AI a fizetendő és a kintlévőségek esetében: Több tranzakció kezelése kevesebb erőfeszítéssel
Az AP és az AR tranzakciógyárak. Havonta több száz vagy ezer számla folyik át rajtuk. Mindegyiket rögzíteni, egyeztetni, jóváhagyni, kifizetni vagy beszedni kell.
Ez a munka mennyiségi munka. Egyértelmű szabályok. Konkrét lépések. Nagyon kevés változás egyik tranzakcióról a másikra.
Az Ön csapata órákat tölt a számlák és a beszerzési rendelések összevetésével. Háromirányú megfeleltetés ellenőrzése. Fizetési futások ütemezése. Beszedési emlékeztetők küldése. Számlák egyeztetése. "Hol van a fizetésem?" e-mailek megválaszolása.
Ez nem stratégiai pénzügyi munka. Ez tranzakció-feldolgozás. A mesterséges intelligencia pedig pontosan erre készült.
Az AI kezeli a hangerőt. Az Ön csapata kezeli a kivételeket. Ahelyett, hogy 200 rutintranzakciót és 10 problémás esetet dolgozna fel, csapata arra a 10 esetre összpontosít, amelyek valóban emberi döntést igényelnek.
Az AP/AR kihívás
A tranzakciós volumen az Ön vállalkozásával együtt nő. De a csapatod nem nő ugyanilyen ütemben.
Fizetendő számlák:
- A számlák e-mailben, postán, portálon, EDI-ben, faxon érkeznek.
- Minden szállító másképp formázza a számlákat
- Minden számlának meg kell egyeznie a PO-val és a nyugtával
- A jóváhagyási útvonal függ az összegtől, az osztálytól és a szállító típusától.
- Fizetési ütemezés egyenlegek, esedékességek, kedvezmények és készpénzpozíció
- Az eladók hívnak, és a fizetés státuszáról érdeklődnek
- A hó végi elhatárolásokat ki kell számítani
A Követelések között:
- A számlákat helyesen kell létrehozni és elküldeni.
- A kifizetések csekken, ACH, banki átutalással, hitelkártyával érkeznek.
- A készpénzalkalmazás a kifizetéseket a számlákhoz igazítja
- A rövid fizetések és levonások vizsgálatot igényelnek
- A behajtás megköveteli a késedelmes számlák nyomon követését
- Az ügyfelek vitatják a számlákat, és megoldásra van szükségük
- A DSO-célkitűzéseket nyomon kell követni
Minden lépés egyszerű. De ha több száz tranzakciót megszorozunk, máris több embernek van teljes munkaidős állása.
Ha a volumen növekszik, három lehetősége van: több embert alkalmaz, hosszabb munkaidőben dolgozik, vagy hagyja, hogy a dolgok csússzanak. Egyik sem jó megoldás.
Az AI ad egy negyedik lehetőséget: automatikusan kezeli a rutint.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a fizetendő számlák esetében
Automatikusan feldolgozza a számlákat
Megérkezik a számla. Az AI:
Kivonja az összes adatot:
Szállító, számlaszám, dátum, tételek, összegek, feltételek, PO-szám. Minden, ami a feldolgozáshoz szükséges.
Érvényesíti a számlát:
Összeáll a matematika? A szállító benne van a rendszerben? Helyes a cím? A fizetési feltételek megfelelnek a megállapodásnak?
Ellenőrzi a duplikációkat:
Ezt a számlát már korábban is benyújtották? Ugyanaz a szállító, ugyanaz az összeg, ugyanaz a dátum? A duplikált próbálkozásokat azonnal jelzik.
Létrehozza az AP bejegyzést:
Automatikusan bejegyzi az ERP- vagy könyvelési rendszerbe. Az Ön által meghatározott szabályok alapján hozzárendelt GL-kódok.
Mindez kevesebb mint egy perc alatt történik. Nincs emberi gépelés. Nincsenek adatbeviteli hibák.
Háromirányú párosítás kezelése
A háromirányú illesztés kritikus ellenőrzés. Ugyanakkor fárasztó is.
Az AI mérkőzések:
- Számláról rendelésre: A megfelelő eladó? Megfelelő termékek? Megfelelő árak?
