AI a szerződéskezeléshez: Soha ne maradjon le a megújításról, ne veszítse el a feltételek követését
A szerződések mindenütt jelen vannak a beszerzésben. Beszállítói megállapodások. Szolgáltatási szerződések. Mennyiségi kötelezettségvállalások. Licencszerződések. Keretmegállapodások. Mindegyiknek vannak fontos feltételei.
Árak. Kötetek. Megújítási dátumok. Felmondási záradékok. Szolgáltatási szintű megállapodások. Büntető feltételek. A részletek, amelyek meghatározzák, hogy Ön értéket kap-e, vagy kihasználják.
A legtöbb vállalat azonban nem tudja, hogy mi áll a szerződésében. Nem azért, mert nem érdekli őket. Mert több száz szerződésük van, és senkinek sincs ideje mindegyiket elolvasni és nyomon követni.
A megújítási időpontok elmaradnak. Az automatikus megújítások felülvizsgálat nélkül történnek. A feltételek elfelejtődnek. A szállítók nem teljesítik a vállalásokat, és senki sem veszi észre. Mindenhol pénz marad az asztalon.
Az AI ezt megváltoztatja. Elolvassa a szerződéseket. Kiemeli, ami számít. Nyomon követ minden dátumot és kötelezettséget. Biztosítja, hogy tudja, miben állapodott meg, és hogy megkapja-e azt.
Miért nem sikerül a szerződésmenedzsment
Így néz ki a szerződéskezelés a legtöbb vállalatnál:
A szerződéseket aláírják. Valaki iktatja őket. Általában egy megosztott meghajtón, esetleg egy szerződéskezelő rendszerben, ha van ilyen.
És aztán? Az emberek elfelejtik, mi van bennük. Az üzletet lebonyolító beszerző más pozícióba kerül. A szerződés ott marad.
Egy évvel később a szerződés automatikusan meghosszabbodik. Senki sem vizsgálta felül. Senki sem ellenőrizte, hogy a feltételek még mindig versenyképesek-e. Senki sem ellenőrizte, hogy a szállító teljesítette-e a vállalásait. Még egy évre le van kötve.
Vagy ami még rosszabb - elmulasztja a felmondási időt. Szolgáltatót akart váltani, de nem értesítette őket 90 nappal a megújítás előtt. Most pedig egy újabb szerződéses időszakra ragadtál.
Közben úgy rendel a beszállítóktól, hogy nem tudja, miről tárgyalt. Ez a szerződéses ár? Megkapjuk a kialkudott mennyiségi kedvezményeket? A szállító teljesíti a szállítási kötelezettségeket?
Senki sem tudja. Nem azért, mert nem akarják - mert mindezt kézzel követni lehetetlen.
A beszerzési csapatok nem tudnak több száz szerződést elolvasni és minden feltételt megjegyezni. Nem tudják nyomon követni minden egyes szállító teljesítményét minden kötelezettséggel szemben. Nem tudják nyomon követni a megújítási dátumok tucatjait, miközben minden mást csinálnak.
Így a dolgok elcsúsznak. A megújítások elmaradnak. A feltételek nem érvényesülnek. Pénzt pazarolnak el.
Mit tesz a mesterséges intelligencia a szerződéskezelésben
A mesterséges intelligencia nem csak szerződéseket tárol. Elolvassa őket. Megérti őket. Nyomon követi őket. Így működik.
Automatikusan kivonja a kulcskifejezéseket
Töltsön be egy szerződést a mesterséges intelligenciába. A program elolvassa az egész dokumentumot - minden oldalt, minden záradékot, minden feltételt.
Kivonja azt, ami számít:
- Árképzési információk: Egységárak. mennyiségi kedvezmények. Árkiigazítási záradékok. Minimális és maximális árfeltételek.
- Kötetkötelezettségek: Minimális vásárlási kötelezettségek. Mennyiségi küszöbértékek. Kötelezettségvállalási időszakok. Hiánybüntetések.
- Szerződés dátuma: Kezdeti időpont. Végdátum. Meghosszabbítás dátuma. A felmondási idő. Automatikus megújítási feltételek.
