L'IA pour le traitement des documents financiers : Arrêtez de taper. Commencez à analyser.
Votre équipe financière traite des centaines ou des milliers de documents chaque mois. Factures. Reçus. Relevés bancaires. Notes de frais. Bons de commande. Contrats.
Quelqu'un doit les lire tous. Extraire les données. Les saisir dans votre système. Vérifier qu'elles sont correctes. Les faire correspondre à d'autres documents. Les classer correctement.
Ce n'est pas du travail financier. C'est de la saisie de données. Mais cela prend des heures chaque jour.
L'IA lit les documents plus rapidement que n'importe quel humain. Elle extrait des données sans fautes de frappe. Elle ne se fatigue jamais sur le document 473. Et elle travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Il ne s'agit pas de remplacer votre équipe. Il s'agit de les libérer du traitement des documents pour qu'ils puissent effectuer un véritable travail de comptabilité.
Le problème des documents dans la finance
Les documents arrivent dans tous les formats imaginables :
- Pièces jointes à des courriels provenant de centaines de fournisseurs différents
- Documents papier numérisés provenant de votre salle de courrier
- Photos des reçus des employés
- PDF qui sont en fait des images et non du texte consultable
- Déclarations de plusieurs pages avec tableaux et rubriques
- Notes manuscrites sur les bordereaux de livraison
Les factures sont formatées différemment d'un fournisseur à l'autre. Chaque banque a sa propre présentation des relevés. Chaque employé photographie les reçus sous un angle différent.
Votre équipe doit s'occuper de tout cela. Extraire les informations clés. Introduisez-les dans votre système ERP ou comptable. Veillez à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Ce n'est pas un travail difficile. Il est simplement chronophage. Et lorsque le volume augmente, il faut plus de personnel ou travailler plus longtemps.
Ce que l'IA apporte au traitement des documents
Lit n'importe quel format de document
L'IA n'a pas besoin de modèles. Elle n'a pas besoin de données structurées. Elle lit :
- PDFs : Images textuelles et numérisées
- Images : JPEG, PNG, TIFF à partir de n'importe quelle source
- Emails : Texte du corps, pièces jointes, signatures
- Photos : Même les reçus flous provenant de téléphones
- Documents de plusieurs pages : Déclarations de plusieurs dizaines de pages
Il gère différentes langues. Différentes devises. Différents formats de date. Différentes mises en page de documents.
Votre fournisseur change de modèle de facture ? L'IA s'adapte automatiquement. Aucune reprogrammation n'est nécessaire.
Extrait exactement ce dont vous avez besoin
Pour les factures, l'IA tire :
- Nom et adresse du vendeur
- Numéro et date de la facture
- Date d'échéance et conditions de paiement
- Postes avec descriptions et montants
- Sous-totaux, taxe, montant total
- Numéros de PO s'ils sont référencés
- Coordonnées du compte bancaire pour le paiement
Pour les reçus, il s'agit d'extraits :
- Nom et localisation du commerçant
- Date et heure
- Montant total
- Montant de l'impôt
- Mode de paiement
- Achats détaillés
Pour les relevés bancaires, c'est le cas :
- Numéro de compte
- Période de déclaration
- Soldes d'ouverture et de clôture
- Chaque transaction avec date, description, montant
- Frais et charges d'intérêt
L'IA ne se contente pas de trouver du texte. Elle comprend la signification des données. Elle fait la différence entre un numéro de facture et un numéro de commande. Entre un sous-total et un total. Entre un débit et un crédit.
Validation automatique des données
L'IA ne se contente pas d'extraire et de passer à autre chose. Elle vérifie :
Précision en mathématiques :
Le total des lignes est-il égal au total partiel ? Le sous-total plus les taxes est-il égal au total ? Si ce n'est pas le cas, le document est signalé.
Correspondance des données de base :
Ce fournisseur figure-t-il dans votre système ? L'adresse correspond-elle ? Le numéro de compte est-il correct ? Les fournisseurs inconnus sont signalés pour examen.
Validation de la référence :
Ce numéro de commande existe-t-il ? Est-il destiné à ce fournisseur ? Le montant correspond-il ? Les non-concordances déclenchent des alertes.
Détection des doublons :
Cette facture a-t-elle déjà été présentée ? Même fournisseur, même montant, même date ? L'IA détecte les tentatives de paiement en double.
Contrôles de vraisemblance :
Ce montant est-il beaucoup plus élevé que la normale pour ce fournisseur ? La date d'échéance est-elle dépassée ? Y a-t-il quelque chose d'inhabituel ? L'IA signale les valeurs aberrantes.
Rien ne passe sans validation. Votre équipe ne voit que les documents qui ont passé tous les contrôles ou qui nécessitent un jugement humain spécifique.
