AI for HR Administration & Compliance: Ne aggódjon többé az ellenőrzések miatt
A HR dokumentumok és szabályok alapján működik. Munkavállalói szerződések. Képzési tanúsítványok. Szabályzati visszaigazolások. I-9 nyomtatványok. Háttérellenőrzések. Teljesítményfejlesztési tervek. Minden alkalmazottnak van egy aktája. Minden aktának vannak követelményei.
Kihagytál valamit? Ez egy szabályszegés. Elbukott audit. Lehetséges per. Drága bírság.
Kézzel követni lehetetlen. A táblázatkezelők összeomlanak. Az emberek elfelejtik. A követelmények változnak. Az államoknak eltérő szabályaik vannak. A tanúsítványok lejárnak. A képzések elkésnek.
A HR óriási időt tölt csak a nyomon követéssel és üldözéssel. "Mindenki aláírta a frissített kézikönyvet?" "Minden élelmiszer-kezelői engedély aktuális?" "Melyik alkalmazottnak esedékes a zaklatási tréning?"
Az AI kezeli ezt. Minden dokumentumot nyomon követ. Figyel minden követelményt. Jelez minden hiányosságot. Minden emlékeztetőt elküld. Minden jelentést generál. Automatikusan.
A csapatod abbahagyja a papírmunka hajszolását és a védekezést. Az auditok egyszerűvé válnak. A megfelelés kezelhetővé válik. A kockázat csökken.
Miért olyan stresszes a HR-adminisztráció
A HR-adminisztráció aprólékos munka. Ha elszalasztasz egy részletet, annak következményei lesznek.
Minden munkavállalónak szüksége van bizonyos dokumentumokra. Munkaszerződés. Adónyomtatványok. I-9 ellenőrzés. Háttérellenőrzés. Irányelvek tudomásulvétele. Munkaköri leírás. Tanúsítványok, ha szükséges. Képzési nyilvántartás.
Ezeknek nem csak létezniük kell - aktuálisnak kell lenniük. Teljes. Megfelelően iktatva. Szükség esetén hozzáférhetőek. A szabályzatok alapján meghatározott időkeretekig meg kell őrizni.
Egy kis cégnél ezt egy személy is el tudja látni. Egy növekvő vállalatnál? Lehetetlen. Túl sok alkalmazott. Túl sok követelmény. Túl sok változás.
A dokumentumok különböző helyeken élnek. Néhány a HRIS-ben. Néhány az e-mailben. Néhány a megosztott meghajtókon. Néhány a vezetők aktáiban. Egy ellenőrzés során rémálom megtalálni, amire szükség van.
A megfelelési követelmények folyamatosan változnak. Új munkaügyi törvény? Frissítse a szabályzatokat. Új tanúsítási követelmény? Kövesse nyomon. Új képzési kötelezettség? Adja ki. Ki gondoskodik arról, hogy mindez megtörténjen? Általában egy túlterhelt HR-menedzser egy táblázatkezelővel.
Aztán ott vannak a lejáratok. A tanúsítványok lejárnak. A háttérellenőrzések lejárnak. A képzések lejártak. Ha ezeket nem észleli, akkor nem felel meg a követelményeknek. Hogyan lehet ezeket elkapni? Kézi nyomon követés. Naptári emlékeztetők. Remélem, nem marad le semmiről.
Az auditok pánikot keltenek. "Mutassa meg az elmúlt három évben felvett összes alkalmazott I-9-es adatait." Meg tudja találni mindet? Teljesek? Megfelelően vannak kitöltve? Ha nem, akkor jönnek a bírságok.
Ez nem azért probléma, mert a HR rosszul végzi a munkáját. Ez azért probléma, mert a kézi nyomon követés nem skálázható. A mesterséges intelligencia megoldja ezt.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a HR-adminisztrációban
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a HR-adminisztrátorokat. Megszünteti a folyamatos stresszt, amit a minden manuális nyomon követése okoz. Íme, hogyan.
Dokumentumszervezés, ami valóban működik
A mesterséges intelligencia automatikusan rendszerezi az összes munkavállalói dokumentumot.
A dokumentumot a munkavállaló tölti fel, a menedzser benyújtja, a HR beszkenneli, majd e-mailben továbbítja. A mesterséges intelligencia befogadja. Elolvassa. Megérti, miről van szó. A megfelelő munkavállalói nyilvántartásba, a megfelelő kategóriába iktatja.
