AI for Financial Document Processing: Ne gépelj tovább. Kezdjük el az elemzést.
Pénzügyi csapata havonta több száz vagy több ezer dokumentumot dolgoz fel. Számlák. Bizonylatokat. Banki kivonatok. Költségjelentések. Beszerzési megbízások. Szerződések.
Valakinek mindegyiket el kell olvasnia. Szedje ki az adatokat. Be kell írni a rendszerbe. Ellenőrizze, hogy helyes-e. Párosítsa más dokumentumokkal. Rendesen iktassa.
Ez nem pénzügyi munka. Ez adatbevitel. De ez minden egyes nap órákat vesz igénybe.
A mesterséges intelligencia gyorsabban olvassa a dokumentumokat, mint bármelyik ember. Gépelési hibák nélkül nyeri ki az adatokat. Soha nem fárad el a 473. dokumentumon. És a nap 24 órájában dolgozik.
Ez nem arról szól, hogy lecseréljük a csapatát. Hanem arról, hogy felszabadítsuk őket a dokumentumfeldolgozás alól, hogy tényleges könyvelési munkát végezzenek.
A dokumentumprobléma a pénzügyekben
A dokumentumok minden elképzelhető formátumban érkeznek:
- E-mail mellékletek több száz különböző szállítótól
- Szkennelt papírdokumentumok a postázószobából
- A munkavállalók által kiállított nyugták fényképei
- PDF-ek, amelyek valójában képek, nem pedig kereshető szövegek.
- Többoldalas kimutatások táblázatokkal és tételekkel
- Kézzel írt feljegyzések a szállítóleveleken
Minden szállító másképp formázza a számlákat. Minden banknak más a kimutatások elrendezése. Minden alkalmazott más szögből fényképezi a nyugtákat.
A csapatodnak mindezt el kell intéznie. Szedje ki a legfontosabb információkat. Vigye be az ERP- vagy számviteli rendszerébe. Győződjön meg róla, hogy semmi sem marad ki a rostán.
Ez nem kihívást jelentő munka. Csak időigényes. És amikor a volumen nő, több emberre van szükség, vagy hosszabb munkaidőre.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a dokumentumfeldolgozásban
Bármilyen dokumentumformátumot olvas
Az AI-nak nincs szüksége sablonokra. Nincs szüksége strukturált adatokra. Olvas:
- PDF-ek: Szöveges és szkennelt képek
- Képek: JPEG, PNG, TIFF bármilyen forrásból
- E-mailek: Törzsszöveg, mellékletek, aláírások
- Fotók: Még a telefonokról származó elmosódott nyugták is
- Többoldalas dokumentumok: Több tucat oldalas nyilatkozatok
Különböző nyelveket kezel. Különböző pénznemek. Különböző dátumformátumok. Különböző dokumentum elrendezések.
A szállítója megváltoztatja a számlasablonját? Az AI automatikusan alkalmazkodik. Nincs szükség átprogramozásra.
Kivonja pontosan azt, amire szüksége van
Számlák esetében az AI húzza:
- Eladó neve és címe
- A számla száma és dátuma
- Fizetési határidő és fizetési feltételek
- Tételek leírással és összegekkel
- Részösszegek, adó, teljes összeg
- PO-számok, ha van rá hivatkozás
- Bankszámlaadatok a fizetéshez
A nyugták esetében kivonatok:
- Kereskedő neve és helye
- Dátum és idő
- Teljes összeg
- Adó összege
- Fizetési mód
- Részletezett vásárlások
A bankszámlakivonatok esetében ez lesz:
- Számlaszám
- Nyilatkozati időszak
- Nyitó és záró egyenlegek
- Minden tranzakció dátummal, leírással, összeggel
- Díjak és kamatok
A mesterséges intelligencia nem csak szöveget talál. Megérti, hogy mit jelentenek az adatok. Tudja, mi a különbség a számlaszám és a rendelési szám között. A részösszeg és a végösszeg között. A terhelés és a jóváírás között.
