Power Apps による従業員管理アプリの開発

当社はPower AppsとDataverseを活用して従業員管理アプリを構築しています。勤怠管理、休暇申請、病欠、タスク管理を1か所に集約し、管理者のためのリアルタイムダッシュボードも備えています。Microsoft 365テナント内に構築され、お客様専用のシステムとして引き渡されます。また、現場のタブレット、スマートフォン、デスクトップのいずれでも同等に快適に利用できるよう設計されています。

見積もり依頼

出勤状況、休暇、業務はそれぞれ別の場所に管理されており、それらの間には連携が一切ありません。

多くの中小規模のチームでは、紙のタイムシート、共有Excelファイル、そしてオフィスへの口頭での依頼などを組み合わせて運用しています。これは、誰かがシートの更新を忘れたり、マネージャーが記録されていない休暇を承認したり、新入社員が今日何をすべきか全く分からなくなったりするまでは、うまく機能します。この問題を解決するためのツールは、Microsoft 365のライセンスにすでに含まれています。ただ、それらが散在したままではなく、1つの連携したアプリに統合される必要があるだけです。

出席状況は手作業で記録するか、あるいは全く記録しないかのどちらか

出勤・退勤の記録は、紙やスプレッドシートで行われるか、あるいは全く行われていない。残業時間や未消化労働時間は、もし計算されるとしても、月末に手作業で算出される。現在、現場に実際に誰が居るのか、リアルタイムで把握している人は誰もいない。

システムのない休暇申請

休暇の申請とは、WhatsAppでのメッセージや、「金曜日に休みを取ってもいいですか？」といった口頭での依頼のことです。残りの有給休暇の日数は、誰かの頭の中や、古いスプレッドシートに記録されているだけです。病気休暇は電話で報告されるだけで、上司が後から確認できるような記録には一切残されません。

割り当てられたものの、その後忘れ去られてしまったタスク

仕事は午前中に口頭で割り当てられるが、その進捗状況はどこにも記録されない。午後になると、マネージャーは何が完了し、何が進行中か、何が手付かずのままなのかを把握できなくなる。そして3日後になっても、従業員も同様に把握できていない。

アプリの内容。

Dataverseを基盤として、役割と権限の管理を明確に行うPower Appsキャンバスアプリを1つ構築します。このアプリは、勤怠、休暇、タスク、およびマネージャー向けダッシュボードを網羅しており、承認や通知の処理はPower Automateがバックグラウンドで担当します。モジュール式の設計を採用しているため、まずは中核機能から始め、すでに正常に動作している部分を再構築することなく、後からモジュールを追加することができます。

工数管理

スマートフォン、タブレット、またはPCから出勤・退勤の記録や休憩時間の登録が可能――別途のハードウェアやログインは不要です。主な機能は以下の通りです：

ワンタップで出退勤登録が可能、タイムスタンプが自動で記録されます
設定可能なルールによる休憩の追跡（例：設定された時間数経過後の自動控除）
契約時間に対する残業および未勤務時間の自動計算
従業員はいつでも自分の有給休暇の残日数を確認可能――毎月の明細書の印刷を待つ必要はありません
チーム全体または特定の拠点において、現在出勤中である従業員を表示するマネージャー用画面

休暇・欠勤管理

休暇申請、承認、病気休暇の情報を、メッセージや電話などでバラバラに管理するのではなく、一か所にまとめて管理できます。主な機能は以下の通りです：

申請を送信する前に、残日数が表示された状態で休暇申請を送信する
アプリ内で直接、またはTeamsやメールの通知を通じてマネージャーが承認・却下を行い、ワンタップで承認または却下できます
担当マネージャーへの自動通知機能付き病欠記録
休暇中のメンバーが一覧で確認できるチームカレンダー表示により、マネージャーは事前に業務のカバー体制を計画できます
休暇申請が承認された瞬間に、残休暇日数が自動的に再計算される

