Riadenie rizík bez údajov je len odhad. A dohady zabíjajú projekty.
Videli sme, ako spoločnosti spálili milióny, pretože nedokázali predvídať prichádzajúce problémy. Varovné signály tam boli. Údaje existovali. Ale nikto si to nespojil, kým nebolo neskoro.
Power BI túto hru mení. Z vašich roztrúsených údajov o rizikách urobí krištáľovú guľu pre vaše projekty. Žiadna mágia - len inteligentné využitie informácií, ktoré už máte.
Tu sa dozviete, ako pomáhame organizáciám prejsť od reaktívneho hasenia požiarov k prediktívnemu riadeniu rizík.
Prečo tradičné riadenie rizík zlyháva
Väčšina riadenia rizík je divadlo. Pekné tabuľky s červenou, žltou a zelenou farbou. Mesačné stretnutia, na ktorých všetci prikyvujú a hovoria "monitorujeme situáciu".
Problém? Váš register rizík je statický dokument. Vaše projektové údaje sú v inom systéme. Vaše finančné údaje sa skrývajú v účtovnom softvéri. Nič sa s ničím iným nespája.
Keď sa riziko naplní, snažíte sa pochopiť, čo sa stalo. Vyberáte správy z piatich rôznych zdrojov. Kým získate odpovede, škoda je už odstránená.
Tento vzorec vidíme všade:
- Prekročenie rozpočtu, ktoré sa "zjavilo z ničoho nič" - okrem údajov o výdavkoch, ktoré ukazovali trend už tri mesiace predtým
- Nedostatok zdrojov, ktorý sa "nedal predvídať" - zatiaľ čo správy o využití kričali varovania
- Problémy s kvalitou, ktoré sa "náhle objavili" - hoci počet chýb stúpal už niekoľko týždňov
Údaje boli k dispozícii. Viditeľnosť nebola.
Power BI ako platforma na analýzu rizík
Power BI nevytvára len pekné grafy. Spája vaše rizikové body skôr, ako sa stanú rizikovými explóziami.
Považujte ho za svoje riadiace centrum rizík. Každý dôležitý zdroj údajov sa zhromažďuje na jednom mieste. Nástroje na riadenie projektov, finančné systémy, databázy ľudských zdrojov, metriky kvality - všetky hovoria rovnakým jazykom.
Vytvárame informačné panely, ktoré vám ukážu tri veci:
- Čo sa deje teraz - Stav projektu v reálnom čase vo všetkých vašich iniciatívach
- Aké vzory sa objavujú - Trendy, ktoré predpovedajú problémy skôr, ako nastanú
- Aké opatrenia treba prijať - Jasné ďalšie kroky na základe údajov
Kúzlo nastane, keď sa prestanete pozerať na izolované ukazovatele a začnete vidieť súvislosti. Rozdiel v rozpočte plus využitie zdrojov plus tlak na časový plán sa rovná projektu, ktorý je na spadnutie.
Power BI tieto prepojenia zviditeľňuje. A viditeľnosť vytvára možnosti.
Budovanie systému na zisťovanie rizík
Nevytvárame informačné panely. Budujeme systémy včasného varovania.
Začnite s najväčšími bolesťami. Aké riziká vás najviac bolia? Výpadky rozpočtu? Oneskorenie harmonogramu? Konflikty so zdrojmi? Zlyhania v oblasti kvality?
Pre každú hlavnú kategóriu rizika identifikujte hlavné ukazovatele. Nie tie zjavné - jemné signály, ktoré sa objavujú niekoľko týždňov pred krízou.
