AI az alkalmazottak felvételéhez: Nagyszerű első benyomást kelteni a léptékben
Az első benyomás számít. Amikor egy új alkalmazott elkezdi a munkát, az első hét mindent elárul a vállalatról.
Zökkenőmentes beszállás? Profi. Szervezett. Biztosak abban, hogy jó döntést hoztak.
Rendetlen beszállás? Elveszett. Zavarodott. Csodálkoznak, hogy mibe keveredtek. Néhányan kilépnek, mielőtt igazán elkezdenék.
A probléma: a bevezetés ismétlődő, de részletes. Ugyanaz a folyamat minden felvételkor. De mindegyiknél van papírmunka, rendszer-hozzáférés, felszerelés, képzés, bemutatkozás. Ha valami kimarad, az problémákat okoz.
Az AI ezt tökéletesen kezeli. Minden alkalommal ugyanazt a folyamatot követi. Soha nem felejt el egy lépést sem. Nyomon követi, hogy mi van elvégezve és mi van függőben. Azonnal válaszol az új alkalmazottakkal kapcsolatos kérdésekre.
A csapata nem a papírmunkát hajszolja, hanem elkezdi fogadni az embereket.
Miért nehezebb a beszállás, mint kellene
A beszállás papíron egyszerűnek tűnik. Új alkalmazott. Papírmunka. Képzés. Kész.
A valóság rendezetlenebb.
A nyomtatványok hiányosan érkeznek. Az informatikai hozzáférés késik, mert valaki elfelejtette elküldeni a jegyet. A képzési feladatok manuálisak - valakinek utána kell néznie, hogy mi szükséges az egyes szerepkörökhöz. A felszerelésrendelések kiesnek a repedéseken. Az új alkalmazottaknak kérdéseik vannak, de a HR-esek más tüzekkel vannak elfoglalva.
Az új alkalmazott csak ül és várakozik. Talán a rendszerhez való hozzáférésre. Talán a felszerelésre. Talán arra, hogy valaki megmondja neki, mit kell tennie. Nem túl jó kezdés.
A HR-csapat tudja, hogy ez rossz. Nem lusták vagy inkompetensek. Túlterheltek. Minden új alkalmazott több mint 20 feladatot jelent több rendszerben. Ha ezt megszorozzuk minden egyes felvétellel havonta, máris káosz alakul ki.
Néhány új alkalmazott nagyszerű beilleszkedést kap, mert a megfelelő személy segített nekik. Másoknak szörnyű tapasztalatokat szereznek, mert egy zsúfolt héten kezdték. A következetesség lehetetlen, ha minden kézzel történik.
Ez nem az emberekkel kapcsolatos probléma. Ez egy folyamatprobléma. A mesterséges intelligencia pedig folyamatokra van kitalálva.
Mit tesz a mesterséges intelligencia az Onboardingban
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a HR-t a munkaerő-felvételben. Biztosítja, hogy semmi se maradjon ki a rostán. Íme, hogyan.
Valójában működő dokumentumfeldolgozás
Az újonnan felvett munkavállalók benyújtják a formanyomtatványokat. Adóügyi dokumentumok. Közvetlen befizetési információk. Vészhelyzeti kapcsolattartók. Juttatások beiratkozása. Biztosítéki visszaigazolások.
Valakinek át kell néznie minden egyes űrlapot. Kivonatolja az adatokat. Be kell vinni a rendszerekbe. Iktatni a dokumentumokat. Győződjön meg róla, hogy semmi sem hiányzik.
A mesterséges intelligencia ezt automatikusan elvégzi.
Megérkezik az űrlap. A mesterséges intelligencia kivonja az információkat. Ellenőrzi, hogy a szükséges mezők kitöltöttek-e. Az adatokat továbbítja a megfelelő rendszerekbe - HRIS, bérszámfejtés, juttatási platform. A dokumentumot a munkavállalói nyilvántartásba helyezi. Jelzi a hiányzó vagy hibás adatokat.
Nincs manuális adatbevitel. Nincs átírási hiba. Nem vesznek el űrlapok valakinek a postaládájában. Csak feldolgozás és kész.
Ha a formanyomtatványok hiányosak, az AI azonnal értesíti az új alkalmazottat: "Az Ön közvetlen befizetési űrlapjáról hiányzik a számlaszám. Kérjük, küldje be újra." Nem három nappal később, amikor a HR végre átnézi - azonnal.
Ez önmagában órákat takarít meg egy új alkalmazottal. Évente több tucat vagy több száz felvett munkavállaló esetében ez gyorsan összeadódik.