タスク管理

経営陣から割り当てられたタスクは、全員が追跡し、誰も見落とすことがありません。主な機能は以下の通りです：

優先度と期限を指定した、個々の従業員への業務割り当て
ステータスの追跡（未処理、処理中、完了）が、従業員の端末から直接更新されます
期限が近づいている、または期限を過ぎたタスクに対する自動リマインダー
従業員ごとに個別のタスクリストが用意されているため、アプリを開くと各自のToDoが表示され、他の人のタスクがごちゃ混ぜになった共有リストを見る必要がありません。

カレンダーとダッシュボード

従業員にとっても、マネージャーにとっても、「今、何が起きているのか」を一目で把握できる画面。主な機能は以下の通りです：

個人用および共有の予定に対するOutlookカレンダーとの連携
出勤状況、未完了タスク、今後の休暇を1つの画面にまとめたマネージャー用ダッシュボード
オフィスの中央に設置されたタブレットを、共有用の概要表示画面として、また個人の電話用途としても利用できるよう設計されています
役割に応じた表示権限 – 従業員は自分のデータのみを確認でき、管理者はチーム全体の状況を確認できます

どのように機能するのか。

1. 要件およびデータモデル

まず、導入当初から必要なモジュールと、後回しにできるモジュールを洗い出し、Microsoft 365のライセンスがDataverseをどのようにサポートしているかを確認し、残業、休暇の積立、承認に関する具体的なルールを明確にします。これらは開発開始前に文書化し、お客様と合意を得ます。最初からルールを正しく設定しておくことで、後からの再構築を回避できます。

2.構築と反復

このアプリは、お客様の Microsoft 365 テナント内の Dataverse 上で直接構築されます。主要な画面が動作するようになった段階で、動作するバージョンを共有し、お客様のフィードバックを反映させた上で、ロジックや承認フローを最終決定します。承認時だけでなく、その前の段階でも進捗状況をご確認いただけます。

3.UATマネジメント

実際の業務日と同じ条件でアプリをテストします。具体的には、出勤登録、休暇申請、タスクの割り当てや完了などを行います。弊社では、テストケースの作成、実行の調整、および本番稼働前の不具合の追跡・解決を一括して行います。

4.引継ぎと文書化

アプリロジック、Dataverseデータモデル、およびその背後にある承認フローについて、画面ごとのドキュメントを含む完全な引き渡しを行います。お客様のチームには管理者権限が付与され、アプリはお客様の所有物となり、お客様のテナントでホストされます。3か月間の不具合修正サービスが含まれます。継続的なサポートはリテーナー契約としてご利用いただけます。

まずは基本から始め、残りは後で追加しましょう。

すべてのチームが、導入当初からすべてのモジュールを必要とするわけではありません。通常、まずは手作業を最も多く削減できるモジュールから導入し、コアアプリが日常的に使われるようになった段階で、残りのモジュールを追加することをお勧めします：

フェーズ1 – コア： 工数管理、休暇・欠勤管理、タスク管理、カレンダー、およびマネージャー用ダッシュボード
フェーズ2 – 拡張： 事業内容に応じて、車両管理、文書管理、CRMとの連携、あるいはAIを活用した機能などを、既存のDataverse基盤の上に追加することができ、既存のシステムを再構築する必要はありません。

透明な価格設定。

当社の料金体系は「時間・材料費方式」です。実際に作業を行った日数に対して、固定の日当を請求いたします。固定価格による不確実性や隠れた費用は一切ありません。

モジュール	一般的な範囲	概算コスト（ネット）
工数管理＋残業時間の計算	5～8日	4,000～6,400ユーロ
承認機能付き休暇・欠勤管理	4～7日	3,200ユーロ～5,600ユーロ
タスク管理 + カレンダー + ダッシュボード	5～9日	4,000～7,200ユーロ
日当	800ユーロ/日から（ネット） - 100%リモート

モジュールは通常、個別に範囲を定義して見積もりを作成し、第1フェーズ全体をご確認いただいた後、単一の契約としてまとめ、日額料金を設定します。注：ご利用の Microsoft 365 プランおよびユーザー数によっては、Dataverse を利用するために追加の Power Apps ライセンスが必要になる場合があります。弊社では、見積もり作成前にご利用権限を確認し、必要に応じてその旨をご案内いたします。

