AI for Audit & Compliance: Folyamatos megfigyelés az időzített pánik helyett
Az auditok stresszesek. Jönnek az auditorok. Több ezer tranzakciót kell alátámasztó dokumentációt találnia. Tesztelje az ellenőrzéseket. Bizonyítani, hogy a folyamatokat követték. Magyarázatot kell adni a kivételekre.
Összegyűjti a bizonyítékokat. Mintákat veszel. Audit aktákat készítesz. Válaszolj a kérdésekre. Reménykedik, hogy semmi komolyabbat nem találnak.
A belső ellenőrzések folyamatos ellenőrzést igényelnek. A feladatok elkülönítése. Jóváhagyási munkafolyamatok. Hozzáférési jogok. Naplóbejegyzések felülvizsgálata. A legtöbb vállalat évente egyszer ellenőrzi az auditálás során. A problémák hónapokig észrevétlenül maradnak.
A rendeletek folyamatosan változnak. Új számviteli standardok. Frissített adószabályok. Ipari követelmények. Valakinek nyomon kell követnie, hogy mi vonatkozik Önre, és biztosítania kell a megfelelőséget.
Ez a munka ellenőrzése. Mintafelismerés. Kivételek azonosítása. Szabályok ellenőrzése. A mesterséges intelligencia pontosan erre készült.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a könyvvizsgálókat vagy az ítélőképességet. Folyamatosan figyelemmel kíséri a tranzakciókat. Megjelöli a kivételeket, amint azok bekövetkeznek. Automatikusan elkészíti a dokumentációt. Lehetővé teszi a problémák korai felismerését ahelyett, hogy az ellenőrzés során fedezné fel őket.
Az audit és a megfelelés kihívása
A hagyományos ellenőrzés és megfelelés pontszerű:
Éves ellenőrzés:
Megjelennek a könyvvizsgálók. Vizsgálja meg a tranzakciók egy mintáját. Nézze meg a hónap végi vagy év végi egyenlegeket. Ellenőrizze, hogy a folyamatokat követték-e. Bármilyen problémát találnak, az hónapokkal ezelőtt történt. Túl késő, hogy könnyen kijavítsák.
Negyedéves felülvizsgálatok:
Kicsit gyakoribb, de még mindig pont-időben. Visszatekintés. A problémák megtalálása azután, hogy azok már hatással voltak a pénzügyeire.
Ellenőrző vizsgálat:
Teszteljen 25 vagy 50 tranzakcióból álló mintát. Reméljük, hogy a minta reprezentálja a teljes populációt. Reméljük, hogy a többi több ezer tranzakcióban nem csúszott át semmi.
Kézi ellenőrzés:
A kontrollerek és a számviteli vezetők szúrópróbaszerűen ellenőrzik. Naplóbejegyzések felülvizsgálata. Keressék a szokatlan tranzakciókat. De nem ellenőrizhetnek mindent. Mintavételre és ítélőképességre támaszkodnak.
Megfelelőségkövetés:
Valakinek nyomon kell követnie a szabályozási változásokat. Meg kell határozni a hatásokat. Frissíteni kell a folyamatokat. A személyzet képzése. Sok a tennivaló.
Az eredmény: A problémák az ellenőrzésig elrejtőznek. Előfordulhat, hogy az ellenőrzések hónapokig nem működnek rendeltetésszerűen, mielőtt bárki észrevenné. A megfelelési problémák felhalmozódnak.
Az AI ezt az időszakos ellenőrzésről folyamatos ellenőrzésre változtatja.
Mit tesz a mesterséges intelligencia az auditálás és a megfelelés terén
Folyamatosan figyeli a tranzakciókat
Mintavételezés helyett a mesterséges intelligencia minden tranzakciót ellenőriz. Nem havonta. Nem negyedévente. Folyamatosan.
Szabályalapú felügyelet:
Ön határozza meg a szabályokat. A mesterséges intelligencia minden tranzakciót ezek alapján ellenőriz:
- $50K feletti naplóbejegyzések jóváhagyást igényelnek
- A szabályzatban meghatározott összeghatárokat meghaladó költségjelentésekhez igazgatói jóváhagyás szükséges.
