UI za naročanje in naročanje: Pospešite proces nakupa
Nabavni zahtevki in naročanje morajo biti preprosti. Nekdo nekaj potrebuje. To zahteva. Zahteva je odobrena. Naročilo se odda. Opravljeno.
Vendar to ni preprosto. Zahtevki ležijo v nabiralnikih in čakajo na odobritev. Kupci ročno obdelujejo rutinska naročila. Ljudje ne vedo, katerega dobavitelja uporabiti. Naročila gredo k dobaviteljem, ki nimajo sklenjenih pogodb, ker je postopek odobritve prepočasen.
Rezultat? Ekipe za javna naročila so zasute s transakcijskim delom. Neobičajna poraba, ker ljudje obidejo sistem. uhajanje pogodb, ker naročila ne upoštevajo dogovorjenih pogojev.
Umetna inteligenca to popravi. Standardne zahtevke obdeluje samodejno. Pametno usmerja odobritve. Zagotavlja, da naročila upoštevajo pogodbene pogoje. Postopek je tako hiter, da ga ljudje dejansko uporabljajo.
Zakaj so procesi od nakupa do plačila počasni
Postopki od zahtevka do naročila so v večini podjetij okrnjeni. Ne zato, ker bi ekipe za nabavo slabo opravljale svoje delo. Ker proces zahteva preveč ročnega dela.
Nekdo predloži zahtevek. Kupec ga mora pregledati. Preveri, ali je v skladu s pravili. Določi, kdo ga mora odobriti. Pošljite ga pravemu odobravalcu. Počakajte na odobritev. Nato ročno ustvari nabavno naročilo. Izberite dobavitelja. Ponovno vnesite vse podrobnosti.
Za standardna, rutinska naročila. Vsakič znova.
Kupci porabijo več ur za obdelavo zahtevkov, ki imajo enake vzorce. Pisarniški material. Standardne komponente. Ponavljajoče se storitve. Naročila, ki ne potrebujejo človeškega znanja, vendar ga vseeno dobijo, ker postopek zahteva ročno obdelavo.
Kadar je postopek počasen, ga ljudje obidejo. Kupujejo neposredno od dobaviteljev. Uporabljajo osebne kreditne kartice. Preskočijo odobritve. Neobvezna poraba ni zlonamerna - to so ljudje, ki poskušajo opraviti svoje delo.
In javna naročila izgubijo nadzor. Pogodbeni dobavitelji ne dobijo obljubljenega obsega. Pogajalski pogoji se ne uporabljajo. Izgine preglednost porabe.
Kaj AI naredi za naročanje in naročanje
Umetna inteligenca ne pospešuje le postopka naročanja. Naredi ga inteligentnega. Tukaj je opisano, kako.
Samodejno obdeluje zahteve
UI prejme zahtevek. Analizira, kaj se zahteva.
Ali je to standardni element? Umetna inteligenca ga prepozna na podlagi preteklih naročil. Zahtevo preveri glede na pravila. Preveri razpoložljivost proračuna. Potrdi, da so zahtevane informacije popolne.
Če je vse v redu, ga umetna inteligenca samodejno pošlje v odobritev. Za rutinske zahteve ni potrebno posredovanje kupca.
Če je nekaj narobe, umetna inteligenca označi določene težave:
- Manjkajoče stroškovno mesto ali koda GL
- Preseganje proračunskega praga, ki zahteva posebno odobritev
- Predmet se ne ujema z odobrenimi kategorijami
- Zahtevana dokumentacija ni priložena
- Nejasne specifikacije, ki jih je treba pojasniti
Zahtevatelj takoj dobi jasne povratne informacije. Ne splošne zavrnitve. Konkretne težave, ki jih je treba odpraviti.
Standardni zahtevki v sistemu tečejo v nekaj minutah. Kompleksne zahteve so usmerjene k kupcem s kontekstom o tem, kaj je treba pregledati.
Pametno usmerja odobritve
Delovni tokovi odobritve so zapleteni. Različne odobritve za različne zneske. Različne poti za različne kategorije. Različna pravila za različne oddelke.
