AI a megfelelőség és a szabályzat ellenőrzéséhez: Ne reménykedjen, hogy nem hagyott ki valamit
A szabályok mindenütt ott vannak. Szövetségi törvények. Állami törvények. Ipari előírások. Vállalati irányelvek. Szerződéses kötelezettségek. Adatvédelmi követelmények.
Minden dokumentumnak meg kell felelnie. Minden szabályzatot frissíteni kell, amikor a jogszabályok változnak. Minden szerződést több szabálykészlet alapján kell ellenőrizni.
A megfelelés nem opcionális. A mulasztás ára magas: bírságok, perek, hatósági vizsgálatok, hírnévkárosodás.
A probléma? A megfelelőség ellenőrzése kézzel történik. Időigényes. Könnyen kihagyhat valamit, ha az aznapi 15. szerződését vizsgálja át.
Az AI ezt megváltoztatja. Minden dokumentumot minden szabály alapján ellenőriz. Kiszúrja a hiányosságokat. Figyelemmel kíséri a szabályozási változásokat. Frissítéseket javasol.
Szisztematikusan ellenőrzi a megfelelőséget, ahelyett, hogy abban reménykedne, hogy semmi sem csúszott át.
A megfelelési probléma
A megfelelőségi munka egyszerű, de fárasztó: ellenőrizze, hogy a dokumentumok megfelelnek-e az előírt szabványoknak.
Gyakori megfelelési forgatókönyvek:
- Az adatvédelmi politikáknak tartalmazniuk kell a GDPR-ra vonatkozó konkrét közzétételeket
- A szolgáltatási feltételeknek kötelezően tartalmazniuk kell az államra vonatkozó rendelkezéseket
- A szerződéseknek meg kell felelniük az iparági szabályozásoknak (HIPAA, SOX, PCI-DSS).
- A HR-politikáknak tükrözniük kell a hatályos foglalkoztatási jogszabályokat
- A termékcímkéknek meg kell felelniük az FDA követelményeinek
- A pénzügyi dokumentumoknak meg kell felelniük a közzétételi szabályoknak
- A marketinganyagoknak meg kell felelniük a reklámszabályoknak
Hagyományos megfelelőség-ellenőrzés:
- Ellenőrző listák vezetése a követelményekről
- A dokumentumok kézi felülvizsgálata az ellenőrző listák alapján
- Próbáljon lépést tartani a szabályozási változásokkal
- A dokumentumok frissítése a szabályozások változásakor
- Remélem, nem maradtál le semmiről
- Akkor derül ki, hogy valamit kihagytál, amikor megbírságolnak vagy beperelnek.
A problémák:
- A kézi ellenőrzés lassú és következetlen
- A követelmények gyorsabban változnak, mint ahogyan Ön követni tudja őket
- A különböző joghatóságok eltérő szabályokkal rendelkeznek
- Senki sem tud több száz követelményt a fejében tartani.
- A gyorsaságra gyakorolt nyomás rövidítésekhez vezet
- Nincs bizonyíték arra, hogy valóban mindent ellenőriztél.
Eredmény: A megfelelés egy pipacsos gyakorlat lesz. Amíg valami el nem romlik.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a megfelelőség és a szabályzatok ellenőrzésében
Az AI ismeri a szabályokat. Dokumentumokat olvas. Összehasonlítja a kettőt. Soha nem fárad el. Soha nem felejt el egy követelményt sem.
Nem helyettesíti a megfelelőségi szakértelmet. Ad hoc helyett szisztematikussá teszi a megfelelőséget.
1. Automatizált megfelelőség-ellenőrzés
Ön megadja az AI-nak a megfelelőségi követelményeket. A rendszer minden dokumentumot ellenőriz ezek alapján.
