AI for Client Intake & Case Management: Káoszból automatikusan szervezettség
Folyamatosan érkeznek új ügyek. E-mailek. Telefonhívások. Webes űrlapok. Sétálók. Ajánlások.
Mindegyiknek figyelmet kell szentelni. Mindegyiket meg kell érteni, kategorizálni, rangsorolni és a megfelelő személyhez továbbítani.
Amikor a dolgok lassúak, ez jól működik. Amikor nagy a forgalom, ez meghibásodik.
A megkeresések megválaszolatlanul maradnak. Az információk szétszóródnak az e-mailek és jegyzetek között. A potenciális ügyfelek nem válaszolnak elég gyorsan. Máshová mennek.
A mesterséges intelligencia megoldja ezt. Minden megkeresést elolvas. Megérti, hogy miről van szó. Sürgősség szerint rangsorol. Rendszerezi az információkat. A rutinkérdésekre azonnal válaszol.
Az Ön csapata a jogi munkára összpontosít, nem pedig a válogatásra és a szervezésre. Az ügyfelek már az első kapcsolatfelvételtől kezdve gyors, professzionális válaszokat kapnak.
Az ügyfélfelvételi probléma
Az ügyfélfelvétel egyszerűnek tűnik. Nem az.
Minden új ügy magában foglalja:
- A potenciális ügyfél igényeinek megértése
- Annak meghatározása, hogy ez az Ön gyakorlati területein van-e
- A sürgősség értékelése (elévülés, határidők, időérzékeny kérdések)
- Alapvető információk összegyűjtése (felek, idővonal, legfontosabb tények)
- A megfelelő ügyvédhez irányítás
- Következő lépésekkel vagy kezdeti kérdésekkel való válaszadás
- Konzultációk ütemezése
- Konfliktusellenőrzések lefuttatása
- Mindent megszervezni az ügyvédnek, aki majd kezeli az ügyet.
Amikor a megkeresések egyenként érkeznek, ez működik. Amikor öt megkeresés érkezik az ebédidőben, a dolgok elcsúsznak.
Gyakori problémák:
- Válaszolási késedelem (az ügyfél már egy másik céget hívott)
- Az információk szétszóródnak az e-mail szálak között
- A sürgősséget nem ismerik el (a határidő lejár)
- A megkereséseket rossz ügyvédhez irányítják (mindenki idejét pazarolja)
- Minden alkalommal ugyanazok a kérdések kézzel megválaszolva
- Nincs egységes kép a beviteli csővezetékről
Eredmény: Elveszett ügyfelek. Frusztrált személyzet. Rendezetlen ügyiratok az első naptól kezdve.
Mit tesz a mesterséges intelligencia az ügyfélfelvétel és az ügykezelés terén?
A mesterséges intelligencia minden megkeresést abban a pillanatban elolvas, amikor az beérkezik. Megérti a problémát. Rendszerezi az információkat. Megfelelően válaszol.
Csapata szervezett ügyiratokat kap a szétszórt e-mailek helyett.
1. Automatikus anyagosztályozás
Valaki e-mailt küld: "A múlt héten kirúgtak, és azt hiszem, a korom miatt. 58 éves vagyok. Tudna segíteni?"
Az AI azonnal osztályoz:
- Gyakorlati terület: Munkajog - jogellenes felmondás
- Alkategória: Diszkrimináció
- Kapcsolódó kérdések: Elévüléssel kapcsolatos aggályok
- Útvonal: Munkajogi partner
Valaki más e-mailt küld: "Segítségre van szükségem egy kereskedelmi bérleti szerződés felülvizsgálatához az éttermem számára. A bérbeadó azt akarja, hogy péntekre írjam alá."
Az AI osztályoz:
- Gyakorlati terület: Ingatlan/kereskedelmi jog
- Alkategória: Bérleti szerződés felülvizsgálata
- Kapcsolódó kérdések: Időérzékeny (pénteki határidő)
- Útvonal: Ingatlan/üzleti ügyvéd
Egyetlen ember sem olvassa és szortírozza. Ez automatikusan történik.
2. Sürgősségi értékelés
Nem minden megkeresés egyenlő. Néhány azonnali figyelmet igényel.
A mesterséges intelligencia a sürgősséget a következők alapján jelöli:
- Kifejezett határidők említése ("a tárgyalás a jövő hónapban lesz", "péntekig írja alá")
- Elévülési kérdések ("a baleset 2 évvel ezelőtt történt" - közeledik a személyi sérüléssel kapcsolatos határidő)
- Időérzékeny ügyek (távoltartási végzések, kilakoltatások, büntetőfeljelentések)
- Üzleti szempontból kritikus ügyek (felszólító levél, szerződéses vita, amely leállítja a működést)
A sürgős ügyek azonnal megjelennek. A megfelelő ügyvéd azonnal értesítést kap.