Képzési megbízás, amely valójában személyre szabott
Minden szerepkörhöz szükséges képzés tartozik. Megfelelőségi képzés. Rendszerképzés. Szerepkör-specifikus képzés. Osztályok eligazítása.
Ennek manuális hozzárendelése fárasztó. Nézzen utána, hogy mi szükséges ehhez a szerepkörhöz. Ellenőrizze a helyspecifikus követelményeket. Adjon hozzá részlegspecifikus tartalmat. Készítse el a képzési tervet. Íratja be a személyt. Kövesse nyomon a teljesítést.
Az AI kezeli ezt.
Az új alkalmazottak adatai bekerülnek a rendszerbe - szerepkör, osztály, hely. Az AI tudja, hogy az egyes kombinációkhoz milyen képzésre van szükség. Automatikusan létrehoz egy személyre szabott beilleszkedési tervet. Beírja az új alkalmazottat a megfelelő tanfolyamokra. A prioritás alapján határidőket állít be.
Értékesítési képviselő Kaliforniában? Értékesítési képzésben, Kalifornia-specifikus megfelelésben, vállalati eligazításban és CRM-képzésben részesülnek. Szoftvermérnök Németországban? Más megfelelés, más eszközök, más bevezetési útvonal.
Ugyanaz a minőség mindenki számára. Semmi sem hiányzik. Nincs kézi keresés.
Teljesítéskövetés, amely mozgásban tartja a dolgokat
A beszállás nem egy feladat, hanem 30 feladat. Néhány gyors. Néhány napokig tart. Némelyik attól függ, hogy más feladatokat előbb elvégezzünk.
Ki követi mindezt? Általában egy HR-koordinátor egy táblázattal. "Az IT beállította a fiókjukat? Elvégezték a megfelelőségi képzést? Elküldték az I-9-et? Beütemezte a menedzserük a bejelentkezést?"
Az AI mindent automatikusan nyomon követ.
Minden feladatnak van státusza. Nem indult. Folyamatban. Befejezett. Késedelmes. A mesterséges intelligencia mindezt valós időben figyeli.
Ha valami lejárt, a mesterséges intelligencia emlékeztetőket küld. Az új alkalmazottnak, ha valamit el kell végeznie. A HR-nek, ha valami elakadt. A vezetőknek, ha intézkedniük kell.
Semmi sem marad ki a résen. Senkinek sem kell manuálisan nyomon követnie 30 feladatot 10 új alkalmazott esetében. A rendszer kezeli ezt.
A HR egy műszerfalon látja: az egyes új alkalmazottak beilleszkedési státuszát egy pillantással. Ki van a pályán. Ki van leblokkolva. Mire kell odafigyelni. Ennyi.
Mindig elérhető támogatás az új alkalmazottak számára
Az új alkalmazottaknak kérdéseik vannak. Rengeteg.
"Hol parkoljak?" "Hogyan tudom beállítani az e-mail címemet?" "Mikor kezdődnek a juttatások?" "Hol találom a munkavállalói kézikönyvet?" "Mi a dress code?" "Hogyan nyújthatom be a kiadásaimat?"
Ezek egyszerű kérdések. De valakinek válaszolnia kell rájuk. És az újonnan felvett alkalmazottaknak gyakran a munkaidőn kívül - például vasárnap este, a hétfői kezdés előtt.
Az AI chatbot kezeli ezt. 24/7. Azonnal.
Ismeri az Ön irányelveit. Ismeri az eljárásokat. Ismeri az újonnan felvett munkavállalók gyakori kérdéseit. Pontosan és azonnal válaszol.
Összetett vagy kényes kérdések esetén a kontextusban lévő emberhez fordul. A rutinszerű 80% kérdéseket azonban a HR bevonása nélkül kezeli.
Az újonnan felvett munkatársak úgy érzik, hogy támogatják őket. A HR nem ugyanazokat a kérdéseket kell ismételten megválaszolnia. Mindenki boldogabb.
Egységes élmény a mennyiségtől függetlenül
A kézzel történő beszállással a következő az igazi probléma: a minőség változó.
Egy új alkalmazott akkor kezd, amikor a HR csendben van. Kézzel-lábbal való kiszolgálásban részesülnek. Minden tökéletes. A következő alkalmazott egy forgalmas héten kezd. Rohanó beilleszkedés. A dolgok kimaradnak. Rosszabb tapasztalat.