- A PO nélküli szállítói kifizetések magyarázatra szorulnak
- A vállalatközi tranzakcióknak egyensúlyban kell lenniük
- A bevételek elszámolásának a következő kritériumokat kell követnie
Szabályt sértett? Az AI azonnal jelzi. A következő havi felülvizsgálat során nem. Most azonnal.
100% vizsgálat, nem mintavétel:
A könyvvizsgálók mintákat tesztelnek, mert mindent kézzel ellenőrizni lehetetlen. Az AI mindent tesztel. Minden egyes tranzakciót. Minden nap.
Ha probléma van, azonnal megtalálod. Ha nincs, akkor bizonyítéka van arra, hogy a kontrollok a teljes populációra, nem csak egy mintára működnek.
Valós idejű riasztások:
Probléma észlelve? Az értesítés azonnal kiküldésre kerül. Email, Slack, Teams, mobil push. Bármi, ami a csapatának megfelel. A problémákat addig kezeljük, amíg frissek és javíthatóak.
Automatikusan észleli az anomáliákat
Néhány probléma nem sért konkrét szabályokat. Csak szokatlanok. Az AI észreveszi.
Statisztikai anomáliák:
A tranzakció összege 3 standard eltérés az adott számla átlagától. Lehet, hogy jogos. Lehet hiba is. Érdemes ellenőrizni.
Mintaszünetek:
Ennek az eladónak általában havi $5,000-$7,000 közötti összeget fizetnek. Ebben a hónapban $25,000. Mi változott?
Időzítési anomáliák:
A negyedév utolsó napján 23:47-kor tett nagy naplóbejegyzés. Lehet, hogy jó lesz. Lehet, hogy ez nyereségmenedzsment. Jelölje meg felülvizsgálatra.
Kapcsolati anomáliák:
A bevételek 20%-tel nőttek, de a szállítási költségek változatlanok maradtak. Általában együtt mozognak. Ezúttal miért nem?
Felhasználói viselkedési anomáliák:
Ez a felhasználó általában havonta 5-10 naplóbejegyzést tesz közzé. Ebben a hónapban 47-et írtak. Mi folyik itt?
Az AI nem vádol. Megjelöli. "Ez szokatlannak tűnik. Valakinek ellenőriznie kellene." A csapatod megvizsgálja, és vagy megerősíti, hogy minden rendben van, vagy észrevesz egy problémát.
Automatikusan teszteli a vezérlőket
A belső ellenőrzéseket tesztelni kell. Általában évente vagy negyedévente, mintavétellel történik. Az AI folyamatosan tesztel.
A feladatok elkülönítése:
Az AI ellenőrzi: Ugyanaz a személy hozta létre és hagyta jóvá? Ugyanaz a személy rendelte meg és vette át? Ugyanaz a személy könyvelte és postázta-e? A szabálysértések azonnal megjelennek.
Jóváhagyási munkafolyamatok:
A feldolgozás előtt megkapták a jóváhagyást? Megkapta-e a jóváhagyást az arra jogosult személy? A jóváhagyás összege elegendő volt a tranzakció méretéhez képest? Minden tranzakciót ellenőriztek.
Hozzáférés-ellenőrzés:
Kinek mihez van hozzáférése? Kiterjedt-e valakinek a hozzáférése a szerepkörén túlra? A megszüntetett alkalmazottak még mindig aktívak a rendszerekben? A mesterséges intelligencia folyamatosan nyomon követi.
Megfelelőség az egyeztetésnek:
A számlák egyeztetése időben történik? Az egyeztetéseket felülvizsgálják? Az egyeztetési tételeket azonnal kiegyenlítik? Az AI mindezt nyomon követi.
Politikai megfelelés:
A kiadási szabályzat szerint az étkezés az $75 alatt szerepel. Valaki benyújtja az $120-at. A szabályzat szerint a nemzetközi utazáshoz alelnöki jóváhagyás szükséges. Valaki e nélkül foglalt. Az AI észreveszi a szabályzat megsértését.