Ukazovatele rozpočtových rizík:
- Rýchlosť skutočných a plánovaných výdavkov
- Frekvencia a hodnota žiadosti o zmenu
- Oneskorenie platieb dodávateľom
- Čas schválenia nákupnej objednávky
Rizikové ukazovatele harmonogramu:
- Miera dokončenia úlohy v porovnaní s východiskovou hodnotou
- Spotreba vyrovnávacej pamäte kritickej cesty
- Predpovede dostupnosti zdrojov
- Oneskorenie ukončenia závislosti
Ukazovatele rizika kvality:
- Miera odhalenia chýb podľa fázy
- Percentuálne podiely prepracovania
- Testovanie medzier v pokrytí
- Trendy nálad klientov
Tieto ukazovatele prepojíme s automatickými upozorneniami. Keď sa vzorce posunú mimo bežného rozsahu, okamžite sa upozornia správni ľudia. Nie na schôdzke o hodnotení rizík budúci mesiac. Teraz.
Premena poznatkov na činy
Údaje bez akcie sú len drahou zábavou.
Naše riešenia Power BI navrhujeme na základe rozhodovacích bodov, nie len dátových bodov. Každý prístrojový panel odpovedá na konkrétne otázky, ktoré vedú ku konkrétnym činnostiam.
Otázky týkajúce sa riadiaceho panelu:
- Ktorým projektom je potrebné venovať okamžitú pozornosť?
- Kam by sme mali prerozdeliť zdroje?
- Aké riziká ohrozujú naše strategické ciele?
Otázky pre projektového manažéra:
- Ktoré úlohy zaostávajú?
- Ktorí členovia tímu sú preťažení?
- Kde sa objavujú problémy s kvalitou?
Otázky týkajúce sa nástroja Risk Manager:
- Ktoré rizikové scenáre sú čoraz pravdepodobnejšie?
- Aké stratégie na zmiernenie dopadov sú účinné?
- Kde potrebujeme nové kontroly rizík?
Každý ovládací panel obsahuje odporúčané opatrenia založené na vzoroch údajov. Žiadne hádanie, čo robiť ďalej. Žiadna analytická paralýza.
Vytvárame aj možnosti modelovania scenárov. "Čo sa stane s naším časovým plánom, ak prídeme o tento kľúčový zdroj?" "Ako ovplyvní zníženie rozpočtu 20% naše výsledky?" Odpovedzte na tieto otázky skôr, ako sa stanú skutočnosťou.
Úspech riadenia rizík v reálnom svete
Jednému klientovi z výrobného odvetvia chýbali peniaze na stavebné projekty. Prekročenie rozpočtu bolo v priemere 30%. Oneskorenia harmonogramu boli bežné.
Prepojili sme ich údaje o riadení projektov, systémy obstarávania a finančné výkazy v Power BI. Vzorce boli okamžite zrejmé.
Zvýšenie materiálových nákladov sa zaznamenávalo až pri mesačných revíziách rozpočtu. Vtedy už boli vystavené objednávky na nákup za nadhodnotené ceny. Objednávky na zmeny sa nevyhodnocovali na základe celkového vplyvu projektu - len na základe vplyvu jednotlivých úloh.
Konflikty zdrojov medzi projektmi neboli viditeľné, kým ľudia neprišli do práce.
Riešenie Power BI vytvorilo prehľad o týchto vzájomne prepojených rizikách v reálnom čase. Upozornenia na náklady na materiál spustili okamžité preskúmanie obstarávania. Vplyv zmenových objednávok sa vyhodnocoval na základe obmedzení portfólia, nielen jednotlivých projektov.
Prideľovanie zdrojov ukázalo konflikty niekoľko týždňov vopred, čo umožnilo proaktívne úpravy plánovania.
Výsledky po šiestich mesiacoch: Prekročenie rozpočtu kleslo na 8%. Plnenie harmonogramu sa zlepšilo o 40%. A čo je ešte dôležitejšie, prestali ich prekvapovať problémy.
Spoločnosť zaoberajúca sa vývojom softvéru použila podobné prístupy na riadenie rizík v oblasti kvality. Namiesto hľadania chýb pri používateľskom akceptačnom testovaní identifikovali modely zhoršenia kvality počas vývoja.
Miera zamietnutia revízie kódu, trendy pokrytia jednotkových testov a frekvencia zlyhaní zostavenia predpovedali problémy s kvalitou o tri šprinty skôr. To im poskytlo čas na úpravu procesov pred dodaním nefunkčného softvéru.
