AI for Financial Reporting & Analysis: Kevesebb összeszerelés, több betekintés
A pénzügyi beszámolás alapvető fontosságú. Ebből tudja, hogy mi történt. A vezetés így hoz döntéseket. Így értékeli az igazgatóság a teljesítményt.
Emellett hihetetlenül ismétlődő.
Adatok lehívása öt különböző rendszerből. Exportálás Excelbe. Tisztítsa meg. Számítsa ki az eltéréseket. Állítsa össze ugyanazokat a táblázatokat, mint a múlt hónapban. Formázzon meg mindent. Írja meg a megjegyzést, hogy mi változott. Ellenőrizze az összes képletet. Küldje el. Aztán valaki feltesz egy utólagos kérdést, és újra kell kezdened az egészet.
A tartalom változik. A szerkezet nem. Az elemzés értékes. Az összeszerelés csak munka.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a pénzügyi elemzést. Az összeszerelést végzi. Az adatgyűjtést. A számításokat. Az első vázlatot. Így a csapata arra koncentrálhat, hogy mit is jelentenek valójában a számok.
A jelentési probléma
A pénzügyi csapatok rengeteg időt töltenek a jelentéskészítés mechanikájával:
Az adatok mindenhol élnek:
Bevételek az ERP-ben. Vevői mérőszámok a CRM-ben. Létszám a HRIS-ben. Marketingkiadások a saját rendszerükben. Webanalitika egy másik eszközben. Az értékesítési részlegek külön táblázatokkal rendelkeznek.
Kézi adatgyűjtés:
Jelentkezzen be minden rendszerbe. Exportálja a megfelelő adatokat. Másolja be a fő táblázatba. Remélem, nem maradt ki semmi. Remélem, a formátumok egyeznek. Remélem, senki sem változtatta meg az oszlopneveket.
Ismétlődő számítások:
Költségvetés vs. tényleges. Hónapról hónapra. Évről évre. Negyedéves trendek. Ugyanazok a képletek. Különböző számok. Minden egyes időszakban.
Kézi varianciaelemzés:
Miért emelkedik a bevétel 8%? Áss bele az adatokba. Termékösszetétel. Földrajzi összetétel. Árváltozások. Mennyiségi változások. Aztán megírja. Minden hónapban.
Formázás és megjelenítés:
A számoknak jól kell kinézniük. A táblázatok következetesen formázottak. A diagramok a megfelelő oldalakon. A fejlécek és láblécek helyesek. PowerPoint diák frissítve.
Verzióvezérlés fejfájás:
Ön elküldi a v1-et. Valaki hibát talál. Ön elküldi a v2-t. Valaki más vágást akar. Elküldöd a v3-at. Most már három verzió van forgalomban.
Mire a jelentés elkészül, már kimerülsz. És még nem végeztél tényleges elemzést. Csak összegyűjtötted az információkat.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a jelentéstétel és elemzés terén
Automatikusan mindenhonnan adatokat húz
Az AI csatlakozik az összes rendszeréhez:
- ERP rendszerek (SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics stb.)
- CRM rendszerek (Salesforce, HubSpot stb.)
- Adattárházak és adatbázisok
- Táblázatok és megosztott meghajtók
- Felhőalapú tárolási és együttműködési eszközök
- Harmadik fél adatforrásai
Nincs többé bejelentkezés és exportálás. Nincs több másolás-beillesztés. A mesterséges intelligencia pontosan azt szerzi le, amire szüksége van, amikor szüksége van rá.
Automatikusan kezeli a különböző adatformátumokat. Különböző formátumú dátumok? Különböző pénznemek? Különböző mértékegységek? A mesterséges intelligencia mindent normalizál, hogy minden együtt működjön.
Frissített adatok? Az AI automatikusan frissül. Nincs többé "ez a jelentés..." állapotú adatokat használ, mert kedd reggel kézzel hívta elő.
