Umetna inteligenca za finančno načrtovanje in napovedovanje: Manj mehanike, več strategije
Finančno načrtovanje traja večno. Zberite prispevke vseh oddelkov. Sestavite proračunski model. Konsolidacija vsega. Preverite napake in nedoslednosti. Izvedite scenarije. Predstavite vodstvu. Pridobite povratne informacije. Popravite. Ponovite.
Ko končate, se predpostavke spremenijo.
Pri napovedovanju gre za enak cikel, le da je pogostejši. Posodobite model. Razložite odstopanja od načrta. Prilagodite napovedi. Predstavite rezultate. Vedno znova in znova.
Večino časa je namenjenega mehaniki. Zbiranje podatkov. Usklajevanje preglednic. Posodabljanje formul. Popravljanje pokvarjenih povezav. Preoblikovanje za predstavitev.
Dragoceno delo je razmišljanje o poslu. Kateri so ključni dejavniki? Kaj bi se lahko spremenilo? Na katere scenarije se moramo pripraviti? Kako naj razporedimo vire?
Umetna inteligenca ne izvaja strateškega razmišljanja. Izvaja mehaniko. Zbira podatke. konsolidacijo. Izdelavo scenarijev. Prvi osnutek.
Vaša ekipa se osredotoča na strategijo in presojo. Umetna inteligenca skrbi za delo s preglednicami.
Problem načrtovanja in napovedovanja
Načrtovanje in napovedovanje sta bistvenega pomena. Prav tako je zelo zamudno.
Letni proračunski cikel:
- Začne se mesece pred koncem leta
- Vsak oddelek sestavi svoj proračun v svoji preglednici.
- Finance zbirajo in konsolidirajo vse vhodne podatke.
- iskanje napak, nedoslednosti, nerealnih predpostavk
- vrne se v oddelke za popravke.
- Ponovna konsolidacija
- Vodstvo želi različne scenarije
- Ponovna izgradnja za vsak scenarij
- decembra končno dobite odobritev za proračun, ki se začne izvajati januarja.
Mesečno ali četrtletno napovedovanje:
- Posodobitev aktualnih podatkov iz zadnjega obdobja
- Prilagoditev napovedi na podlagi nedavnih trendov
- Zbiranje posodobljenih podatkov iz poslovnih enot.
- Konsolidacija in preverjanje smiselnosti
- Izračun odstopanj od predhodne napovedi in proračuna
- Napišite komentar z razlago sprememb
- Predstavitev vodstvu
- Postavljajo vprašanja, ki zahtevajo več analize.
- Ponovitve cikla
Ad hoc načrtovanje scenarijev:
"Kaj pa, če se prodaja poveča za 5% namesto za 10%? Kaj če se bomo razširili v Kanado? Kaj če se stroški povečajo za 15%? Ali lahko izvedete te scenarije?"
Za vsak scenarij so potrebne ure dela. Prilagajanje predpostavk. Ponovno izračunavanje vsega. Preverjanje napak. Ko končate, želi vodstvo videti različne scenarije.
Rezultat: Ekipe FP&A porabijo 80% svojega časa za mehaniko in 20% za analizo. Moralo bi biti ravno obratno.
Kaj umetna inteligenca naredi za načrtovanje in napovedovanje
Analizira zgodovinske vzorce
Preden začnete napovedovati prihodnost, spoznajte preteklost. UI je odlična pri prepoznavanju vzorcev.
Prepoznavanje trendov:
Kakšna je osnovna stopnja rasti, ko odstranite šum? Umetna inteligenca ločuje signal od šuma. Dejanska rast v primerjavi z enkratnimi dogodki.
Zaznavanje sezonskosti:
Četrti četrtletje je vedno močno. Julij je vedno počasen. UI količinsko opredeljuje sezonske vzorce, zato jih napovedi odražajo.
Korelacijska analiza:
Kaj se zgodi s stroški pošiljanja, ko se prodaja poveča 10%? Kako se spremenijo pisarniški stroški, ko se poveča število zaposlenih? Umetna inteligenca najde povezave med dejavniki.
Identifikacija voznika:
Kaj dejansko povečuje prihodke? Mešanica izdelkov? Cene? Obseg? Tržni pogoji? UI analizira, kateri dejavniki so najpomembnejši.
