Demande d'achat et commande AI

L'IA pour les demandes d'achat et les commandes : Accélérer le processus d'achat

Les demandes d'achat et les commandes devraient être simples. Quelqu'un a besoin de quelque chose. Il en fait la demande. La demande est approuvée. La commande est envoyée. C'est fait.

Mais ce n'est pas simple. Les demandes restent dans les boîtes de réception en attendant d'être approuvées. Les acheteurs traitent manuellement les commandes de routine. Les gens ne savent pas à quel fournisseur s'adresser. Les commandes sont passées à des fournisseurs non contractuels parce que le processus d'approbation est trop lent.

Le résultat ? Des équipes d'approvisionnement noyées dans le travail transactionnel. Des dépenses inconsidérées parce que les gens contournent le système. Des fuites de contrats parce que les commandes ne respectent pas les conditions négociées.

L'IA résout ce problème. Elle traite automatiquement les demandes standard. Elle achemine les approbations de manière intelligente. S'assure que les commandes respectent les termes du contrat. rend le processus si rapide que les gens l'utilisent réellement.

Pourquoi les processus d'achat-paiement sont-ils lents ?

Dans la plupart des entreprises, les processus de demande d'achat sont défaillants. Ce n'est pas parce que les équipes chargées des achats sont mauvaises dans leur travail. C'est parce que le processus nécessite trop de travail manuel.

Quelqu'un soumet une demande d'achat. Un acheteur doit l'examiner. Vérifier qu'elle est conforme à la politique. Déterminer qui doit l'approuver. L'acheminer vers l'approbateur approprié. Attendre l'approbation. Créer ensuite manuellement un bon de commande. Sélectionnez un fournisseur. Saisir à nouveau tous les détails.

Pour des commandes standard et de routine. À chaque fois.

Les acheteurs passent des heures à traiter des demandes qui suivent les mêmes schémas. Fournitures de bureau. Composants standard. Services récurrents. Les commandes qui ne nécessitent pas d'expertise humaine mais qui en bénéficient quand même parce que le processus nécessite une manipulation manuelle.

Lorsque le processus est lent, les gens le contournent. Ils achètent directement aux fournisseurs. Ils utilisent des cartes de crédit personnelles. Ils sautent les approbations. Les dépenses irrégulières ne sont pas malveillantes - ce sont des gens qui essaient de faire leur travail.

Et les achats perdent le contrôle. Les fournisseurs sous contrat n'obtiennent pas le volume promis. Les conditions négociées ne sont pas utilisées. La visibilité des dépenses disparaît.

Ce que l'IA fait pour les demandes d'achat et les commandes

L'IA ne se contente pas d'accélérer le processus de demande. Elle le rend intelligent. Voici comment.

Traitement automatique des demandes

L'IA reçoit une demande. Elle analyse ce qui est demandé.

S'agit-il d'un article standard ? L'IA le reconnaît dans les commandes antérieures. Elle valide la demande par rapport à la politique. Elle vérifie la disponibilité du budget. confirme que les informations requises sont complètes.

Si tout est conforme, l'IA l'achemine automatiquement pour approbation. Aucune intervention de l'acheteur n'est nécessaire pour les demandes courantes.

Si quelque chose ne va pas, l'IA signale les problèmes spécifiques :

Centre de coûts ou code GL manquant
Dépassement du seuil budgétaire nécessitant une approbation spéciale
L'article ne correspond pas aux catégories approuvées
Documentation requise non jointe
Spécifications imprécises nécessitant une clarification

Le demandeur reçoit immédiatement un retour d'information clair. Il ne s'agit pas d'un refus générique. Des problèmes spécifiques à résoudre.

Les demandes standard sont traitées par le système en quelques minutes. Les demandes complexes sont acheminées vers les acheteurs avec le contexte de ce qui doit être examiné.

Acheminer les approbations de manière intelligente

Les flux de travail d'approbation sont complexes. Différents approbateurs pour différents montants. Différents chemins pour différentes catégories. Différentes règles pour différents départements.