Mindent azonnal kiszámít
A kézzel percekig tartó standard pénzügyi számítások másodpercek alatt történnek:
Eltérésszámítások:
- Költségvetés vs. tényleges (dollár és százalék)
- Előrejelzés vs. tényleges
- Előző időszaki összehasonlítások
- Előző évi összehasonlítások
- Terv eltérés az év végi kumulatív értékkel szemben
Trendelemzés:
- Havi növekedési ráták
- Negyedéves tendenciák
- Gördülő átlagok
- Szezonális kiigazítások
- Futási sebesség számítások
Arányelemzés:
- Marzsok (bruttó, működési, nettó)
- megtérülési mutatók (ROA, ROE, ROIC)
- Hatékonysági mutatók (eszközforgalom, készletforgalom)
- Likviditási mutatók (rövid lejárat, gyorsasági mutató)
- Egyéni KPI-k az Ön vállalkozására jellemzően
A mesterséges intelligencia nem csak számol. Kezeli a bosszantó peremeseteket is. Osztás nullával? Hiányzó adatok? Strukturális változások a számlatükörben? Ezeket intelligensen kezeli, ahelyett, hogy megszakadna.
Megmagyarázza, mi változott
Itt válik érdekessé a mesterséges intelligencia. Nem csak számokat mutat. Megmagyarázza őket.
Automatikus eltérés kommentár:
"A bevétel $2,3M (12%) növekedett az előző hónaphoz képest, amit az X termék 15% ($1,8M) és az Y termék 8% ($0,6M) növekedése okozott, amit részben ellensúlyozott a Z termék 3% ($0,1M) csökkenése."
A mesterséges intelligencia írja az első tervezetet. Ön átnézi, finomítja és kiegészíti a szövegkörnyezetet. De nem üres lapról indul.
A járművezető azonosítása:
A mesterséges intelligencia nem csak azt mondja, hogy a bevétel emelkedett. Megállapítja, hogy miért:
- Mennyiségi változások vs. árváltozások
- Termékösszetétel-eltolódások
- Földrajzi teljesítmény
- Ügyfélszegmens-változások
- Szezonalitás vs. valódi növekedés
Számszerűsíti az egyes vezetők hozzájárulását. "A volumen 8%, az árképzés 3%, a mix hatása +1%." Most már tudja, mi mozgatta meg a tűt.
Természetes nyelvi összefoglalók:
Ahelyett, hogy a vezetőket táblázatok olvasására kényszerítené, a mesterséges intelligencia egyszerű nyelven ír összefoglalókat. "Ebben a hónapban 5%-tel felülmúltuk a tervet, elsősorban az északkeleti régió vártnál erősebb keresletének köszönhetően."
Foltok mintázatok és anomáliák
Az emberek nagyszerűek az elemzésben. Az emberek szörnyűek abban, hogy több ezer adatpontot ellenőrizzenek minták után kutatva.
A mesterséges intelligencia ennek az ellenkezője.
Trendérzékelés:
A bruttó árrés három egymást követő hónapban csökkent. Minden hónapban kis mértékben csökkent. Könnyű elszalasztani egyenként. Az AI észreveszi a trendet és jelzi.
Rendellenesség-érzékelés:
A dallasi iroda marketingkiadásai 40%-tel magasabbak a szokásosnál. Lehet, hogy jogos. Lehet hiba is. Akárhogy is, érdemes ellenőrizni. Az AI jelzi.
Korrelációelemzés:
Ha az eladások növekednek, a szállítási költségek általában arányosan nőnek. Ebben a hónapban nem így történt. Miért nem? Az AI észreveszi és megkérdőjelezi.
Küszöbérték-ellenőrzés:
Minden $50K feletti számla pénzügyi igazgatói felülvizsgálatot igényel. Minden 10% feletti eltérés magyarázatot igényel. Minden negatív árrés vizsgálatot igényel. A mesterséges intelligencia folyamatosan figyeli és riasztja a küszöbértékek átlépésekor.
Csapata nem tud minden egyes tételt minden hónapban kézzel ellenőrizni. A mesterséges intelligencia képes rá. Felhívja a figyelmét a fontos dolgokra, ahelyett, hogy hagyná, hogy azok hatalmas adathalmazokban rejtőzzenek.
Automatikusan generál jelentéseket
Ha az AI ismeri a szabványos jelentésformátumot, automatikusan létrehozza azokat:
Havi pénzügyi csomagok:
Eredménykimutatás, mérleg, pénzforgalom, eltérések kommentálása, KPI műszerfal. Minden hónapban ugyanaz a formátum. A számok automatikusan frissülnek.