Munkaszerződés? Filed under szerződések. Képzési igazolás? A fejlesztések között van iktatva, a befejezés dátumát kivonva. Szabályzat elismerése? Megfelelés alatt iktatva, az aláírás dátumának rögzítésével.
A mesterséges intelligencia kivonja a kulcsfontosságú adatokat: dátumok, nevek, tanúsítási számok, lejárati dátumok, aláírások. Ezek kereshetővé és jelenthetővé válnak.
Meg kell találnia az összes olyan alkalmazottat, akinek az élelmiszer-kezelői engedélye a következő 30 napban lejár? A keresés három másodpercet vesz igénybe. Az összes 2023-as teljesítményértékelésre van szüksége? Azonnal kész. Meg kell mutatnia az I-9-eseket egy adott felvételi időszakra vonatkozóan? Azonnal kész.
Nincs többé mappák között kotorászás. Nincs többé "tudom, hogy az a dokumentum megvan valahol". Minden rendezett, kereshető és azonnal elérhető.
Ez szintén problémákat okoz. Az AI észreveszi: "Az I-9-es dokumentumból hiányzik a 2. szakasz aláírása." "Ennek a szerződésnek nincs kezdő dátuma." "Ez az igazolás feltöltése olvashatatlan." Azonnal jelzi, hogy a HR még időben kijavíthassa.
Megfelelési követelmények nyomon követése
A különböző szerepköröknek különböző követelményei vannak. A különböző helyszíneken különböző előírások vannak érvényben. A kézi nyomon követés teljes munkaidős feladat.
A mesterséges intelligencia automatikusan nyomon követi mindezt.
A szabályokat egyszer konfigurálod: "Minden kaliforniai alkalmazottnak 2 évente szexuális zaklatás elleni képzésre van szüksége". "Minden járművezetőnek évente ellenőrizni kell az érvényes jogosítványokat." "Minden vezetőnek az előléptetést követő 90 napon belül dokumentált teljesítménykezelési képzésre van szüksége."
A mesterséges intelligencia minden alkalmazott esetében minden követelménynek való megfelelést nyomon követ.
Tudja: "Ennek a munkavállalónak az élelmiszer-kezelői engedélye 45 nap múlva lejár." "Ez a vezető nem végezte el az előírt képzést a 90 napos határidőn belül." "Ennek a vállalkozónak a háttérellenőrzése régebbi, mint amit a szabályzat megenged."
Figyelmeztet, mielőtt a dolgok késedelmessé válnak. Nem a határidő napján, amikor már túl késő. 60 nappal korábban. 30 nappal korábban. 14 nappal korábban. Fokozódó emlékeztetők, amíg nem intézzük el.
Nyomon követi a befejezett feladatokat: "23 alkalmazott töltötte ki a frissített kézikönyv visszaigazolását. 7 folyamatban van." Pontosan láthatja, hogy kinek mit kell még elvégeznie.
Az ellenőrzések során azonnal bizonyítani tudja a megfelelőséget. "Mutassa meg, hogy minden alkalmazott elvégezte az előírt képzést." Kész. Húzza ki a jelentést. Itt is van, a teljesítési dátumokkal és tanúsítványokkal.
Szabályozási változások nyomon követése
A munkajog folyamatosan változik. Új követelmények. Frissített előírások. Különböző joghatóságok eltérő szabályai.
Hogyan tudsz lépést tartani? Általában nem, amíg valami fel nem merül egy ellenőrzés során, vagy egy ügyvéd fel nem hívja rá a figyelmet.
A mesterséges intelligencia figyelemmel kíséri a vállalkozása szempontjából releváns szabályozási változásokat.
Nyomon követi a munkajogi frissítéseket a helyszíneken. Azonosítja az Ön irányelveit vagy gyakorlatát érintő változásokat. Figyelmezteti Önt: "Az új kaliforniai törvény január 1-jétől kötelezővé teszi a bértartományok közzétételét az álláshirdetésekben."
Nem ad jogi tanácsot - ehhez továbbra is jogi tanácsadóra van szükség. De tudatosságot ad, hogy proaktívan tudjon cselekedni, ahelyett, hogy váratlanul érné Önt.
