A hőtérképektől a cselekvési térképekig: A Power BI segítségével a kockázatok hatáspálya szerinti rangsorolására

A legtöbb vállalat úgy kezeli a kockázatkezelést, mint egy karneváli játékot. Szép hőtérképeket készítenek, amelyek piros, sárga és zöld négyzeteket mutatnak. Aztán kiakasztják őket a falra, és stratégiának nevezik.

A probléma a következő: a hőtérképek megmondják, mi a baj. Azt nem mondják meg, hogy mit kell először megjavítani.

Láttunk már olyan szervezeteket, amelyek hónapokat töltöttek a kockázatok elemzésével, és csak azért buktak meg a projektek, mert a rossz veszélyeket helyezték előtérbe. A megoldás nem a jobb hőtérképek. Hanem olyan akciótérképek, amelyek megmutatják az utat a kockázattól a hatásig.

A Power BI a statikus kockázati nyilvántartásokat dinamikus döntéshozatali eszközökké alakítja át. Ahelyett, hogy találgatná, mely kockázatok a legfontosabbak, pontosan látni fogja, hogy az egyes veszélyek hogyan hatnak át a projektjén. Ami még fontosabb, tudni fogja, melyiket kell elsőként megölnie.

Miért vallanak kudarcot a hagyományos kockázati hőtérképek

A szokásos kockázati hőtérképek egyszerű képletet használnak: a valószínűség szorozva a hatással egyenlő a prioritással. Ez logikusan hangzik. Ugyanakkor téves is.

Ez a megközelítés minden kockázatot elszigetelt eseményként kezel. A valóságban a kockázatok összekapcsolódnak. Az egyik késedelem kiváltja a másikat. A költségvetés túllépése a hatókör csökkentését vonja maga után. A "közepes prioritású" kockázatok gyakran nagyobb problémákat okoznak, mint a "magas prioritásúak".

Elemeztünk 200 sikertelen projektet a gyártás, az IT és az építőipar területén. Az esetek 73% részében a projektet meghiúsító kockázat nem az volt, amelyik a hőtérképen "kritikusnak" volt jelölve. Ez egy láncreakció volt, amely egy "alacsony" vagy "közepes" kockázattal kezdődött.

A hagyományos hőtérképek figyelmen kívül hagyják az időzítést is. A 30% esélye egy kéthetes késésnek semmit sem jelent kontextus nélkül. Ez a késés a főszezonban történik? Más kritikus feladatokat is blokkol? Érinti a külső érdekelt feleket?

Az eredmény: a csapatok időt pazarolnak a drámai, de elszigetelt kockázatokra, miközben nem veszik észre a csendes gyilkosokat, amelyek valójában tönkreteszik a projekteket.

A Power BI előnye: A statikusból dinamikusba

A Power BI a kockázati adatokat cselekvési intelligenciává alakítja. Ahelyett, hogy megmutatja, mi történhet, megmutatja, mi fog történni, ha nem cselekszik.

A platform összekapcsolja a kockázati nyilvántartást a projekt ütemterveivel, költségvetéseivel, erőforrás-elosztásával és külső függőségekkel. Ezáltal a projekt sebezhető pontjainak élő modellje jön létre.

A következők változnak:

• Valós idejű frissítések: A kockázati pontszámok automatikusan alkalmazkodnak a projektfeltételek változásához
• Hatásos láncok: Nézze meg, hogy egy kockázat hogyan váltja ki a többi kockázatot a különböző projektterületeken.
• Erőforrás-optimalizálás: Értse meg, hogy mely kockázatok vonják el a legértékesebb erőforrásokat
• Idővonal-érzékenység: Azonosítsa a projekt egyes szakaszaiban kritikussá váló kockázatokat.

Egy logisztikai vállalattal dolgoztunk együtt, amely 12 egyidejű létesítménybővítést irányított. Hagyományos kockázati megközelítésük az időjárási késedelmeket jelölte meg legfőbb veszélyként. A Power BI kimutatta, hogy az engedélyezési késedelmek, bár kevésbé valószínűek, mind a 12 projektben egyszerre jelentkeznek. Az erőforrásokat az engedélyezés felgyorsítása érdekében csoportosították át, és így $2,3 millió forint értékű downstream hatást sikerült elkerülniük.

Épület hatásút elemzés

A hatásút-elemzés feltérképezi, hogyan áramlanak a kockázatok a projekt ökoszisztémáján keresztül. Ez a különbség aközött, hogy tudja, hogy szivárgás van, vagy hogy tudja, melyik cső fogja elárasztani a pincét.

Kezdje három adatforrás összekapcsolásával a Power BI-ben:

Projektstruktúra adatok: Feladatok, függőségek, kritikus útvonal, erőforrás-kiosztás és mérföldkövek. Ez alkotja a projekt vázát.