Táblacsomagok:
Vezetői összefoglaló, legfontosabb mérőszámok, szegmensek teljesítménye, kockázatok és lehetőségek. Automatikusan generálva, készen áll az Ön felülvizsgálatára és finomítására.
Osztályjelentések:
Minden részleg saját P&L-t és mérőszámokat kap. Ugyanabból az adatforrásból generálva. Egységes definíciók. Nincs kézi felosztás.
Egyedi nézetek:
Az értékesítés szeretné látni a bevételeket régiónként. Az üzemeltetés a költségeket létesítményenként szeretné látni. A marketing a ROI-t szeretné csatornánként. A mesterséges intelligencia minden egyes nézetet ugyanazokból az alapadatokból hoz létre.
A mesterséges intelligencia létrehozza az első tervezetet. Ön átnézi azt. Adjon hozzá kontextust. Állítsd be, amit be kell állítani. De nem minden alkalommal a semmiből építkezik.
Ad Hoc kérdések gyors megválaszolása
Az elnökségi ülés 30 perc múlva lesz. Valaki megkérdezi: "Mi volt a bevételünk trendje Középnyugaton az X termékből az elmúlt 6 negyedévben?"
Az AI előtt: pánik. Adatok exportálása. Szűrés. Számítás. Gyors grafikon készítése. Remélem, hogy jó.
Mesterséges intelligenciával: tegye fel a kérdést. Másodpercek alatt megkapja a választ. Ellenőrizze, hogy ésszerűnek tűnik-e. Mutasd meg a táblának.
A mesterséges intelligencia bármilyen módon fel tudja darabolni a pénzügyi adatait:
- Termék, régió, ügyfél, csatorna, időszak szerint
- Bármelyik metrikával, amelyet meghatároz
- Táblázatokban, diagramokban vagy elbeszélésekben
- Bármilyen formátumba exportálható
Az ad hoc már nem jelent órákig tartó munkát. Más kérdéseket jelent, ugyanazzal a sebességgel.
Mit jelent ez az Ön számára
CFO-k és pénzügyi vezetők számára
Gyorsabb zárási ciklusok:
Ha a jelentéstétel összeszerelése automatikus, akkor gyorsabban lezárja. Kétnapos zárás ötnapos helyett. Ugyanaz a minőség, kevesebb idő.
Több idő a stratégiai munkára:
Csapata kevesebb időt tölt a jelentések elkészítésével, és több időt azzal, hogy megértse, mit jelentenek. Több időt fordít a "kell-e" kérdésekre a "mennyit" kérdések helyett.
Jobb döntéstámogatás:
Ha órák helyett percek alatt tud válaszolni a kérdésekre, a vezetők jobb információk birtokában hozhatnak döntéseket. Kevesebb találgatás, több adat.
Következetes jelentéstétel:
Minden alkalommal ugyanazok a meghatározások. Mindig ugyanazok a számítások. Nincs több "várjunk csak, hogyan számoltuk ezt ki a múlt hónapban?" pillanat.
Könnyebb ellenőrzések:
A könyvvizsgálók meg akarják érteni a számokat. Ha a jelentések automatikusan generálódnak ellenőrzött adatforrásokból, dokumentált számításokkal, azt sokkal könnyebb megmagyarázni és alátámasztani.
Kontrollerek és számviteli vezetők számára
Ne készítse újra ugyanazokat a jelentéseket:
A hó végi csomagok, amelyek két napig tartottak, most két órát vesznek igénybe. Ennek nagy része felülvizsgálat, nem összeszerelés.
Kapja el a hibákat, mielőtt azok kikerülnek:
A mesterséges intelligencia jelzi az értelmetlen dolgokat. Szokatlan trendek. Elrontott számítások. Hiányzó adatok. A problémákat még azelőtt kijavíthatja, hogy bárki észrevenné őket.
Pánik nélkül kezelje a jelentési kérelmeket:
"Ki tudod húzni a bevételt régiónként az elmúlt három évre vonatkozóan negyedévenként?" Régen ez egy projekt volt. Most öt perc.