Példa: GDPR adatvédelmi szabályzat ellenőrzése
A GDPR különleges közzétételeket ír elő. Az AI ellenőrzi az adatvédelmi szabályzatot:
- Az adatkezelő személyazonossága és elérhetőségei
- Az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei (adott esetben)
- Az adatfeldolgozás céljai
- A feldolgozás jogalapja
- Jogos érdekek (adott esetben)
- Címzettek vagy a kedvezményezettek kategóriái
- Nemzetközi adattovábbítás (adott esetben)
- Megőrzési időszakok
- Az érintettek jogai (hozzáférés, helyesbítés, törlés stb.)
- A hozzájárulás visszavonásához való jog
- A felügyeleti hatósághoz benyújtott panaszhoz való jog
- Automatizált döntéshozatali közzétételek (adott esetben)
Az AI visszatér:
- ✓ Jelen: A teljesített követelmények listája
- ✗ Hiányzik: A követelmények listája nem található
- ⚠ Nem egyértelmű: A követelmények esetleg érintettek, de nem egyértelműen megfogalmazottak.
A hiányosságokat még azelőtt kijavítja, hogy a szabályozók megtalálnák őket.
2. Kötelező tartalomellenőrzés
Egyes dokumentumoknak különleges nyelvezetet kell tartalmazniuk. Szóról szóra. Az AI ellenőrzi.
Példa: Állam-specifikus közzétételek
Kalifornia különleges nyelvezetet ír elő a munkaügyi választottbírósági megállapodásokban. New York különleges nyelvezetet ír elő a titoktartási záradékot tartalmazó egyezségi megállapodásokban.
AI ellenőrzések:
- Megvan a szükséges nyelv?
- Elég feltűnő (ha feltűnőre van szükség)?
- Az aktuális verziót használják (ha a nyelvet frissítették)?
Nem támaszkodik a memóriára vagy elavult sablonokra.
3. Több joghatóságnak való megfelelés
Különböző államok, különböző szabályok. Különböző országok, különböző szabályok. Ugyanazon dokumentumnak több szabálykészletnek is meg kell felelnie.
A mesterséges intelligencia egyidejűleg ellenőrzi az összes releváns joghatóságot.
Példa: Szolgáltatási feltételek a több államot érintő szolgáltatáshoz
Az Ön cége Kaliforniában, New Yorkban és Texasban működik. Mindegyik államnak sajátos követelményei vannak a fogyasztói szerződésekre vonatkozóan.
Az AI ellenőrzi a szolgáltatási feltételeket:
- Kalifornia fogyasztóvédelmi törvényei
- A kaliforniai automatikus megújítási törvény követelményei
- New York-i fogyasztóvédelmi előírások
- Texas állam-specifikus rendelkezések
- Szövetségi előírások (FTC stb.)
Az eredmények joghatóságonként mutatják a megfelelés állapotát. Látja, hogy pontosan mit kell hozzáadni az egyes államokhoz.
4. Szabályozási változások nyomon követése
Szabályzatváltozás. Új törvények születnek. Az ügynökségek új útmutatást adnak ki. Bírósági határozatok új követelményeket támasztanak.
A mesterséges intelligencia figyeli a releváns forrásokat:
- Szövetségi nyilvántartás frissítések
- Állami jogszabályi változások
- Ügynökségi iránymutatások és értelmezések
- A megfelelőséget befolyásoló bírósági határozatok
- Iparág-specifikus szabályozó testületek
Ha valami olyan változás történik, ami hatással van rád, az AI jelzi azt:
- Mi változott
- Hatálybalépés napja
- Mely dokumentumok érintettek
- Mit kell frissíteni
Nem akkor tudja meg, hogy a rendeletek megváltoztak, amikor kap egy felszólítást a jogsértésről.
5. Hézagelemzés és javítási javaslatok
A hiányosságok megtalálása egy dolog. Az, hogy tudjuk, hogyan javítsuk ki őket, egy másik.
A mesterséges intelligencia nem csak a hiányzó követelményeket azonosítja, hanem nyelvi javaslatokat is tesz azok kezelésére.