- Számláról nyugtára: Valóban megkaptuk, amit kiszámláztak?
- Mindhárom együtt: A mennyiségek és az összegek mindhárom dokumentumban megegyeznek?
Tökéletes egyezés:
Minden az elfogadható tűréshatárokon belül van. A mesterséges intelligencia automatikusan jóváhagyja és sorba állítja a kifizetésre.
Kisebb eltérés:
Kis különbség a mennyiségben vagy az árban. A tűréshatár alatt. A mesterséges intelligencia jelzi, de automatikusan jóváhagyja, ha így konfigurálja.
Jelentős eltérés:
Anyagi eltérés. Eltérő mennyiség. Eltérő ár. Hiányzó PO. A mesterséges intelligencia jelzi az emberi felülvizsgálatra és továbbítja a megfelelő személynek.
A csapatod csak a kivételeket látja. A 90%, amely tökéletesen illeszkedik? Már elintéztük.
Intelligens jóváhagyási útvonalak
Minden vállalatnak vannak jóváhagyási szabályai. A mesterséges intelligencia ezeket követi:
Összegalapú útválasztás:
$500 alatt? Menedzseri jóváhagyás. $500-$5,000? Igazgatói jóváhagyás. $5,000 felett? Alelnöki jóváhagyás. Az AI ismeri az Ön jóváhagyási mátrixát.
Osztályalapú útválasztás:
Marketingköltség? A marketingmenedzserre hárul. Informatikai költség? Az informatikai igazgatóé. Osztályok közötti? Mindkettőhöz.
Forgalmazó-alapú útválasztás:
Új eladó? A beszerzéshez kerül átvilágításra. Ismert szállító? Standard eljárás. Figyelőlistán lévő szállító? A kontrollerhez kerül.
Elsőbbségi kezelés:
Korai fizetési kedvezményt kaphat? Kiemelt prioritás. Szabványos 30 napos határidő? Normál sorban állás. Már késedelmes? Sürgős.
A jóváhagyók az általuk preferált csatornán keresztül kapnak értesítést. Email, Slack, Teams, mobilalkalmazás. Egyetlen kattintással jóváhagyják vagy elutasítják. Nem kell e-mailekben keresgélni a számlát.
Optimalizálja a fizetési ütemezést
Mely számlákat kell kifizetnie ezen a héten? A mesterséges intelligencia segít eldönteni.
Úgy véli:
- Esedékes időpontok: Mit kell fizetni a késedelmi díjak elkerülése érdekében?
- Korai fizetési kedvezmények: Milyen kedvezményeket tudunk elfogni?
- Készpénzállomány: Mit engedhetünk meg magunknak, hogy most fizessünk?
- Szállítói kapcsolatok: Kiket helyezünk stratégiai okokból előtérbe?
- Fizetési feltételek: Mi a pénzforgalom optimális időzítése?
A mesterséges intelligencia olyan fizetési módokat javasol, amelyek kiegyensúlyozzák ezeket a tényezőket. Ön felülvizsgálja. Szükség esetén módosíthatja. Jóváhagyja. A kifizetések végrehajtásra kerülnek.
Eredmény: Több előlegfizetési kedvezményt kaptak. Kevesebb késedelmi díj. Jobb készpénzkezelés. Kevesebb kézi tervezés.
Kezeli a beszállítói kommunikációt
Forgalmazói e-mailek: "Mi a helyzet az 12345-ös számlával?"
A mesterséges intelligencia előtt: Valaki átnézi a rendszereket és az e-maileket. Kideríti a státuszt. Választ ír. Ez 10 percet vesz igénybe.
Mesterséges intelligenciával: azonnali válasz. "Az 12345-ös számlát jóváhagytuk, és május 15-én fogjuk kifizetni." Az AI ellenőrzi a rendszert, és automatikusan válaszol.
Összetett kérdések esetén a mesterséges intelligencia egy emberhez irányít. De rutinszerű állapotellenőrzés? Automatikusan történik. Az Ön csapata nem játszik többé közvetítőt a szállítók és az Ön rendszerei között.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a kintlévőségek esetében
Számlák generálása és küldése
A számláknak időben kell kikerülniük. Helyes információkkal. A megfelelő személynek.
