Stefan Preusler, CEO LeapLytics
Oto oświadczenie, za którym całkowicie się opowiadam: Większość pulpitów nawigacyjnych ryzyka Power BI w produkcji nie zmienia obecnie ani jednej decyzji. Są one otwierane przed spotkaniem, wyświetlane na ekranie i ponownie zamykane. Decyzje zostały już podjęte - w osobnej rozmowie, na korytarzu, w wiadomości e-mail. The Pulpit nawigacyjny ryzyka Power BI była tapeta.
Trzy rzeczy, które widzę w praktyce, a których nikt nie chce powiedzieć na głos
Po pierwsze: Większość pulpitów nawigacyjnych ryzyka jest tworzona z myślą o konstruktorze, a nie decydencie. Odbyłem wystarczająco dużo rozmów z klientami, by rozpoznać ten schemat. Analityk BI spędza trzy tygodnie budując coś naprawdę imponującego - kolorowe gradienty, animowane wskaźniki KPI, wykres rozrzutu, który zbliżony jest do macierzy ryzyka, jeśli się na niego spojrzy. Wygląda to na dopracowane. Problem polega na tym, że ludzie, którzy muszą działać na podstawie tych danych - dyrektor programowy, dyrektor finansowy, przewodniczący komitetu audytu - nie mogą ich przeczytać bez wycieczki z przewodnikiem. Złożoność zaprojektowana w celu zademonstrowania zdolności analitycznych jest przeciwieństwem użytecznego narzędzia zarządzania.
Po drugie: brak interaktywności zabija pytanie uzupełniające. Najważniejszym momentem w przeglądzie ryzyka nie jest chwila, gdy ktoś mówi "widzę, że ogólny wynik ryzyka jest bursztynowy". Jest to moment, w którym ktoś pyta "które konkretne ryzyka to spowodowały?" i "czy pogorszyły się one od zeszłego miesiąca?". Statyczny pulpit nawigacyjny - nawet piękny - nie może odpowiedzieć na te pytania. Analityk obiecuje kontynuować. Kontynuacja staje się kolejnym slajdem. Cykl się powtarza. Prawdziwy wizualizacja danych podejmowanie decyzji wymaga, aby narzędzie mogło być przesłuchiwane na żywo, przez osobę zadającą pytanie, bez pośrednika technicznego.
Po trzecie: częstotliwość aktualizacji jest zepsuta. Regularnie spotykam się z pulpitami nawigacyjnymi ryzyka, które są odświeżane co miesiąc, ręcznie lub "kiedy ktoś sobie przypomni". Ryzyko, które eskalowało we wtorek, nie jest widoczne aż do trzeciego czwartku następnego miesiąca. W tym momencie pulpit nawigacyjny nie jest narzędziem do zarządzania ryzykiem - jest zapisem historycznym. Istnieje znacząca różnica między tymi dwiema rzeczami, a większość organizacji po cichu zaakceptowała tę niewłaściwą.
Kontrargument - i dlaczego nie ma racji bytu
Najczęściej słyszę następujące opinie: "Nasi interesariusze nie chcą wchodzić w interakcje z pulpitami nawigacyjnymi. Chcą podsumowania". Rozumiem, dlaczego ludzie tak uważają. Liderzy wyższego szczebla są zajęci. Powiedzieli - prawdopodobnie więcej niż raz - że chcą prostego podsumowania, a nie narzędzia, którego muszą się nauczyć.
Ale zobacz, co się stanie, gdy po raz pierwszy umieścisz przed dyrektorem programu dobrze zaprojektowaną, prawdziwie interaktywną matrycę ryzyka - taką, w której mogą kliknąć kwadrant i natychmiast zobaczyć, jakie ryzyko się tam znajduje, filtrować według strumienia pracy i przesuwać oś czasu, aby zobaczyć, jak zmienił się obraz. Nie wyłączają się. Pochylają się. Preferencja "Chcę tylko podsumowanie" jest w dużej mierze uwarunkowaną reakcją na lata otrzymywania narzędzi, które były zbyt złożone lub zbyt statyczne, aby warto było się nimi zajmować. Nie jest to wrodzona preferencja dla mniejszej ilości informacji.
Badanie firmy Gartner dotyczące wdrażania danych i analityki konsekwentnie pokazuje, że luka pomiędzy dostępnością dashboardu a podejmowaniem decyzji w oparciu o dashboard nie jest problemem technologicznym - jest to problem związany z projektowaniem i użytecznością. Narzędzie istnieje. Dane istnieją. Rozbieżność polega na tym, jak te dwa elementy są połączone z ludźmi, którzy muszą działać.
Co właściwie powinno się zmienić
Przestań oceniać pulpity ryzyka na podstawie tego, jak wyglądają na zrzucie ekranu. Zacznij oceniać je na podstawie tego, na jakie pytanie mogą odpowiedzieć w mniej niż 30 sekund - bez wsparcia analityka, podczas spotkania na żywo, przez osobę, która musi wykonać telefon.
Konkretnie oznacza to trzy rzeczy:
- Projektuj dla najmniej technicznych interesariuszy w pomieszczeniu, a nie najzdolniejszy analityk w zespole. Jeśli przewodniczący komitetu audytu nie może poruszać się po nim samodzielnie, nie spełnił on swojego podstawowego celu - niezależnie od tego, jak wyrafinowany jest model danych bazowych.
- Zbuduj interaktywność od samego początku. Zejście z kwadrantu ryzyka do poszczególnych szczegółów ryzyka, filtrowanie trendów oparte na czasie i widoki stanu na poziomie strumienia roboczego nie są zaawansowanymi funkcjami - są one podstawą dla pulpit nawigacyjny zarządzania ryzykiem który zasługuje na swoje miejsce w procesie zarządzania. Narzędzia takie jak Matryca ryzyka LeapLytics dla Power BI istnieją właśnie dlatego, że natywne wizualizacje nie zapewniają tego po wyjęciu z pudełka.
- Traktuj miesięczny cykl odświeżania jako wadę, a nie cechę. Jeśli dane dotyczące ryzyka zmieniają się szybciej niż aktualizacje pulpitu nawigacyjnego - a tak się dzieje - raportujesz historię, a nie zarządzasz ryzykiem. Automatyczne odświeżanie połączone ze źródłami danych na żywo nie jest luksusem; jest to minimalny realny standard dla narzędzia, które twierdzi, że wspiera zarządzanie w czasie rzeczywistym.
Pytanie, na które chciałbym usłyszeć odpowiedź
Kiedy ostatnio pulpit nawigacyjny ryzyka - nie rozmowa, nie raport, nie wiadomość e-mail, ale sam pulpit nawigacyjny - bezpośrednio zmienił decyzję w Twojej organizacji?
Jeśli musisz zastanowić się dłużej niż kilka sekund, to jest to najbardziej rzetelna informacja na temat twojej obecnej konfiguracji.
Stefan Preusler jest współzałożycielem i dyrektorem generalnym LeapLytics, firmy specjalizującej się w niestandardowych wizualizacjach Power BI do zarządzania ryzykiem i zarządzania projektami. Od 2020 roku tworzy narzędzia do wizualizacji danych dla branż regulowanych.