Automatikusan érvényesíti az adatokat
A mesterséges intelligencia nem csak kivonja és továbblép. Ellenőrzi:
Matematikai pontosság:
A tételek összeadódnak a részösszeggel? A részösszeg és az adó megegyezik a végösszeggel? Ha nem, a rendszer jelzi a dokumentumot.
Törzsadatok egyeztetése:
Ez a szállító szerepel az Ön rendszerében? Egyezik a cím? Helyes a számlaszám? Az ismeretlen szállítók felülvizsgálatra kerülnek.
Referenciahitelesítés:
Létezik ez a PO-szám? Ehhez a szállítóhoz tartozik? Megfelel az összeg? Az eltérések riasztást váltanak ki.
Duplikátum felismerés:
Ezt a számlát már korábban is benyújtották? Ugyanaz a szállító, ugyanaz az összeg, ugyanaz a dátum? A mesterséges intelligencia elkapja a duplikált fizetési kísérleteket.
Ésszerűségi ellenőrzések:
Ez az összeg jóval magasabb, mint a normális ennél az eladónál? Az esedékesség időpontja már a múltban van? Valami szokatlannak tűnik? Az AI jelzi a kiugró értékeket.
Érvényesítés nélkül semmi sem jut át. Csapata csak azokat a dokumentumokat látja, amelyek vagy átmentek az összes ellenőrzésen, vagy amelyek különleges emberi megítélést igényelnek.
Intelligens módon irányítja a dokumentumokat
A feldolgozás után a dokumentumoknak a megfelelő helyre kell kerülniük:
Jóváhagyási útvonal:
Marketingköltség? A marketingmenedzserre hárul. $5,000 felett? Az igazgatóé. Tőkeköltség? A pénzügyi igazgatóhoz kerül. Az AI ismeri a jóváhagyási mátrixot.
Osztályelosztás:
Az AI a GL-kódok, költséghelyek vagy a dokumentum tartalma alapján a megfelelő részleghez irányítja a kódolás és jóváhagyás céljából.
Kivételkezelés:
Sikertelen érvényesítés? Az AP szakemberek sorába kerül. Új szállító? A beszerzéshez kerül. Szokatlan összeg? A kontrollerhez kerül. Minden kivételtípusnak megvan a maga útvonala.
Prioritási rendezés:
Korai fizetési kedvezményt kaphat? Kiemelt prioritás. Késedelmes számla? Kiemelt fontosságú. Szabványos 30 napos határidő? Normál sorban állás. A mesterséges intelligencia rangsorolja a fontos dolgokat.
Nincs többé olyan dokumentum, amely egy személy e-mailjében várakozik kézi szortírozásra. Minden automatikusan oda kerül, ahová kell.
Automatikusan létrehozza az ellenőrzési nyomvonalakat
A mesterséges intelligencia minden dokumentumhoz rögzíti:
- Amikor megkapták
- Milyen adatokat nyertek ki
- Milyen érvényesítések történtek
- Mi ment át vagy bukott el
- Ki vizsgálta felül a kivételeket
- Milyen döntések születtek
- A rendszerbe való beküldéskor
Teljes dokumentáció. Nincs szükség kézi naplózásra. Minden készen áll az auditálásra.
Mit jelent ez az Ön számára
CFO-k és pénzügyi vezetők számára
Alacsonyabb tranzakciónkénti költség:
Egy számla kézi feldolgozása a bonyolultságtól függően $10-$30 költséget jelent. A mesterséges intelligenciával ez $2-$5-re csökken. Méretarányosan ez gyorsan összeadódik.
Kezelje a növekedést létszámnövekedés nélkül:
Az Ön vállalkozása megduplázza a tranzakciós volument? A mesterséges intelligencia azonnal skálázódik. Nincs munkaerő-felvétel. Nincs képzés. Nincs bevezetési idő.
Gyorsabb ciklusidő:
A dokumentumokat még aznap feldolgozzák, ahelyett, hogy napokig sorban állnának. Korábbi fizetési kedvezmények rögzítése. Jobb cash flow láthatóság.
Jobb adatminőség:
Nincsenek elgépelések. Nincsenek hiányzó mezők. Nincsenek átírt számok. A tisztább adatok jobb jelentést és kevesebb korrekciót jelentenek.