Eredmény: Tudja, hogy az ellenőrzések működnek, vagy pontosan tudja, hogy melyek nem működnek, és azonnal meg tudja javítani őket.
Előkészíti az ellenőrzési dokumentációt
Amikor az ellenőrök megérkeznek, dokumentációt kérnek. A mesterséges intelligencia készen áll.
Automatikus ellenőrzési nyomvonalak:
Az AI minden egyes tranzakciót dokumentál:
- Ki és mikor hozta létre
- Ki és mikor hagyta jóvá
- Milyen igazoló dokumentáció létezik
- Milyen ellenőrzéseket vizsgáltak és milyen eredményekkel
- Bármilyen kivétel és azok megoldása
Teljes nyomvonal. Nincs szükség kézi naplózásra.
Szervezett bizonyítékok:
A könyvvizsgálók típusonként akarják látni a tranzakciókat? Összegek szerint? Dátum szerint? A mesterséges intelligencia mindent úgy szervez, ahogyan csak akarnak. Nem kell a fájlok között kotorászni.
Kivételes jelentések:
Itt van az összes olyan tranzakció, amely megsértette az ellenőrzéseket. Itt van, hogyan oldották meg mindegyiket. Itt van a jóváhagyás a szabályzat felülbírálatára. Minden dokumentálva és rendszerezve.
Ellenőrző vizsgálatok eredményei:
Minden tranzakciót teszteltél, nem egy mintát. Itt a tesztelési módszertan. Itt vannak az eredmények. Itt a bizonyíték, hogy az ellenőrzések működnek. Nincs szükség extrapolációra a mintákból.
Támogató dokumentumok:
Számla szükséges ehhez a tranzakcióhoz? A mesterséges intelligencia összekapcsolja. PO? Kapcsolódik. Jóváhagyó e-mail? Kapcsolódik. Átvételi elismervény? Kapcsolódik. Minden egy helyen.
Ahelyett, hogy két hetet töltene az ellenőrzési dokumentáció összegyűjtésével, két órát tölthet azzal, hogy áttekinti, amit az AI már összeállított.
Nyomon követi a szabályozási változásokat
A rendeletek folyamatosan változnak. Az AI segít lépést tartani.
Figyelemmel kíséri a vonatkozó forrásokat:
FASB-közlemények. IRS frissítések. Iparági szabályozói bejelentések. Állami adóváltozások. Az AI figyelemmel kíséri az Ön vállalkozása szempontjából releváns forrásokat.
Szűrők a fontos dolgokhoz:
Nem minden változás érinti Önt. A mesterséges intelligencia az Ön iparága, struktúrája és műveletei alapján azonosítja a releváns változásokat.
Összefoglalja a hatást:
Új lízingelszámolási standard? Az AI összefoglalja, mi változott, és hogyan befolyásolhatja a pénzügyi adatait. Nem jogi tanácsadás, hanem tájékozott összefoglaló.
Zászlós határidők:
Hatályos időpontok. Megfelelési határidők. Beadási követelmények. Az AI nyomon követi a fontos dátumokat, hogy semmi se maradjon ki.
Javasolja a folyamatok megváltoztatását:
A jogszabályi változások alapján a mesterséges intelligencia javaslatot tesz arra, hogy milyen folyamatok frissítésére lehet szükség. Kiindulópont a csapata megfelelőségi tervezéséhez.
Az értelmezéshez és a végrehajtáshoz továbbra is szakértelemre van szükség. A mesterséges intelligencia azonban biztosítja, hogy a változásokról időben értesüljön, és ne maradjon le semmiről.
Azonosítja a csalás kockázati jelzőit
A mesterséges intelligencia nem tudja bizonyítani a csalást. De olyan mintákat jelezhet, amelyek vizsgálatot indokolnak.
Szokatlan tranzakciós minták:
A jóváhagyási küszöbértékek alatti szállítói számlák. Ismétlődő kerek dolláros összegek. Tranzakciók hétvégén vagy ünnepnapokon. Különböző szállítóktól származó, egymást követő számlaszámok.
Vörös zászlók:
A felhasználó szokatlan időpontokban lép be a rendszerbe. Szokatlan mennyiségű kézi naplóbejegyzés. Az ellenőrzések felülbírálása. A rendszerhez való hozzáférés a szokásos szerepkörön kívül.
