L'IA pour l'analyse et l'optimisation des dépenses : Trouvez l'argent que vous laissez sur la table
Vous dépensez des millions. Mais où exactement ? Quels fournisseurs ? Quelles catégories ? À quels prix ? Par rapport à ce que vous devriez payer ?
La plupart des entreprises ne peuvent pas répondre à ces questions. Ce n'est pas parce qu'elles ne suivent pas leurs dépenses. Elles ont des ERP. Elles ont des systèmes d'achat. Elles disposent de données.
Mais les données sont désordonnées. Différents formats. Différents systèmes. Différents codages. Leur analyse manuelle nécessite des semaines de travail pour élaborer des feuilles de calcul qui sont déjà obsolètes lorsque vous avez terminé.
Les équipes chargées des achats travaillent donc à l'aveuglette. Elles connaissent le montant total des dépenses. Mais elles ne savent pas où se trouvent les possibilités d'économies. Où les prix sont trop élevés. Où le volume pourrait être consolidé. Où se situent les dépenses irrégulières.
L'IA résout ce problème. Elle nettoie les données. Elle catégorise automatiquement les dépenses. Identifie les opportunités d'économies. Elle repère les dépenses irrégulières. Vous donne une visibilité que vous n'avez jamais eu le temps de créer manuellement.
Pourquoi l'analyse des dépenses échoue dans la plupart des entreprises
L'analyse des dépenses devrait être simple. Obtenez des données sur les achats. Analysez-les. Trouver des opportunités. Agir en conséquence.
Mais ce n'est pas simple. Voici pourquoi.
Vos données de dépenses sont partout. Différents systèmes. Différents formats. Transactions ERP. Données des cartes de paiement. Factures des fournisseurs. Chacun codé différemment. Chaque format est structuré différemment.
Le même fournisseur a cinq noms différents dans votre système. "ABC Corp." "ABC Corporation" "ABC Co. "A.B.C. Corp. "ABC - Fournisseur 12345. S'agit-il du même fournisseur ou de fournisseurs différents ? Personne ne peut le savoir sans un examen manuel.
Le même produit est classé différemment selon les acheteurs. Fournitures de bureau. Fournitures générales. Dépenses administratives. MRO. S'agit-il de la même chose ? Probablement. Pouvez-vous le dire à partir des données ? Pas facilement.
Vous avez donc besoin d'un projet. Une équipe. Des semaines de nettoyage des données. L'examen et la correction manuelle des enregistrements. Création de catégories. Création de rapports.
Lorsque vous avez terminé, les données sont anciennes. Les conditions ont changé. L'analyse se trouve dans un PowerPoint sur lequel personne n'agit parce qu'elle a pris trop de temps et qu'elle a coûté trop cher.
Ou, le plus souvent, vous ne faites jamais d'analyse. Parce que personne n'a le temps. Les marchés publics fonctionnent alors à l'instinct et sur la base d'informations partielles. Les opportunités d'économies ne sont pas trouvées. Les problèmes passent inaperçus.
Ce que l'IA apporte à l'analyse et à l'optimisation des dépenses
L'IA ne se contente pas d'accélérer l'analyse des dépenses. Elle la rend continue. Voici comment.
Catégorisation automatique des dépenses
L'IA utilise vos données brutes de dépenses. Toutes. De chaque système.
Il le nettoie :
- Normalisation des fournisseurs : Identifie que "ABC Corp", "ABC Corporation" et "A.B.C. Corp" sont le même fournisseur. Crée une liste principale de fournisseurs.
- Classification de la catégorie : Lit les descriptions des transactions. Attribue automatiquement des catégories. De manière cohérente.
- Groupe de produits : Regroupe des éléments similaires même s'ils sont décrits différemment. Les termes "papier à copier" et "papier pour imprimante" sont probablement à mettre dans le même sac.
- Validation du code GL : Identifie les transactions mal codées. Suggère des corrections sur la base de modèles.
- Cartographie des départements et des centres de coûts : Liens entre les dépenses et les unités organisationnelles, même lorsque le codage est incohérent.
Vous passez de données de transaction désordonnées à des dépenses propres et catégorisées. Pas en quelques semaines. En quelques heures.
Et il ne s'agit pas d'un nettoyage unique. L'IA catégorise les nouvelles transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Une visibilité continue des dépenses sans travail manuel permanent.
Vous pouvez répondre immédiatement à des questions de base :
- Combien dépensons-nous avec chaque fournisseur ?