Les gens s'y perdent. Les demandes sont envoyées au mauvais approbateur. Elles sont renvoyées. Elles sont retardées jusqu'à ce que l'on sache qui doit les approuver.

L'IA connaît les règles d'approbation :

Routage basé sur la quantité : Les montants inférieurs à $1.000 sont soumis à un seul approbateur. Les montants supérieurs à $10 000 doivent faire l'objet d'une approbation supplémentaire.
Routage par catégorie : Les achats informatiques doivent être approuvés par le service informatique. Les biens d'équipement doivent faire l'objet d'un examen financier.
Règles du département : Les niveaux de délégation et les chaînes d'approbation varient d'un département à l'autre.
Exceptions à la politique : Articles hors catalogue. Fournisseurs non contractuels. Exigences particulières en matière d'approbation.
Logique de substitution : L'approbateur principal n'est pas disponible ? Acheminer automatiquement vers le suppléant désigné.

Chaque demande est transmise à l'approbateur approprié dès la première fois. Pas de confusion. Pas d'attente pendant que les gens vérifient qui doit approuver quoi.

Et les approbateurs ? Ils obtiennent le contexte de chaque demande. Ce qui est commandé. Pourquoi. L'état du budget. Conformité du contrat. S'il s'agit d'une demande de routine ou d'une demande nécessitant un examen approfondi. Ils peuvent approuver rapidement le cas échéant.

Proposer des fournisseurs préférés

Une personne demande des fournitures de bureau. À quel fournisseur devez-vous faire appel ?

Votre entreprise a passé trois contrats avec des fournisseurs de fournitures de bureau. Chacun d'entre eux pratique des prix différents pour des articles différents. Des délais de livraison différents. des commandes minimales différentes.

Les acheteurs le savent. Ils ont négocié les contrats. Mais les demandeurs ne le savent pas. Et les acheteurs ne veulent pas chercher manuellement quel fournisseur est le meilleur pour chaque commande.

L'IA recommande automatiquement des fournisseurs :

Meilleur prix : Comparer les prix contractuels entre les fournisseurs pour les articles demandés.
Vitesse de livraison : Tient compte de l'urgence et des délais de livraison des fournisseurs.
Opportunité de consolidation : S'il y a d'autres commandes en cours, il est suggéré de les combiner pour satisfaire aux exigences minimales de la commande.
Respect des contrats : Il donne la priorité aux fournisseurs pour lesquels vous devez respecter des engagements en termes de volume.
Performances passées : Tient compte de la fiabilité des livraisons et de l'historique de la qualité.

Le bon de commande est adressé au fournisseur qui vous offre le meilleur rapport qualité-prix. Pas au hasard. Pas à la personne que le demandeur connaissait par hasard. Au fournisseur sous contrat qui offre les meilleures conditions pour cette commande spécifique.

Le respect des contrats augmente. Les conditions que vous avez négociées sont réellement utilisées. Les fournisseurs respectent leurs engagements en matière de volume, car les commandes sont acheminées comme il se doit.

Validation des commandes par rapport aux contrats

Vous avez négocié des contrats pour une raison précise. Meilleur prix. Conditions convenues. Des remises sur le volume. Mais si les commandes ne correspondent pas aux termes du contrat, vous perdez les avantages.

L'IA valide chaque commande par rapport aux termes du contrat :

Validation du prix : S'agit-il du prix contractuel ? Si ce n'est pas le cas, signalez-le et expliquez l'écart.
Respect des délais : Les quantités commandées sont-elles conformes aux quantités minimales/maximales convenues ?
Vérification des remises : Les remises contractuelles sont-elles appliquées ? Les ruptures de volume sont-elles calculées correctement ?
Produit assorti : S'agit-il d'un article faisant l'objet d'un contrat ou d'un produit de substitution similaire à un prix différent ?
Conditions de paiement : Utilisons-nous les conditions de paiement négociées ou des conditions différentes ?

Si une commande ne correspond pas au contrat, l'IA le signale avant que le bon de commande ne soit envoyé.