Példa zászló: "Magas sürgősség - Elévülési probléma. Személyi sérülés 2,5 évvel ezelőtti balesetből. Azonnali konzultáció ajánlott."
3. Automatikus információ strukturálás
Az ügyfelek megkeresései rendetlenek. Narratív formában mesélik el a történetüket. A fontos részleteket bekezdésekbe temetik.
AI kivonatok és struktúrák:
- Ügyfél neve és elérhetősége
- A jogi kérdés jellege
- Az ellenérdekű fél (adott esetben)
- Főbb dátumok és ütemezés
- Jelenlegi állapot
- Sürgősségi tényezők
- Említett vagy csatolt dokumentumok
- Korábbi jogi lépések
Az ügyvéd tiszta összefoglalót kap a zagyva e-mail bekezdések helyett.
Előtte: Olvasson el 3 hosszú e-mail bekezdést, jegyzeteljen, rendszerezze az információkat kézzel.
Utána: Tekintse át a strukturált összefoglalót, a legfontosabb tényeket egy pillantással.
4. Gyakori kérdésekre adott azonnali válaszok
A potenciális ügyfelek ismételten ugyanazokat a kérdéseket teszik fel:
- "Milyen dokumentumokat kell magammal vinnem?"
- "Mennyit kérsz?"
- "Mikor érsz rá?"
- "Foglalkoznak [ügytípus]?"
- "Mi történik a konzultáción?"
- "Mennyi ideig tartanak ezek az ügyek?"
A mesterséges intelligencia azonnal válaszol, a nap 24 órájában, a cég információival.
Példa:
Az e-mail este 9 órakor érkezett: "Foglalkoznak ittas vezetéses ügyekkel? Mit tegyek? Tegnap este letartóztattak."
Az AI azonnal reagál:
"Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett a [cég neve]. Igen, foglalkozunk ittas vezetéssel kapcsolatos ügyekkel. Fontos azonnali lépések: (1) Ne beszéljen az ügyéről senkivel, kivéve egy ügyvéddel, (2) ne tegyen közzé a közösségi médiában, (3) őrizzen meg minden bizonyítékot (nyugtákat, tanúinformációkat stb.).
Holnap reggel első dolgunk lesz, hogy egy ügyvédünk átnézze az ügyét. Addig is itt talál információt arról, hogy mire számíthat: [link].
A csapat egyik tagja holnap délelőtt 10 óráig felveszi Önnel a kapcsolatot, hogy megbeszéljük a konzultációt."
Az ügyfél azonnali útmutatást kap. Úgy érzi, hogy meghallgatják. Nem hív másik céget.
5. Egységesített esetnézet
Egy ügyről több csatornán keresztül érkezik információ:
- Kezdeti webes űrlap benyújtása
- Dokumentumokat tartalmazó nyomon követési e-mail
- Telefonhívás jegyzetek
- Szöveges üzenet további részletekkel
- Második e-mail kérdésekkel
Az AI egyetlen egységes ügyiratot hoz létre. Minden egy helyen. Kronologikus. Rendezett. Teljes.
Amikor az ügyvéd felülvizsgálja az ügyet, teljes képet lát. Nem kell az e-mail szálakra vadászni, vagy megkérdezni a személyzetet, hogy "elküldték-e azokat a dokumentumokat?".
6. Intelligens útválasztás és hozzárendelés
A különböző ügyvédek különböző ügyekkel foglalkoznak. AI útvonalak alapján:
- Gyakorlóterület mérkőzés
- Ügyvédi elérhetőség
- Az ügy összetettsége (rangidős vs. fiatal ügyvéd)
- Munkaterhelés-kiegyenlítés
- Összeférhetetlenség (előzetes ellenőrzés)
A megfelelő ügy automatikusan a megfelelő ügyvédhez kerül. Nincs kézi válogatás a személyzet részéről.
Mit jelent ez az Ön számára
Döntéshozóknak
Magasabb konverzió a megkeresésből ügyféllé válásig.
A gyors válaszidő számít. Ha valaki azonnali választ és egyértelmű következő lépéseket kap, nagyobb valószínűséggel választja az Ön cégét.
Nincs elszalasztott lehetőség.
A sürgős ügyek azonnal megjelennek. A megkeresések nem maradnak a postaládákban. Minden potenciális ügyfél időben figyelmet kap.
Alacsonyabb adminisztratív költségek.
A személyzet kevesebb időt tölt az e-mailek rendezésével, az alapvető kérdésekkel kapcsolatos hívások megválaszolásával és az információk rendszerezésével. Több időt fordít az érdemi munkára.
Jobb erőforrás-elosztás.