- Quelles sont nos principales catégories de dépenses ?
- Quels sont les départements qui dépensent le plus pour chaque catégorie ?
- Comment les dépenses ont-elles évolué au fil du temps ?
Les questions qui nécessitaient auparavant l'intervention d'un analyste de données ne prennent plus que quelques secondes.
Identifie les possibilités d'économies
Les données propres sont utiles. Mais les informations sont précieuses. L'IA ne se contente pas d'organiser les dépenses, elle trouve où vous perdez de l'argent.
Analyse de la variation des prix :
Vous achetez le même article à trois fournisseurs à trois prix différents. Ou auprès du même fournisseur à des prix différents dans le cadre de différentes transactions.
L'IA identifie ces variations :
- Un même produit, des prix différents d'un fournisseur à l'autre
- Même fournisseur, prix incohérents d'une transaction à l'autre
- Produits similaires présentant des différences de prix inexpliquées
- Prix supérieurs aux tarifs contractuels
- Augmentations de prix dépassant les conditions du marché ou du contrat
Il quantifie l'opportunité : "La normalisation au prix le plus bas permettrait d'économiser $X par an".
Possibilités de consolidation des volumes :
Vous achetez à cinq fournisseurs alors que vous pourriez en regrouper deux. Vous achetez de petites quantités alors que des commandes plus importantes vous permettraient de bénéficier de remises.
L'IA trouve des opportunités de consolidation :
- Catégories avec trop de fournisseurs pour le volume
- Fournisseurs pour lesquels vous vous situez juste en dessous des seuils de rupture de volume
- Produits similaires provenant de différents fournisseurs qui pourraient être normalisés
- Opportunités géographiques de consolider les dépenses régionales
- Contrats comportant des engagements de volume que vous ne respectez pas
Il modélise les économies : "La consolidation de ces cinq fournisseurs avec le fournisseur A permettrait de réduire le coût unitaire de 12% et de simplifier la gestion."
Détection des fuites dans les contrats :
Vous avez négocié un excellent contrat. Mais l'utilisez-vous ? Ou bien les gens continuent-ils à acheter auprès de l'ancien fournisseur ?
L'IA suit l'utilisation des contrats :
- Dépenses auprès de fournisseurs non contractuels pour les catégories contractuelles
- Le volume n'atteint pas les minimums contractuels (perte des remises sur le volume)
- Une tarification qui ne correspond pas aux tarifs contractuels
- Conditions non conformes aux accords négociés
Il quantifie ce que vous perdez : "20% de dépenses en fournitures de bureau vont à des fournisseurs non contractuels à des prix moyens 15% plus élevés. Économies annuelles potentielles : $X".
Opportunités de dépenses en queue de peloton :
Petits achats auprès de centaines de fournisseurs. Individuellement, ils n'ont pas d'importance. Collectivement, ils représentent des dépenses importantes sans effet de levier et avec des coûts administratifs élevés.
L'IA identifie les modèles de dépenses de la queue :
- Catégories présentant une fragmentation excessive des fournisseurs
- Fournisseurs dont les dépenses annuelles sont minimes mais qui effectuent des transactions fréquentes
- Possibilités de réorienter les dépenses de sous-traitance vers des fournisseurs privilégiés
- Catégories pour lesquelles des catalogues ou des cartes d'achat réduiraient la fragmentation
Détecte les dépenses irrégulières
Les dépenses irrégulières sont des achats effectués en dehors des processus et des fournisseurs approuvés. Il ne s'agit pas de malveillance. Il s'agit de personnes qui essaient de faire leur travail lorsque le processus approuvé est trop lent.
Mais cela coûte de l'argent. Pas d'effet de levier sur le volume. Pas de conditions négociées. Pas de visibilité sur les dépenses. Des prix souvent plus élevés.
L'intelligence artificielle repère les habitudes de dépenses des anticonformistes :
- Achats hors contrat : Acheter auprès de fournisseurs non privilégiés lorsqu'il existe des options contractuelles.
- Violations de la politique : Les achats qui contournent les exigences d'approbation ou qui dépassent les limites de délégation.
- Utilisation abusive de la carte P : Achats par carte d'entreprise pour des articles qui devraient passer par les marchés publics.
- Fournisseurs en double : Différents départements font appel à différents fournisseurs pour les mêmes articles.
- Fournisseurs non agréés : Achats auprès de fournisseurs ne figurant pas sur la liste des fournisseurs agréés.