Az AI:
Számlákat készít a megrendelésekből:
Megrendelés teljesítve? Automatikusan generált számla. Minden tétel. Helyes árképzés. Megfelelő feltételek. Ügyfélspecifikus formátum, ha szükséges.
Alkalmazza az ügyfélspecifikus szabályokat:
Egyes ügyfeleknek PO-számokra van szükségük a számlákon. Egyeseknek speciális hivatkozási számokra van szükségük. Egyeseknek a számlákat a számlázási@, nem pedig a pénzügyi@ címre kell küldeni. Az AI kezeli az ügyfelek igényeit.
Elküldi a preferált csatornákon keresztül:
E-mail, EDI, portál feltöltés, nyomtatott levél. Bárhogyan is szeretné az ügyfél megkapni a számlákat, az AI teljesíti.
Pályák szállítása:
E-mail megnyitva? PDF letöltve? EDI-t visszaigazolták? Az AI nyomon követi a kézhezvételt, és jelzi, ha valamit nem kézbesítettek.
A számlák gyorsabban mennek ki. Következetesebben. Kevesebb hibával. Ez gyorsabb kifizetést jelent.
Automatikusan alkalmazza a készpénzt
A készpénzalkalmazás a kifizetések és a számlák megfeleltetése. Egyszerű koncepció. Időigényes valóság.
Az AI mérkőzések:
Tökéletes egyezés:
A kifizetés összege pontosan megegyezik a számla összegével. Az ügyfél neve megegyezik. A mesterséges intelligencia automatikusan érvényesül.
Részleges kifizetések:
Az ügyfél $8,000-et fizetett ki egy $10,000-es számla ellenében. Az AI alkalmazza a részleges kifizetést, és nyitva tartja az egyenleget.
Többszámlás fizetések:
Egy csekk $50,000-ről, amely 15 számlát fedez. A mesterséges intelligencia az összegek, a fizetési hivatkozásokban szereplő számlaszámok vagy a múltbeli minták alapján hozzárendeli a megfelelő számlákat.
Fel nem használt készpénz:
A fizetés nem egyezik egyértelműen egyetlen számlával sem. A mesterséges intelligencia jelöli azt emberi felülvizsgálatra, és az összeg és az ügyfélelőzmények alapján javasolt egyezéseket ad.
A csapatod csak a kivételekhez nyúl. Minden más automatikusan átfolyik.
Rendszeresen kezeli a gyűjteményeket
A gyűjtés utómunka. Az AI következetesen végzi ezt.
Figyelemmel kíséri az esedékességi időpontokat:
Holnapra esedékes a számla? Az AI megjegyzi. Késedelmes? Elkezdődik az eszkaláció.
Automatikusan küld emlékeztetőket:
Baráti emlékeztető 5 nappal az esedékesség előtt. Újabb emlékeztető az esedékesség napján. Fokozódó emlékeztetők 7, 14, 30 nappal az esedékesség után. Időzítés és hangnem az Ön szabályai alapján.
Személyre szabja a kommunikációt:
"Az április 1-jén kelt, $12,500-ról szóló 5678-as számla 15 napos késedelemben van. A fizetést április 30-ig vártuk." Konkrét részletek, nem általános sablonok.
Nyomon követi a válaszokat:
Az ügyfél azt mondja, hogy "a csekk a postán van"? Az AI naplózza és nyomon követi, ha a fizetés nem érkezik meg. Vita felmerül? Átirányítja az AR-specialistához.
Megfelelően eszkalálódik:
Kis összeg, első alkalommal késik? Automatikus emlékeztetők. Nagy összeg, ismételt késés? Továbbítás az AR menedzserhez. Nagyon nagy összeg, jelentősen késedelmes? Továbbítja a pénzügyi igazgatónak.
Következetes nyomon követés. Nincs elfelejtett számla. Nincsenek elhalasztott kínos beszélgetések. Csak szisztematikus behajtáskezelés.
Kezeli a vitákat és levonásokat
Az ügyfél $9,000-et fizet ki egy $10,000-es számla után, és azt mondja, hogy "árképzési hiba".