Ez különösen értékes a több államban működő vagy nemzetközi vállalatok számára. Az egyes helyszíneken eltérőek a szabályozások. Próbálja manuálisan nyomon követni mindegyiket? Lehetetlen. A mesterséges intelligencia ezt automatikusan elvégzi.
HR jelentés generálása
A jelentések állandóak a HR-ben. Létszámjelentések. Forgalomelemzés. Sokszínűségi mérőszámok. Megfelelőségi státusz. Képzések befejezése. Alkalmazási idő. Egy alkalmazottra jutó költségek. Juttatások beiratkozása.
Minden jelentéshez adatokat kell lehívni a rendszerekből. Tisztítás. Mérőszámok kiszámítása. Formázás. Ez órákat vesz igénybe. Mire befejezi, az adatok már elavultak.
Az AI automatikusan generálja a jelentéseket.
Egyszer határozza meg, hogy mire van szüksége. A mesterséges intelligencia megszerzi az adatokat. Kiszámítja a mérőszámokat. Létrehozza a jelentést. Menetrend szerint - hetente, havonta, negyedévente, amire csak szüksége van.
Hétfő reggelente létszámjelentés? Automatikusan. Forgalomelemzés minden hónap végén? Létrejön anélkül, hogy bárki hozzányúlna. Naponta frissített megfelelőségi műszerfal? Mindig aktuális.
A jelentések pontosak, mert nincs kézi adatbevitel. Időszerűek, mert automatizáltak. És a HR-nek nem kell minden alkalommal órákat töltenie a jelentések elkészítésével.
Amikor a vezetők vagy az igazgatótanács tagjai HR-mérőszámokat kérnek, Ön készen áll velük. Nem úgy, hogy "hadd szedjem össze, és egy hét múlva jelentkezem". Csak "itt van".
Dokumentációs audit és hiányosságok felderítése
Minden munkavállalói akta teljes? Megvannak-e a szükséges aláírások? Megfelelően őrzik-e meg a dokumentumokat?
Ennek kézi ellenőrzése fárasztó. Minden egyes munkavállalói aktát át kellene néznie. Minden követelményt ellenőrizni. Minden hiányosságot megjelölni. A legtöbb vállalat ezt nem teszi meg, amíg egy auditot be nem jelentenek. Aztán pánik üzemmódba kapcsolnak.
Az AI folyamatosan ellenőrzi a dokumentációt.
Minden munkavállalói aktát ellenőriz a követelményekkel szemben. Jelzi a hiányosságokat: "15 munkavállalóról hiányzik az aláírt ajánlati levél." "8 alkalmazott képzési tanúsítványa a következő 30 napban lejár." "3 aktából hiányzik az I-9 2. szakasza."
Kockázat szerint rangsorolja a problémákat. Hiányzik az I-9? Magas kockázat, azonnal jelezze. Nem szkennelt régi teljesítményértékelés? Alacsony kockázat, hozzáadjuk a tisztítási listához.
Az ellenőrzések előtti pánik helyett folyamatos rálátása van. Láthatja: "A munkavállalói dokumentáció 94% teljes. Itt vannak a 6% hiányosságok". És ezeket szisztematikusan ledolgozhatja.
Ha tényleges ellenőrzésre kerül sor, készen állsz. A fájlok készen vannak. A dokumentáció naprakész. Minden megtalálható. Az auditok a stresszesből rutinszerűvé válnak.
Mit jelent ez az Ön számára
HR igazgatóknak és személyzeti vezetőknek
- Ellenőrzésre alkalmas nyilvántartások. Bármikor. Semmi pánik. A fájlok teljesek és rendezettek. A dokumentáció azonnal megtalálható.
- Alacsonyabb megfelelési kockázat. A folyamatos nyomon követés még azelőtt feltárja a hiányosságokat, mielőtt azok jogsértéssé válnának. Semmi sem marad ki a repedéseken.
- A HR-mérőszámok egyértelmű átláthatósága. Automatikusan generált jelentések. Mindig aktuális. Nincs manuális adatgyűjtés.
- Csökkentett adminisztratív terhek. Kevesebb idő a dokumentumok iktatására és nyomon követésére. Több idő a stratégiai HR-munkára.
- Aludjon jobban. Komolyan. Ha tudja, hogy a megfelelőséget ellenőrzik, és a dokumentumok rendezettek, a stressz drámaian csökken.