Példa:
Azonosított hiányosság: "A GDPR 13. cikke (2) bekezdésének a) pontjában előírt megőrzési időszakokat nem határozza meg."
Javasolt nyelvezet: "A személyes adatokat [adja meg az időtartamot] vagy addig őrizzük meg, amíg szükséges azon célok eléréséhez, amelyekhez az adatokat gyűjtöttük, kivéve, ha a törvény hosszabb megőrzési időszakot ír elő.".
Nem a nulláról kell kezdeni. Átnézi és testre szabja a javasolt nyelvet.
6. Szabályzat-verzióellenőrzés és ellenőrzési nyomvonal
A megfelelés azt jelenti, hogy bizonyítani kell a megfelelését. Az AI dokumentációt készít:
- Amikor minden egyes szabályzatot ellenőriztek
- Milyen követelményeket ellenőriztek
- Milyen hiányosságokat találtak
- Milyen frissítések történtek
- Amikor a frissítések életbe léptek
- Ki hagyta jóvá a változásokat
Ha auditálják, vagy megfelelőségi vizsgálatot indítanak ellened, akkor egyértelmű nyilvántartással rendelkezel.
Mit jelent ez az Ön számára
Döntéshozóknak
Alacsonyabb megfelelési kockázat.
A szisztematikus ellenőrzés még azelőtt feltárja a hiányosságokat, mielőtt azok szabálysértéssé válnának. Kevesebb bírság. Kevesebb szabályozási probléma. Kevesebb per.
Auditálható folyamatok.
Egyértelmű dokumentáció arról, hogy mit ellenőriztek, mikor és milyen intézkedéseket tettek. A szabályozó hatóságok professzionális megfelelőségi programot látnak.
Gyorsabb dokumentumfrissítés.
Ha a jogszabályok változnak, pontosan tudja, hogy mit kell frissíteni. Nem kell mindent átnézni.
Egységes megfelelés az egész szervezeten belül.
Minden dokumentumot ugyanolyan alapos ellenőrzésnek vetünk alá. Nincs eltérés aszerint, hogy ki van elfoglalva, vagy ki felejtett el ellenőrizni valamit.
Ügyvédek és megfelelőségi csapatok számára
Szisztematikus ellenőrzés a memória helyett.
Nem kell 200 követelményt megjegyeznie. Az AI minden alkalommal ellenőrzi mindet.
Bizonyíték, hogy elvégezte a munkáját.
Egyértelmű feljegyzések arról, hogy a megfelelőségi ellenőrzéseket elvégezték. Ha valami rosszul sül el, bizonyítani tudja a kellő gondosságot.
Proaktív helyett reaktív.
A problémákat a fejlesztés során találja meg, nem a közzététel után. A szabályozási változásokról még azelőtt értesül, hogy az ügyfelek rákérdeznének.
Koncentráljon az összetett ítéletekre.
Az AI kezeli a rutinszerű megfelelőség-ellenőrzést. Ön a szürke területekre, a kockázatértékelésre és a stratégiai megfelelési döntésekre összpontosít.
Az üzlet számára
Gyorsan, szabályok megszegése nélkül.
A megfelelőség ellenőrzése nem lassít le mindent. A gyors automatizált ellenőrzések lehetővé teszik a gyors és biztonságos mozgást.
A megfelelési költségek csökkentése.
Kevesebb idő a kézi ellenőrzésre. Kevesebb megfelelési probléma, amely drága javítást igényel. Alacsonyabb bírságok kockázata.
Építsen bizalmat az érdekelt felekkel.
Az ügyfelek, a partnerek és a szabályozó hatóságok olyan vállalatot látnak, amely komolyan veszi a megfelelőséget.
Valós példa: Adatvédelmi irányelvek frissítése
Az Ön vállalata az Egyesült Államokban és az EU-ban működik. A GDPR új követelményekkel frissült.