Prepoznavanje anomalij:
Velik porast v drugem četrtletju lanskega leta je bilo enkratno naročilo stranke. Ne uporabljajte ga za napovedovanje letošnjega drugega četrtletja. Umetna inteligenca ugotovi, katere zgodovinske podatkovne točke so reprezentativne in katere so odstopanja.
Včasih je bilo za to analizo potrebnih več dni prebiranja podatkov. Umetna inteligenca jo opravi v nekaj minutah in vam pokaže, kaj je pomembno.
Samodejno gradi napovedi
Ko so vzorci razumljeni, umetna inteligenca pripravi začetne napovedi:
Statistično napovedovanje:
Na podlagi preteklih trendov, sezonskosti in stopenj rasti AI načrtuje prihodnja obdobja. To je izhodiščna vrednost.
Napovedovanje na podlagi voznikov:
Voznike zagotovite vi. "V naslednjem četrtletju bomo zaposlili 10 ljudi. Začenjamo v dveh novih državah." Umetna inteligenca izračuna učinek na podlagi preteklih razmerij.
Kombinacija več metod:
Umetna inteligenca se ne zanaša samo na eno metodo napovedovanja. Uporablja več pristopov in jih pretehta glede na to, kateri so bili v preteklosti najbolj natančni.
Intervali zaupanja:
Ne samo ena številka. "Prihodki bodo znašali $10-12M z 80% zaupanjem, najverjetneje $11M." To prikazuje razpon možnih rezultatov.
Samodejne posodobitve:
Ko pridejo dejanski rezultati, umetna inteligenca samodejno posodablja napovedi. Za popravke ni treba čakati na konec meseca. Neprekinjeno napovedovanje.
Še vedno pregledujete in prilagajate. Toda namesto prazne preglednice začnete s trdnim izhodiščem.
Samodejno konsolidira načrte
Nočna mora pri pripravi proračuna: zbiranje in združevanje prispevkov vseh.
Umetna inteligenca pomaga:
Dosledne predloge:
Vsi uporabljajo enako obliko in opredelitve. UI uveljavlja doslednost.
Samodejna konsolidacija:
Ko oddelki predložijo vhodne podatke, jih umetna inteligenca samodejno konsolidira. Brez ročnega kopiranja in lepljenja. Brez poškodovanih formul.
Preverjanje napak:
Načrt števila zaposlenih v oddelku A se ne ujema z načrtom kadrovske službe. Predpostavka o prihodkih oddelka B se ne ujema z načrtom prodaje. Umetna inteligenca neskladnosti takoj označi.
Preverjanje razumnosti:
Proračun za trženje se je povečal za 300% brez pojasnila. Verjetno gre za tiskarsko napako. Načrt za število zaposlenih vključuje 50 novih zaposlitev, načrt za prostore pa ne vključuje več prostora. To ne deluje. Umetna inteligenca označi težave, še preden jih odkrijete ročno.
Nadzor različic:
Nič več "Final_Budget_v7_FINAL_revised.xlsx". UI samodejno sledi različicam. Vsi delajo na podlagi trenutne različice.
Rezultat: Konsolidacija, ki je trajala več dni, zdaj traja nekaj ur. Več časa za odpravljanje težav pred oddajo, manj časa za njihovo odpravljanje po oddaji.
Takoj izvaja scenarije
Vodstvo želi videti različne scenarije. Pred umetno inteligenco: ure dela za vsakega. Z umetno inteligenco: minute.
Spremembe parametrov:
"Pokažite mi 5%, 10% in 15% rast prihodkov." Umetna inteligenca takoj preračuna vse za vsak scenarij.
Spremembe voznikov:
"Kaj pa, če namesto 10 zaposlimo 20 ljudi? Kaj če odpremo dve novi lokaciji?" Umetna inteligenca samodejno izračuna vse nadaljnje učinke.
Analiza občutljivosti:
Katere predpostavke so najpomembnejše? UI vam pokaže, katere spremenljivke imajo največji vpliv na rezultate. Osredotočite razpravo na tisto, kar dejansko premakne jeziček na tehtnici.
Scenariji tveganja:
Najboljši primer, pričakovani primer, najslabši primer. Umetna inteligenca sestavi vse tri in prikaže razpon možnosti.