Il ne se contente pas de signaler les violations. Il analyse les raisons pour lesquelles elles se produisent :
- La procédure d'approbation est-elle trop lente ?
- Les fournisseurs privilégiés ne répondent-ils pas aux besoins ?
- Les gens ne savent-ils pas qui sont les fournisseurs privilégiés ?
- Existe-t-il des lacunes légitimes dans votre base de fournisseurs ?
Vous obtenez des informations exploitables. Il ne s'agit pas seulement de dire "les dépenses irrégulières sont mauvaises", mais "les dépenses irrégulières se produisent dans ces catégories pour ces raisons, et voici ce qu'il faut faire pour y remédier".
Comparaison avec les taux du marché
Vous payez $50 par unité. Mais est-ce une bonne chose ? Vous ne pouvez pas le savoir sans le contexte du marché.
L'IA permet d'effectuer des analyses comparatives :
- Comparaison des prix du marché : Comment vos prix se comparent-ils aux prix du marché pour des produits similaires ?
- Critères de référence pour l'industrie : Comment vos dépenses se comparent-elles à celles d'entreprises similaires dans votre secteur d'activité ?
- Variations régionales : Payez-vous des prix différents selon les régions ? Ces différences sont-elles justifiées ?
- Analyse de la tendance des prix : Les prix du marché sont-ils en hausse ou en baisse ? Vos prix contractuels évoluent-ils avec le marché ?
- Modélisation du coût réel : Sur la base des coûts des matériaux, de la main-d'œuvre et des marges, combien devriez-vous payer ?
Ce n'est pas parfait. Les prix du marché varient en fonction du volume, des spécifications, des niveaux de service et des relations. Mais les conseils d'orientation sont précieux.
Vous payez 20% au-dessus de la moyenne du marché ? Il est temps d'enquêter. Soit vos spécifications justifient un coût plus élevé, soit vous avez la possibilité de négocier.
Les prix du marché ont baissé de 10% mais votre contrat n'a pas été adapté ? Il est temps de discuter avec votre fournisseur.
Prévisions Dépenses futures
Dans la plupart des entreprises, l'établissement du budget se fait au jugé. Les dépenses de l'année dernière plus un certain pourcentage. J'espère que c'est proche.
L'IA établit des prévisions basées sur des modèles réels :
- Analyse des tendances : Comment les dépenses ont-elles évolué au cours de l'histoire ? Quelles sont les tendances ?
- Saisonnalité : Quelles sont les catégories qui présentent des variations saisonnières ? Quand les pics se produisent-ils ?
- Engagements contractuels : Quelles sont vos obligations en matière de dépenses sur la base des contrats existants ?
- Facteurs de croissance : Croissance de l'entreprise. Modification des effectifs. Plans d'expansion. Quel est l'impact sur les dépenses ?
- Augmentation des prix : Augmentations de prix sous contrat. Tendances du marché. L'impact attendu de l'inflation.
- Impact de l'initiative : Comment les projets ou les changements prévus affecteront-ils les dépenses ?
Vous obtenez des prévisions de dépenses par catégorie, par fournisseur, par département. Une meilleure budgétisation. Alerte rapide lorsque les dépenses dépassent les prévisions. Visibilité sur les facteurs de changement.
Le service financier demande : "Pourquoi les dépenses du troisième trimestre dépassent-elles de $200K le budget ?" Vous pouvez répondre avec des données, pas avec des suppositions.
Ce que cela signifie pour vous
Pour les CPO et les responsables des achats
Vous obtenez la visibilité des dépenses dont vous avez toujours rêvé mais que vous n'avez jamais eu le temps de créer.
- Visibilité claire des dépenses : Savoir où va l'argent. Par catégorie. Par fournisseur. Par département. En temps réel.
- Possibilités d'économies quantifiées : Pas des intuitions. Des opportunités spécifiques assorties de montants en dollars.
- Des données pour conduire les négociations : Points de repère sur le marché. Concentration des dépenses. Variations de prix. Preuves de meilleures offres.
- Gestion stratégique des catégories : Identifier les catégories qui nécessitent une attention particulière. Hiérarchiser les efforts en fonction de l'importance des opportunités.
- Mesures des performances en matière d'achats : Suivi des économies réalisées. Respect des contrats. Dépenses exceptionnelles. Tendances des coûts par catégorie.
Pour les responsables des achats et les acheteurs
Vous savez où concentrer vos efforts pour obtenir un impact maximal.
- Savoir où va l'argent : Sans passer des semaines à élaborer des rapports. Des réponses immédiates aux questions sur les dépenses.
