パワーオートメイト

Microsoft 365 環境内で、通知、承認、データ更新を自動的に処理する Power Automate ワークフローを構築します。構造化され、文書化され、デモだけでなく本番環境でも機能するように構築されています。

Microsoft 365が自動的に処理できることを、あなたのチームは手作業で行っている。

電子メールによる承認の追跡、手動によるステータスの更新、手作業によるリマインダーの送信 - これらは解決可能な問題です。Power Automateは、Microsoft 365ツールに接続し、これらのタスクを自動的に処理する。問題は自動化できるかどうかではありません。信頼できるフローが構築されているかどうかです。

承認依頼が受信トレイに紛れ込む

承認メールが他の50通のメールに埋もれてしまう。承認者は返信せず、誰もステータスを知らず、2週間後に誰かがプロセスの停滞に気づく。監査証跡も、エスカレーションも、誰がいつ何を承認したかの記録もない。監査人が質問しても誰も答えられない。

期限切れタスクの手動リマインダー

ポリシーの見直し、契約更新、軽減措置の期限、コンプライアンスのチェックイン......誰かが忘れずに追いかけなければならない。通常、カレンダーのリマインダーは移動され、また移動され、そして見逃される。期限に気づかず過ぎてしまうと、そのコストは、リマインダーがいかに簡単なものであったかに比例しない。

ある場所で入力されたデータが次の場所に反映されない

新しいサプライヤーがリストに追加されたが、財務システムには追加されない。リスク・ステータスがレジスタで更新されても、ダッシュボードには古い値が表示されたままだ。ユーザーはツール間でデータを再入力し、エラーが発生する。

クライアントのために構築するワークフロー

SharePoint、Outlook、Teams、その他の Microsoft 365 ツールを接続する Power Automate フローを構築します。単一のアラートから、エスカレーション、条件、エラー処理を含む複数ステップの承認チェーンまで。

電子メールアラートと通知

SharePointリスト内のイベント（新規アイテム、ステータスの変更、フィールドの更新、日付の経過など）をトリガーとして、メールを自動送信します。適切な相手に、適切なタイミングで、適切な情報をメッセージ本文に記載して送信するように設定します。代表的なフローは以下の通りです：

ミティゲーション期限切れアラート - ミティゲーションが定義された期間を過ぎても更新されない場合、リスクオーナーに送信されます。
利害関係者割り当て通知 - 指定された利害関係者がリスクまたはアクションアイテムにタグ付けされると、自動的に電子メールを送信します。
ステータス変更アラート - SharePoint内のレコードのステータスが変更されたときに所有者に通知します。
期限間近のリマインダー - 期限がN日以内のアイテムをチェックし、ダイジェストを送信するスケジュールフロー
エスカレーションアラート - タスクが定義されたしきい値を超えて期限切れになった場合、マネージャーに送信されます。

承認ワークフロー

マルチステップ承認フローは、電子メールベースの承認を構造化された追跡可能なプロセスに置き換えます。ルーティングロジック、時間ベースのエスカレーション、完全な監査証跡を備えています。代表的なフローは以下の通りです：

逐次承認：承認者Aは、承認者Bに通知する前に承認しなければならない。
並列承認：複数の承認者に同時に通知し、全員（または定足数）が回答した時点でフローを進める
条件付きルーティング：フィールドの値によって決定される承認パス - 例えば、1万ユーロを超えるリクエストはファイナンス・ディレクターへ、それ以外はラインマネージャーへ
却下処理：却下された項目は、承認者のコメントと明確な次のステップとともに、自動的に投稿者に返送される。
監査証跡：すべての承認決定にはタイムスタンプが押され、SharePoint のアイテム履歴に記録されます。

SharePointオートメーション

SharePoint リスト内のイベントをトリガーとして、レコードの更新、関連アイテムの作成、または下流プロセスのキックオフを行うフローです。一般的な例としては、以下のようなものがあります：

リスクステータスが「クローズ」に変更されると、自動的に別のリストに「教訓」の記録が作成されます。
新しいサプライヤーが追加されたら、対応するベンダーのレビュー項目を作成し、期限を12ヶ月先に設定する。
プロジェクトのマイルストーンが完了したら、プロジェクトステータスを更新し、プロジェクトオーナーに通知する。
1つのリストに項目が作成されたら、キーフィールドを関連リストにコピーし、2つのリスト間のリンクを維持する。

システム統合

Power Automateの標準およびプレミアムコネクタを使用して、Microsoft 365と他のシステムを接続します。手動でエクスポート/インポートを繰り返すことなく、ツール間をデータが流れます。一般的な統合には以下が含まれます：