AI nélkül:
- A megfelelőségi csapat (idővel) értesül a frissítésről
- Új követelmények felülvizsgálata
- Megtalálja az aktuális adatvédelmi irányelveket tartalmazó dokumentumot
- Kézzel olvassa át a házirendet
- Megpróbál emlékezni az összes új GDPR követelményre
- Tervezetek frissítései
- Elküldi a jogi osztályra felülvizsgálatra
- Jogi felülvizsgálatok és szerkesztések
- A frissítések jóváhagyási folyamaton mennek keresztül
- A weboldal csapata végrehajtja a változtatásokat
- Idő: 3-6 hét
- Kockázat: Lehet, hogy kihagytam valamit
AI-val:
- Az AI észleli a GDPR frissítését (a bejelentés napján)
- AI zászlók: "A GDPR új követelményei befolyásolják az adatvédelmi szabályzatot"
- A mesterséges intelligencia ellenőrzi a jelenlegi irányelveket az új követelményekkel szemben
- Az AI jelentést készít: "Hiányzó 3 kötelező adat", konkrétumokkal.
- A mesterséges intelligencia nyelvet javasol minden hiányzó elemhez
- A megfelelés felülvizsgálja a mesterséges intelligencia javaslatokat és testre szabja
- Jogi felülvizsgálat a javasolt változtatásokról
- A frissítések jóváhagyási folyamaton mennek keresztül
- A weboldal csapata végrehajtja a változtatásokat
- Az AI ellenőrzi, hogy a frissített szabályzat megfelel-e minden követelménynek
- Idő: 3-5 nap
- Kockázat: Átfogó ellenőrzés az összes követelményre vonatkozóan
Ugyanaz a minőség. 75% gyorsabb. Jobb dokumentáció. Nagyobb bizalom.
Amit az AI nem tud
Tisztázzuk, hogy mire nem képes a mesterséges intelligencia.
A mesterséges intelligencia nem értelmezi a kétértelmű szabályozásokat.
Ha a törvény egyértelmű, a mesterséges intelligencia ellenőrzi a betartását. Ha értelmezésre van szükség, az emberek döntenek a megfelelés módjáról.
A mesterséges intelligencia nem hoz üzleti döntéseket a kockázatokról.
Azonosítja a megfelelési hiányosságokat. Ön dönti el, hogy azonnal kijavítja-e azokat, elfogadja-e a kockázatot, vagy más megközelítést keres.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a megfelelőségi ítéletet.
Néha a megfelelés nem fekete-fehér. Az AI jelzi a problémát. A megfelelőségi szakember dönt.
A mesterséges intelligencia nem marad örökké automatikusan frissítve.
A szabályozási felügyelet karbantartást igényel. A mesterséges intelligencia szabályrendszerét új szabályokkal kell kiegészíteni. Ezt valakinek kezelnie kell.
A mesterséges intelligencia nem tesz engedelmessé.
Segít a megfelelőség ellenőrzésében. A hiányosságokat továbbra is ki kell javítania, irányelveket kell bevezetnie és végig kell vinnie.
A mesterséges intelligencia egy megfelelési eszköz. A megfelelőségi szakemberek továbbra is nélkülözhetetlenek.
Hogyan kezdjünk hozzá
1. Határozza meg a megfelelőségi követelményeket.
Milyen előírások vonatkoznak az Ön vállalkozására? Milyen iparági előírásoknak kell megfelelnie? Milyen szerződéses kötelezettségei vannak?
2. Dokumentálja a jelenlegi megfelelőségi ellenőrzési listákat.
Mit ellenőriz jelenleg? Mit kellene ellenőriznie? Tegye ezt egyértelművé.
3. Kockázat szerinti rangsorolás.
Kezdje a nagy kockázatú megfelelési területekkel (GDPR, HIPAA, pénzügyi előírások). Később hozzáadhatja az alacsonyabb kockázatú területeket.