Valós idejű láthatóság:
Nézze meg, hogy pontosan mi van készülőben. Hány számla vár jóváhagyásra? Mennyi a teljes kötelezettség? Nincs többé táblázatkezelés.
AP/AR csapatok számára
Hagyja abba az adatbevitelt:
Nincs többé gépelés PDF-ekből. Nincs többé dupla számellenőrzés. A mesterséges intelligencia elvégzi a kivonatolást. Ön kezeli a kivételeket és a döntéseket.
Koncentráljon a problémamegoldásra:
Az 50 szabványos számla feldolgozása helyett csak azt az 5-öt kezeli, amelyiket meg kell ítélnie. Szállítói viták. Hiányzó PO-k. Árképzési kérdések. Az érdekes dolgok.
Kevesebb ismétlődő stressz:
A több száz számla begépelése valódi fizikai megterhelést jelent. A mesterséges intelligencia nem kap karpális alagutat. A csapata egészségesebb marad.
Könnyen kezeli a csúcsidőszakokat:
Hónap végi hullámzás? Negyedév végi roham? Az AI nem lassul le. Nincs szükség túlórára. Nincs stressz, hogy átjusson a halmon.
Gyorsabb eladói válaszok:
"Hol van a fizetésem?" Azonnal válaszolhat, mert minden benne van a rendszerben. Nem kell e-mailekben vagy papírkupacokban keresgélni.
Az egész vállalkozás számára
Kevesebb késedelmi kötbér:
A gyorsabban feldolgozott dokumentumok időben teljesített kifizetéseket jelentenek. Nincs többé $50 késedelmi díj, mert egy számla egy hétig az e-mailben maradt.
További korai fizetési kedvezmények:
A "2/10 nettó 30" kifejezések valódi megtakarítást jelentenek. A mesterséges intelligencia elég gyors ahhoz, hogy ezeket a kedvezményeket ténylegesen megragadja.
Jobb beszállítói kapcsolatok:
A következetes, időben történő feldolgozás jobb ügyféllé teszi Önt. A szállítók értékelik a kiszámíthatóságot.
Gyorsabb munkavállalói visszatérítések:
A költségjelentések feldolgozása napok, nem hetek alatt történik. Boldogabb alkalmazottak, akik nem várnak a pénzükre.
Gyakori dokumentumfeldolgozási forgatókönyvek
Számlafeldolgozás
A számla e-mailben érkezik. Az AI:
- Másodperceken belül kivonja az összes számlaadatot
- Ellenőrzi a szállítót a törzslistával
- Megfelel a PO-nak, ha létezik
- Érvényesíti az összegeket és számításokat
- jóváhagyási útvonalak az összeg és a szervezeti egység alapján
- AP bejegyzést hoz létre a rendszerben
- Értesíti a jóváhagyót az általa preferált módon
Teljes idő: Egy perc alatt. Emberi részvétel: Csak jóváhagyó döntés.
Költségjelentések feldolgozása
A munkavállaló 12 bizonylattal ellátott költségelszámolást nyújt be. Az AI:
- Elolvassa az összes nyugtát, beleértve a gyűrött papírról készült fényképeket is.
- Kivonatolja a kereskedő, dátum, összeg minden egyes
- Ellenőrzi a vállalati politikát (összeghatárok, megengedett kategóriák)
- Megjelöli a politikán kívüli tételeket
- Automatikusan feltölti a költségjelentést
- jóváhagyásra továbbítja a vezetőnek
- Visszatérítési kifizetésre várakozók
Az alkalmazott nem ír be semmit. A vezető látja a tiszta összefoglalót az összes bizonylattal együtt. A visszatérítés gyorsabban történik.
Kimutatás egyeztetés
Megérkezik a havi bankszámlakivonat. Az AI:
- Kivon minden tranzakciót a kimutatásból
- Megfelel a rendszerben lévő tranzakcióknak
- Azonosítja a nem egyező elemeket mindkét oldalon
- Jelzi a szokatlan tranzakciókat (nagy összegek, ismeretlen kedvezményezettek)
- Összehasonlító jelentést készít, amely megmutatja, hogy mi egyezik és mi nem.
