des fournisseurs
- Délai d'approbation des bons de commande
Indicateurs de risques liés au calendrier :
- Taux d'achèvement des tâches par rapport au niveau de référence
- Consommation de mémoire tampon sur le chemin critique
- Prévisions de la disponibilité des ressources
- Délais d'achèvement de la dépendance
Indicateurs de risque de qualité :
- Taux de découverte de défauts par phase
- Pourcentage de reprise
- Lacunes dans la couverture des tests
- Tendances du sentiment de satisfaction des clients
Nous relions ces indicateurs à des alertes automatisées. Lorsque les tendances dépassent les limites normales, les bonnes personnes en sont immédiatement informées. Pas lors de la réunion d'évaluation des risques du mois prochain. Maintenant.
Passer des idées à l'action
Les données sans action ne sont qu'un divertissement coûteux.
Nous concevons nos solutions Power BI autour de points de décision, et pas seulement de points de données. Chaque tableau de bord répond à des questions spécifiques qui conduisent à des actions spécifiques.
Questions relatives au tableau de bord exécutif :
- Quels sont les projets qui nécessitent une attention immédiate ?
- Où devrions-nous réaffecter les ressources ?
- Quels sont les risques qui menacent nos objectifs stratégiques ?
Questions sur le tableau de bord du gestionnaire de projet :
- Quelles sont les tâches qui prennent du retard ?
- Quels sont les membres de l'équipe qui sont surchargés ?
- Où se situent les problèmes de qualité ?
Questions sur le tableau de bord du gestionnaire des risques :
- Quels sont les scénarios de risque qui deviennent plus probables ?
- Quelles sont les stratégies d'atténuation qui fonctionnent ?
- Où avons-nous besoin de nouveaux contrôles des risques ?
Chaque tableau de bord comprend des recommandations d'actions basées sur les modèles de données. Plus besoin de deviner ce qu'il faut faire ensuite. Pas de paralysie de l'analyse.
Nous développons également des capacités de modélisation de scénarios. "Qu'advient-il de notre calendrier si nous perdons cette ressource clé ? "Quel est l'impact d'une réduction du budget 20% sur nos résultats ?" Répondez à ces questions avant qu'elles ne deviennent réalité.
Réussir la gestion des risques dans le monde réel
Un client de l'industrie manufacturière perdait de l'argent sur les projets de construction. Les dépassements de budget s'élevaient en moyenne à 30%. Les retards de calendrier étaient monnaie courante.
Nous avons relié leurs données de gestion de projet, leurs systèmes d'approvisionnement et leurs rapports financiers dans Power BI. Les schémas sont apparus immédiatement.
Les augmentations des coûts des matériaux n'étaient pas signalées avant les examens mensuels du budget. À ce moment-là, les bons de commande étaient déjà émis à des prix gonflés. Les ordres de modification n'étaient pas évalués en fonction de l'impact global du projet, mais seulement en fonction de l'impact de chaque tâche.
Les conflits de ressources entre les projets n'étaient pas visibles jusqu'à ce que les gens ne se présentent pas au travail.
La solution Power BI a permis d'obtenir une visibilité en temps réel de ces risques interconnectés. Les alertes sur les coûts des matériaux ont déclenché des examens immédiats des achats. Les impacts des ordres de modification ont été évalués par rapport aux contraintes du portefeuille, et pas seulement par rapport aux projets individuels.
L'allocation des ressources a révélé les conflits des semaines à l'avance, ce qui a permis des ajustements proactifs de la programmation.
Résultats après six mois : Les dépassements de budget sont tombés à 8%. Le calendrier s'est amélioré de 40%. Plus important encore, ils ont cessé d'être surpris par les problèmes.
Une société de développement de logiciels a utilisé des approches similaires pour la gestion des risques de qualité. Au lieu de trouver des défauts lors des tests d'acceptation par l'utilisateur, elle a identifié des modèles de dégradation de la qualité au cours du développement.