Az AI:
- Érzékeli a rövid fizetést
- Ellenőrzi, hogy van-e megjegyzés vagy vita oka
- Az eredeti árajánlat, megrendelés és számla előhívása
- Ellenőrzi az ügyfél árképzési előzményeit
- Megjelöli a vitát, és a már összegyűjtött összes releváns információval az AR szakértőhöz irányítja a vitát.
Az AR-szakértője a már megadott kontextus alapján vizsgálódik. Nem kell a rendszereken keresztül vadászni. Nem kell összerakni, hogy mi történt. Minden szükséges dolog ott van.
Előrejelzések Készpénzbeszedések
Mennyi készpénzt fogsz gyűjteni a jövő héten? A következő hónapban?
Az AI elemzi:
- Kintlévőségek és esedékességi időpontok
- Történelmi fizetési szokások ügyfelenként
- Szezonális trendek
- Aktuális gyűjtési kérdések
- Kintlévőségek
Eredmény: A készpénzbehajtási előrejelzések valóban a valóságot tükrözik. Nem csak összeadjuk a számlaösszegeket és reménykedünk. Valós előrejelzések, amelyek azon alapulnak, hogy az ügyfelek ténylegesen hogyan fizetnek.
A jobb készpénz-előrejelzés jobb készpénzkezelést jelent. Nem érik meglepetések azzal kapcsolatban, hogy ki tudja-e fizetni a bérszámfejtést vagy a berendezésvásárlást.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a megbékélésért
A megbékélés megfelelő munka. A mesterséges intelligencia kiválóan ért az egyeztetéshez.
Banki egyeztetés
Az AI:
- Tranzakciókat húz a banki adatfolyamból
- Tranzakciókat húz ki a könyvelési rendszerből
- Megfelel mindennek, ami felsorakozik
- Megjelöli, ami nem egyezik
- Egyeztetési jelentést készít az egyező tételek és kivételek feltüntetésével.
Az Ön csapata felülvizsgálja a kivételeket. A többi 95% tranzakció? Már egyeztetve.
Szállítói számlaegyeztetés
A nyilvántartása szerint tartozik X szállítónak $25,000 dollárral. Az ő kimutatásuk szerint ön $27,000-rel tartozik. Mi a különbség?
A mesterséges intelligencia sorról sorra összehasonlítja:
- Mely számlák jelennek meg mindkettőn?
- Mely számlák vannak csak a kimutatásukon?
- Milyen kifizetéseket kaptak, amelyeket rögzítettünk?
- Mi a különbség és miért?
Egyeztetési jelentést készít, amely szerint az $2,000 különbözet a 789-es számla, amelyet még nem kaptunk meg. A rejtély percek alatt megoldódott, nem órák alatt.
Ügyfélszámla-egyeztetés
Ugyanez a koncepció az AR esetében. Az ügyfél azt mondja, hogy nem tartozik semmivel. Az Ön rendszere $15,000 kintlévőséget mutat.
Az AI azonosítja, hogy mit fizettek, amit még nem alkalmaztál. Milyen számlákat vitatnak. Milyen jóváírások vannak folyamatban. Az ügyféllel való megbeszélésre kész, egyértelmű egyeztetést mutat be.
Mit jelent ez az Ön számára
CFO-k és pénzügyi vezetők számára
Méretarányos létszám nélkül:
Nő az üzlet 50%? A tranzakciós volumen 50% növekszik. De az AP/AR csapatának nem kell 50%-tel növekednie. Az AI kezeli a volumen növekedését.
Jobb működőtőke-gazdálkodás:
Több korán fizetett kedvezmény megszerzése. Gyorsabban gyűjtse be a követeléseket. Jobb készpénz-előrejelzés. Mindez javítja a működőtőkét.
Alacsonyabb tranzakciónkénti költség:
Egy számla kézi feldolgozása $10-$15 költséget jelent. A mesterséges intelligenciával ez $2-$3-ra csökken. Ugyanez a helyzet az AR esetében. Nagy volumenű számlák esetén ez valódi pénzt takarít meg.
Kevesebb hiba és vita:
A következetes feldolgozás kevesebb hibát jelent. A kevesebb hiba kevesebb szállítói vitát és ügyfélpanaszt jelent.
Jobb megfelelés és ellenőrzés:
Háromirányú párosítás minden alkalommal érvényesül. A jóváhagyási szabályokat minden alkalommal betartják. A feladatok elkülönítése fenntartva. Nincs kivétel, kivéve, ha kifejezetten engedélyezi.
