AI a beszerzési igényléshez és megrendeléshez: A vásárlási folyamat felgyorsítása
A beszerzési igényeknek és a rendelésnek egyszerűnek kell lennie. Valakinek szüksége van valamire. Ők kérik azt. Megkapja a jóváhagyást. A rendelés kikerül. Kész.
De ez nem egyszerű. A kérvények a postaládákban ülnek, jóváhagyásra várva. A vevők manuálisan dolgozzák fel a rutinrendeléseket. Az emberek nem tudják, melyik beszállítót kell használniuk. A megrendelések nem szerződéses beszállítókhoz kerülnek, mert a jóváhagyási folyamat túl lassú.
Az eredmény? A beszerzési csapatok a tranzakciós munkába temetkeznek. Tévedéses költekezés, mert az emberek megkerülik a rendszert. Szerződésszivárgás, mert a megrendelések nem követik a megbeszélt feltételeket.
A mesterséges intelligencia megoldja ezt. Automatikusan feldolgozza a szabványos igényléseket. Intelligens módon irányítja a jóváhagyásokat. Biztosítja, hogy a megrendelések megfeleljenek a szerződéses feltételeknek. Olyan gyorsan teszi a folyamatot, hogy az emberek valóban használják is.
Miért lassúak a Purchase-to-Pay folyamatok
A legtöbb vállalatnál az igényléstől a megrendelésig tartó folyamatok megszakadtak. Nem azért, mert a beszerzési csapatok rosszul végzik a munkájukat. Azért, mert a folyamat túl sok kézi munkát igényel.
Valaki benyújt egy igénylést. A vevőnek át kell vizsgálnia. Ellenőrizze, hogy követi-e a szabályzatot. Meghatározza, hogy kinek kell jóváhagynia. Továbbítsa a megfelelő jóváhagyóhoz. Várjon a jóváhagyásra. Ezután manuálisan hozzon létre egy beszerzési rendelést. Válassza ki a szállítót. Adja meg újra az összes adatot.
Standard, rutinszerű megrendelésekhez. Minden egyes alkalommal.
A beszerzők órákat töltenek az azonos mintákat követő igénylések feldolgozásával. Irodaszerek. Standard alkatrészek. Ismétlődő szolgáltatások. Olyan megrendelések, amelyek nem igényelnek emberi szakértelmet, de mégis megkapják, mert a folyamat kézi kezelést igényel.
Ha a folyamat lassú, az emberek megkerülik azt. Közvetlenül a beszállítóktól vásárolnak. Személyes hitelkártyát használnak. Kihagyják a jóváhagyásokat. A szabálytalan költekezés nem rosszindulatú - az emberek csak próbálják elvégezni a munkájukat.
A beszerzés pedig elveszíti az irányítást. A szerződéses beszállítók nem kapják meg az ígért mennyiséget. A kialkudott feltételeket nem használják ki. A kiadások átláthatósága eltűnik.
Mit tesz az AI a beszerzési igénylés és a megrendelés terén?
A mesterséges intelligencia nem csak az igénylési folyamatot gyorsítja fel. Intelligenssé teszi azt. Íme, hogyan.
Automatikusan feldolgozza az igényléseket
A mesterséges intelligencia kap egy igénylést. Elemzi, hogy mit kérnek.
Ez egy szabványos elem? Az AI felismeri a korábbi megrendelésekből. Érvényesíti a kérést az irányelvek alapján. Ellenőrzi a költségvetés rendelkezésre állását. Megerősíti, hogy a szükséges információk hiánytalanok.
Ha minden rendben van, a mesterséges intelligencia automatikusan továbbítja jóváhagyásra. A rutinszerű kérésekhez nincs szükség a vevő beavatkozására.
Ha valami nem stimmel, az AI jelzi a konkrét problémákat:
- Hiányzó költséghely vagy GL kód
- Külön jóváhagyást igénylő költségvetési küszöbérték túllépése
- A tétel nem felel meg a jóváhagyott kategóriáknak
- A szükséges dokumentáció nincs csatolva
- Pontosításra szoruló, nem egyértelmű előírások
A kérelmező azonnal egyértelmű visszajelzést kap. Nem egy általános elutasítást. Konkrét javítandó problémák.
A szabványos igénylések percek alatt átfutnak a rendszeren. Az összetett igényléseket a vevőkhöz irányítják, és a felülvizsgálatra szoruló ügyek kontextusát is tartalmazzák.