Verjetnostno tehtani rezultati:
Ne le "tukaj so trije scenariji". Ampak "obstaja 20% možnosti za najboljši primer, 60% možnosti za pričakovani primer, 20% možnosti za najslabši primer." To je bolj uporabno za sprejemanje odločitev.
Če so scenariji hitri, lahko raziščete več možnosti. Boljše odločitve so posledica upoštevanja več možnosti.
Samodejno pojasnjuje odstopanja
Dejanski rezultati so se razlikovali od predvidenih. Kaj se je spremenilo?
UI analizira:
Analiza odstopanj voznikov:
"Napovedali smo prihodke v višini $10M, dosegli pa smo $11M. Razlika je posledica: povečanja obsega za 8% (+$800K), povečanja cen za 2% (+$200K) in nevtralnega vpliva mešanice."
Ne samo "napovedi smo presegli za $1M". ampak natančno zakaj.
Razlage slapov:
Začnite z napovedjo. Dodajte vpliv vsakega dejavnika. Končajte z dejanskim stanjem. Vizualni slap, ki prikazuje, kako ste prišli od načrta do dejanskega stanja.
Generacija komentarjev:
Umetna inteligenca napiše prvi osnutek: "Prihodki so presegli napovedi za 10%, predvsem zaradi večjega povpraševanja v jugovzhodni regiji od pričakovanega in višjih povprečnih vrednosti naročil."
Pregledujete in izboljšujete. Vendar ne začenjate od začetka.
Učinek za naprej:
Ta razlika kaže, da je treba prilagoditi napoved za preostanek leta. UI predlaga popravljene napovedi na podlagi dejanskega stanja.
Analiza odstopanj, ki je trajala več ur, zdaj traja nekaj minut. Več časa namenite razumevanju posledic, manj časa izračunavanju razlik.
Izboljšuje se s časom
Umetna inteligenca se uči iz izkušenj.
Spremljanje natančnosti napovedi:
Katere metode napovedovanja so bile najnatančnejše? Katere predpostavke so bile realistične in katere optimistične? UI spremlja, kaj je delovalo.
Zaznavanje pristranskosti:
Prodaja vedno napoveduje optimistično. Operativne dejavnosti imajo v svojih ocenah vedno rezervo. Umetna inteligenca zazna pristranskost in se prilagodi.
Izboljšanje modela:
Ko se zbere več podatkov, umetna inteligenca izpopolnjuje svoje razumevanje odnosov in dejavnikov. Napovedi se sčasoma izboljšujejo.
Preizkušanje predpostavk:
"Predvidevali smo, da zvišanje cene 5% ne bo imelo vpliva na količino. Dejansko se je obseg zmanjšal za 3%." UI to zabeleži in izboljša modeliranje prihodnjih scenarijev.
Vaš postopek napovedovanja je z vsakim ciklom pametnejši.
Kaj to pomeni za vas
Za finančne direktorje in vodje financ
Boljše napovedi:
Natančnejše napovedi, saj temeljijo na celoviti analizi vzorcev in dejavnikov, ne le na občutku in preprostih trendih.
Hitrejši cikli načrtovanja:
Letni proračun, ki je trajal tri mesece, zdaj traja šest tednov. Mesečna napoved, ki je trajala en teden, zdaj traja dva dni. Več ciklov pomeni več priložnosti za prilagajanje.
Več raziskovanja scenarijev:
Ko so scenariji hitri, raziščete več možnosti, preden se zavežete. Boljše odločitve so posledica upoštevanja več možnosti.
Boljše strateške razprave:
Manj časa na sestankih, na katerih bi razpravljali o pravilnosti matematičnih izračunov. Več časa namenite razpravam o strategiji in dodeljevanju virov.
Stalno načrtovanje:
Namesto letnih proračunov, ki so zastareli že februarja, je potrebno stalno posodabljanje na podlagi dejanskega stanja. Načrt ostane aktualen vse leto.
Za ekipe FP&A
Prenehajte biti mehaniki preglednic:
Manj časa za konsolidacijo in preverjanje napak. Več časa namenite analizi in svetovanju.