Achemine les documents de manière intelligente
Une fois traités, les documents doivent être envoyés au bon endroit :
Acheminement de l'approbation :
Dépenses de marketing ? Elles vont au responsable du marketing. Plus de $5 000 ? Affecté au directeur. Dépenses d'investissement ? A voir avec le directeur financier. L'IA connaît votre matrice d'approbation.
Affectation du département :
Sur la base des codes GL, des centres de coûts ou du contenu des documents, l'IA achemine les documents vers le bon service pour codage et approbation.
Gestion des exceptions :
Échec de la validation ? Va dans la file d'attente des spécialistes de l'AP. Nouveau fournisseur ? Va dans la file d'attente de l'approvisionnement. Montant inhabituel ? Va au contrôleur. Chaque type d'exception a son propre chemin.
Tri prioritaire :
Possibilité de réduction pour paiement anticipé ? Priorité élevée. Facture en souffrance ? Priorité élevée. Délai standard de 30 jours ? File d'attente normale. L'IA donne la priorité à ce qui est important.
Finis les documents qui restent dans le courrier électronique d'une personne en attendant d'être triés manuellement. Tout est acheminé automatiquement là où il doit aller.
Création automatique de pistes d'audit
Pour chaque document, l'IA enregistre :
- Lorsqu'il a été reçu
- Quelles sont les données extraites ?
- Quelles sont les validations effectuées ?
- Ce qui a réussi ou échoué
- Qui a examiné les exceptions ?
- Quelles sont les décisions prises ?
- Lorsqu'il a été enregistré dans le système
Documentation complète. Aucun enregistrement manuel n'est nécessaire. Tout est prêt pour l'audit.
Ce que cela signifie pour vous
Pour les directeurs financiers et les responsables financiers
Diminution du coût par transaction :
Le traitement manuel d'une facture coûte $10-$30 en fonction de sa complexité. Avec l'IA, ce coût tombe à $2-$5. À grande échelle, cela s'additionne rapidement.
Gérer la croissance sans augmenter les effectifs :
Votre entreprise double son volume de transactions ? L'IA s'adapte instantanément. Pas d'embauche. Pas de formation. Pas de temps d'intégration.
Des cycles plus rapides :
Les documents sont traités le jour même au lieu de rester dans les files d'attente pendant des jours. Obtention d'escomptes de paiement plus précoces. Meilleure visibilité des flux de trésorerie.
Une meilleure qualité des données :
Pas de fautes de frappe. Pas de champs manquants. Pas de chiffres transposés. Des données plus propres sont synonymes de meilleurs rapports et de moins de corrections.
Visibilité en temps réel :
Voyez exactement ce qui est en cours de traitement. Combien de factures sont en attente d'approbation ? Quel est le montant total de la dette ? Fini le suivi à l'aide d'une feuille de calcul.
Pour les équipes AP/AR
Cessez de saisir des données :
Plus besoin de taper à partir de PDF. Plus besoin de revérifier les chiffres. L'IA se charge de l'extraction. Vous vous occupez des exceptions et des décisions.
Se concentrer sur la résolution de problèmes :
Au lieu de traiter 50 factures standard, vous vous occupez des 5 qui nécessitent un jugement. Contestations des fournisseurs. Bons de commande manquants. Questions de prix. Les choses intéressantes.
Moins de stress répétitif :
Taper des centaines de factures entraîne une véritable fatigue physique. L'IA n'a pas de canal carpien. Votre équipe est en meilleure santé.
Gérer facilement les périodes de pointe :
La fin du mois ? Rush de fin de trimestre ? L'IA ne ralentit pas. Pas besoin d'heures supplémentaires. Pas de stress lié à la gestion de la pile de documents.
Des réponses plus rapides de la part des fournisseurs :
"Où est mon paiement ? Vous pouvez répondre instantanément car tout est dans le système. Plus besoin de chercher dans les courriels ou les piles de papier.
Pour l'ensemble de l'entreprise
Moins de pénalités de retard :
Des documents traités plus rapidement signifient que les paiements sont effectués à temps. Fini les frais de retard $50 parce qu'une facture est restée en attente pendant une semaine.
Davantage de remises pour paiement anticipé :
Les termes "2/10 net 30" sont synonymes d'économies réelles. L'IA traite les demandes suffisamment rapidement pour que ces réductions soient réellement prises en compte.
De meilleures relations avec les fournisseurs :
Un traitement cohérent et ponctuel fait de vous un meilleur client. Les fournisseurs apprécient la prévisibilité.
Remboursements plus rapides pour les employés :
Des notes de frais traitées en quelques jours, et non en quelques semaines. Des employés plus heureux qui n'attendent pas leur argent.