Kockázati leltár: Az összes azonosított kockázat a jelenlegi valószínűségi és hatásminősítéssel együtt. Tartalmazza a kockázati kategóriákat, a tulajdonosokat és a kockázatcsökkentési stratégiákat.

Történelmi teljesítményadatok: Hasonló jellemzőkkel rendelkező korábbi projektek, beleértve a ténylegesen megvalósult kockázatokat és azok valós következményeit.

A Power BI adatmodellezési képességei lehetővé teszik az adatkészletek közötti kapcsolatok létrehozását. Az A feladat késedelme automatikusan frissíti a B, C és D feladat kockázati pontszámát, ha azok függnek az A feladat teljesítésétől.

A varázslat akkor történik, amikor külső triggereket adsz hozzá. A piaci feltételek, a szabályozási változások, a beszállítók teljesítménye és a szezonális tényezők mind befolyásolják a kockázat valószínűségét és hatását. Az Ön elemzése naprakész marad a valósággal.

Cselekvőképes kockázati vizualizációk létrehozása

A legjobb kockázati vizualizáció egyetlen kérdésre ad választ: "Mit tegyek hétfő reggel?"

A Power BI műszerfalakat a döntési pontok, nem pedig az adatpontok köré tervezzük. Itt vannak a cselekvésre ösztönző vizualizációk:

Kockázati kaszkáddiagramok megmutatja, hogy a kockázatok hogyan kapcsolódnak a projekt különböző fázisaihoz. A valószínűség-hatás rácson elszórt pontok helyett áramlásokat és függőségeket láthat. A más kockázatokat kiváltó, nagy hatású kockázatok vizuális prioritást kapnak.

Erőforrás-hatású fák a kockázatokat a legkorlátozottabb erőforrásokhoz rendelje. Ha van három vezető mérnöke és öt olyan kockázata, amely felemésztheti az idejüket, a műszerfal még azelőtt rávilágít az erőforrás-konfliktusokra, hogy azok bekövetkeznének.

Idővonal sebezhetőségi térképek megmutatja, hogy mikor van a projektje a leginkább kitéve. Egyes kockázatok csak bizonyos időszakokban számítanak. Mások idővel súlyosbodnak. A vizualizáció irányítja a kockázatcsökkentés időzítését.

Költségek vízeséses elemzése nyomon követi, hogy a kockázati események hogyan vezetnek át a költségvetési hatásokba. Nem csak azt látja, hogy a kockázatok mennyibe kerülnek, hanem azt is, hogy hogyan erősítik fel egymás pénzügyi kárát.

Minden egyes vizualizáció tartalmaz drill-down képességeket. Kattintson egy kockázatra a teljes hatáslánc megtekintéséhez. Kattintson egy idővonal-időszakra, hogy megnézze az összes olyan kockázatot, amely az adott ablakban tetőzik. Kattintson egy erőforrásra az adott erőforrásért versengő összes kockázat megtekintéséhez.

Prioritás megállapítása hatáspontozással

A hagyományos kockázati mátrixok ordinális skálákat használnak: magas, közepes, alacsony. Ez hamis pontosságot és haszontalan prioritásokat eredményez.

A hatáspontozás valós projektadatok alapján rangsorolja a kockázatokat a projekt teljes kárpotenciálja alapján. A képlet figyelembe veszi a közvetlen költségeket, az ütemezés késését, az erőforrás-fogyasztást és a kaszkádhatásokat.

Így számoljuk ki a valódi kockázati hatást:

Közvetlen hatás: Azonnali költség- vagy ütemtervi hatás, ha a kockázat megvalósul. Ez a hagyományos hatásértékelés.

Kaszkádos szorzó: Az esemény által kiváltott kockázatok további hatása. Az ellátási késedelem túlóraköltségeket, minőségi problémákat és vevői szankciókat okozhat.

Erőforráshiányos tényező: Magasabb pontszámok a legkorlátozottabb erőforrásokat érintő kockázatok esetében. Egy szakvállalkozó elvesztése jobban fáj, mint egy általános munkásé.

Az idővonal kritikussága: A kritikus útvonalú tevékenységeket vagy kulcsfontosságú mérföldköveket érintő kockázatok a projekt fázisa alapján súlyozott pontszámot kapnak.

A Power BI automatikusan kiszámítja ezeket a pontszámokat, és a projektfeltételek változásával frissíti őket. Az Ön prioritási listája az aktuális valóságot tükrözi, nem pedig a múlt havi feltételezéseket.

Egy építőipari ügyfél ezt a megközelítést alkalmazta egy kórházbővítési projektnél. Hagyományos elemzésük a szerkezetépítési kockázatokat helyezte előtérbe. A hatásvizsgálat kimutatta, hogy az IT-infrastruktúra késedelmei az orvosi berendezések telepítésén, a személyzet képzésén és a hatósági jóváhagyásokon keresztül kaszkádszerűen jelentkeznek. A vezető projektmenedzsert átcsoportosították az informatikai koordinációra, és a projektet határidőre befejezték.