Koncentráljon a magyarázatra, ne a számolgatásra:
Az Ön feladata, hogy segítsen az embereknek megérteni a számokat. Amikor a mesterséges intelligencia elvégzi a matematikát, neked van időd elmagyarázni, hogy mi történik.
Pénzügyi elemzők számára
Gyorsabban juthat el a meglátásokhoz:
Ne töltsön 80% időt adatfeldolgozással és 20% időt elemzéssel. Fordítsa meg ezt az arányt. A mesterséges intelligencia birkózik. Ön elemez.
További forgatókönyvek felfedezése:
Ha órák helyett percek alatt lefuttathatja az elemzést, több lehetőséget fedezhet fel. Több "mi lenne, ha" forgatókönyv. Mélyebb merülés az érdekes mintákba.
Olyan munkát végezzen, amely valóban hasznosítja a képességeit:
Nem azért mentél a pénzügyekre, hogy adatokat másolj-pasztázz. Azért mentél a pénzügyre, hogy megértsd az üzleti teljesítményt. A mesterséges intelligencia lehetővé teszi, hogy erre koncentráljon.
Legyen jobb üzleti partner:
Ha gyorsan és jó adatokkal tudsz válaszolni a kérdésekre, akkor te leszel az a személy, akivel mindenki beszélni akar. Ön segít a döntések meghozatalában, ahelyett, hogy csak az eredményekről számolna be.
Gyakori jelentéstételi forgatókönyvek
Hónap végi zárójelentés
A zárás megtörtént. A könyvek zárva vannak. Most kezdődik a jelentéstétel.
Az AI automatikusan:
- Végleges számok letöltése az ERP rendszerből
- kiszámítja az összes eltérést a költségvetéshez és a korábbi időszakokhoz képest
- Standard P&L, mérleg, cash flow kimutatások készítése
- A főbb mozgásokat magyarázó eltérési kommentárokat készít.
- KPI műszerfalak készítése grafikonokkal és trendekkel
- Mindent az Ön sablonjainak megfelelően formáz
- A jelentések eljuttatása a megfelelő személyekhez
Az ellenőr felülvizsgálja a csomagot. Konkrét kérdésekkel kapcsolatos kontextust ad hozzá. Szükség esetén kiigazítja a kommentárt. Jóváhagyja a terjesztést. Teljes idő: két nap helyett 90 perc.
Igazgatósági ülés előkészítése
Az igazgatótanács negyedévente ülésezik. Látni akarják a teljesítményt, a tendenciákat és a kilátásokat.
Az AI létrehozza:
- Vezetői összefoglaló a legfontosabb tudnivalókkal
- Negyedéves eredménykimutatás eltéréselemzéssel
- Éves teljesítmény a tervhez képest
- Kulcsfontosságú mérőszámok és KPI trendek
- A szegmensek teljesítményének bontása
- Pénzügyi és mérleg-összefoglaló
- Tendenciákat és összehasonlításokat bemutató diagramok
A pénzügyi igazgatója felülvizsgálja a tervezetet. Stratégiai megjegyzéseket fűz hozzá. Módosítja egyes pontok hangsúlyát. Előkészíti a beszédtémákat. De az adatok összeállítása már megtörtént.
Ad Hoc elemzés iránti kérelem
A vezérigazgatója kérdezi: "Aggódom az árrésünk miatt a nyugati régióban. Meg tudná nekem mutatni a bruttó árrés alakulását régiónként az elmúlt 8 negyedévre vonatkozóan, és fel tudná bontani az egyes régiókban a top 5 terméket?"
Az AI:
- Bevételek és COGS régiók, termékek és negyedévek szerinti bontásban
- Kiszámítja a bruttó árrést minden egyes kombinációra
- A bevétel alapján régiónként a top 5 termék azonosítása
- Trenddiagramok készítése az árrésmozgásokról
- Összefoglaló táblázatot készít a legfontosabb mérőszámokkal
- Kommentártervezetek, amelyekben a nyugati régió árrése 3 százalékponttal csökkent, elsősorban az X termék árnyomása miatt.
Teljes idő: 5 perc. Átnézi, ellenőrzi, hogy van-e értelme, és elküldi a vezérigazgatónak. Az elemzés még a megbeszélés megkezdése előtt elkészül.
