UI za avtomatizacijo procesov in potek dela
Operacije potekajo v procesih. Od naročila do izpolnitve. Od zahteve do rešitve. Od naloge do zaključka. Vse poteka po korakih.
Ko procesi delujejo nemoteno, stvari tečejo tekoče. Kadar ne, se vse zatakne. Naloge se kopičijo. Predaja nalog je neuspešna. Ljudje zapravljajo čas z vprašanji "kje je to?" in "kdo ima to?"
Večina težav s procesi ni posledica tega, da ljudem ni mar. So zato, ker so procesi ročni. Nekdo mora to usmerjati. Nekdo mora to odobriti. Nekdo mora preveriti, ali je bil prejšnji korak opravljen.
Umetna inteligenca lahko avtomatizira rutinske dele. Ne nadomešča človeške presoje, temveč le opravlja delo, ki temelji na pravilih in ga ne potrebuje.
Vaša ekipa ne bo več sledila postopkom in bo začela reševati težave.
Zakaj se ročni procesi pokvarijo
Imate SOP. Dokumentirane postopke. Jasne korake, kako naj bi stvari delovale.
Vendar je izvedba ročna. Nekdo prejme zahtevo. Ugotovijo, kdo jo mora obravnavati. Pošlje jo naprej. Sledijo nadaljnji ukrepi, da se prepričajo, da je bilo to storjeno.
Ko je glasnost majhna, to deluje. Ko je obseg velik, stvari padejo skozi razpoke:
- Naloge so bile preusmerjene na napačno ekipo
- Odobritve, ki čakajo v nabiralniku nekoga, ki ga ni v pisarni.
- Koraki so preskočeni, ker nihče ni preveril dokončanja
- Izjeme se ujamejo šele prepozno
- Nihče ne ve, kje se kaj nahaja v procesu.
Vaša ekipa več časa porabi za usklajevanje kot za izvajanje. Sestanki za spremljanje stanja. Elektronska sporočila, ki iščejo posodobitve. Eskalacije, ker se je nekaj zataknilo.
Ne zato, ker ljudje slabo opravljajo svoje delo. Ker ročno usklajevanje ne deluje na veliko.
Kako umetna inteligenca vpliva na avtomatizacijo procesov
Umetna inteligenca skrbi za rutinsko sprejemanje odločitev v vaših procesih. Pravila uporablja takoj. Pravilno usmerja delo. Spremlja napredek. Ujema izjeme.
Vaša ekipa se osredotoča na samo delo in ne na usklajevanje okoli njega.
Inteligentno usmerjanje nalog
Prišlo je novo naročilo. Kam gre? V katero skladišče? Katera ekipa? Odvisno od lokacije, vrste izdelka, ravni zalog in zmogljivosti ekipe.
Nekdo mora vse to ročno pregledati in se odločiti. Z umetno inteligenco se to zgodi takoj:
- analizira podrobnosti zahteve
- Preverja trenutno delovno obremenitev v skupinah.
- Upošteva potrebna znanja in spretnosti ter certifikate.
- Dejavniki lokacije in logistike
- Poti do optimalne ekipe
Ne le hitreje - tudi bolj dosledno. Vedno velja ista logika. Nobenih razlik glede na to, kdo jo je opravil.
Posebni primeri? Umetna inteligenca jih označi za človeško usmerjanje. Rutinski primeri (to je večina primerov) pa potekajo samodejno.
Pametno upravljanje odobritev
Odobritve vse upočasnijo. Vsak nakup je treba odobriti. Vsako izjemo je treba potrditi. Vsako spremembo je treba pregledati.
Večina je rutinskih. Standardna zahteva v okviru pravilnika? Morala bi se samodejno odobriti. Nenavadna zahteva zunaj parametrov? Posredovati jo je treba pravemu odobravalcu s celotnim kontekstom.
Umetna inteligenca skrbi za logiko odobritve:
- Standardne zahteve v okviru pragov: samodejno odobrene z revizijsko sledjo
- Zahtevki, ki jih je treba pregledati: usmerjeni na ustrezno raven glede na znesek, vrsto in tveganje.
- Kompleksne zahteve: eskalirane s celotnim kontekstom in zgodovino
- Zaostale odobritve: samodejno se stopnjujejo, če predolgo čakajo.
Vaši vodje porabijo čas za odločitve, ki dejansko zahtevajo presojo. Ne pa z gumijastim žigom za rutinske zahteve.
In ko je nekdo zunaj? Umetna inteligenca preusmeri na rezervno enoto. Nobenih zahtevkov, ki bi obtičali in čakali na nekoga, ki je na dopustu.
Spremljanje procesov v realnem času
Kje je vse? Kaj se je zataknilo? Kaj je v nevarnosti, da zamudite roke?