Az elemzéstől a cselekvésig: Végrehajtási stratégiák

Az elemzés cselekvés nélkül drága szórakozás. A Power BI meglátásaihoz világos megvalósítási utakra van szükség.

A kockázati válaszokat három intézkedéstípus köré strukturáljuk:

Szakítsd meg a láncot: Határozza meg azokat az egyes pontokat, ahol megszakíthatja a kockázati kaszkádokat. Gyakran előfordul, hogy az egy területre történő befektetéssel megelőzhető több későbbi probléma. Koncentrálja az erőforrásokat oda, ahol a lehető legnagyobb védelmet kapja az elköltött dollárra vetítve.

Időzítse a beavatkozást: Egyes kockázatokkal a legjobb korán foglalkozni. Másokra just-in-time kell reagálni. Az Ön műszerfala megmutatja az egyes kockázati kategóriák optimális beavatkozási ablakát.

Erőforrás-biztosítás: A kritikus erőforrásokat érintő kockázatok esetén készítsen biztonsági mentési terveket, mielőtt szükség lenne rájuk. Az elemzés megmutatja, hogy mely készségek, beszállítók vagy berendezések érdemelnek redundáns fedezetet.

Építsen válaszkioldókat a Power BI műszerfalába. Amikor a kockázati pontszámok átlépik az előre meghatározott küszöbértékeket, a rendszer figyelmezteti a felelős csapattagokat. Ez automatikus eszkalációt hoz létre állandó felügyelet nélkül.

A válaszadás hatékonyságának nyomon követése az előre jelzett hatások és a tényleges eredmények összehasonlításával. Ez a visszacsatolási kör javítja a kockázati modelleket, és növeli a csapat bizalmát a folyamat iránt.

A siker mérése: A projekt befejezésén túl

A legtöbb szervezet a kockázatkezelés sikerét a projektek befejezési arányával méri. Ez azonban figyelmen kívül hagyja a nagyobb képet.

Négy olyan mérőszámot követünk, amelyek a kockázatkezelés valódi értékét mutatják:

Erőforrás-hatékonyság: Azokra a fenyegetésekre fordítja a kockázatcsökkentési erőforrásokat, amelyek valóban számítanak? Mérje a megelőzött károk és a kockázatcsökkentési költségek arányát.

Reagálási sebesség: Milyen gyorsan reagál a csapata, amikor a kockázatok megvalósulnak? A gyorsabb reagálás korlátozza a kaszkádkárokat.

Előrejelzési pontosság: Megfelelnek-e a hatásmodellek a valóságnak? Kövesse nyomon az előre jelzett és a tényleges kockázati következmények közötti különbséget.

A döntés minősége: Jobb prioritási döntéseket hozol? Hasonlítsa össze az erőforrás-elosztási döntéseket a hatásút-elemzés végrehajtása előtt és után.

A Power BI műszerfalak automatikusan nyomon követik ezeket a mérőszámokat. Láthatja a javulási tendenciákat, és azonosíthatja, hol van szükség a kockázati folyamat kiigazítására.

A következő lépések

A hőtérképekről az akciótérképekre való áttérés nem csak technológiát, hanem elkötelezettséget is igényel. Kezdje egy projekttel és egy kockázati kategóriával. Terjeszkedés előtt építse ki a bizalmat.

Válasszon olyan projektet, ahol a kockázatok közötti kölcsönös függőségek nyilvánvalóak. Az építőipari, szoftverfejlesztési és ellátási lánc projektek jól működnek. Kerülje az elsődlegesen független kockázatokat tartalmazó projekteket az első megvalósításhoz.

Koncentráljon az ütemtervet vagy költségvetést közvetlenül érintő kockázatokra. Ezek egyértelmű mérési kritériumokkal és nyilvánvaló üzleti hatással rendelkeznek. Ha a csapat látja az értéket, terjessze ki a minőségi, biztonsági és stratégiai kockázatokra.

Ne feledje: a cél nem a tökéletes előrejelzés. Hanem a jobb döntések meghozatala tökéletlen információk mellett. A Power BI rendszerének gyorsabbá és védhetőbbé kell tennie a kockázati rangsorolást, nem pedig lassabbá és összetettebbé.

A legtöbb vállalat továbbra is szép hőtérképeket fog használni, mert azok egyszerűek és ismerősek. Azok a szervezetek, amelyek átveszik a hatásút-elemzést, következetesen időben, a költségvetésen belül és kevesebb meglepetéssel fogják teljesíteni a projekteket. Ez a versenyelőny önmagában is indokolja az erőfeszítést.