Ljudje so zmedeni. Zahtevki gredo k napačnemu odobravalcu. Vračajo se nazaj. Zamudijo se, dokler ljudje ne ugotovijo, kdo bi jih moral dejansko odobriti.
Umetna inteligenca pozna pravila za odobritev:
- Usmerjanje na podlagi količine: Pod $1.000 je namenjenih enemu odobravalcu. Nad $10.000 je potreben dodaten podpis.
- Usmerjanje na podlagi kategorij: Za nakupe IT je potrebna odobritev IT. Investicijska oprema potrebuje finančni pregled.
- Pravila ministrstva: Različni oddelki imajo različne ravni prenosa pooblastil in verige odobritve.
- Politične izjeme: Predmeti, ki niso iz kataloga. Dobavitelji, s katerimi niso sklenjene pogodbe. Posebne zahteve za odobritev.
- Logika nadomeščanja: Glavni odobravalec ni na voljo? Avtomatično preusmerite na imenovanega nadomestnega potrjevalca.
Vsak zahtevek gre prvič k pravemu odobravalcu. Brez zmede. Nobenih zamud pri preverjanju, kdo bi moral kaj odobriti.
In odobrilci? Z vsako zahtevo dobijo kontekst. Kaj se naroča. Zakaj. Proračunsko stanje. skladnost s pogodbo. Ali gre za rutinsko zadevo ali pa jo je treba natančno pregledati. Kadar je to primerno, lahko hitro odobrijo.
Predlaga prednostne dobavitelje
Nekdo zahteva pisarniški material. Katerega dobavitelja morate uporabiti?
Vaše podjetje ima tri pogodbene dobavitelje pisarniškega materiala. Vsak od njih ima različne cene za različne postavke. Različni dobavni roki. različna minimalna naročila.
Kupci to vedo. Pogajali so se o pogodbah. Toda prosilci tega ne vedo. In kupci nočejo ročno iskati, kateri dobavitelj je najboljši za vsako naročilo.
Umetna inteligenca samodejno priporoča dobavitelje:
- Najboljša cena: Primerja pogodbene cene za zahtevane elemente pri različnih dobaviteljih.
- Hitrost dostave: Dejavniki nujnosti in dobavnih rokov dobaviteljev.
- Priložnost za konsolidacijo: Če obstajajo druga odprta naročila, predlagajte združevanje, da bi izpolnili zahteve za minimalno naročilo.
- Skladnost s pogodbo: Prednostno razvrsti dobavitelje, pri katerih morate izpolniti obveznosti glede količine.
- Dosedanja uspešnost: Upošteva zanesljivost dobave in zgodovino kakovosti.
Naročilo za nakup gre k dobavitelju, ki vam ponudi najboljšo vrednost. Ne naključno. Ne k tistemu, ki ga prosilec slučajno pozna. Dobavitelju, s katerim je sklenjena pogodba in ki ima najboljše pogoje za to naročilo.
večja skladnost s pogodbami. Pogoji, o katerih ste se dogovorili, se dejansko uporabljajo. Dobavitelji izpolnijo količinske zaveze, ker naročila tečejo, kamor morajo.
Potrjuje naročila glede na pogodbe
O pogodbah ste se pogajali z razlogom. Boljše cene. Dogovorjeni pogoji. Količinski popusti. Toda če naročila ne ustrezajo pogodbenim pogojem, izgubite ugodnosti.
UI potrdi vsako naročilo glede na pogodbene pogoje:
- Potrditev cene: Ali je to pogodbena cena? Če ne, jo označite in pojasnite odstopanje.
- Skladnost s terminskim načrtom: Ali naročamo v okviru dogovorjenih najmanjših/največjih količin?
- Preverjanje popustov: Ali se uporabljajo pogodbeni popusti? Ali so količinski odmori pravilno izračunani?
- Ujemanje izdelkov: Ali gre za pogodbeni izdelek ali podoben nadomestek po drugačni ceni?
- Plačilni pogoji: Ali uporabljamo dogovorjene plačilne pogoje ali drugačne pogoje?
Če se naročilo ne ujema s pogodbo, ga umetna inteligenca označi, še preden se pošlje PO.