AP/AR csapatok számára
Hagyja abba az adatbevitelt:
Nincs többé szükség a számlaadatok begépelésére. Nincs többé szükség a megfelelő PO-k keresésére. Nincs többé kézi egyeztetés a tökéletes egyezésekről. A mesterséges intelligencia kezeli a rutinszerű feldolgozást.
Koncentráljon a kivételekre és a kapcsolatokra:
Forgalmazói vita? Ügyfélprobléma? Új szállító beállítása? Szokatlan tranzakció? Ez az a pont, ahol Ön hozzáadott értéket teremt. A rutin tranzakciókhoz nincs szükség az Ön szakértelmére.
Azonnali válaszadás a kérdésekre:
"Hol van a fizetésem?" Másodpercek alatt megnézheti, mert minden benne van a rendszerben és aktuális. Jobb szolgáltatás kevesebb erőfeszítéssel.
Kezelje pánik nélkül a csúcsidőszakokat:
Hónap végi hullámzás? Év végi zárás? Az AI nem lassul le. Nincs túlóra. Nincs hátralék. Nincs stressz.
Olyan munkát végezz, ami valóban érdekes:
Folyamatfejlesztés. Beszállítói tárgyalások. Behajtási stratégia. Problémamegoldás. Ez jobb, mint a 847-es számla feldolgozása.
Az egész vállalkozás számára
Az eladók kiszámíthatóan kapnak fizetést:
Következetes feldolgozás. Egyértelmű fizetési ütemezés. Kevesebb késedelmes fizetés. Ezáltal jobb ügyfél lesz, és javulhatnak a feltételek.
Az ügyfelek jobb élményt kapnak:
Pontos számlák. Gyors válaszok a kérdésekre. Professzionális behajtási nyomon követés. Így könnyebb lesz Önnel üzletet kötni.
A pénzforgalom kiszámíthatóbb:
A kötelezettségek és követelések jobb előrejelzése kevesebb készpénzes meglepetést jelent. Tudja, hogy mi fog következni.
A hó végi zárás gyorsabb:
Ha az AP és az AR aktuális és tiszta, a lezárás gyorsabb. Kevesebb a kavarodás. Kevesebb stressz.
Gyakori forgatókönyvek
Standard számlafeldolgozás
Megérkezik a szokásos szállító számlája. Az AI:
- 10 másodperc alatt kinyerhető adatok
- Automatikusan illeszkedik a PO-hoz
- Megerősíti az átvételt a rendszerben
- Érvényesíti, hogy minden összhangban van
- jóváhagyásra továbbítja a vezetőnek
- A menedzser 30 másodperc alatt jóváhagyja mobilon keresztül
- Fizetési futásra váró számla
Teljes idő a beérkezéstől a fizetési sorba állásig: 2 perc. Emberi idő: 30 másodperc a jóváhagyásig. Minden más automatikusan történik.
Ügyfél fizetési alkalmazás
Az ügyféltől $47,500 összegű ACH-fizetés érkezik. Az AI:
- Látja a banki kifizetést
- Azonosítja az ügyfelet a banki adatok alapján
- Megkeresi az adott ügyfél nyitott számláit
- Három konkrét számlához illeszkedik, összesen $47,500
- Automatikusan alkalmazza a fizetést
- Az ügyfélszámla egyenlegének frissítése
- Fizetési visszaigazolást küld az ügyfélnek
Teljes idő: 1 perc alatt. Emberi részvétel: Nincs. A kifizetés helyesen történt, és az ügyfelet értesítették.
Behajtások nyomon követése
Az $15,000 összegű számla 10 napos késedelemben van. Az AI:
- Udvarias emlékeztető e-mailt küld az ügyfélnek
- Az ügyfél válaszol: "Szükségünk van az aláírt átvételi elismervény másolatára."
- Az AI megtalálja a szállítási bizonylatot a rendszerben
- Automatikusan elküldi az ügyfélnek
- Az ügyfél válaszol: "Köszönöm, a csekket pénteken vágják ki.
- Az AI ezt naplózza a rendszerben, és emlékeztetőt állít be a keddi nyomon követésre, ha a fizetés nem érkezik meg.