Az ügyek kezdettől fogva a megfelelő ügyvédhez kerülnek. Nem vesztegetünk időt olyan ügyekre, amelyek nem tartoznak valakinek a szakterületéhez.
Ügyvédek számára
Az első naptól kezdve rendszerezte az ügyiratokat.
Egy új ügy áttekintésekor minden információ már strukturált. Ön a jogi elemzésre összpontosít, nem pedig a szétszórt részletek rendszerezésére.
Nincs többé e-mail túlterhelés.
Olyan ügyeket látsz, amelyeknek szükségük van a figyelmedre. A rutinszerű kérdéseket kezeli. Az információk előre megszervezésre kerülnek.
Jobb első benyomások.
Amikor felhív egy potenciális ügyfelet, már teljes képet kap. Profi, felkészült, hatékony.
Több idő a jogi munkára.
Ha kevesebb időt kell fordítani a felvételi logisztikára, több idő jut az ügyekre, az ügyfélkapcsolatokra és az üzletfejlesztésre.
Potenciális ügyfelek számára
Gyors válaszok.
Nem kell 24-48 órát várni az első válaszra. Azonnali visszaigazolás. Egyértelmű következő lépések. Professzionális tapasztalat az első kapcsolatfelvételtől kezdve.
24/7 elérhetőség a kezdeti kapcsolatfelvételhez.
A jogi vészhelyzetek nem 9-től 5-ig tartanak. Az AI bármikor reagál, kezdeti útmutatást nyújt, és biztosítja a nyomon követést.
Egyértelmű kommunikáció.
Nincs "majd visszahívjuk". Konkrét információk a folyamatról, az ütemtervről, a következő lépésekről és arról, hogy mire számíthat.
Valós példa: Személyi sérüléssel kapcsolatos felvétel
Valaki kitölt egy internetes űrlapot szombat este 11 órakor:
"3 hete autóbalesetem volt. A másik sofőr áthajtott a piroson. Elmentem a sürgősségire, most orvoshoz megyek hátfájás miatt. A biztosító társaság hívott és nyilatkozatot akar. Nem tudom, mit tegyek. Segítségre van szükségem."
AI nélkül:
- Az űrlap hétfő reggelig a postaládában marad
- A személyzet hétfőn 9 órakor elolvassa, továbbítja a PI ügyvédjének.
- Az ügyvéd hétfő délután felülvizsgálja, kéri a személyzetet, hogy hívják fel az ügyfelet.
- A személyzet megpróbálja elérni az ügyfelet hétfő délután 4 órakor, hangpostát hagy.
- Az ügyfél kedden visszahívja, a személyzet további információkat gyűjt.
- Csütörtökre tervezett konzultáció
- Első kapcsolatfelvétel a konzultációra ütemezve: 5 nap
- Az ügyfél ez idő alatt 2 másik céget hívott
AI-val:
- Az AI azonnal elolvassa az űrlapot (szombat este 11 óra)
- Besorolások: (elévülés nem kérdés, de a friss bizonyítékok számítanak)
- Zászlók: Az ügyfélnek nem szabad ügyvéd nélkül vallomást tennie.
- Az AI azonnali választ küld: "Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk. FONTOS: Ne tegyen nyilatkozatot a biztosítótársaságnak, amíg nem beszélt ügyvéddel. Hétfő reggel első dolgunk lesz, hogy valaki felvegye Önnel a kapcsolatot. Addig is a következőket kell tennie: [útmutatás a sérülések dokumentálásáról, a bizonyítékok megőrzéséről stb."]"
- A mesterséges intelligencia strukturált ügyiratot hoz létre az űrlap összes részletével.
- AI útvonalak a PI ügyvédhez sürgősségi jelzéssel
- Az ügyvéd hétfőn reggel 8 órakor látja az ügyet, 9 órakor közvetlenül felhívja az ügyfelet.
- Hétfő délutánra vagy kedd reggelre tervezett konzultáció
- Az első kapcsolatfelvétel és a konzultáció időpontja: kevesebb mint 48 órán belül
- Az ügyfél nem hívott más cégeket, mert úgy érzi, hogy gondoskodnak róla.
Ugyanaz az eset. Jelentősen eltérő ügyfélélmény. Nagyobb a valószínűsége annak, hogy ügyféllé válnak.
Amit az AI nem tud
Legyünk tisztában a korlátozásokkal.
Az AI nem ad jogi tanácsokat.
Általános információkat és céges folyamatokat biztosít. Nem elemez konkrét jogi helyzeteket, és nem tesz ajánlásokat.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a konfliktusellenőrzést.
A program a felek nevei alapján jelzi a lehetséges konfliktusokat, de az embernek megfelelő konfliktusellenőrzést kell lefuttatnia a kötelezettségvállalás előtt.