以前は、作業時間の記録は紙で行い、休暇申請はWhatsAppで行っており、誰がどの業務に取り組んでいるのかを確認する確実な手段がありませんでした。今では、オフィスにあるタブレットや全員のスマートフォンで利用できる1つのアプリにすべてが統合され、マネージャー画面を見れば、あちこちに尋ね回らなくても、実際に何が進行中なのかが一目瞭然です。

— ドイツ、自動車サービス部門オペレーションマネージャー

なぜLeapLyticsなのか？

買い替えではなく、成長に合わせて設計されています

Dataverseのデータモデルは、将来追加されるモジュール（フリート管理、文書管理、CRM、AI機能など）を最初から念頭に置いて設計されています。そのため、後からモジュールを追加しても、既存のシステムを再構築する必要はありません。

あなたのアプリ、あなたのテナント、あなたのデータ

すべてはお客様の Microsoft 365 環境内に構築されます。データはそのままの場所に保存されます。引き渡し時には、管理権限と完全な所有権をお客様に移管いたします。当社やサードパーティのプラットフォームへの継続的な依存は一切ありません。

問題になる前に、例外について確認しておく

従業員が退勤の打刻を忘れた場合はどうなるのでしょうか？事後になって休暇申請が提出された場合はどうなるのでしょうか？こうした例外的なケースについては、本番稼働後ではなく、要件定義の段階で洗い出しておきます。なぜなら、その段階であれば、解決にかかるコストが抑えられるからです。

よくある質問

Dataverseは必要ですか？それとも、これはSharePointリスト上で実行できますか？

ニーズが単純明快な小規模チームであれば、SharePointのリストでも十分機能します。一般的に、従業員データや役割、権限をスムーズに拡張する必要が生じた場合や、車両管理やCRMなどの将来的なモジュールを計画している場合には、Dataverseの利用をお勧めします。弊社では、画一的な回答ではなく、お客様のチーム規模やロードマップに基づいて、率直な提案をさせていただきます。

Dataverseには追加のライセンスが必要ですか？

ご利用中の Microsoft 365 プランやユーザー数によっては可能です。お見積りをご提示する前に、お客様の既存のライセンス状況を確認し、追加が必要な項目がある場合は、その内容を事前に明確にお伝えいたします。

このアプリは、スマートフォンだけでなく、オフィスのタブレットでも動作しますか？

はい。このアプリは、単一のキャンバスアプリからスマートフォン、タブレット、デスクトップ向けにレスポンシブに対応して構築されているため、同じアプリを、個人のスマートフォンでは個人用ツールとして、オフィスのタブレットでは共有用概要画面として利用することができます。

まずは時間管理機能だけから始めて、残りの機能は後で追加することはできますか？

はい、これが最も一般的なアプローチです。当初から計画されているすべてのモジュールに対応できるようデータモデルを設計しているため、後から休暇管理やタスク追跡機能を追加する場合でも、システムを再構築する必要はなく、機能の拡張として対応可能です。

アプリが完成した後、その所有権は誰にあるのでしょうか？

その通りです。このアプリはお客様の Microsoft 365 テナント内に直接構築されており、引き渡し時には完全な管理者権限が付与されます。お客様がすでに利用している Microsoft 365 プラットフォーム以外でのベンダーロックインは一切ありません。

本番稼動後のアプリのメンテナンスもお願いできますか？

はい。すべての契約には、追加費用なしで3か月間の不具合修正サービスが含まれています。それ以降については、月額契約による継続的なメンテナンスや新モジュールの提供が可能です。

時間、タスク、休暇を1つのアプリにまとめてみませんか？

チームの規模、現在ご利用中の Microsoft 365 プラン、および導入当初において最も重要なモジュールをお知らせください。24時間以内に、おおよその作業範囲と見積もりをご提示いたします。

連絡先

または、下記まで直接メールしてください。 info@leaplytics.de