Amit az AI nem tud
A mesterséges intelligencia nagy teljesítményű a jelentéstételhez, de egyértelmű korlátai vannak:
Nem hozhat döntéseket a bemutatással kapcsolatban:
Kiemeljük ezt a kérdést az igazgatótanács elé vagy sem? Ez stratégiai döntés. Az AI megmutatja az adatokat. Ön dönti el, hogy mit emeljen ki.
Az adatokon kívüli összefüggéseket nem tudja megmagyarázni:
"A bevétel csökken, mert a legnagyobb ügyfelünknél tűz ütött ki" a rendszeren kívüli ismereteket igényel. A mesterséges intelligencia nem tudhatja ezt, hacsak valaki nem mondja meg neki.
Nem tudja meghatározni, hogy mi számít:
A 2% eltérés lehet hatalmas az egyik tételben, és jelentéktelen egy másikban. Az AI megjelölheti az eltéréseket, de Ön dönti el, hogy mi a fontos.
Teljesen új elemzési típusokat nem tud kezelni:
Standard jelentések? Tökéletes. Valami, amit még soha nem elemzett új módon? Azt irányítania kell.
Nem tudja garantálni az adatok minőségét:
Ha rossz adatok kerülnek be az ERP rendszerbe, a jelentésekben is rossz adatok jelennek meg. A "szemét be, szemét ki" még mindig érvényes. A mesterséges intelligencia kiszúrhatja az anomáliákat, de nem tudja kijavítani a rossz forrásadatokat.
A mesterséges intelligencia kiválóan kezeli a mechanikus munkát. A stratégiai gondolkodáshoz, az üzleti kontextushoz és az ítélőképességhez továbbra is emberekre van szükség.
Kezdő lépések
Kezdje a legfájdalmasabb jelentési folyamattal:
Először válasszon ki egy jelentést:
A havi menedzsment csomagja? Igazgatósági jelentés? Osztályok jelentései? Válassza ki azt, amelyik a legtöbb időt veszi igénybe, vagy a leggyakrabban fordul elő.
Dokumentálja a jelenlegi folyamatot:
Honnan származnak az adatok? Milyen számításokat végeznek? Milyen formátumot várnak el az emberek? A jelenlegi állapot megértése alapvető fontosságú.
Kezdje az adatgyűjtés automatizálásával:
Mielőtt a mesterséges intelligencia kommentárt írna, vegye rá, hogy automatikusan adatokat vonjon be. Bizonyítsa be, hogy ez megfelelően működik.
Adja hozzá a következő számításokat:
Ha az adatok megbízhatóan áramlanak, automatizálja a szabványos számításokat. Ellenőrizze, hogy ezek megegyeznek-e a kézi számításokkal.
Ezután adjon hozzá narratív generációt:
Amint a számok megfelelőek, hagyja, hogy az AI kommentárt készítsen. Kezdetben minden szót vizsgáljon át. Idővel építse ki a bizalmat.
Mérje az időmegtakarítást:
Kövesse nyomon, hogy mennyi időbe telt a jelentéstétel előtte és utána. Dokumentálja a javulást. Használja ezt arra, hogy igazolja a több jelentéssel való bővítést.
Nem kell mindent egyszerre automatizálnia. Kezdje egy jelentéssel. Bizonyítsa be az értéket. Bővítsd ki onnan.
Készen áll arra, hogy kevesebb időt töltsön jelentések készítésével?
Minden vállalatnak más és más jelentési igényei vannak. Különböző rendszerek. Különböző formátumok. Különböző célközönség.
Nem árulunk általános jelentéssablonokat. Az Ön egyedi jelentéseit vizsgáljuk. Az Ön adatforrásai. Az Ön igényeit.
Ezután olyan AI-alapú jelentéseket készítünk, amelyek pontosan úgy működnek, ahogyan önnek szüksége van rá. Ugyanazzal a kimenettel, amit most is készít. Az idő töredéke.
Egy jelentéssel kezdünk. Bizonyítsuk be, hogy működik. Aztán bővítsük ki. Nincs nagyszabású átalakítási projekt. Csak gyakorlati automatizálás, amely időt takarít meg a csapatának.