Le prix est peut-être plus élevé que prévu. Le fournisseur a peut-être "accidentellement" supprimé une remise. Il se peut que quelqu'un commande un article non contractuel alors qu'il existe une alternative contractuelle.

Vous l'identifiez avant de le payer. Pas lors du rapprochement des factures, lorsqu'il est trop tard.

Il ne s'agit pas de se méfier des fournisseurs. Il s'agit de s'assurer que les conditions que vous avez négociées sont effectivement appliquées à chaque commande.

Suivi proactif de l'état des commandes

Les commandes sont envoyées. C'est alors que les questions commencent. "Où est ma commande ?" "Quand arrivera-t-elle ?" "Le fournisseur l'a-t-il confirmée ?"

Les acheteurs posent constamment ces questions. Ils vérifient les systèmes. Ils appellent les fournisseurs. Ils envoient des courriels. La mise à jour du statut est un travail à plein temps.

L'IA surveille automatiquement l'état des commandes :

Confirmation du fournisseur : Le fournisseur a-t-il accusé réception de la commande ? A-t-il accepté la date de livraison ? A-t-il signalé des divergences ?
Suivi de la production/expédition : La commande respecte-t-elle le calendrier prévu ? A-t-elle été expédiée ? Où est-elle en transit ?
Suivi des livraisons : La date de livraison prévue approche. Le produit est-il arrivé ? A-t-il été réceptionné dans l'inventaire ?
Alertes d'exception : Retards. Commandes en souffrance. Problèmes de qualité signalés à la réception. Divergences de quantité.
Communication proactive : Mise à jour automatique des demandeurs. Ne fait appel aux acheteurs qu'en cas d'intervention nécessaire.

Les demandeurs obtiennent des mises à jour de l'état d'avancement sans avoir à le demander. Les acheteurs se concentrent sur les exceptions et non sur les vérifications de routine.

Une commande est retardée ? L'IA alerte le demandeur et l'acheteur avant que quelqu'un n'ait à poser la question. Elle fournit le contexte - la raison du retard, la nouvelle date prévue, l'existence d'autres solutions.

Les problèmes sont traités de manière proactive. Ils ne sont pas découverts lorsque quelqu'un demande : "Hé, où est la commande que j'ai passée il y a trois semaines ?".

Ce que cela signifie pour vous

Pour les CPO et les responsables des achats

Vous bénéficiez d'un contrôle et d'une visibilité sur l'ensemble du processus d'achat jusqu'à la commande.

Meilleur respect des contrats : Les commandes sont transmises aux fournisseurs sous contrat. Les conditions négociées sont utilisées. Les engagements en termes de volume sont respectés.
Moins de dépenses fantaisistes : Lorsque la procédure d'approbation est rapide, les gens l'utilisent au lieu de la contourner.
Des cycles d'approvisionnement plus rapides : Les commandes standard sont traitées en quelques minutes, et non en quelques jours. Les besoins des entreprises sont satisfaits plus rapidement.
Une meilleure allocation des ressources : Les acheteurs travaillent sur des achats et des négociations complexes, et non sur le traitement de commandes de routine.
Visibilité des dépenses : Toutes les commandes transitent par le système. Une visibilité totale sur ce qui est acheté et auprès de qui.

Pour les responsables des achats et les acheteurs

Vous cessez d'être un centre de traitement des demandes et devenez une fonction stratégique.

Arrêter de traiter les commandes de routine : Les demandes standard sont traitées automatiquement. Vous ne traitez que ce qui nécessite une expertise.
Se concentrer sur les achats complexes : Le temps de la négociation. Gestion des relations avec les fournisseurs. Approvisionnement stratégique.
Meilleure utilisation des contrats : Les commandes sont automatiquement envoyées aux bons fournisseurs et aux bonnes conditions.
Moins de vérifications d'état : Le suivi automatisé traite les questions de routine. Vous vous concentrez sur les exceptions.
Charge de travail claire : Sachez ce qui requiert votre attention. Ce qui est routinier est traité automatiquement.