Výsledky spokojnosti zákazníkov sa zlepšili 25%, pretože do výroby sa dostalo menej chýb.
Stratégia implementácie, ktorá skutočne funguje
Nesnažte sa vyriešiť všetky rizikové problémy hneď prvý deň. To je recept na drahé zlyhanie.
Uplatňujeme cielený prístup:
Fáza 1: Vyberte si jeden veľký problém
Vyberte si najdrahšie alebo najčastejšie riziko. Vytvorte možnosti detekcie a reakcie na tento jediný problém. Skôr ako pridáte zložitosť, zabezpečte jej dokonalé fungovanie.
Fáza 2: Pripojenie súvisiacich zdrojov údajov
Keď váš základný systém funguje, pridajte zdroje údajov, ktoré poskytujú ďalší kontext. Finančné údaje pre rozpočtové riziká. Údaje o zdrojoch pre riziká súvisiace s harmonogramom. Spätná väzba od klienta pre riziká kvality.
Fáza 3: Rozšírenie na súvisiace riziká
Použite svoj osvedčený rámec na riešenie ďalšej kategórie najväčších rizík. Budete postupovať rýchlejšie, pretože infraštruktúra existuje.
Fáza 4: Vytvorenie prediktívnych modelov
Na základe historických údajov vypracujte prediktívnu analýzu. Modely strojového učenia, ktoré predpovedajú pravdepodobnosť rizika na základe aktuálnych podmienok.
Úplná implementácia tohto prístupu trvá 6-12 mesiacov. Ale výsledky fázy 1 sú viditeľné už v priebehu niekoľkých týždňov.
Popri technickej implementácii trváme aj na riadení zmien. Najlepší prístrojový panel na svete zlyhá, ak ho ľudia nepoužívajú. Školenia, integrácia procesov a kultúrne prijatie sú rovnako dôležité ako dátové prepojenia.
Meranie návratnosti investícií do riadenia rizík
Dobré riadenie rizík šetrí peniaze. Skvelé riadenie rizík prináša peniaze.
Sledujeme konkrétne ukazovatele, ktoré dokazujú vplyv Power BI na riadenie rizík:
Priame úspory nákladov:
- Zníženie prekročenia rozpočtu
- Menší počet núdzových prírastkov zdrojov
- Nižšie náklady na prepracovanie a kvalitu
- Znížená miera zrušenia projektu
Nepriama tvorba hodnoty:
- Zvýšená spokojnosť klientov
- Zvýšená produktivita tímu
- Lepšie využívanie zdrojov
- Rýchlejšia realizácia projektu
Zlepšenie reakcie na riziká:
- Skoršie odhalenie problému
- Rýchlejšie rozhodovanie
- Presnejšie posúdenie vplyvu
- Lepšia účinnosť zmierňovania
Väčšina organizácií vidí 3-5-násobnú návratnosť investícií v priebehu prvého roka. Úspory sa časom znásobujú, pretože schopnosti riadenia rizík sa zdokonaľujú.
A čo je ešte dôležitejšie, v noci sa vám bude lepšie spať. Už žiadne nepríjemné prekvapenia na pondelkových ranných stretnutiach. Už žiadne vysvetľovanie vedúcim pracovníkom, prečo projekty zlyhali bez varovania.
Vaše riadenie rizík sa stane proaktívnym namiesto reaktívneho. Problémom predchádzate, namiesto toho, aby ste ich len dokumentovali.
Power BI mení vaše údaje na prognózy. A predvídanie mení riadenie rizík z nákladového centra na konkurenčnú výhodu.
Otázkou nie je, či si môžete dovoliť zaviesť lepšie riadenie rizík. Otázka znie, či si môžete dovoliť to neurobiť.
Vaši konkurenti už používajú údaje na to, aby videli za roh. Dobiehanie v riadení rizík je drahé. Vedenie v hre je ziskové.