Osredotočite se na presojo in strategijo:
Umetna inteligenca skrbi za vprašanje "koliko". Vi se ukvarjate s tem, "ali je to realno" in "kaj naj storimo v zvezi s tem".
Hitreje odgovarjajte na vprašanja:
Ad hoc analiza, ki je trajala več dni, zdaj traja nekaj ur. Bodite odzivni, namesto da rečete "naj se vam oglasim naslednji teden".
Boljše poslovno partnerstvo:
Če lahko hitro modelirate različne možnosti, pomagate poslovnim vodjem pri sprejemanju boljših odločitev. Postanete strateški svetovalec namesto zbiralca podatkov.
Opravljajte delo, ki je dejansko zanimivo:
V oddelku FP&A niste začeli delati zato, da bi konsolidirali preglednice. Želeli ste pomagati pri vodenju poslovne strategije. Umetna inteligenca vam omogoča, da se osredotočite na to.
Za poslovne vodje
Boljši vpogled v prihodnost:
Napovedi, ki odražajo realnost. Jasen razpon možnih izidov. Zaupanje v številke.
Hitrejši odgovori na vprašanja "kaj če":
Ne čakajte več dni na analizo scenarijev. Raziščite možnosti na istem sestanku.
Boljša dodelitev sredstev:
Če lahko hitro vidite finančni učinek različnih odločitev, lahko sprejemate boljše odločitve o virih.
Manj časa na sestankih o proračunu:
Več časa namenite vodenju podjetja, manj pa razpravljanju o podrobnostih preglednic.
Pogosti scenariji načrtovanja in napovedovanja
Mesečna posodobitev napovedi
Mesec se je pravkar zaključil. Čas za posodobitev napovedi.
Umetna inteligenca:
- samodejno povleče dejanske rezultate
- Izračuna odstopanje od predhodne napovedi.
- Opredelitev dejavnikov odstopanj
- Posodobitve napovedi za preostale mesece na podlagi nedavnih trendov.
- Ustvarja komentarje o razlikah
- Ustvari posodobljen paket napovedi
- Opozarja na področja, na katerih je treba ponovno preučiti predpostavke.
Pregledi analitikov FP&A. Prilagaja, kadar poslovno znanje kaže drugačne predpostavke, kot kažejo trendi. Potrdi posodobljeno napoved. Skupni čas: Dve uri namesto dveh dni.
Strateško načrtovanje scenarijev
Finančni direktor sprašuje: "Razmišljamo o prevzemu konkurenta. Ali lahko modelirate finančni učinek v različnih scenarijih integracije?"
Umetna inteligenca:
- Analitik poda ključne predpostavke (prihodki, stroški, časovni razpored, sinergije).
- Umetna inteligenca oblikuje finančni model za vsak scenarij.
- Izračun pro forma finančnih podatkov, kazalnikov in vpliva na denarni tok
- Prikaže čas preloma in donosnost naložbe za vsak scenarij.
- Ustvari povzetek primerjave
- Ustvari analizo občutljivosti, ki pokaže, katere predpostavke so najpomembnejše.
Skupni čas: Tri ure namesto treh dni. Odločitev se lahko sprejme ta teden namesto naslednji mesec.
Konsolidacija letnega proračuna
Vsi oddelki so predložili prispevke k proračunu. Čas za konsolidacijo.
Umetna inteligenca:
- samodejno združi vse predložitve oddelkov.
- 15 nedoslednosti: število zaposlenih se ne ujema s kadrovskimi načrti in načrti oddelkov, predpostavke o prihodkih se razlikujejo od prodajnega načrta, zahteve za investicijske stroške se ne ujemajo z načrtom za infrastrukturo IT.
- Vsakemu oddelku pošlje posebna vprašanja.
- prejema popravke
- Ponovna konsolidacija s popravki
- Oblikuje celoten proračunski paket s poslovnim izidom, bilanco stanja in denarnim tokom.
- Izdela analizo odstopanj glede na prejšnje leto in začetne cilje.
Direktor FP&A pregleda konsolidirani proračun. Pogovori se s finančnim direktorjem. Predstavi vodstvu. Konsolidacija, ki je trajala dva tedna, zdaj traja dva dni.
Česa umetna inteligenca ne more storiti
Umetna inteligenca je učinkovita pri načrtovanju mehanike. Toda prihodnost je negotova in zahteva človeško presojo.