Forgalmazói vörös zászlók:
Új eladó, ajánlattételi eljárás nélkül. Az eladó címe megegyezik a munkavállaló címével. Több szállító ugyanazon bankszámlával. Olyan szállító, aki csak számláz, de nem szállít.
Pénzügyi vörös zászlók:
A leltárkiigazítások mindig lefelé íródnak, soha nem felfelé. Az eladások a negyedév vége után azonnal visszatérnek. A számlák közötti átsorolások az időszak vége felé.
Ezek nem bizonyítanak semmit. De érdemes megvizsgálni őket. Az AI felhívja rájuk a figyelmet, hogy ne bújjanak el a több ezer normál tranzakció között.
Mit jelent ez az Ön számára
CFO-k és pénzügyi vezetők számára
Aludjon jobban az eredményhirdetések előtt:
Ha az ellenőrzéseket folyamatosan figyelemmel kísérik, és a problémákat időben észlelik, kevesebb meglepetés érheti a felhasználót. Kevesebb a "találtunk egy problémát az audit előkészítés során" pánik.
Alacsonyabb könyvvizsgálati költségek:
Ha a dokumentáció szervezett, és az ellenőrzéseket folyamatosan tesztelik, az auditok gyorsabbak. A gyorsabb ellenőrzések kevesebb költséggel járnak. Egyes vállalatok 30-50% megtakarítást érnek el az auditálási díjakon.
Jobb belső ellenőrzés:
A point-in-time tesztelés csak a minta esetében működő ellenőrzéseket mutatja. A folyamatos ellenőrzés azt mutatja, hogy mindenre működnek. Jobb bizonyíték. Nagyobb bizalom.
A probléma korai felismerése:
Napok, nem hónapok alatt találja meg a problémákat. Javítsa ki őket, amíg még kicsik. Kerülje el a közzétételt igénylő lényeges hiányosságokat.
A szabályozási megfelelés iránti bizalom:
Tudja, hogy tisztában van a vonatkozó változásokkal. Tudja, hogy a határidők nyomon követhetők. Tudja, hogy a folyamatokat frissítik. Kevésbé kell aggódnia amiatt, hogy lemarad valami fontosról.
Kontrollerek és számviteli vezetők számára
Hagyja abba az auditálás közbeni kapkodást:
A dokumentáció készen áll. Az ellenőrzési tesztelés megtörtént. Léteznek kivételes jelentések. Fordítás helyett felülvizsgálja.
Korán észlelje a hibákat:
Rossz GL-kód? Azonnal elkapták. Hiányzó jóváhagyás? Azonnal észlelhető. Javítsa ki most, ahelyett, hogy később magyarázkodna a könyvvizsgálóknak.
Bizonyíték arra, hogy az ellenőrzések működnek:
Nem pedig "25 tranzakciót teszteltünk, és azok megfeleltek". Hanem "folyamatosan teszteltük mind a 15 000 tranzakciót, és itt vannak az eredmények".
A javításra összpontosítson, ne a tűzoltásra:
Ha a problémákat azonnal jelzik, akkor a gyökeres okokat javítja ahelyett, hogy folyamatosan új problémákat fedezne fel.
Jobb vezetői jelentéstétel:
A pénzügyi igazgatónak és az auditbizottságnak az ellenőrzés hatékonyságáról tényleges adatokkal, nem pedig mintavételből származó becslésekkel kell jelentést készíteni.
Könyvvizsgálók (belső és külső) számára
Jobb ellenőrzési bizonyítékok:
Mintavétel helyett populációs vizsgálat. Teljes ellenőrzési nyomvonalak. Rendezett dokumentáció. Ez jobb bizonyíték a könyvvizsgálói véleményekhez.
Gyorsabb ellenőrzések:
Kevesebb idő az információgyűjtésre. Több idő az ítélőképességre és a kockázati területekre. Az auditok gyorsabban befejeződnek.