Morda je cena višja od pogodbene. Morda je dobavitelj "pomotoma" odstranil popust. Morda je nekdo naročil nepogodbeni izdelek, čeprav obstaja pogodbena alternativa.
Ujamete ga, preden ga plačate. Ne med usklajevanjem računov, ko je že prepozno.
Ne gre za nezaupanje do dobaviteljev. Gre za zagotavljanje, da se pogoji, o katerih ste se pogajali, dejansko uporabljajo za vsako naročilo.
proaktivno spremlja stanje naročila
Naročila so oddana. Nato se začnejo vprašanja. "Kje je moje naročilo?" "Kdaj bo prispelo?" "Ali ga je dobavitelj potrdil?"
Kupci se nenehno sprašujejo o teh vprašanjih. Preverjajo sisteme. Kličejo dobavitelje. Pošiljajo elektronska sporočila. Posodobitve stanja so delo za polni delovni čas.
UI samodejno spremlja stanje naročila:
- Potrditev dobavitelja: Ali je dobavitelj potrdil naročilo? je sprejel datum dobave? Opozoril na morebitna neskladja?
- Sledenje proizvodnji/pošiljki: Ali je naročilo v skladu s časovnim načrtom? Ali je bilo poslano? Kje je na poti?
- Spremljanje dostave: Pričakovani datum dostave se približuje. Ali je prispela? Ali je bil sprejet v zalogo?
- Opozorila na izjeme: Zamude. Naročila za nazaj. Težave s kakovostjo, označene pri prejemu. Količinska neskladja.
- Proaktivno komuniciranje: samodejno posodablja prosilce. Eskaliranje na kupce le, če je potrebno posredovanje.
Prosilci dobijo posodobitve stanja, ne da bi jih vprašali. Kupci se osredotočajo na izjeme in ne na rutinsko preverjanje stanja.
Naročilo zamuja? Umetna inteligenca opozori naročnika in kupca, še preden bi ga kdo vprašal. Zagotavlja kontekst - zakaj je zamujeno, nov pričakovani datum, ali obstajajo druge možnosti.
Težave se obravnavajo proaktivno. Ne odkrijejo se, ko nekdo vpraša: "Hej, kje je tisto naročilo, ki sem ga oddal pred tremi tedni?"
Kaj to pomeni za vas
Za CPO in vodje nabave
Pridobite nadzor in pregled nad celotnim postopkom od nakupa do naročila.
- večja skladnost s pogodbami: Naročila se posredujejo pogodbenim dobaviteljem. Uporabljajo se pogoji, dogovorjeni s pogajanji. Obveznosti glede obsega so izpolnjene.
- Manj nenamenske porabe: Če je odobreni postopek hiter, ga ljudje uporabljajo, namesto da bi ga obšli.
- Hitrejši cikli javnih naročil: Standardna naročila so obdelana v nekaj minutah in ne dneh. Hitrejše izpolnjevanje poslovnih potreb.
- Boljša dodelitev sredstev: Kupci se ukvarjajo z zapletenimi nakupi in pogajanji, ne pa z rutinsko obdelavo naročil.
- Preglednost porabe: Vsa naročila potekajo prek sistema. Popoln pregled nad tem, kaj se kupuje in od koga.
Za vodje nabave in kupce
Prenehate biti center za obdelavo zahtevkov in postanete strateška funkcija.
- Prenehajte obdelovati rutinska naročila: Standardni zahtevki tečejo samodejno. Obdelujete le tisto, kar potrebuje strokovno znanje in izkušnje.
- Osredotočite se na zapletene nakupe: Čas za pogajanja. Upravljanje odnosov z dobavitelji. Strateško iskanje virov.
- Boljša izkoriščenost pogodb: Naročila se samodejno pošljejo pravim dobaviteljem pod pravimi pogoji.
- Manj preverjanja stanja: Rutinska vprašanja obravnava avtomatizirano sledenje. Vi se osredotočite na izjeme.
- Jasna delovna obremenitev: Ugotovite, čemu morate posvetiti pozornost. Rutinske zadeve so urejene samodejno.