- Szolgáltatási szintű megállapodások: Szállítási határidők. Minőségi előírások. Reakcióidők. Üzemidővel kapcsolatos kötelezettségvállalások. Teljesítménymutatók.
- Megszűnési feltételek: Értesítési követelmények. Idő előtti felmondási záradékok. Szerződésszegési feltételek. Kilépési feltételek és díjak.
- Fizetési feltételek: Fizetési ütemezés. Nettó feltételek. Korai fizetési kedvezmények. Késedelmi kötbérek.
- Megfelelési követelmények: Tanúsítványok. Biztosítás. Auditok. Jelentési kötelezettségek. Szabályozási megfelelés.
Ez nem kulcsszavas keresés. A mesterséges intelligencia megérti a kontextust. Tudja, hogy a "nettó 30" fizetési határidő más, mint a "30 napos felmondási idő". Különbséget tesz az áremelési záradékok és a mennyiségi kedvezményes szintek között.
A strukturálatlan szerződésekből strukturált adatokat nyerhet. Minden kulcskifejezés kivonatolva, kategorizálva és felhasználásra készen.
Nem kell többé 40 oldalas szerződéseket olvasni, hogy megtaláljuk a megújítás dátumát. Nem kell többé a dokumentumok között keresgélni, hogy emlékezzenek a felmondási időre. Mindent kivonva és rendszerezve.
Nyomon követi a megújítási dátumokat és soha nem hagyja ki a határidőket
A legdrágább szerződéskezelési hiba? A kihagyott megújítások.
Az automatikus megújítás felülvizsgálat nélkül történik. A felmondási idő észrevétlenül telik el. Elveszti a lehetőséget az újratárgyalásra, a szolgáltatóváltásra vagy a feltételek módosítására.
A mesterséges intelligencia minden kritikus dátumot nyomon követ:
- A szerződés lejárta: Mikor jár le ez a szerződés?
- Automatikus megújítási dátumok: Mikor újul meg automatikusan ez a szerződés, ha nem cselekszünk?
- Felmondási határidők: Az utolsó nap, amikor értesítést kell küldeni, ha fel akarjuk mondani vagy újra akarjuk tárgyalni a szerződést.
- Mérföldkő dátumok: Kötet kötelezettségvállalási ellenőrző pontok. Teljesítményértékelési időpontok. Árkiigazítási dátumok.
- Megfelelési határidők: Amikor a tanúsítványokat meg kell újítani. Amikor a szükséges dokumentumok lejárnak.
Nem csak a dátumokat követi. Figyelmezteti Önt, mielőtt azok számítanának.
Meghosszabbítás előtt 90 nappal felmondani kell? 120 nappal korábban kap egy figyelmeztetést. Idő a szolgáltató értékelésére, az alternatívák mérlegelésére és a döntés meghozatalára.
Az árkiigazítási záradék lehetővé teszi az éves emelést? Ön kap egy figyelmeztetést, mielőtt a szállító igénybe venné azt. Ideje tárgyalni vagy felkészülni.
Véget ér a mennyiségi kötelezettségvállalási időszak? Kap egy előrejelzést: jó úton halad a teljesítés felé? Ha nem, ideje módosítani a rendelést vagy újratárgyalni a feltételeket.
Nem kell táblázatokat karbantartani. Nincsenek kézi naptárbejegyzések. Nincsenek lekésett határidők, mert valaki elfelejtette ellenőrizni.
Összehasonlítja a szerződési feltételeket a beszállítók között
Öt beszállítója van, akik hasonló termékeket kínálnak. Egységes feltételeket kapnak? Vagy az egyik beszállító jobb feltételeket ért el, amelyeknek az Ön viszonyítási alapjának kellene lenniük?
Az AI összehasonlítja a szerződéseket:
- Árösszehasonlítás: Melyik beszállítónak van a legjobb árazása a hasonló termékekhez? Hol vannak kiugró árak?
- Fizetési feltételek: Nettó 30 az egyik beszállítóval, nettó 60 a másikkal. Miért a különbség? Lehet egységesíteni?