Az egész interakciót automatikusan kezelik, amíg a fizetés meg nem érkezik, vagy amíg emberi beavatkozásra nincs szükség.
Amit az AI nem tud
A mesterséges intelligencia kiválóan kezeli a rutinszerű tranzakciókat. De vannak korlátai:
Nem tud tárgyalni:
A szállító eltérő fizetési feltételeket szeretne? A vevő vitatja a számla összegét? Ezekhez emberi kapcsolatkezelésre és ítélőképességre van szükség.
Nem hozhat üzleti döntéseket:
Ne üzleteljünk tovább ezzel a krónikusan késedelmes ügyféllel? Ki kell-e fizetnünk ezt a vitatott számlát, hogy fenntartsuk a kapcsolatot? Üzleti döntések, nem feldolgozási döntések.
Nem tud igazán újszerű helyzeteket kezelni:
Először vásárol ilyen típusú szolgáltatást? Teljesen új eladói kategória? Bonyolult, több féllel kötött tranzakció? Ezek emberi elemzést igényelnek.
Nem tudja kijavítani a rossz adatokat:
Ha a tételmester rossz, a megfeleltetés is rossz lesz. Ha a vásárlói címek elavultak, a számlák rossz helyre mennek. A mesterséges intelligencia a rendelkezésére álló adatokkal dolgozik.
Nem tudja kikényszeríteni az engedelmességet:
A mesterséges intelligencia képes betartani a szabályokat, amelyeket te adsz neki. De ha a vezetők figyelmen kívül hagyják a jóváhagyási kérelmeket, vagy az ügyfelek nem fizetnek, az nem az AI problémája. Ez egy menedzsment vagy üzleti probléma.
A mesterséges intelligencia kiválóan alkalmas a nagy volumenű, szabályalapú tranzakciók feldolgozására. Minden máshoz továbbra is szükség van a csapatára.
Kezdő lépések
Kezdje a legnagyobb fájdalommal járó területtel:
Az AP az Ön szűk keresztmetszete?
Kezdje a számlafeldolgozás automatizálásával. Bizonyítsa be, hogy működik. Aztán adjon hozzá jóváhagyási útvonalat. Aztán a fizetés optimalizálása.
Az AR az Ön kihívása?
Kezdje készpénzkérelemmel. Bizonyítsa be, hogy működik. Aztán adjon hozzá behajtási automatizációt. Aztán a vitakezelés.
Először válasszon ki egy tiszta részhalmazt:
Az Ön 20 legjobb szállítója 80% volument kezel? Kezdje ott. Tiszta adatok, kiszámítható tranzakciók. Gyorsan nyerjen.
Kezdetben tartsa az embereket a hurokban:
Hagyja, hogy a mesterséges intelligencia dolgozzon, de először a csapata nézzen át mindent. Építsen bizalmat. Hangolja a szabályokat. Aztán fokozatosan engedjen át többet automatikusan.
Mérje a javulást:
Kövesse nyomon a ciklusidőket. Tranzakciónkénti költség. Hibaarányok. Kintlévőségi napok. Kintlévőségi napok. Dokumentálja az eredményeket.
Ez nem minden vagy semmi. Kezdjük kicsiben. Bizonyítsd be az értéket. Növelje a léptéket.
Készen áll arra, hogy több tranzakciót kezeljen kevesebb munkával?
Minden vállalat AP és AR folyamatai eltérőek. Különböző rendszerek. Különböző jóváhagyási munkafolyamatok. Különböző szállítói és ügyfélkövetelmények.
Mi nem adunk el egyméretű megoldásokat. Az Ön egyedi folyamatait vizsgáljuk. Az Ön rendszereit. Az Ön fájdalmas pontjait.
Ezután olyan mesterséges intelligencia automatizálást építünk, amely illeszkedik az Ön tényleges munkamódszeréhez. Ugyanazok a vezérlők. Ugyanazok a jóváhagyási követelmények. Csak automatizálva a kézi helyett.
Kezdjük egy területtel. Bizonyítsuk be, hogy működik. Aztán terjeszkedjünk. Gyakorlati automatizálás, amely termelékenyebbé teszi csapatát.