Za prosilce in poslovne uporabnike
Hitreje in z manj težavami dobite, kar potrebujete.
- Hitrejša naročila: Standardni zahtevki so odobreni in naročeni v nekaj minutah. Nič več dni čakanja za rutinske predmete.
- Jasno stanje: Vedite, kje je vaše naročilo, ne da bi vprašali. Proaktivno obveščanje o dostavi.
- Enostaven postopek: Jasna navodila o tem, kaj je potrebno. Takojšnje povratne informacije, če je kaj narobe.
- Boljše storitve: Prednostni dobavitelji so predlagani samodejno. Najboljši dobavni roki in pogoji.
- Nič več obvozov: Postopek odobritve je dovolj hiter, da vam ga ni treba zaobiti.
Česa umetna inteligenca ne bo naredila
Jasno povejmo, kaj to ni.
AI ne odobri nakupov. Potrdijo jih ljudje. UI samo preusmeri zahtevke do pravega odobravalca z ustreznimi informacijami.
Umetna inteligenca ne nadomešča presoje kupca pri zapletenih nakupih. Novi dobavitelji. Nestandardni izdelki. Investicijska oprema. Strateški nakupi. Ti zahtevajo človeško strokovno znanje in izkušnje.
Umetna inteligenca ne odpravlja vsega ročnega dela. Nekateri zahtevki so zapleteni. Nekatera naročila potrebujejo posebno obravnavo. V nekaterih primerih je potrebna človeška presoja o tveganju, kakovosti ali izbiri dobavitelja.
Umetna inteligenca se ukvarja z rutino. Standardne ukaze, ki sledijo vzorcem. 80% naročil, ki ne potrebujejo človeškega strokovnega znanja, vendar so ga v preteklosti vseeno dobila, ker je postopek zahteval ročno obdelavo.
Vaši kupci še vedno sprejemajo odločitve. Odločajo se le o stvareh, ki dejansko potrebujejo njihovo strokovno znanje.
Resnični rezultati umetne inteligence za naročanje in naročanje
Kako je to videti v praksi:
70-80% samodejno obdelanih zahtevkov: Standardna naročila potekajo brez posredovanja kupca. Kupci se osredotočijo na 20-30%, ki potrebujejo strokovno znanje.
Čas cikla odobritve se skrajša za 50-70%: Zahtevki so takoj posredovani pravemu odobravalcu. Brez zmede, brez zamud, brez vračanja nazaj in naprej.
Povečanje skladnosti s pogodbo 15-30%: Naročila se samodejno posredujejo pogodbenim dobaviteljem pod pogodbenimi pogoji. Maverikanska poraba se zmanjša.
Sprostitev zmogljivosti kupcev: Ure na dan, ki se povrnejo iz rutinske obdelave naročil. Čas je bil prerazporejen na strateško iskanje virov in pogajanja.
Boljša uporabniška izkušnja: Dovolj hitro, da ljudje uporabljajo sistem in ne iščejo obvodov. Večja uporaba pomeni boljšo preglednost porabe.
Ne gre za zmanjšanje števila zaposlenih na področju javnih naročil. Gre za to, da lahko javna naročila z istimi viri opravljajo več strateškega dela.
Ste pripravljeni pospešiti proces od nakupa do naročila?
Postopek naročanja in naročanja v vsakem podjetju je drugačen. Vaši delovni postopki odobritve odražajo vašo organizacijsko strukturo. Vaša baza dobaviteljev ima edinstvene značilnosti. Vaše kategorije imajo različne zahteve.
Ne prodajamo splošne avtomatizacije naročanja. Upoštevamo vaš specifičen postopek od naročila do naročila. Ugotovimo, katera naročila je mogoče avtomatizirati in za katera je potrebno človeško strokovno znanje. Zgradimo sisteme, ki ustrezajo dejanskemu delovanju vaše organizacije.
Ne obljubljajte, da bo vse avtomatizirano. Samo praktična umetna inteligenca, ki bo poskrbela za rutinska naročila, tako da se bodo vaši kupci lahko osredotočili na strateška naročila.