Intelligens jóváhagyások
A jóváhagyási munkafolyamatok összetettek. Különböző jóváhagyók különböző összegekhez. Különböző útvonalak a különböző kategóriákhoz. Különböző szabályok a különböző osztályokhoz.
Az emberek összezavarodnak. Az igénylések rossz jóváhagyóhoz kerülnek. Visszapattannak. Késik, amíg az emberek kitalálják, hogy kinek kellene jóváhagynia.
Az AI ismeri a jóváhagyási szabályokat:
- Összegalapú útválasztás: $ alatt 1,000 jut egy jóváhagyónak. $10,000 felett további jóváhagyásra van szükség.
- Kategória alapú útválasztás: Az informatikai beszerzésekhez informatikai jóváhagyás szükséges. A beruházási eszközök pénzügyi felülvizsgálatot igényelnek.
- Tanszéki szabályok: A különböző részlegek különböző delegálási szintekkel és jóváhagyási láncokkal rendelkeznek.
- Politikai kivételek: Nem katalóguscikkek. Nem szerződéses beszállítók. Különleges jóváhagyási követelmények.
- Helyettesítési logika: Az elsődleges jóváhagyó nem elérhető? Automatikusan a kijelölt helyettesítőhöz irányít.
Minden igénylés első alkalommal a megfelelő jóváhagyóhoz kerül. Nincs zűrzavar. Nincs késedelem, amíg az emberek ellenőrzik, hogy kinek mit kell jóváhagynia.
És a jóváhagyók? Ők minden egyes kérésnél kontextust kapnak. Mit rendelnek. Miért. Költségvetési státusz. Szerződéses megfelelés. Hogy ez rutinszerű-e vagy vizsgálatra szorul. Adott esetben gyorsan jóváhagyhatják.
Javasolja a preferált beszállítókat
Valaki irodaszereket kér. Melyik beszállítót kellene használnia?
Vállalatának három szerződött irodaszer-szállítója van. Mindegyikük különböző árakat alkalmaz a különböző tételekre. Különböző szállítási idők. Különböző minimum rendelések.
A vásárlók tudják ezt. Ők már megtárgyalták a szerződéseket. De a kérelmezők nem tudják. A vevők pedig nem akarják manuálisan utánanézni, hogy melyik beszállító a legjobb minden egyes megrendeléshez.
A mesterséges intelligencia automatikusan ajánlja a beszállítókat:
- Legjobb árképzés: Összehasonlítja a kért tételek szállítóinak szerződéses árait.
- Szállítási sebesség: A sürgősség és a beszállítói átfutási idő tényezői.
- Konszolidációs lehetőség: Ha vannak más nyitott rendelések, javasolja a kombinálást a minimális rendelési követelmények teljesítése érdekében.
- Szerződéses megfelelés: Prioritást ad azoknak a beszállítóknak, akiknek mennyiségi kötelezettségeket kell teljesítenie.
- Korábbi teljesítmény: Figyelembe veszi a szállítási megbízhatóságot és a minőségi előzményeket.
A megrendelést az a szállító kapja meg, aki a legjobb ár-érték arányt adja. Nem véletlenszerűen. Nem ahhoz, akit az igénylő történetesen ismer. Ahhoz a szerződéses szállítóhoz, aki a legjobb feltételeket kínálja az adott megrendeléshez.
Növekszik a szerződéses megfelelés. Az Ön által kialkudott feltételeket ténylegesen felhasználják. A beszállítók teljesítik a mennyiségi kötelezettségvállalásokat, mert a megrendelések oda érkeznek, ahová kell.
Érvényesíti a megrendeléseket a szerződésekkel szemben
Nem véletlenül tárgyaltatok szerződéseket. Jobb árképzés. Megegyezéses feltételek. mennyiségi kedvezmények. De ha a megrendelések nem felelnek meg a szerződéses feltételeknek, elveszíti az előnyöket.
A mesterséges intelligencia minden megrendelést a szerződési feltételek alapján érvényesít:
- Árérvényesítés: Ez a szerződéses ár? Ha nem, jelölje meg, és magyarázza meg az eltérést.
- Megfelelőség: A megállapított minimális/maximális mennyiségen belül rendelünk?
- Kedvezményes ellenőrzés: Alkalmazzák a szerződéses kedvezményeket? A mennyiségi szüneteket helyesen számították ki?
- Termékmegfelelés: Ez egy szerződéses termék vagy egy hasonló helyettesítő termék más áron?
- Fizetési feltételek: A kialkudott fizetési feltételeket vagy más feltételeket használunk?