- Szolgáltatási szintek: Az egyik szállító 48 órás, a másik 5 napos szállítási határidőt vállal. Ön is ugyanannyit fizet?
- mennyiségi kedvezmények: Különböző töréspontok és diszkontráták. Melyik struktúra a legelőnyösebb?
- Megszűnési rugalmasság: Egyes szerződések 90 napos, mások 180 napos felmondási idővel rendelkeznek. Egyeseknél van kilépési díj, másoknál nincs.
- Kockázatelosztás: Ki viseli a minőségi problémák kockázatát? Szállítási hibák? Áringadozás?
Látod a mintákat. Az egyik beszállító folyamatosan jobb feltételeket kap. Miért? Mert vagy erősebb a kapcsolata, vagy mert a csapata jobban tárgyalt. Akárhogy is, ez lesz a viszonyítási alap a többi beszállítóval szemben.
Te észreveszed a problémákat. Az egyik beszállító feltételei kiugróak - rosszabb fizetési feltételek, szigorúbb kötelezettségvállalások, magasabb kötbérek. Ideje újratárgyalni vagy alternatívákat mérlegelni.
A szerződéstárgyalások stratégiai jelentőségűvé válnak. Ön tudja, hogy milyen feltételek a szokásosak a beszállítói bázisán. Tudja, hol van befolyása. Ön a tudás pozíciójából tárgyal.
Ellenőrzi a szerződési feltételek betartását
A szerződések csak akkor számítanak, ha mindkét fél betartja őket. A legtöbb vállalat azonban nem követi nyomon, hogy a beszállítók betartják-e a kötelezettségvállalásokat.
A mesterséges intelligencia figyelemmel kíséri a szerződés teljesítését:
- Ármegfelelőség: A szerződéses árat számítják fel nekünk? Alkalmaznak-e kedvezményeket? Az áremelések a megállapodás szerinti feltételek szerint történnek?
- A mennyiségi kötelezettségvállalás nyomon követése: Teljesítjük-e a minimális beszerzési kötelezettségeket? Elértük-e a mennyiségi töréseket, amelyeknek jobb árképzést kellene kiváltaniuk?
- Szállítási teljesítmény: A szállító betartja a vállalt szállítási határidőket? Milyen gyakran maradnak le? Mennyivel?
- Minőségi előírások: Hibák aránya. Visszatérési arányok. Minőségi mérőszámok a szerződéses szabványokhoz képest.
- A szolgáltatási szint betartása: Válaszidő. Probléma megoldása. Támogatás elérhetősége. Bármit is ígértek az SLA-ban.
- Dokumentációs megfelelés: Aktuálisak-e a szükséges tanúsítványok? Fennáll-e a biztosítási fedezet? Elvégezték-e az auditokat?
A mesterséges intelligencia összekapcsolja a szerződési feltételeket a működési adatokkal. Nem csak azt tudja, hogy mit ígértek, hanem azt is nyomon követi, hogy azt teljesítették-e.
A szállító 95% időbeni szállítást vállal, de csak 80% alkalommal szállít időben? Az AI ezt adatokkal jelzi. Itt az ideje egy tényekkel alátámasztott, a beszállítói teljesítményről szóló megbeszélésnek.
A szerződéses árnál többet számolnak fel önnek? Az AI még a számla kifizetése előtt észreveszi, nem pedig hónapokkal később, egy ellenőrzés során.
Ez nem arról szól, hogy a beszállítókkal szemben ellenségesnek kell lenni. Hanem az elszámoltathatóságról. Mindkét fél megállapodott a feltételekben. A mesterséges intelligencia biztosítja, hogy mindkét fél betartja azokat.
Javaslatok a megújításokra vonatkozó tárgyalási pontokra
Közeledik a szerződés megújítása. Ideje tárgyalni. De miről kellene tárgyalnia?
A mesterséges intelligencia tárgyalási megbízást ad:
- Teljesítményelemzés: Hogyan teljesített a szállító? Hol teljesítették a vállalásokat? Hol maradtak alul?
- Árképzési referenciaérték: Hogyan viszonyul a szállító árazása másokéhoz? A piaci árakhoz? Emelkedtek-e az árak a szerződéses időszak alatt?