A mesterséges intelligenciával minden új alkalmazott ugyanolyan minőséget kap. Ugyanaz a folyamat. Ugyanaz a teljesség. Ugyanaz a reakciókészség.
Nem számít, hogy az adott héten 1 vagy 20 embert veszel fel. A mesterséges intelligencia ugyanolyan minőségben kezeli.
Ez különösen kritikus a változó munkaerő-felvételű vállalatok számára - szezonális kiugrások, növekedési fázisok, felvételi tilalmak. A mesterséges intelligencia azonnal skálázódik.
Mit jelent ez az Ön számára
HR igazgatóknak és személyzeti vezetőknek
- Következetes bevezetés méretarányosan. Ugyanaz a minőség, akár 2 embert, akár 20 embert vesz fel abban a hónapban.
- Gyorsabb termelékenység. Az új alkalmazottak már az első naptól kezdve rendelkeznek azzal, amire szükségük van. Nincs várakozás a hozzáférésre vagy információra.
- Jobb új alkalmazottak megtartása. A jó bevezetési tapasztalatok közvetlenül összefüggnek a megtartással. Azok az emberek, akik korán érzik, hogy támogatják őket, tovább maradnak.
- Alacsonyabb HR adminisztratív terhek. Kevesebb idő a nyomtatványok hajkurászására. Kevesebb idő a kitöltés nyomon követésére. Kevesebb idő a rutinkérdések megválaszolására.
- A beszállás minőségének átláthatósága. A befejezési arányokra, szűk keresztmetszetekre, a termelékenységig eltelt időre vonatkozó adatok. Láthatja, mi működik és mi nem.
- Jobb munkáltatói márka. Az új alkalmazottak beszélnek. A jó beilleszkedés pozitív szájpropagandát eredményez. A rossz beilleszkedés ennek az ellenkezőjét okozza.
HR-menedzserek és koordinátorok számára
- Ne hajszolja tovább a papírmunkát. A mesterséges intelligencia automatikusan feldolgozza a dokumentumokat. Ön csak a kivételeket vizsgálja felül.
- Hagyjon fel a feladatok kézi nyomon követésével. A rendszer mindent nyomon követ. Látja, hogy mire kell figyelni, nem pedig minden részletre.
- Ne válaszoljon többé ugyanazokra a kérdésekre. A mesterséges intelligencia a rutinszerű megkereséseket kezeli. Ön kezeli az összetett vagy érzékeny kérdéseket.
- Több idő az emberi dolgokra. Az újonnan felvett munkatársak érezzék, hogy szívesen látják őket. Az aggályok kezelése. Kapcsolatok kiépítése. Az igazán fontos dolgok.
- Kevesebb stressz a zsúfolt időszakokban. Amikor a munkaerő-felvétel megugrik, a mesterséges intelligencia skálázódik. Nem fulladsz bele a felvételi adminisztrációba.
Új alkalmazottak számára
- Egyértelmű folyamat az első naptól kezdve. Tudod, mit kell tenned. Mikor kell megtenni. Mire van szükség. Nincs zűrzavar.
- Gyors válaszok a kérdésekre. Ne várjon napokat egyszerű információkra. Az AI azonnal válaszol.
- Minden, amire szüksége van, amikor szüksége van rá. Rendszer-hozzáférés. Felszerelés. Képzés. Nincs várakozás olyan dolgokra, amelyeknek már készen kellene lenniük.
- Szakmai tapasztalat. Ez az a vállalat, amelyről azt hitte, hogy csatlakozik. Szervezett, hatékony, professzionális.
- Koncentráljon a munka megtanulására. Nem a nyomtatványok lekérdezésével vagy az alapvető logisztika kitalálásával. Koncentrálhat arra, hogy ténylegesen produktívvá váljon.
Amit az AI nem fog megtenni
Legyünk reálisak a korlátok tekintetében.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti az emberi fogadtatást. Nem rendelkezik a menedzser bejelentkezéssel. Nem építi a csapatkapcsolatokat. Nem érzékeli, ha egy új alkalmazottnak nehézségei vannak, és támogatásra van szüksége.
Az igazgatási folyamatot kezeli. Nyomtatványok. Képzési feladatok. Feladatkövetés. Rutin kérdések.
Az emberi kapcsolat még mindig az emberektől származik. A "Hogy érzed magad?" beszélgetés. A közös ebéd. A mentorálás. A kultúra átadása.
A mesterséges intelligencia gondoskodik arról, hogy az adminisztratív dolgok ne álljanak az emberi dolgok útjába. Ha az új alkalmazottak nem várnak a rendszerhez való hozzáférésre, vagy nem zavarodnak össze a nyomtatványokkal, a csapata a tényleges fogadtatásukra koncentrálhat.