Ha egy megrendelés nem egyezik a szerződéssel, az AI jelzi azt, mielőtt a rendelés kikerülne.
Lehet, hogy az ár magasabb a szerződésben foglaltaknál. Lehet, hogy a szállító "véletlenül" kivett egy kedvezményt. Talán valaki nem szerződéses terméket rendel, amikor létezik szerződéses alternatíva.
Elkapja, mielőtt fizetne érte. Nem a számlaegyeztetés során, amikor már túl késő.
Ez nem a beszállítókkal szembeni bizalmatlanságról szól. Hanem annak biztosításáról, hogy az Ön által kialkudott feltételeket valóban alkalmazzák minden megrendelésre.
Proaktívan követi a megrendelés állapotát
A megrendelések kikerülnek. Aztán kezdődnek a kérdések. "Hol van a rendelésem?" "Mikor érkezik meg?" "Megerősítette a szállító?"
A vevők folyamatosan felteszik ezeket a kérdéseket. Ellenőrzik a rendszereket. Felhívják a beszállítókat. E-maileket küldenek. A státuszfrissítés teljes munkaidős feladat.
A mesterséges intelligencia automatikusan figyeli a rendelés státuszát:
- Szállítói visszaigazolás: A szállító visszaigazolta a megrendelést? Elfogadta a szállítási határidőt? Jelezte az esetleges eltéréseket?
- Gyártás/szállítás nyomon követése: A megrendelés a tervek szerint halad? Elszállították már? Hol tart a szállítás?
- Szállítási felügyelet: Közeledik a várható szállítási határidő. Megérkezett? Beérkezett a raktárba?
- Kivételes riasztások: Késések. Hátralékos rendelések. Az átvételkor jelzett minőségi problémák. Mennyiségi eltérések.
- Proaktív kommunikáció: Automatikusan frissíti a kérvényezőket. Csak akkor jelzi a vevőknek, ha beavatkozásra van szükség.
A kérelmezők kérés nélkül kapnak állapotfrissítéseket. A vevők a kivételekre összpontosítanak, nem pedig a rutinszerű állapotellenőrzésekre.
Késik a rendelés? A mesterséges intelligencia figyelmezteti az igénylőt és a vevőt, mielőtt még valakinek kérdeznie kellene. Megadja a kontextust - miért késik, új várható időpont, van-e alternatíva.
A problémákat proaktívan kezelik. Nem derül ki, amikor valaki megkérdezi: "Hé, hol van az a rendelés, amit három hete adtam le?".
Mit jelent ez az Ön számára
CPO-k és beszerzési vezetők számára
Ön a teljes vásárlási és rendelési folyamat felett ellenőrzést és átláthatóságot kap.
- Magasabb szerződéses megfelelés: A megrendelések a szerződéses beszállítókhoz áramlanak. A megtárgyalt feltételeket alkalmazzák. A mennyiségi kötelezettségvállalások teljesülnek.
- Kevesebb tévelygő költekezés: Ha a jóváhagyott eljárás gyors, az emberek használják, ahelyett, hogy megkerülnék.
- Gyorsabb beszerzési ciklusok: A szabványos megrendelések feldolgozása percek, nem napok alatt történik. Az üzleti igények gyorsabb kielégítése.
- Jobb forráselosztás: A vevők összetett beszerzésekkel és tárgyalásokkal foglalkoznak, nem pedig rutinszerű rendelésfeldolgozással.
- A kiadások láthatósága: Minden megrendelés átfolyik a rendszeren. Teljes rálátás arra, hogy mit és kitől vásárolnak.
Beszerzési vezetők és beszerzők számára
Ön már nem csak egy kérvényfeldolgozó központ, hanem stratégiai funkcióvá válik.
- Állítsa le a rutinrendelések feldolgozását: A szabványos igénylések automatikusan áramlanak. Ön csak azt kezeli, ami szakértelmet igényel.
- Koncentráljon az összetett vásárlásokra: Ideje tárgyalni. Beszállítói kapcsolatok kezelése. Stratégiai beszerzés.
- Jobb szerződéskihasználás: A megrendelések automatikusan a megfelelő beszállítókhoz jutnak el a megfelelő feltételekkel.
- Kevesebb állapotellenőrzés: Az automatizált nyomon követés kezeli a rutinkérdéseket. Ön a kivételekre koncentrál.
- Tiszta munkaterhelés: Tudja, mire van szüksége. Ami rutinszerű, azt automatikusan elintézzük.