Fókuszáljon az ítélkezési területekre:
Rutinellenőrzési vizsgálatokat végeznek. Töltsön időt a becslésekkel, értékelésekkel, vezetői megítéléssel kapcsolatos területekre. Végezzen nagyobb értékű ellenőrzési munkát.
Folyamatos biztosítási lehetőségek:
A belső ellenőrzés számára ez lehetővé teszi a folyamatos megbízhatósági programokat. Egész éves felügyelet az időszakos ellenőrzések helyett.
Gyakori ellenőrzési és megfelelési forgatókönyvek
Feladatmegosztás ellenőrzése
Az Ön szabályzata: A számlákat nem ugyanaz a személy állíthatja ki és hagyhatja jóvá.
A mesterséges intelligencia minden számlát nyomon követ:
- A felhasználó által létrehozott számla
- A felhasználó által jóváhagyott számla
- A feladatok szétválasztásának megsértése
- A számviteli vezetőnek küldött riasztás
- A menedzser nyomoz: Felhasználó A helyettesítette a szabadságon lévő személyt, és elfelejtett más jóváhagyást kérni.
- A számla átirányítása a megfelelő jóváhagyóhoz
- Az ellenőrzési hiányosságok megvitatására naplózott incidens
A problémát azonnal észlelték és kijavították. Az év végi ellenőrzés során nem fedezték fel.
Szokatlan naplóbejegyzés észlelése
A mesterséges intelligencia figyeli a naplóbejegyzéseket:
- Nagyméretű kézi naplóbejegyzés a negyedév utolsó napján
- A bejegyzés a következő negyedév első napján visszafordul
- A bejegyzés minimális dokumentációval rendelkezik
- A mintázat megfelel a jövedelemgazdálkodási kockázati mutatóknak
- Megjelölt vezérlő felülvizsgálatra
- Az ellenőr nyomoz: Ismert kiadás jogszerű elhatárolása, a dokumentáció elégtelen.
- Kiegészítő dokumentáció beszerzése és csatolása
- Visszamenőlegesen felülvizsgált és jóváhagyott bejegyzés
Jogos bejegyzés, de a mesterséges intelligencia még az ellenőrzés előtt felfedezte a dokumentáció gyengeségét.
Vendor Master Csalásmegelőzés
Új szállítót adtunk hozzá a rendszerhez:
- A mesterséges intelligencia ellenőrzi a szállítók címét az alkalmazottak címével
- Talált egyezés: az eladó címe megegyezik az AP ügyintéző lakcímével.
- Azonnali riasztás az ellenőrnek és a pénzügyi igazgatónak
- Vizsgálat indult
- Kiderült, hogy az alkalmazott hamis számlák benyújtására létrehozott egy álszállítót.
- A csalás még az első fizetés feldolgozása előtt megállt
Az AI monitoring nélkül ez hónapokig vagy évekig észrevétlen maradhatott volna.
Audit előkészítés
Megérkeznek a könyvvizsgálók az éves ellenőrzésre:
- PBC (az ügyfél által biztosított) lista kérése
- A mesterséges intelligencia a PBC nagy részét automatikusan generálja:
- Próbamérleg? Generált.
- Vezető menetrendek? Generált.
- A tranzakciók mintája kategóriánként? Generált.
- Ellenőrzési vizsgálati eredmények? A lakosság 100%-je esetében már megtörtént.
- Kivételes jelentések? Kész.
- Igazoló dokumentáció? Rendezett és összekapcsolt.
Ami korábban két hétig tartott, most két nap alatt átnézhető és véglegesíthető.
Amit az AI nem tud
A mesterséges intelligencia hatékony a nyomon követésben és a dokumentálásban. De egyértelmű korlátai vannak:
Nem hozhat jogi ítéleteket:
Megfelel ez a számviteli kezelés a GAAP-nak? Nyilvánosságra kell-e hoznunk ezt? Ezek számviteli szakértelmet és ítélőképességet igényelnek.
Nem tud vezérlést tervezni:
A mesterséges intelligencia tesztelheti, hogy az ellenőrzések működnek-e. Nem tudja megtervezni, hogy milyen vezérlők legyenek. Ehhez meg kell értenie az Ön üzleti tevékenységét és kockázatait.