Pour les demandeurs et les utilisateurs professionnels

Vous obtenez ce dont vous avez besoin, plus rapidement et avec moins d'inconvénients.

Des commandes plus rapides : Les demandes standard sont approuvées et commandées en quelques minutes. Plus de jours d'attente pour les articles de routine.
Effacer l'état : Sachez où se trouve votre commande sans avoir à la demander. Des mises à jour proactives sur la livraison.
Processus simple : Des conseils clairs sur ce qui est nécessaire. Un retour d'information immédiat si quelque chose ne va pas.
Un meilleur service : Fournisseurs préférés suggérés automatiquement. Meilleurs délais et conditions de livraison.
Il n'y a plus de solutions de contournement : La procédure d'approbation est suffisamment rapide pour que vous n'ayez pas à la contourner.

Ce que l'IA ne fera pas

Soyons clairs sur ce dont il ne s'agit pas.

L'IA n'approuve pas les achats. Ce sont les humains qui les approuvent. L'IA se contente d'acheminer les demandes à l'approbateur approprié avec les bonnes informations.

L'IA ne remplace pas le jugement de l'acheteur pour les achats complexes. Nouveaux fournisseurs. Articles non standard. Les biens d'équipement. Achats stratégiques. Ces achats nécessitent une expertise humaine.

L'IA n'élimine pas tout le travail manuel. Certaines demandes sont complexes. Certaines commandes nécessitent un traitement particulier. Certaines situations requièrent un jugement humain en matière de risque, de qualité ou de sélection des fournisseurs.

L'IA s'occupe de la routine. Les commandes standard qui suivent des modèles. Les 80% de demandes qui ne nécessitent pas d'expertise humaine mais qui, historiquement, l'ont quand même obtenue parce que le processus nécessitait une manipulation manuelle.

Vos acheteurs prennent toujours des décisions. Ils prennent simplement des décisions sur des sujets qui requièrent réellement leur expertise.

Des résultats concrets grâce à l'IA pour les réquisitions et les commandes

Voici ce que cela donne en pratique :

70-80% des demandes traitées automatiquement : Les commandes standard sont traitées sans intervention de l'acheteur. Les acheteurs se concentrent sur les 20-30% qui nécessitent une expertise.

Réduction de la durée du cycle d'approbation de 50-70% : Les demandes sont immédiatement transmises à l'approbateur approprié. Pas de confusion, pas de retard, pas de va-et-vient.

Augmentation de la conformité des contrats 15-30% : Les commandes sont automatiquement envoyées aux fournisseurs sous contrat à des conditions contractuelles. Les dépenses fantaisistes diminuent.

La capacité de l'acheteur est libérée : Heures par jour récupérées sur le traitement des commandes de routine. Temps réaffecté à l'approvisionnement stratégique et aux négociations.

Une meilleure expérience pour l'utilisateur : Suffisamment rapide pour que les gens utilisent le système au lieu de trouver des solutions de contournement. Un taux d'adoption plus élevé signifie une meilleure visibilité des dépenses.

Il ne s'agit pas de réduire les effectifs dans le domaine des achats. Il s'agit de permettre aux achats d'effectuer un travail plus stratégique avec les mêmes ressources.

Prêt à accélérer votre processus d'achat à la commande ?

Le processus de demande et de commande de chaque entreprise est différent. Vos flux d'approbation reflètent votre structure organisationnelle. Votre base de fournisseurs présente des caractéristiques uniques. Vos catégories ont des exigences différentes.

Nous ne vendons pas d'automatisation générique des achats. Nous examinons votre processus spécifique de la demande à la commande. Nous identifions les commandes qui peuvent être automatisées et celles qui nécessitent une expertise humaine. Nous construisons des systèmes qui correspondent au fonctionnement réel de votre organisation.

Nous ne promettons pas que tout sera automatisé. Juste une IA pratique qui gère les commandes de routine afin que vos acheteurs puissent se concentrer sur l'approvisionnement stratégique.

Parlons de votre processus de demande

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