4. AI szabálykészletek készítése.
Képezze a mesterséges intelligenciát a megfelelőségi követelményekre. Minél egyértelműbb és specifikusabb, annál jobb.
5. Tesztelés a meglévő dokumentumokon.
Futtasson AI-megfelelőségi ellenőrzéseket a jelenlegi irányelveken és szerződéseken. Nézze meg, mit talál. Ellenőrizze a pontosságot.
6. Integrálás a munkafolyamatba.
A mesterséges intelligencia megfelelőségének ellenőrzése legyen standard lépés. Dokumentumtervezet → AI-ellenőrzés → emberi felülvizsgálat → jóváhagyás.
7. Ellenőrzés és finomítás.
Kövesse nyomon a hamis pozitív és hamis negatív eredményeket. A mesterséges intelligencia szabályainak finomítása. Tartsa naprakészen a szabályozási felügyeletet.
Gyakori kérdések
Milyen jogszabályokat ellenőrizhet a mesterséges intelligencia?
Bármilyen egyértelmű, dokumentált követelményekkel rendelkező szabályozás. GDPR, CCPA, HIPAA, SOX, iparág-specifikus előírások. Minél egyértelműbb a szabály, annál jobban teljesít az AI.
Tudja a mesterséges intelligencia kezelni a vállalatspecifikus irányelveket?
Igen. A mesterséges intelligencia képes ellenőrizni a dokumentumokat a belső irányelvek, a márkairányelvek, a szerződéses szabványok és a vállalatspecifikus követelmények alapján.
Mi a helyzet az iparág-specifikus megfeleléssel?
A mesterséges intelligencia iparági szabályozásokra (pénzügyi szolgáltatások, egészségügy, gyártás stb.) képezhető. Megfelelő beállításához szakterületi szakértelemre van szükség.
Mennyire pontos a mesterséges intelligencia megfelelőség-ellenőrzés?
Kifejezett követelmények (konkrét közlések, előírt nyelvezet): 90-95%. Értelmező követelmények: Alacsonyabb, emberi megítélést igényel. Ezért az emberi felülvizsgálat továbbra is alapvető fontosságú.
Működik ez a nemzetközi megfelelés esetében?
Igen. A mesterséges intelligencia több ország szabályozását is ellenőrizheti. Különösen hasznos a különböző joghatóságok között működő vállalatok számára.
Hogyan tartja naprakészen a mesterséges intelligenciát a szabályozási változásokkal kapcsolatban?
Automatizált nyomon követés és szakértői felülvizsgálat kombinációja. A nagyobb változások automatikusan megjelennek. A szakértők validálják és frissítik a mesterséges intelligencia szabálykészleteket.
A lényeg
A megfelelésnek nem kell az emlékezetre és a reményre hagyatkoznia.
A mesterséges intelligencia szisztematikusan ellenőrzi a dokumentumokat a szabályozási követelményekkel szemben. Figyelemmel kíséri a változásokat. Jelzi a hiányosságokat. Javításokat javasol. Mindent dokumentál.
Az eredmény: alacsonyabb megfelelési kockázat, gyorsabb dokumentumfrissítés, jobb ellenőrzési felkészültség, és a megfelelési csapatok a kézi ellenőrzés helyett stratégiai munkát végeznek.
Nincs varázslat. Csak szisztematikus megfelelés-ellenőrzés méretarányosan.
Készen áll a megfelelőség-ellenőrzés javítására?
Minden szervezetnek más-más megfelelési követelményei, kockázati profiljai és folyamatai vannak.
Nem általános megfelelési eszközöket árulunk. Az Ön egyedi szabályozásait és megfelelési kihívásait vizsgáljuk. Azonosítjuk, hogy a mesterséges intelligencia hol nyújtja a legnagyobb értéket. Olyan ellenőrző rendszereket építünk, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.
Beszéljünk az Ön megfelelési követelményeiről és arról, hogy az AI hol segíthet.