- Skálázhatóság. A vállalat mérete megduplázódik? A mesterséges intelligencia megoldja. Ugyanolyan minőségű dokumentáció és megfelelőségkövetés.
HR-menedzserek és adminisztrátorok számára
- Hagyja abba a dokumentumok keresését. Minden rendezett és kereshető. Másodpercek alatt megtalálja, amire szüksége van.
- Bízzon abban, hogy a megfelelés nyomon követhető. A rendszer mindent nyomon követ. Figyelmeztetéseket kap arról, hogy mire van szükség, nem pedig állandó aggodalmakat.
- Kevesebb idő a kézi adatbevitelre. Automatikusan feldolgozott dokumentumok. Automatikusan kinyert adatok. A hibák számának drámai csökkentése.
- Az emberekre összpontosítson, ne a papírmunkára. Az adminisztratív terhek csökkennek. Ön tényleges HR-munkát végezhet, nem pedig végtelen dokumentumvadászatot.
- Nincs többé pánik az auditálás előtt. A fájlok mindig készen állnak. A dokumentáció mindig aktuális. Az ellenőrzések rutinszerűvé válnak.
Az üzlet számára
- Csökkentett jogi kockázat. Megfelelően nyomon követett megfelelés. A dokumentáció teljes. A jogsértések és bírságok kisebb esélye.
- Megfelelő dokumentáció a jogvitákban. Ha munkavállalói vita vagy jogi probléma merül fel, a dokumentáció az Ön rendelkezésére áll. Teljes és szervezett.
- A bevált gyakorlatok bizonyítékai. A peres eljárások vagy ellenőrzések során bizonyítani tudja, hogy helyesen járt el. Tiszta nyilvántartások. Megfelelő folyamatok.
- Jobb HR-adatok a döntésekhez. Pontos mérőszámok a létszámról, a fluktuációról, a sokszínűségről, a képzésről. Döntések meghozatala adatok alapján, nem pedig találgatások alapján.
- A HR-erőforrások hatékony felhasználása. Ha kevesebb időt fordítunk az adminisztrációra, több idő jut azokra a programokra, amelyek ténylegesen fejlesztik a tehetségeket és javítják a kultúrát.
Amit az AI nem fog megtenni
Tisztázzuk, hogy mit nem tud kezelni a mesterséges intelligencia.
Az AI nem nyújt jogi tanácsadást. Képes nyomon követni a követelményeket és jelezni a hiányosságokat, de nem tudja megmondani, hogyan kell értelmezni az összetett szabályozást. Ehhez továbbra is jogi tanácsadásra van szükség.
A mesterséges intelligencia nem hoz döntéseket a HR-szabályokkal kapcsolatban. Meg kell hosszabbítania valakinek a munkaszerződését? Ez egy üzleti döntés, nem pedig az AI döntése. A mesterséges intelligencia csak arról gondoskodik, hogy a dokumentációt megfelelően kezeljék, ha már döntött.
A mesterséges intelligencia nem tudja kijavítani a rossz folyamatokat. Ha a HR-dokumentációs folyamat alapvetően hibás - a dokumentumok mindenhol szétszóródnak, nincsenek következetes eljárások, nincsenek egyértelmű követelmények -, az AI nem fogja ezt varázsütésre megoldani. Először megfelelő folyamatokat kell kialakítania. Ezután az AI skálázhatóvá és megbízhatóvá teszi ezeket a folyamatokat.
És a mesterséges intelligencia még mindig emberi felügyeletet igényel. Jelezheti, hogy egy dokumentum hiányzik, de valakinek utána kell járnia, és ténylegesen meg kell szereznie. Figyelmeztethet arra, hogy a képzés esedékes, de valakinek gondoskodnia kell arról, hogy az alkalmazott elvégezze azt.
Az AI kezeli a nyomon követést és a szervezést. Az ember kezeli az ítélkezést és a nyomon követést.
Valós világbeli hatás
Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?
Egy növekvő vállalat mesterséges intelligenciát alkalmaz a HR-adminisztrációban. Korábban: A HR heti 15-20 órát töltött a dokumentumok rendszerezésével, a megfelelés nyomon követésével és a jelentések készítésével. Utána: 3-5 óra. Ez heti 10-15 óra megtakarítás. Gyakorlatilag egy fél teljes munkaidős álláshely.