Scénarios courants de traitement des documents
Traitement des factures
La facture est envoyée par courrier électronique. L'IA :
- Extraction de toutes les données de la facture en quelques secondes
- Vérification du fournisseur par rapport à la liste de référence
- Correspond au PO s'il existe
- Valide les montants et les calculs
- Routes pour approbation en fonction du montant et du service
- Création d'une entrée AP dans votre système
- Notifier l'approbateur par la méthode de son choix
Durée totale : Moins d'une minute. Implication humaine : Décision d'approbation uniquement.
Traitement des notes de frais
Un employé soumet une note de frais accompagnée de 12 reçus. L'IA :
- Lire tous les reçus, y compris les photos de papier froissé
- Extrait le commerçant, la date et le montant de chaque
- Vérifie la politique de l'entreprise (limites de montant, catégories autorisées)
- Signale tout élément non couvert par la police
- Remplit automatiquement la note de frais
- Transmission au gestionnaire pour approbation
- Files d'attente pour le paiement des remboursements
L'employé ne tape rien. Le gestionnaire voit un récapitulatif clair avec tous les reçus joints. Le remboursement est plus rapide.
Rapprochement des états
Le relevé bancaire mensuel arrive. L'IA :
- Extrait chaque transaction du relevé
- Correspond à des transactions dans votre système
- Identifie les éléments non appariés des deux côtés
- signale les transactions inhabituelles (montants élevés, bénéficiaires inconnus)
- Création d'un rapport de réconciliation indiquant ce qui correspond et ce qui ne correspond pas
- Présente les exceptions à l'examen humain
Ce qui prenait des heures ne prend plus que quelques minutes. Votre équipe se concentre uniquement sur les éléments qui ne correspondent pas automatiquement.
Ce que l'IA ne peut pas faire
Soyons honnêtes sur les limites :
Il ne peut pas gérer des situations vraiment uniques :
Des factures standard ? Parfaites. Mais ce contrat de licence ponctuel avec des conditions de paiement inhabituelles ? Il doit encore faire l'objet d'un examen humain.
Il ne peut pas prendre de décisions :
Devons-nous payer cette facture contestée ? Cette relation avec le fournisseur vaut-elle la peine d'être maintenue ? Il s'agit là de décisions commerciales, et non de décisions de traitement.
Il ne peut pas lire des documents complètement détruits :
Si un humain ne peut pas distinguer les chiffres, l'IA ne le peut pas non plus. Les documents très abîmés nécessitent toujours une intervention humaine.
Il ne peut pas gérer les accords verbaux :
La phrase "Je leur ai dit que nous paierions avant vendredi" n'a d'importance que si elle est documentée. L'IA travaille avec ce qui est écrit, pas avec ce qui a été dit.
Il faut des données claires pour l'extraire :
S'il manque des informations essentielles dans le document, l'IA le signalera mais ne pourra pas inventer les données. Quelqu'un doit encore trouver le numéro de facture manquant.
L'IA gère brillamment les traitements de routine. Tout le reste nécessite encore l'expertise de votre équipe.
Pour commencer
L'IA pour le traitement des documents fonctionne mieux lorsque vous commencez à vous concentrer :
Choisissez d'abord un type de document :
N'essayez pas de tout automatiser en même temps. Commencez par le type de document le plus volumineux. En général, il s'agit de factures ou de notes de frais.
Commencez par les données les plus propres :
Les principaux fournisseurs dont le formatage est cohérent sont les plus faciles. Commencez par obtenir des résultats, puis élargissez votre champ d'action à des documents plus variables.
Tenir les humains au courant dès le départ :
Laissez l'IA procéder, mais demandez à votre équipe de tout vérifier au préalable. Instaurez la confiance dans le système. Ajustez les règles de validation.
Mesurer les gains de temps :
Suivre le temps de traitement avant et après. Mesurer les taux d'erreur. Documentez l'amélioration. Cela prouve la valeur du produit.
S'étendre progressivement :
Lorsqu'un type de document fonctionne bien, ajoutez-en un autre. Développez vos capacités de traitement automatisé au fil du temps.
Ce n'est pas tout ou rien. Vous pouvez commencer à petite échelle, prouver votre valeur, puis passer à l'échelle supérieure.
Prêt à arrêter le traitement manuel des documents ?
Chaque département financier a des volumes de documents, des formats et des flux de travail différents. Les solutions toutes faites ne fonctionnent pas.
Nous examinons vos documents actuels. Vos systèmes. Vos processus d'approbation. Vos besoins en matière de gestion des exceptions.
Ensuite, nous développons un traitement des documents par IA qui s'adapte à la façon dont vous travaillez réellement. Pas de théorie. Pas de modèles génériques. Vos flux de travail spécifiques.
Nous commençons modestement. Nous prouvons que cela fonctionne. Puis nous nous développons. Pas d'investissement initial massif. Pas de perturbation des opérations en cours.