A mesterséges intelligencia sem tudja kijavítani a rossz beilleszkedési folyamatot. Ha az ügyfélfelvételi folyamat alapvetően hibás, az AI csak hatékonyabban fogja végrehajtani a hibás folyamatot. Először a folyamatot kell kijavítania, majd az AI segítségével következetesen végrehajtania.
Valós világbeli hatás
Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?
Egy növekvő vállalat mesterséges intelligenciát alkalmaz a beszálláshoz. Korábban: a HR-koordinátorok 6-8 órát töltöttek a beszervezéssel új alkalmazottanként. Utána: 2 óra. Ez személyenként 4-6 óra megtakarítás.
Egy olyan vállalat esetében, amely havonta 5 embert vesz fel, ez havi 20-30 órát jelent. Ez egy fél teljes munkaidős teljes munkaidős állás csak az automatizálásból adódik.
Az újonnan felvett munkatársak termelékenységi ideje csökken. Korábban átlagosan 8 napot vett igénybe, amíg az új alkalmazottaknak minden szükséges hozzáféréssel rendelkeztek és elvégezték a kötelező képzést. Utána: 3 nap. Ez 5 nap termelékenységnövekedést jelent felvételenként.
Az új alkalmazottak elégedettségi mutatói javulnak. Gyors válaszok. Egyértelmű folyamat. Szakmai tapasztalat. Az emberek jól érzik magukat a döntésükkel kapcsolatban.
A 90 napos megtartás 8%-vel javul. Ha a beilleszkedés zökkenőmentes, kevesebb ember lép ki az első hónapokban.
Ez nem elméleti kérdés. Ez történik, ha a mesterséges intelligencia megfelelően kezeli a beszállással kapcsolatos adminisztrációt.
Kezdő lépések
Nem kell mindent egyszerre automatizálni. Kezdje a legnagyobb fájdalmas ponttal.
A legtöbb vállalat számára ez a dokumentumfeldolgozás. A nyomtatványok hiányosan érkeznek. Kézi adatbevitel. A dolgok elvesznek. Kezdje ott.
Vagy talán ez a kiképzési feladat. Túlságosan manuális. Kihagynak dolgokat. Különböző emberek különböző minőséget kapnak. Először ezt javítsa ki.
Vagy talán az új alkalmazottakkal kapcsolatos kérdések. Ugyanazok a kérdések újra és újra. Lassú válaszidő. Hagyja, hogy a mesterséges intelligencia kezelje ezt.
Válasszon ki egy szűk keresztmetszetet. Alkalmazza a mesterséges intelligenciát. Mérje a hatást. Ezután terjessze ki a bevezetés más részeire is.
Minden vállalatnál más és más a beilleszkedés. Az Ön űrlapjai egyediek. Az Ön rendszerei sajátos követelményeket támasztanak. A folyamatnak vannak bizonyos szakaszai.
Ezért a mesterséges intelligencia bevezetése nem "plug-and-play". Az Ön tényleges munkafolyamatához kell illeszkednie. Az Ön aktuális eszközeihez. Az Ön tényleges követelményeihez.
A lényeg
A beszállás számít. Hatással van a megtartásra, a produktivitásig eltelt időre és a munkavállalói élményre. A rossz beilleszkedés drága - az emberek elmennek, vagy maradnak, de tovább tart, amíg produktívvá válnak.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a beszállás emberi oldalát. Az adminisztratív oldalt kezeli, így csapata az emberi oldalra koncentrálhat.
Az eredmény: egyenletes minőség, gyorsabb termelékenység, jobb megtartás és olyan HR-csapatok, amelyek nem fulladnak bele a papírmunkába a növekedési időszakokban.
Ez nem hype. Ezt teszi a mesterséges intelligencia a beillesztés során, ha jól csinálják.
Készen áll az Onboarding javítására?
Mi nem általános bevezető AI-t árulunk. Az Ön egyedi folyamatát vizsgáljuk. Az Ön űrlapjait. A rendszereit. Az Ön követelményeit. Az Ön volumenét.
Ezután olyan mesterséges intelligenciát építünk, amely megfelel annak, ahogyan az embereket ténylegesen beszállítják. Nem valamilyen idealizált folyamathoz - az Ön tényleges folyamatához.
Nincs hype. Nincs túlértékesítés. Csak gyakorlatias mesterséges intelligencia, amely mindenki számára jobbá teszi a beszállítást.