Kérelmezők és üzleti felhasználók számára
Gyorsabban és kevesebb gonddal megkapja, amire szüksége van.
- Gyorsabb megrendelések: Perceken belül jóváhagyott és megrendelt szabványos igénylések. Nincs többé napokig tartó várakozás a rutin tételekre.
- Tiszta állapot: Kérdezés nélkül is tudja, hol van a rendelése. Proaktív frissítések a szállítással kapcsolatban.
- Egyszerű folyamat: Egyértelmű útmutatás arról, hogy mire van szükség. Azonnali visszajelzés, ha valami nem stimmel.
- Jobb kiszolgálás: A preferált beszállítók automatikusan javasoltak. Legjobb szállítási idők és feltételek.
- Nincs több kerülőút: A jóváhagyott eljárás elég gyors ahhoz, hogy ne kelljen megkerülnie.
Amit az AI nem fog megtenni
Tisztázzuk, hogy mi ez nem.
Az AI nem hagyja jóvá a vásárlásokat. Az emberek hagyják jóvá. A mesterséges intelligencia csak továbbítja a kéréseket a megfelelő jóváhagyóhoz a megfelelő információkkal.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a vásárló ítélőképességét az összetett vásárlásoknál. Új beszállítók. Nem szabványos tételek. Beruházási eszközök. Stratégiai beszerzések. Ezekhez emberi szakértelemre van szükség.
A mesterséges intelligencia nem szünteti meg a kézi munkát. Egyes igénylések összetettek. Egyes megrendelések különleges kezelést igényelnek. Egyes helyzetek emberi döntést igényelnek a kockázat, a minőség vagy a beszállító kiválasztása tekintetében.
A mesterséges intelligencia a rutin kezelését végzi. A szabványos parancsokat, amelyek mintákat követnek. A 80% igénylések, amelyekhez nincs szükség emberi szakértelemre, de történelmileg mégis megkapták, mert a folyamat kézi kezelést igényelt.
A vásárlói még mindig döntéseket hoznak. Csak olyan dolgokról döntenek, amelyekben valóban szükség van a szakértelmükre.
Valódi eredmények a kérés és megrendelés AI-ból
Így néz ki ez a gyakorlatban:
70-80% az automatikusan feldolgozott igénylések: A normál megrendelések a vevő beavatkozása nélkül áramlanak át. A vevők a szakértelmet igénylő 20-30%-re összpontosítanak.
Az engedélyezési ciklusidő 50-70%-vel csökkent: Az igénylések azonnal a megfelelő jóváhagyóhoz kerülnek. Nincs zűrzavar, nincs késedelem, nincs oda-vissza.
A szerződésnek való megfelelés növeli a 15-30%: A megrendelések automatikusan a szerződéses beszállítókhoz áramlanak a szerződéses feltételekkel. Az egyedi kiadások csökkennek.
Felszabaduló vevőkapacitás: A rutinszerű rendelésfeldolgozásból visszanyert napi órák. A stratégiai beszerzésre és tárgyalásokra fordított idő.
Jobb felhasználói élmény: Elég gyors ahhoz, hogy az emberek a rendszert használják, ahelyett, hogy megoldásokat keresnének. A magasabb elfogadottság jobb láthatóságot jelent a kiadásokra vonatkozóan.
Ez nem a beszerzési létszámcsökkentésről szól. Hanem arról, hogy a beszerzés ugyanazokkal az erőforrásokkal több stratégiai munkát végezzen.
Készen áll felgyorsítani a vásárlástól a megrendelésig tartó folyamatot?
Minden vállalat igénylési és rendelési folyamata más és más. Az Ön jóváhagyási munkafolyamatai tükrözik az Ön szervezeti felépítését. Az Ön beszállítói bázisának egyedi jellemzői vannak. Az Ön kategóriái eltérő követelményeket támasztanak.
Mi nem általános beszerzési automatizálást árulunk. Az Ön egyedi igényléstől a megrendelésig tartó folyamatát vizsgáljuk. Azonosítjuk, hogy mely megrendelések automatizálhatók, és melyek igényelnek emberi szakértelmet. Olyan rendszereket építünk, amelyek megfelelnek az Ön szervezetének tényleges működéséhez.
Nem ígérjük, hogy minden automatizált lesz. Csak praktikus mesterséges intelligencia, amely a rutinszerű megrendeléseket kezeli, hogy a vevői a stratégiai beszerzésre koncentrálhassanak.