SharePoint → Outlookカレンダー：SharePointのリスト項目からカレンダーイベントを作成または更新。
Microsoft Forms → SharePoint: フォームの回答を構造化されたSharePointリストに直接取り込む
SharePoint → Teams: 優先度の高いアイテムが追加または更新されたときに、Teams チャンネルにカードを投稿。
外部システム→SharePoint：Webhook経由でサードパーティシステムからデータを受け取り、SharePointリストに書き込む。

どのように機能するのか。

1.プロセスマッピング

何かを構築する前に、私たちは自動化したいプロセスを詳細にマッピングします：トリガーは何か、条件は何か、アクションは何か、例外は何か、何か問題が発生したときに何が起こるか。これは文書化され、開発開始前にお客様と合意されます。不明確なプロセスの上に構築されたフローは、信頼できない結果を生み出す。

2.ビルド＆テスト

フローは、現実的なテストデータを使用して Microsoft 365 環境で構築され、テストされます。トリガーが発火し、フローが実行され、メールが届くというハッピーパスだけでなく、承認者が外出中の場合、フローの途中で SharePoint アイテムが削除された場合、メールアドレスフィールドが空白の場合など、エッジケースもテストします。本番フローの失敗のほとんどは、これらのシナリオから発生します。

3.UATとサインオフ

日常業務の実際のシナリオに対してフローをテストします。問題があれば修正し、既知の制限事項を文書化し、エラー処理とエスカレーション・パスが合意どおりに機能していることを確認してからサインオフします。

4.引継ぎと文書化

各フローのトリガー条件、ロジック、アクションを文書で説明した完全な引継ぎ。3ヶ月間の不具合修正を含みます。継続的なサポートはリテイナーとしてご利用いただけます。

お客様が自動化しているもの

期限切れ警告

スケジュールされたフローが毎日実行され、最終更新日が 30 日以上前である項目について、リスク登録のすべての未解決の緩和策をチェックし、各管理オーナーに期限切れの項目をリストアップした個別メールを送信します。リスク所有者は要約を受け取ります。手動でリストをチェックする必要はありません。

ステークホルダーへの通知

リスク所有者が同僚を SharePoint リスク登録の利害関係者としてタグ付けすると、フローが即座に起動し、リスク参照番号、タイトル、およびレコードへのリンクを含む構造化された電子メールがその人に送信されます。メッセージでは、アクセス権が付与されたことが確認され、意見を求めることができます。以前は、スクリーンショットを転送して手動で行っていました。

承認チェーン

を経由して提出された調達依頼書。パワーアプリまずラインマネージャが承認し、しきい値を超えた場合は財務部長が承認する。各承認者は、リクエストの詳細と承認/拒否ボタンが記載された、構造化されたTeamsアダプティブカードを取得します。48時間経っても応答がない場合、リマインダーが起動する。完全な決定履歴はSharePointアイテムに書き戻される。

ステータス変更アラート

リスクがリスク登録の「重要」から「重大」または「クリティカル」にエスカレーションされると、フローはリスク責任者と関連する機能リーダーに即座に通知を送信します。メールには、リスクのタイトル、現在のスコア、所有者、記録への直接リンクが含まれます。

書類審査リマインダー

スケジュールされたフローは、方針・手順ライブラリで「次回のレビュー日」が30日以内の文書をチェックします。文書名、現在のバージョン、レビュー期限を記載したリマインダーを文書所有者に送信します。ステータスが更新されていない場合、7日後に2回目のリマインダーが送信されます。以前は誰も管理していない共有カレンダーで管理していました。

クロスリスト・データ同期

ベンダー登録のサプライヤーレコードが更新されると（連絡先変更、契約更新、ステータス変更）、フローが調達追跡リストとリスク登録の対応するエントリを更新する。一度の更新で、3つのリストが同期されます。ユーザーが1つのリストを更新し、他のリストを忘れてしまった場合に生じる不一致を解消します。

透明な価格設定。

私たちは時間＆材料ベースで動作します。実際に作業した日数分を、固定日額でお支払いいただきます。固定価格による不測の事態や、お客様の合意なしにスコープが拡大することはありません。

フロータイプ	一般的な範囲	概算コスト（ネット）
シンプルな通知またはアラートフロー	1-2日	€800-€1.600
マルチステップ承認ワークフロー	3～6日	€2.400-€4.800
日当	800ユーロ/日から（ネット） - 100%リモート

流れはしばしば、より大きな流れの一部である。シェアポイントまたはパワーアプリエンゲージメント - エンゲージメントを組み合わせることで、全範囲にわたって1日分の料金が適用されます。