A mesterséges intelligencia nem hoz elfogadási döntéseket.
Szervezi az információkat és útvonalakat. Az ügyvéd dönt arról, hogy elvállalja-e az ügyet.
A mesterséges intelligencia nem kezeli az érzékeny beszélgetéseket.
A bajba jutott ügyfelek, az összetett helyzetek vagy a különleges igényű ügyfelek emberi figyelmet kapnak. A mesterséges intelligencia felismeri, hogy mikor kell eszkalálni.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a kapcsolatépítést.
A logisztikát kezeli. Az emberek bizalmat, kapcsolatot és ügyfélkapcsolatot építenek.
AI a felvételi koordinátor. Az ügyvédek még mindig az ügyvédek.
Hogyan kezdjünk hozzá
1. Térképezze fel a felvételi folyamatot.
Hogyan érkeznek a megkeresések? E-mailben? Webes űrlapok? Telefonhívások? Szöveges? Mi történik velük? Ki mit kezel?
2. A közös kérdések és ügyek azonosítása.
Mit kérdeznek a potenciális ügyfelek ismételten? Milyen információkra van mindig szükségük? Milyen gyakorlati területek a leggyakoribbak?
3. Dokumentálja a válaszsablonokat.
Hogyan reagál jelenleg a különböző megkeresésekre? Milyen információkat nyújt? Az AI ezt használja alapként.
4. Útválasztási szabályok meghatározása.
Melyik ügyvéd milyen szakterületekkel foglalkozik? Hogyan állítanak fel prioritásokat? Milyen tényezők határozzák meg az útvonaltervet?
5. Kezdje egy szívócsatornával.
Kezdje webes űrlapokkal vagy e-mailben. Ha a rendszer jól működik, adjon hozzá más csatornákat is.
6. Ellenőrzés és finomítás.
Tekintse át, hogyan osztályozza és irányítja az AI az útvonalakat. Adjon visszajelzést. A rendszer a használat során javul.
Gyakori kérdések
A mesterséges intelligencia képes kezelni a telefonos megkereséseket?
Igen, telefonos integrációval. A mesterséges intelligencia képes a hívások átírására, az információk kinyerésére, sőt, egyes hívásokat hangalapú mesterséges intelligenciával is kezelni tud (bár sok cég inkább az emberi telefonos válaszadást részesíti előnyben).
Mi van, ha a mesterséges intelligencia valamit rosszul csinál?
Könnyen átcsoportosítható. Az AI tanul a korrekciókból. Az útválasztási pontosság idővel javul, ahogy a rendszer megtanulja az Ön mintáit.
Működik ez a meglévő ügyviteli rendszerünkkel?
A legtöbb jogi ügykezelő rendszer rendelkezik API-val. A mesterséges intelligencia integrálható az ügyek automatikus létrehozásához szervezett információkkal.
Mi a helyzet az adatvédelemmel?
Az ügyféladatokat megfelelő biztonsággal kezelik. A mesterséges intelligencia rendszert a törvényes titoktartási követelményeknek megfelelően kell kialakítani.
A mesterséges intelligencia képes kezelni a konfliktusellenőrzéseket?
A mesterséges intelligencia képes előzetes ellenőrzéseket végezni (a felek nevének összevetése), de az átfogó konfliktusellenőrzéshez még mindig emberi felülvizsgálatra és megfelelő konfliktusadatbázis-keresésre van szükség.
Mi történik, ha a mesterséges intelligencia nem tud osztályozni valamit?
Emberi felülvizsgálatra jelzi. Jobb, ha egy ember nézi meg, mintha helytelenül irányítanánk.
A lényeg
Az ügyfélfogadásnak nem kell kaotikusnak lennie.
A mesterséges intelligencia minden megkeresést elolvas, típus és sürgősség szerint osztályoz, strukturálja az információkat, válaszol a rutinkérdésekre, és a megfelelő ügyvédhez irányít.
Az eredmény gyorsabb válaszidők, magasabb konverziós arány, alacsonyabb adminisztratív költségek és rendezett ügyiratok az első naptól kezdve.
Nincs varázslat. Csak gyakorlati automatizálás, amely javítja az ügyfélélményt és a csapat hatékonyságát.
Készen áll a felvételi folyamat javítására?
Minden ügyvédi iroda más és más felvételi csatornákkal, szakterületekkel és munkafolyamatokkal rendelkezik.
Mi nem adunk el egyméretű megoldásokat. Az Ön egyedi felvételi folyamatát vizsgáljuk. Azonosítjuk, hogy a mesterséges intelligencia hol nyújtja a legnagyobb értéket. Olyan rendszert építünk, amely megfelel az Ön cégének igényeinek.
Beszéljünk az Ön felvételi kihívásairól és arról, hogy az AI hol tud segíteni.