- Kivételeket mutat be emberi felülvizsgálatra
Ami korábban órákig tartott, most percekig tart. Csapata csak azokra a tételekre összpontosít, amelyek nem egyeznek automatikusan.
Amit az AI nem tud
Legyünk őszinték a korlátozásokkal kapcsolatban:
Nem képes kezelni az igazán egyedi helyzeteket:
Standard számlák? Tökéletes. De az egyszeri licencszerződés szokatlan fizetési feltételekkel? Még mindig emberi felülvizsgálatra szorul.
Nem hozhat ítéleteket:
Ki kell fizetnünk ezt a vitatott számlát? Érdemes fenntartani ezt a szállítói kapcsolatot? Ezek üzleti döntések, nem pedig feldolgozási döntések.
Nem tudja elolvasni a teljesen megsemmisült dokumentumokat:
Ha egy ember nem tudja kivenni a számokat, akkor a mesterséges intelligencia sem tudja. A súlyosan sérült dokumentumok még mindig emberi beavatkozást igényelnek.
A szóbeli megállapodásokat nem tudja kezelni:
"Azt mondtam nekik, hogy péntekig fizetünk" csak akkor számít, ha ez dokumentálva van. A mesterséges intelligencia a leírtak alapján dolgozik, nem a mondottak alapján.
A kivonatoláshoz egyértelmű adatokra van szükség:
Ha kritikus információk hiányoznak a dokumentumból, a mesterséges intelligencia jelzi azt, de nem tudja feltalálni az adatokat. Valakinek még mindig meg kell találnia a hiányzó számlaszámot.
A mesterséges intelligencia kiválóan kezeli a rutinfeldolgozást. Minden máshoz továbbra is szükség van az Ön csapatának szakértelmére.
Kezdő lépések
A dokumentumfeldolgozó mesterséges intelligencia akkor működik a legjobban, ha koncentráltan kezd:
Először válasszon ki egy dokumentumtípust:
Ne próbáljon meg mindent egyszerre automatizálni. Kezdje a legnagyobb forgalmú dokumentumtípussal. Általában a számlákkal vagy a költségelszámolásokkal.
Kezdje a legtisztább adatokkal:
A legegyszerűbb a következetes formázással rendelkező nagyobb gyártókkal dolgozni. Először ott nyerjen, majd terjeszkedjen a változóbb dokumentumokra.
Kezdetben tartsa az embereket a hurokban:
Hagyja, hogy a mesterséges intelligencia dolgozzon, de először a csapata nézzen át mindent. Építsen bizalmat a rendszer iránt. Hangolja az érvényesítési szabályokat.
Mérje az időmegtakarítást:
Kövesse nyomon, hogy mennyi ideig tartott a feldolgozás előtte és utána. Mérje a hibaarányokat. Dokumentálja a javulást. Ez bizonyítja az értéket.
Fokozatosan bővíteni:
Ha egy dokumentumtípus jól működik, adjon hozzá egy másikat. Idővel építse ki az automatizált feldolgozási képességeket.
Ez nem minden vagy semmi. Kezdhet kicsiben, bizonyíthatja az értéket, majd növelheti a léptéket.
Készen áll a dokumentumok manuális feldolgozásának leállítására?
Minden pénzügyi részlegnek más és más dokumentummennyiséggel, formátummal és munkafolyamatokkal kell rendelkeznie. A sablonos megoldások nem működnek.
Megnézzük a tényleges dokumentumokat. Az Ön rendszereit. A jóváhagyási folyamatokat. Az Ön kivételkezelési igényeit.
Ezután olyan mesterséges intelligencia alapú dokumentumfeldolgozást építünk, amely megfelel az Ön tényleges munkamódszerének. Nem elméletben. Nem általános sablonok. Az Ön egyedi munkafolyamatai.
Kicsiben kezdjük. Bizonyítsuk be, hogy működik. Aztán terjeszkedjünk. Nincs hatalmas előzetes befektetés. Nincs fennakadás a folyamatban lévő műveletekben.