ヨーロッパ中のチームから信頼されています。

LeapLyticsはPower Automateフローを構築し、リスク軽減の期限が過ぎると自動的にアラートを送信し、ステークホルダーにリスクが割り当てられると通知します。以前は手作業でフォローアップする必要があったことが、今では誰も考えることなく行われるようになりました。

- リスク＆チーム, 物流, ドイツ

なぜLeapLyticsなのか？

エッジケースに対応

20 分で作成された基本的な Power Automate フローは、承認中に SharePoint アイテムが削除されたり、承認者のアカウントが無効化されたり、電子メールアドレスフィールドにタイプミスがあったりするまで、問題なく動作します。このようなシナリオでは、処理されないエラー、サイレントエラー、誰にも気づかれずに停止するフローが発生します。当社では、エラー処理、再試行ロジック、障害通知をすべてのフローに組み込み、何か問題が発生した場合（発生する場合もあります）、適切な担当者がすぐにそれを把握できるようにしています。

フロー構築だけではないプロセス知識

私たちは、あなたのリクエストを単にトリガー・アクション・シーケンスに変換するだけではありません。承認者が休暇中の場合はどうなるのか、エスカレーション・パスはどうなるのか、例外のビジネス・ルールはどうなっているのかを確認します。フローを構築する前にプロセスロジックを正しく理解することで、間違って再構築するよりもはるかに多くの時間を節約できます。私たちは、どのような質問をすべきかを知るために、十分なビジネスプロセスをマッピングしてきました。

M365スタック、エンド・トゥ・エンド

私たちのフローはSharePointとつながっています、パワーアプリチーム、アウトルックパワーBI.フローが機能する前にSharePointのリストが適切に構造化されている必要がある場合は、それも行います。同じチーム、同じ契約、同じ日当 - 別々のワークストリーム間での引き継ぎはありません。

よくある質問

Power Automate の追加ライセンスは必要ですか？

いいえ、標準的なユースケースです。Power Automate は、SharePoint、Outlook、Teams、Forms などの標準的な M365 コネクタを備えており、Business Standard、E3、E5 を含むほとんどの Microsoft 365 プランに含まれています。プレミアムコネクタ（Salesforce、SAP、ServiceNow）または大量のフローを使用する場合は、追加ライセンスが必要になる場合があります。弊社では、開始前にお客様の権利を確認し、追加のライセンスが必要かどうかをアドバイスします。

Power Automateはマイクロソフト社以外のシステムに接続できますか？

はい。Power Automateには何百ものコネクタがあります。標準コネクタは、ほとんどのMicrosoftおよび一般的なサードパーティサービスをカバーし、追加費用はかかりません。Salesforce、SAP、ServiceNowなどのエンタープライズシステム用のプレミアムコネクタには、ユーザーごとにPower Automateのプレミアムライセンスが必要です。お客様のフローに必要なコネクターと、そのライセンスについて、事前にお知らせします。

本稼働後にフローが壊れた場合はどうなるのか？

私たちのフローには、エラーをキャッチし、指名されたオーナーに即座に通知を送るエラーハンドリングが含まれています。また、本番稼動後3ヶ月間、追加費用なしで不具合を修正し、構築時の問題から発生した不具合をカバーします。

自分たちでメンテナンスできるように、フローを文書化してもらえますか？

はい。すべての契約には、各フローのトリガー条件、ロジックの分岐、アクション、エラー処理について、フローキャンバスのスクリーンショットだけでなく、わかりやすい言葉で書かれた文書が含まれます。お客様のチームは、フローが何をするのかを理解し、弊社に連絡することなく微調整を行うことができるはずです。

Power Automate のフロー構築にはどれくらいの時間がかかりますか？

単一のトリガー、単一の条件、単一の電子メールといった単純な通知またはアラートフローには、通常、テストと文書化を含めて1～2日かかります。条件付きルーティング、エスカレーション、拒否処理、エラーキャッチを含む複数ステップの承認ワークフローは、通常3～6日かかります。着手前にスコープを書面で提出します。

すでに自分たちで構築したフローを見直し、修正できるか？

はい。フローの最適化とトラブルシューティングは一般的な業務です。既存のフローを監査し、エラー処理のギャップやロジックの問題を特定し、問題の原因となっているものを修正します。多くの場合、ゼロから再構築するよりも迅速かつ低コストです。

手作業をやめる準備はできているか？

どのプロセスを自動化したいのか、そのトリガーは何か、何が必要なのか、誰が知る必要があるのかをお知らせください。24時間以内に概略のスコープとお見積もりをお送りします。

連絡先

または、下記まで直接メールしてください。 info@leaplytics.de