Les taux de rejet des revues de code, les tendances en matière de couverture des tests unitaires et la fréquence des échecs de compilation ont permis de prévoir les problèmes de qualité trois sprints à l'avance. Cela leur a donné le temps d'ajuster les processus avant de livrer un logiciel défectueux.
Les taux de satisfaction de la clientèle se sont améliorés 25% car moins de défauts ont atteint la production.
Une stratégie de mise en œuvre qui fonctionne
N'essayez pas de résoudre tous les problèmes de risque dès le premier jour. C'est la recette d'un échec coûteux.
Nous suivons une approche ciblée :
Phase 1 : Choisir un grand problème
Choisissez le risque le plus coûteux ou le plus fréquent. Développez des capacités de détection et de réponse pour ce problème unique. Faites en sorte qu'il fonctionne parfaitement avant d'ajouter de la complexité.
Phase 2 : Connecter les sources de données connexes
Une fois que votre système de base fonctionne, ajoutez des sources de données qui fournissent un contexte supplémentaire. Données financières pour les risques budgétaires. Données sur les ressources pour les risques liés au calendrier. Les commentaires des clients pour les risques liés à la qualité.
Phase 3 : Extension aux risques connexes
Utilisez votre cadre éprouvé pour vous attaquer à la prochaine catégorie de risques la plus importante. Vous avancerez plus vite parce que l'infrastructure existe.
Phase 4 : Construire des modèles prédictifs
Grâce aux données historiques, développez l'analyse prédictive. Des modèles d'apprentissage automatique qui prévoient la probabilité de risque sur la base des conditions actuelles.
Cette approche nécessite 6 à 12 mois pour une mise en œuvre complète. Mais les résultats de la phase 1 sont visibles en quelques semaines.
Nous insistons également sur la gestion du changement parallèlement à la mise en œuvre technique. Le meilleur tableau de bord du monde ne sert à rien si les gens ne l'utilisent pas. La formation, l'intégration des processus et l'adoption culturelle sont tout aussi importantes que les connexions de données.
Mesurer le retour sur investissement de la gestion des risques
Une bonne gestion des risques permet d'économiser de l'argent. Une bonne gestion des risques permet de gagner de l'argent.
Nous suivons des mesures spécifiques pour prouver l'impact de Power BI sur la gestion des risques :
Économies de coûts directs :
- Réduction des dépassements budgétaires
- Moins d'ajouts de ressources d'urgence
- Réduction des coûts de reprise et de qualité
- Diminution des taux d'annulation des projets
Création de valeur indirecte :
- Amélioration de la satisfaction des clients
- Amélioration de la productivité de l'équipe
- Meilleure utilisation des ressources
- Une livraison plus rapide des projets
Amélioration de la réponse aux risques :
- Détection plus précoce des problèmes
- Une prise de décision plus rapide
- Des évaluations d'impact plus précises
- Une meilleure efficacité de l'atténuation
La plupart des organisations obtiennent un retour sur investissement de 3 à 5 fois au cours de la première année. Les économies s'accumulent au fil du temps, au fur et à mesure que les capacités de gestion des risques se développent.
Plus important encore, vous dormirez mieux la nuit. Finies les mauvaises surprises lors des réunions du lundi matin. Plus besoin d'expliquer aux cadres pourquoi les projets ont échoué sans avertissement.
Votre gestion des risques devient proactive et non plus réactive. Vous prévenez les problèmes au lieu de vous contenter de les documenter.
Power BI transforme vos données en prévisions. Et la prévoyance transforme la gestion des risques d'un centre de coûts en un avantage concurrentiel.
La question n'est pas de savoir si vous pouvez vous permettre de mettre en œuvre une meilleure gestion des risques. La question est de savoir si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire.
Vos concurrents utilisent déjà des données pour contourner les obstacles. Rattraper le retard en matière de gestion des risques coûte cher. Prendre les devants est rentable.