- Se concentrer sur les catégories à fort impact : Voyez quelles sont les catégories qui offrent les plus grandes possibilités d'économies. Établissez des priorités stratégiques.
- Objectifs de consolidation des fournisseurs : Déterminez où vous avez trop de fournisseurs et ce que la consolidation pourrait vous permettre d'économiser.
- Visibilité sur le respect des contrats : Voir où les termes contractuels ne sont pas utilisés. Favoriser l'adoption.
- Préparation à la négociation : Participez aux discussions avec les fournisseurs en disposant des données sur les dépenses et du contexte du marché.
Pour les équipes financières
Vous bénéficiez d'une transparence des dépenses et d'une précision budgétaire sans précédent.
- Meilleure précision du budget : Prévisions basées sur les habitudes de dépenses réelles, et non sur des suppositions.
- Investissements justifiés en matière d'approvisionnement : Possibilités d'économies documentées qui justifient les ressources consacrées aux achats.
- Économies documentées : Suivre les économies réalisées grâce aux initiatives en matière d'approvisionnement. Démontrer le retour sur investissement.
- Analyse de la variance : Comprendre ce qui motive l'évolution des dépenses. Des raisons réelles, pas des théories.
- Contrôle des coûts : Alerte précoce lorsque les dépenses dépassent le budget. Il est temps d'agir avant qu'il ne soit trop tard.
Ce que l'IA ne fera pas
Soyons clairs sur ce que l'IA d'analyse des dépenses n'est pas.
L'IA ne permet pas de réaliser des économies automatiquement. Elle identifie les opportunités. Les humains doivent agir en conséquence. Négocier avec les fournisseurs. Consolider les volumes. Faire respecter les contrats.
L'IA ne comprend pas le contexte sans l'intervention de l'homme. Parfois, des prix plus élevés sont justifiés par la qualité, le service ou les relations stratégiques. Parfois, la fragmentation des fournisseurs est utile. L'intelligence artificielle identifie les chiffres ; vous devez faire preuve de discernement.
L'IA ne corrige pas les mauvais processus d'approvisionnement. Si vos processus sont lents et que les gens les contournent, l'analyse des dépenses montrera le problème. Mais pour le résoudre, il faut améliorer les processus, et pas seulement l'analyse.
L'IA rend les dépenses visibles. Montrer où se trouvent les opportunités. Quantifier les économies potentielles. Suivre les progrès.
Votre équipe chargée des achats doit encore faire le travail. Mais elle le fait en suivant des directives claires, et non en se basant sur des suppositions.
Des résultats concrets grâce à l'IA pour l'analyse des dépenses
Voici ce que cela donne en pratique :
Visibilité permanente des dépenses : Finis les projets trimestriels d'analyse des dépenses. Catégorisation et rapports en temps réel. Réponses immédiates aux questions.
Identification de l'épargne : Les entreprises typiques trouvent 8-15% des possibilités d'économies dès la première analyse. Toutes ne sont pas réalisables, mais suffisamment pour justifier l'effort.
Une stratégie catégorielle plus rapide : L'identification des opportunités dans les catégories, qui prenait des semaines, ne prend plus que quelques jours. Plus de catégories gérées de manière stratégique.
De meilleures négociations : Les acheteurs abordent les discussions avec des données. Les résultats sont meilleurs lorsque vous connaissez vos dépenses, les taux du marché et les points d'appui.
Réduction des dépenses à la carte : La visibilité favorise l'amélioration. Lorsque vous mesurez et signalez les dépenses irrégulières, elles diminuent. La réduction est généralement de 30 à 50% au fil du temps.
Il ne s'agit pas de remplacer les équipes d'approvisionnement par l'IA. Il s'agit de leur donner de la visibilité et des outils pour être plus stratégiques.
Prêt à voir où va votre argent ?
Les données sur les dépenses de chaque entreprise sont différentes. Différents systèmes. Différentes structures. Différentes catégories qui comptent pour votre entreprise.
Nous ne vendons pas d'outils d'analyse des dépenses à taille unique. Nous étudions vos sources de données spécifiques et vos modèles de dépenses. Nous construisons une catégorisation qui correspond à la façon dont vous gérez les catégories. Nous créons des rapports et des alertes qui répondent à vos questions spécifiques.
Nous ne vous promettons pas de réaliser des millions d'euros d'économies. Il s'agit simplement d'avoir une vision claire de vos dépenses et des possibilités qui s'offrent à vous.