Egy váratlan DOL-ellenőrzés során készen állnak. Percek alatt elkészülnek a teljes I-9-esek. Azonnal elkészülnek a képzési nyilvántartások. Az ellenőr megjegyzi, hogy milyen rendezettek a nyilvántartásaik. Nem találtak jogsértést. Nincs bírság.
A megfelelési hiányosságok száma a "tucatnyi, valószínűleg nem tudunk róla" helyett "három, a rendszer által megjelölt, de már kezelt, megoldásra váró hiányosságra" csökken.
HR-jelentések, amelyek összeállítása korábban egy teljes napot vett igénybe? Automatikusan generált. A vezetők anélkül kapják meg a havi HR-műszerfalat, hogy a HR időt fordítana a létrehozására.
Az újonnan felvett alkalmazottak dokumentációjának kitöltése 85%-ről (túl sok minden kiesik a rostán) 98%-re javul (a rendszer nyomon követi és emlékezteti őket, amíg el nem készülnek).
Ez nem hipotetikus. Ez történik, ha a mesterséges intelligencia megfelelően kezeli a HR-adminisztrációt.
Kezdő lépések
Nem kell mindent egyszerre automatizálni. Kezdje a legnagyobb fájdalmas ponttal.
A legtöbb vállalat számára ez a dokumentumszervezés. Először a dokumentumokat rendezzék és tegyék kereshetővé. Már ez önmagában is hatalmas értéket képvisel.
Vagy talán a megfelelés nyomon követése. Válasszon ki egy kritikus követelményt - tanúsítványok, képzés, I-9-esek -, és az AI kövesse azt nyomon. Bizonyítsa be az értéket. Aztán terjeszkedjen.
Vagy talán ez a jelentés. Automatizálja először a legidőigényesebb jelentését. Mutassa meg, hogy működik. Aztán adjon hozzá több másikat.
Válasszon egy darabot. Hajtsa végre. Mérje a megtakarított időt és a csökkentett kockázatot. Ezután szisztematikusan terjeszkedjen.
Minden vállalat HR-adminisztrációja más és más. Az Ön dokumentumai bizonyos formátumúak. Az Ön megfelelési követelményei az Ön iparágára és telephelyeire jellemzőek. Az Ön jelentési igényei egyediek az Ön vállalkozására nézve.
Ezért a HR-adminisztrációs AI nem egyformán alkalmazható. Az Ön tényleges igényeihez kell konfigurálni. Az Ön tényleges munkafolyamataihoz. Az Ön tényleges dokumentumai és rendszerei.
A lényeg
A HR-adminisztráció nem elbűvölő. De kritikus. A rossz adminisztráció a megfelelőség megsértéséhez, jogi kockázatokhoz, sikertelen ellenőrzésekhez és elvesztegetett időhöz vezet.
A mesterséges intelligencia nem szünteti meg a HR-adminisztrációt. Kezelhetővé teszi azt. A dokumentumok automatikus rendszerezése. A megfelelőség folyamatos nyomon követése. A hiányosságok jelzése, mielőtt problémává válnának. Kézi munka nélkül generált jelentések.
Az eredmény: kisebb kockázat, kevesebb stressz, több idő a stratégiai munkára, és bizalom abban, hogy a dolgokat megfelelően kezelik.
Ez nem hype. Ez az, amit a mesterséges intelligencia a HR-adminisztrációban tesz, ha megfelelően alkalmazzák.
Készen áll arra, hogy ne aggódjon tovább a HR-megfelelőség miatt?
Mi nem általános dokumentumkezelő rendszereket árulunk. Az Ön egyedi megfelelési követelményeit vesszük figyelembe. Az Ön dokumentumtípusait. Az Ön jelentési igényeit. Az Ön kockázati területeit.
Ezután olyan mesterséges intelligenciát építünk, amely megfelel az Ön aktuális HR-adminisztrációs kihívásainak. Nem egy általános rendszert - olyat, amelyet az Ön vállalkozásának tényleges működéséhez konfiguráltunk.
Nincs hype. Nincs túlértékesítés. Csak gyakorlatias mesterséges intelligencia, amely kevésbé stresszessé és megbízhatóbbá teszi a HR-adminisztrációt.