Ne more predvideti nepredvidljivega:
Na trg vstopi nov konkurent. Ključna stranka gre v stečaj. Pandemija vse zapre. Umetna inteligenca napoveduje na podlagi vzorcev. Resnično nepričakovanih dogodkov ni v vzorcih.
Ne more sprejemati strateških odločitev:
Ali naj se razširimo na nove trge? Ali naj vlagamo v raziskave in razvoj ali prodajo? Umetna inteligenca lahko modelira finančni učinek vsake izbire. Sama izbira zahteva poslovno strategijo.
Ne more oceniti realnosti predpostavk:
Prodaja želi prevzeti rast 50%. Ali je to realno glede na tržne razmere, konkurenco in zmogljivosti? To zahteva poslovno presojo in ne matematike.
Ne more upoštevati ukrepov upravljanja:
Napoved kaže, da boste zgrešili cilje. Zato boste ukrepali. Zmanjšali boste stroške, okrepili prodajo, prilagodili strategijo. Umetna inteligenca ne more predvideti, katere ukrepe boste sprejeli in kako učinkoviti bodo.
Ne more nadomestiti pogajanj:
O proračunih se morajo pogajati oddelki in vodstvo. Viri so omejeni. Prednostne naloge si nasprotujejo. Umetna inteligenca lahko prispeva k tem razpravam, vendar jih ne more rešiti.
Ne more zagotoviti natančnosti:
Nobena napoved ni popolna. Umetna inteligenca izboljša natančnost, vendar ne odpravi negotovosti. Prihodnost je še vedno negotova.
Umetna inteligenca odlično obvladuje analitično mehaniko. Poslovna presoja, strategija in odločanje pa ostajajo človeško delo.
Začetek
Začnite z najbolj bolečim postopkom načrtovanja:
Najprej izberite eno napoved:
Mesečna napoved prihodkov? Načrtovanje števila zaposlenih? Proračunsko načrtovanje investicij? Izberite tisto, ki je pomembna in temelji na podatkih.
Očistite pretekle podatke:
Umetna inteligenca se uči iz zgodovine. Prepričajte se, da so vaši zgodovinski podatki čisti in pravilno razvrščeni. Vloženi čas se izplača.
Začnite z analizo vzorcev:
Preden avtomatizirate napovedovanje, naj umetna inteligenca analizira vaše pretekle vzorce. Ugotovite, kaj je gonilna sila vašega poslovanja. Tako boste pridobili zaupanje in vpogled.
Oblikovanje osnovnih napovedi:
Naj umetna inteligenca pripravi statistične napovedi. Primerjajte jih s svojo trenutno metodo. Izboljšajte pristop, dokler natančnost ne bo primerljiva ali boljša.
Dodajte svojo presojo:
Osnovna raven umetne inteligence in vaše poslovno znanje sta enaka boljši napovedi. Nikoli se ne zanašajte samo na umetno inteligenco brez pregleda.
Natančnost merjenja:
Spremljanje napovedi in dejanskega stanja. Merite izboljšave skozi čas. Dokumentirajte, kje umetna inteligenca prinaša dodano vrednost.
Postopoma se razširite:
Ena napoved, ki dobro deluje? Dodajte še eno. Nato dodajte možnosti scenarijev. Nato utrdite avtomatizacijo. Sčasoma gradite zmogljivosti.
Načrtovanja ne spremenite čez noč. Začnite osredotočeno. Dokažite vrednost. Razširite se.
Ste pripravljeni porabiti manj časa za načrtovanje mehanike?
Vsako podjetje ima različne postopke načrtovanja. Različne gonilne sile. Različne sisteme. Različno zapletenost.
Ne prodajamo splošnih predlog za načrtovanje. Upoštevamo vaše specifične procese. Vaše podatke. Vaše zahteve.
Nato pripravimo načrtovanje z umetno inteligenco, ki ustreza vašemu načinu dela. Enako strogo. Enak nadzor. Le hitreje in bolj avtomatizirano.
Začnemo z enim področjem. Dokažite, da izboljša natančnost in prihrani čas. Nato razširite. Praktična avtomatizacija načrtovanja, s katero bo vaša ekipa postala bolj strateška.