- Hangerőelemzés: Teljesítettük a mennyiségi kötelezettségvállalásokat? Ha túlléptük azokat, akkor jobb árakat kellene kialkudnunk? Ha elmaradtunk, ki kell-e igazítanunk a kötelezettségvállalásokat?
- Term összehasonlítás: Milyenek ennek a szállítónak a feltételei a többi szállítójához képest? Hol vannak javítási lehetőségek?
- Piaci intelligencia: Mi történik a piacon? Változnak-e a kínálati feltételek? Vannak-e új beszállítók?
- A tőkeáttétel értékelése: Hol van tárgyalási előnye? Mennyiségi koncentráció? Alternatív beszállítók? Erős teljesítmény?
A megújítási tárgyalásokra adatokkal indulsz. Nem csak "jobb feltételeket" kérsz. Konkrét fejlesztéseket kér, amelyeket teljesítményadatokkal és piaci kontextussal támasztanak alá.
"Az Önök időbeni szállítási aránya 82% volt, ami a szerződésben vállalt 95% alatt van. Vagy javított teljesítményre, vagy kiigazított árképzésre van szükségünk, hogy tükrözze az emiatt felmerülő többletköltséget."
"30%-vel túlléptük a mennyiségi kötelezettségvállalásunkat. Meg kell tárgyalnunk a megnövekedett mennyiségre vonatkozó jobb árképzést."
"Az összehasonlítható szolgáltatók nettó 45-ös feltételeket kínálnak. Szeretnénk a nettó 30-ról a piaci normákhoz igazodni."
Speciális. Adatokkal alátámasztott. Ésszerű. Az a fajta tárgyalás, amely eredményt hoz.
Mit jelent ez az Ön számára
CPO-k és beszerzési vezetők számára
Teljes áttekinthetőséget és ellenőrzést kap szerződéses portfóliója felett.
- Nincs elmulasztott megújítás: Minden kritikus dátum nyomon követése. Figyelmeztetések a határidők lejárta előtt. Idő a stratégiai döntések meghozatalára.
- Jobb tárgyalási pozíció: Teljesítményadatok. Piaci referenciaértékek. Futamidő-összehasonlítások. Tárgyalási bizonyítékok.
- A szerződéses kötelezettségek átláthatósága: Tudja, hogy mire kötelezte el magát. Kövesse nyomon, hogy teljesülnek-e a vállalások.
- Szabványosított kifejezések: Nézze meg, hogy az egyes szolgáltatóknál hol változnak a feltételek. Vezesse a következetességet ott, ahol annak értelme van.
- Kockázatkezelés: Tudja meg, hol vannak kedvezőtlen feltételei. Azonosítsa a figyelmet igénylő szerződéseket.
Beszerzési vezetők és beszerzők számára
Az információvadászat helyett a szerződéseket kezeli.
- Tudja, hogy mi szerepel a szerződésekben: Anélkül, hogy minden oldalt újra elolvasnék. Kulcsfogalmak kivonatolva és elérhetőek.
- Készüljön fel a megújításokra adatokkal: Teljesítményelemzés. Piaci kontextus. Tárgyalási pontok készenlétben.
- A beszállítók teljesítményének nyomon követése: A szerződésben vállalt kötelezettségek ellenében. Bizonyíték a beszállítói megbeszélésekhez.
- Az árak betartásának biztosítása: Ellenőrizze a díjakat a szerződéses feltételekkel szemben. A túlszámlázások feltárása a fizetés előtt.
- A stratégiai szerződésekre való összpontosítás: Automatikusan felügyelt rutinszerződések. Ön a nagy értékű, összetett megállapodásokra összpontosít.
Az üzlet számára
A jobb szerződéskezelés jobb feltételeket és kevesebb problémát jelent.
- Jobb szerződési feltételek: Az adatokkal alátámasztott megújítási tárgyalások jobb eredményeket hoznak, mint a reaktív megújítások.
- A szállítók felelősségre vonása: A teljesítménykövetés biztosítja, hogy a beszállítók teljesítsék, amit ígérnek.