Nem adhat könyvvizsgálói véleményt:
A könyvvizsgálók szakmai megítélésen alapuló véleményt adnak. Az AI bizonyítékokat és vizsgálati eredményeket szolgáltat. A véleményhez emberi szakértelemre van szükség.
Nem tudja értelmezni az összetett szabályozásokat:
A mesterséges intelligencia képes megjelölni és összefoglalni a szabályozási változásokat. Annak meghatározása, hogy ezek pontosan hogyan vonatkoznak az Ön konkrét helyzetére, szakértelmet igényel.
Nem tudja bizonyítani a csalást:
A mesterséges intelligencia jelzi a gyanús mintákat. A nyomozás és a bizonyítás emberi elemzést, interjúkat és ítélőképességet igényel.
Nem helyettesítheti a kormányzást:
Auditbizottságok. Igazgatósági felügyelet. Vezetői felelősség. Ezek emberi funkciók maradnak. A mesterséges intelligencia támogatja, de nem helyettesíti őket.
Az AI kiválóan kezeli az ellenőrzést, a felügyeletet és a dokumentációt. A szakértelem, az ítélőképesség és az elszámoltathatóság továbbra is az embereknél marad.
Kezdő lépések
Kezdje a legnagyobb kockázatú vagy legnagyobb erőfeszítéseket igénylő területtel:
Válasszon ki egy vezérlést, amelyet először ellenőrizni szeretne:
Feladatok elkülönítése? Jóváhagyási munkafolyamatok? Szabályzatnak való megfelelés? Válasszon egyet, amelyik fontos és egyértelműen meghatározott. Bizonyítsa be, hogy az AI monitoring működik.
Határozzon meg egyértelmű szabályokat:
A mesterséges intelligenciának egyértelmű szabályokra van szüksége a felügyelethez. A "költségeknek ésszerűnek kell lenniük" túl homályos. "Az $75 feletti étkezési költségek igazgatói jóváhagyást igényelnek" egyértelmű.
Kezdje a figyelmeztetésekkel egy kis csoportban:
Kezdetben ne árasszon el mindenkit figyelmeztetésekkel. Irányítsuk a vezérlőhöz vagy egy kis csapathoz. Hangolja a szabályokat. Csökkentse a hamis pozitív jeleket. Aztán terjeszkedjen.
Dokumentálja az előnyöket:
Kövesse nyomon, hogy hány problémát sikerült megoldani. Milyen korán észlelték őket. Mennyi időt takarítottak meg az auditálással. Készítse el a bővítés üzleti indoklását.
Fokozatosan bővíteni:
Adjon hozzá több vezérlőt a monitorozáshoz. További szabályok hozzáadása. Adjon hozzá több személyt, akik riasztásokat kapnak. Idővel átfogó felügyeletet építhet ki.
Együttműködés a könyvvizsgálókkal:
Mutasd meg nekik, mit csinálsz. Kérd ki a véleményüket. Értékelni fogják a populációs tesztelést a mintavétellel szemben. Ez csökkentheti az audit terjedelmét és költségeit.
A folyamatos nyomon követés nem megy egyik napról a másikra. De kicsiben kezdheti, és idővel kiépítheti.
Készen áll a folyamatos felügyeletre a pontszerű pánik helyett?
Minden vállalatnak más-más kockázatai vannak. Különböző ellenőrzések. Különböző ellenőrzési követelmények. Különböző szabályozások.
Nem általános megfelelési ellenőrzőlistákat árulunk. Az Ön egyedi ellenőrzéseit vizsgáljuk. Az Ön kockázatait. Az Ön auditálási követelményeit.
Ezután az Ön környezetéhez illeszkedő mesterséges intelligencia-megfigyelést építünk. Ugyanazok az ellenőrzések, amelyekkel most is rendelkezik. Csak időszakos helyett folyamatosan felügyelünk.
Kezdjük egy területtel. Bizonyítsuk be, hogy a folyamatos ellenőrzés működik. Aztán terjeszkedjünk. Gyakorlati megfelelési automatizálás, amely csökkenti a kockázatot és időt takarít meg.