Umetna inteligenca spremlja vsako opravilo v vsakem koraku. Ne tako, da bi ljudi spraševala za posodobitve, temveč tako, da bi sisteme spremljala samodejno. Ve:
- Kaj je v pripravi in kdo dela na tem
- Kaj čaka (in kako dolgo že čaka)
- Kaj se približuje rokom
- Kje nastajajo ozka grla
- Kateri procesi tečejo počasneje kot običajno
Nadzorna plošča prikazuje stanje v realnem času. Ne poročil "od včeraj" - takoj zdaj. Vaši vodje vedo, čemu je treba posvetiti pozornost, ne da bi morali iskati posodobitve.
Dejansko delujoče odkrivanje izjem
Izjeme so drage. Naročite manjkajoče informacije. Korak traja predolgo. Postopek ni pravilno izveden. Ko nekdo to opazi, je to že težava.
Umetna inteligenca zgodaj ujame izjeme:
- Manjkajoči podatki: Naročilo oddano brez zahtevanih polj? Označeno je takoj, ne šele, ko pride do izpolnitve.
- Odstopanja v procesu: Koraki so bili opravljeni v drugačnem vrstnem redu? Preskočen kontrolni seznam? AI opazi.
- Časovne težave: Korak traja 3x dlje kot običajno? AI opozori pred iztekom roka.
- pomisleki glede kakovosti: Stopnja napak pri določenem procesu? Vzorec je zaznan zgodaj.
- Vrzeli v zvezi s skladnostjo: Manjka zahtevana dokumentacija? Presežen prag odobritve? Ujeto samodejno.
Vaša ekipa obravnava izjeme, ko so še majhne. Preden se razširijo. Preden prizadenejo stranke.
Avtomatizirano preverjanje skladnosti
Vsak proces ima zahteve. Koraki morajo potekati v zaporedju. Dokumentacija mora biti popolna. Pridobiti je treba odobritve. Izvesti je treba preglede kakovosti.
Ročno preverjanje vsega tega? Nekdo mora opraviti revizijo. V najboljšem primeru preverja vzorce. Skladnost z upanjem.
Umetna inteligenca preveri vsak primer:
- Ali so bili opravljeni vsi zahtevani koraki?
- Ali je bilo upoštevano pravilno zaporedje?
- Ali je dokumentacija popolna in točna?
- Ali so bila pridobljena potrebna dovoljenja?
- Ali je iz revizijske sledi razvidno, kdo in kdaj je kaj storil?
Neskladen postopek? Takoj označeno. Ne pa, da se to ugotovi čez nekaj tednov med revizijo. Vaša skladnost je resnična in ne pričakovana.
Analitika uspešnosti procesov
Koliko časa dejansko trajajo postopki? Kje se upočasnijo? Katere ekipe so hitrejše? Zakaj?
Umetna inteligenca spremlja kazalnike uspešnosti vseh vaših procesov:
- Čas cikla glede na vrsto postopka
- Prehodnost po skupinah in posameznikih
- kje prihaja do zamud (kateri koraki, katere predaje)
- Stopnje napak in pogostost ponovnega dela
- Različnost (doslednost je enako pomembna kot hitrost)
Vidite, kje se lahko izboljšate. Ne ugibate, ampak gledate na podatke. Je ta ekipa stalno hitrejša? Ugotovite, kaj delajo drugače. Ta korak je stalno počasen? Preučite, zakaj.
Izboljšanje procesov na podlagi dejstev in ne občutkov.
Kaj to pomeni za vas
Za operativne direktorje in vodje operacij
Dosledno izvajanje na različnih lokacijah. Povsod veljajo enaka pravila. Brez razlik glede na to, kdo dela ali kako zaseden je.
Skalabilne operacije. Obvladajte dvakrat večji obseg brez dvakrat večjega števila zaposlenih. Koordinacijsko delo se ne povečuje z obsegom.
Boljša skladnost in revizijske sledi. Vsak postopek se samodejno dokumentira. Popolna revizijska sled za vsako transakcijo. Skladnost z zasnovo, ne s preverjanjem.
Preglednost operacij. Nadzorna plošča v realnem času o dogajanju. Opazujte ozka grla, ki se oblikujejo, preden postanejo kriza.
Nižja stopnja napak. Z avtomatiziranim preverjanjem napake odkrijete zgodaj. Izjeme so označene, še preden povzročijo težave.
Za operativne vodje
Nehajte se pehati za posodobitvami stanja. Sistem spremlja vse. Vidite, na kaj je treba opozoriti, ne da bi morali spraševati naokoli.
Osredotočite se na izjeme in ne na rutino. Umetna inteligenca skrbi za standardni potek dela. Vi se ukvarjate z neobičajnimi primeri, ki jih je treba presoditi.
Ugotovite, kje so stvari zataknjene. Ne čakate, da člani ekipe stopnjujejo težave. Vidite ga v realnem času.
