Stefan Preusler, administrerende direktør i LeapLytics
Her er en uttalelse jeg står fullt og helt bak: flertallet av Power BI-risikodashboardene som er i produksjon i dag, endrer ikke en eneste beslutning. De åpnes før et møte, vises på en skjerm og lukkes igjen. Beslutningene er allerede tatt - i en separat samtale, i en korridor, i en e-posttråd. De Power BI-risikodashboard var tapetet.
Tre ting jeg ser i praksis som ingen vil si høyt
For det første: De fleste risikodashbord er laget for byggherren, ikke for beslutningstakeren. Jeg har deltatt i nok kundesamtaler til å kjenne igjen mønsteret. En BI-analytiker bruker tre uker på å lage noe virkelig imponerende - fargeskalaer, animerte KPI-er, et spredningsdiagram som ligner på en risikomatrise hvis du myser på det. Det ser polert ut. Problemet er at de som skal bruke dataene - programdirektøren, økonomidirektøren, lederen av revisjonskomiteen - ikke kan lese dem uten en guidet tur. Kompleksitet som skal demonstrere analytisk kapasitet, er det motsatte av et nyttig styringsverktøy.
For det andre: Fraværet av interaktivitet dreper oppfølgingsspørsmålet. Det viktigste øyeblikket i en risikogjennomgang er ikke når noen sier "jeg ser at den overordnede risikoscoren er gul". Det er når de spør "hvilke spesifikke risikoer er årsaken til det?" og "har de blitt verre siden forrige måned?" Et statisk dashbord - selv om det er vakkert - kan ikke gi svar på disse spørsmålene i rommet. Analytikeren lover å følge opp. Oppfølgingen blir en ny lysbildeserie. Og syklusen gjentar seg. Ekte datavisualisering beslutningstaking krever at verktøyet kan avhøres direkte av den som stiller spørsmålet, uten et teknisk mellomledd.
For det tredje: Oppdateringskadencen er ødelagt. Jeg støter jevnlig på risikodashbord som oppdateres månedlig, manuelt eller "når noen husker det". En risiko som eskalerte på tirsdag, er ikke synlig før den tredje torsdagen i den påfølgende måneden. På det tidspunktet er ikke dashbordet et risikostyringsverktøy - det er en historisk oversikt. Det er en vesentlig forskjell mellom disse to tingene, og de fleste organisasjoner har i det stille akseptert feil forskjell.
Motargumentet - og hvorfor det ikke holder
Det jeg oftest hører, er dette: "Interessentene våre ønsker ikke å samhandle med dashbord. De vil ha et sammendrag." Jeg forstår hvorfor folk tror dette. Toppledere er travle. De har sagt - sannsynligvis mer enn én gang - at de vil ha et enkelt sammendrag, ikke et verktøy de må lære seg.
Men se hva som skjer når du for første gang presenterer en veldesignet, interaktiv risikomatrise for en programdirektør - en matrise der de kan klikke på en kvadrant og umiddelbart se hvilke risikoer som befinner seg der, filtrere etter arbeidsflyt og skyve på en tidsakse for å se hvordan bildet har endret seg. De kobler seg ikke ut. De lener seg inn. "Jeg vil bare ha et sammendrag"-preferansen er i stor grad en betinget reaksjon på mange år med verktøy som var for komplekse eller for statiske til at det var verdt å engasjere seg i dem. Det er ikke en medfødt preferanse for mindre informasjon.
Gartners forskning om bruk av data og analyse viser at gapet mellom tilgjengeligheten av dashbord og dashborddrevet beslutningstaking ikke er et teknologiproblem - det er et design- og brukervennlighetsproblem. Verktøyet finnes. Dataene finnes. Problemet ligger i hvordan de to kobles sammen med menneskene som skal handle.
Hva som faktisk bør endres
Slutt å evaluere risikodashbord etter hvordan de ser ut på et skjermbilde. Begynn å evaluere dem etter hvilke spørsmål de kan besvare på under 30 sekunder - uten analytikerstøtte, i et live-møte, av den personen som må ta en telefon.
Konkret betyr det tre ting:
- Design for den minst tekniske interessenten i rommet, ikke den dyktigste analytikeren i teamet ditt. Hvis revisjonsutvalgets leder ikke kan navigere i den alene, har den ikke oppfylt sitt primære formål - uansett hvor sofistikert den underliggende datamodellen er.
- Bygg inn interaktivitet fra starten av. Drill-down fra risikokvadrant til individuelle risikodetaljer, tidsbasert trendfiltrering og statusvisninger på arbeidsstrømnivå er ikke avanserte funksjoner - de er grunnlinjen for en dashbord for risikostyring som fortjener sin plass i en styringsprosess. Verktøy som LeapLytics risikomatrise for Power BI eksisterer nettopp fordi innfødt grafikk ikke gir dette uten videre.
- Behandle en månedlig oppdateringssyklus som en defekt, ikke en funksjon. Hvis risikodataene endres raskere enn dashbordet oppdateres - og det gjør de - rapporterer du historikk, ikke styrer risiko. Automatiserte oppdateringer koblet til oppdaterte datakilder er ikke en luksus; det er en minimumsstandard for et verktøy som hevder å støtte styring i sanntid.
Spørsmålet jeg gjerne vil ha svar på
Når var sist gang en risikotavle - ikke en samtale, ikke en rapport, ikke en oppfølgings-e-post, men selve tavlen - direkte endret en beslutning i organisasjonen din?
Hvis du må tenke deg om i mer enn noen få sekunder, vil jeg påstå at det er det mest ærlige datapunktet du har om ditt nåværende oppsett.
Stefan Preusler er medgrunnlegger og administrerende direktør i LeapLytics, et programvareselskap som spesialiserer seg på Power BI-tilpassede visualiseringer for risikostyring og prosjektstyring. Han har utviklet datavisualiseringsverktøy for regulerte bransjer siden 2020.