- A pénz nem marad az asztalon: Ármegfelelőség ellenőrzése. mennyiségi kedvezmény realizálása. Stratégiailag alkalmazott felmondási ablakok.
- Kockázatcsökkentés: Szerződéses kötelezettségek nyomon követése. A megfelelés nyomon követése. A problémák korai jelzése.
- Stratégiai rugalmasság: Tudja, mikor járnak le a szerződések. Tervezze meg a beszállítói átmeneteket. Kerülje el a nem kívánt automatikus megújításokat.
Amit az AI nem fog megtenni
Legyünk tisztában a korlátokkal.
Az AI nem tárgyal szerződéseket. Az emberek tárgyalnak. A mesterséges intelligencia adatokat és elemzéseket szolgáltat a tárgyalásokhoz.
A mesterséges intelligencia nem értelmezi a kétértelmű szerződéses nyelvezetet, amellyel kapcsolatban még a jogászok sem értenek egyet. Az összetett jogi értelmezéshez továbbra is emberi szakértelemre van szükség.
A mesterséges intelligencia nem hoz stratégiai döntéseket a szerződéshosszabbításokról. A szerződés megújítása, újratárgyalása vagy a szállítóváltás az üzleti stratégiától, a kapcsolatoktól és a szerződési feltételeken kívüli tényezőktől függ.
A mesterséges intelligencia a szerződéses információkat teszi hozzáférhetővé. Nyomon követi a dátumokat és a kötelezettségeket. Figyelemmel kíséri a megfelelőséget. Adatokat szolgáltat a döntéshozatalhoz.
A beszerzési csapat továbbra is stratégiai döntéseket hoz. Csak jobb információkkal és több idővel, mert nem fulladnak bele a szerződések adminisztrációjába.
Valódi eredmények a szerződéskezelési AI-ból
Így néz ki ez a gyakorlatban:
Nulla elmaradt megújítás: Minden megújítás nyomon követhető. Figyelmeztetések küldése a stratégiai cselekvéshez szükséges idővel. Nincs többé nem kívánt automatikus megújítás.
Jobb megújítási feltételek: Az adatokkal alátámasztott tárgyalások átlagosan 5-15% jobb árazást eredményeznek. A teljesítményalapú tárgyalások erősítik a feltételeket.
Megtakarítás az ármegfelelőséggel kapcsolatban: A túlszámlázások és a hiányzó kedvezmények feltárása jellemzően 2-5% szerződéses kiadást takarít meg.
Gyorsabb szerződéshez való hozzáférés: A kulcskifejezések megtalálása másodperceket vesz igénybe, nem pedig órákig tartó dokumentumolvasást. Azonnal megválaszolt kérdések.
Beszállítói elszámoltathatóság: A teljesítménykövetés bizonyítékot teremt a megbeszélésekhez. A beszállítók komolyabban veszik a kötelezettségvállalásokat, ha nyomon követik azokat.
Ez nem forradalmi változásról szól. Arról van szó, hogy a szerződéskezelést megfelelően végezzük, anélkül, hogy egy hadseregnyi emberre lenne szükségünk hozzá.
Készen áll arra, hogy ellenőrzése alá vonja szerződéseit?
Minden vállalat szerződéses portfóliója más és más. Különböző beszállítók. Különböző szerződéses struktúrák. Különböző feltételek, amelyek fontosak az Ön vállalkozása számára.
Mi nem általános szerződéskezelő rendszereket árulunk. Megvizsgáljuk az Ön egyedi szerződéseit, és azonosítjuk, hogy mit kell nyomon követni. Olyan rendszereket építünk, amelyek az Ön számára fontos feltételeket tartalmazzák. Olyan riasztásokat és jelentéseket készítünk, amelyek megfelelnek az Ön beszerzési csapatának munkamódszerének.
Nem ígérhetjük, hogy a mesterséges intelligencia minden jogi árnyalatot megért. Csak olyan gyakorlatias eszközöket, amelyek kezelhetővé teszik a szerződéseit, és biztosítják, hogy ne hagyja ki a fontos dolgokat.