Podatki za izboljšanje. Spoznajte, kateri procesi delujejo dobro in katere je treba popraviti. Dejanski časi ciklov in ne ocene.
pravična porazdelitev delovne obremenitve. Ugotovite, kdo je preobremenjen in kdo ima dovolj prostora. Uravnotežite delo na podlagi dejanskega stanja.
Za ekipe, ki opravljajo delo
Počistite čakalno vrsto opravil. Ni več spraševanja "na čem naj delam?" Prednostne naloge se samodejno izračunajo glede na roke in pomembnost.
Nič več preganjanja. Sistem preusmeri delo na vas. Pove vam, kar morate vedeti. Če se zataknete, samodejno sproži eskalacijo.
Manj splošnih stroškov usklajevanja. Čas porabite za delo in ne za usklajevanje o delu. Ni sestankov za spremljanje stanja.
Hitre odobritve. Rutinske stvari so samodejno odobrene. Ni treba čakati več dni, da nekdo odtisne žig.
Manj požarnih vaj. Izjeme, ki jih je mogoče zgodaj ujeti. Težave so prepoznane, še preden izbruhnejo. Manj panike, več načrtovanja.
Česa umetna inteligenca ne more storiti
UI avtomatizira delo na podlagi pravil. Ne nadomešča presoje. Tu je tisto, kar še vedno potrebuje ljudi:
Obvladovanje resnično nenavadnih situacij. AI usmerja standardne primere in označuje izjeme. Toda res čudni robni primeri? Te mora reševati človek.
Pogajanja in upravljanje odnosov. Stranka je razburjena zaradi zamude? Dobavitelj potrebuje posebno obravnavo? To je človeško delo.
Oblikovanje boljših procesov. Umetna inteligenca spremlja uspešnost trenutnih procesov. jih preoblikujete za boljše rezultate? To je naloga vaše ekipe.
Presojanje. Ali naj to pospešimo? Narediti izjemo? Sprejeti izgubo, da bi ohranili odnos? Računalniki ne morejo pretehtati teh kompromisov.
Kompleksne odobritve. Enostavne odobritve (v okviru politike $X) lahko avtomatizirate. Kompleksne (strateške odločitve, pomembne izjeme, medfunkcijski vplivi) morajo pregledati ljudje.
O umetni inteligenci razmišljajte kot o usklajevalni plasti. Vaša ekipa skrbi za miselno plast. Samo hitreje jo opravi, ker je osnovno delo opravljeno.
Začetek uporabe avtomatizacije procesov
Ne avtomatizirate vsega naenkrat. Začnite z najbolj standardiziranimi procesi z največjim obsegom:
Dobri prvi kandidati:
- Usmerjanje in dodeljevanje naročil
- Standardni delovni tokovi odobritve
- Sprejem in razvrščanje zahtevkov
- Preverjanje dokončanja naloge
- Obvestila o stanju in eskalacije
Prvi kandidati niso odlični:
- Zelo spremenljivi procesi s številnimi izjemami
- Procesi, ki se pogosto spreminjajo
- Področja, na katerih je človeška presoja odločilna za vsak primer
- Postopki, ki jih še nihče ni dokumentiral
Začnite tam, kjer je jasen postopek, velik obseg in očitna bolečina. Dokažite vrednost. Nato razširite na bolj zapletene primere.
Spodnja linija
Ročno usklajevanje procesov ni obsežno. Večji obseg pomeni več splošnih stroškov usklajevanja. Vaša ekipa se namesto z dejanskim delom ukvarja z usmerjanjem, sledenjem in preganjanjem.
Umetna inteligenca skrbi za usklajevanje. Poti delujejo pravilno. Spremlja napredek. Ujema izjeme. Zagotavlja skladnost. Vse samodejno.
Vaša ekipa se ukvarja s samim delom. Ne na sestankih o delu. Ne elektronskih sporočil, ki spremljajo delo. Ne preglednic, ki spremljajo delo.
Rezultat so tekoče operacije. Hitrejši časi ciklov. Manj napak. Boljša skladnost. In strokovnjaki, ki delajo to, v čemer so dobri, namesto da bi se ukvarjali s procesi.
To dejansko zagotavlja avtomatizacija procesov z umetno inteligenco. Ne "ugasnjene luči". Le manj trenja in več osredotočenosti na pomembne stvari.
Ste pripravljeni avtomatizirati delovne tokove?
Vsaka operacija ima različne postopke. Kaj deluje v vašem podjetju, je odvisno od tega, kako poslujete danes.
Ne spodbujamo splošnih orodij za delovni tok. Upoštevamo vaše specifične procese. Kje so režijski stroški usklajevanja? Kje se stvari zataknejo? Kaj je glede na vaše sisteme realno avtomatizirati?
Nato pripravimo avtomatizacijo, ki ustreza vašemu delovnemu procesu. Ne silimo vas, da spremenite način dela, da bi ga prilagodili programski opremi. Programska oprema, ki deluje tako, kot delate vi.
