UI za obdelavo finančnih dokumentov: Začnite analizirati.
Vaša finančna ekipa vsak mesec obdela na stotine ali tisoče dokumentov. Računi. Potrdila o prejemu. Bančne izpiske. Poročila o izdatkih. Naročila za nabavo. Pogodbe.
Nekdo mora prebrati vse. Izbrati podatke. Vnesite jih v svoj sistem. Preverite, ali so pravilni. Primerjajte jih z drugimi dokumenti. Ustrezno ga zapišite.
To ni finančno delo. To je vnos podatkov. Toda to traja več ur vsak dan.
Umetna inteligenca bere dokumente hitreje kot katerikoli človek. Podatke pridobiva brez tipkarskih napak. Nikoli se ne naveliča dokumentov 473. In deluje 24 ur na dan, 7 dni v tednu.
Ne gre za zamenjavo ekipe. Gre za to, da jih razbremenite obdelave dokumentov, tako da lahko opravljajo dejansko računovodsko delo.
Problem dokumentov v financah
Dokumenti prihajajo v vseh mogočih oblikah:
- e-poštne priponke več sto različnih prodajalcev
- Skenirani papirnati dokumenti iz poštne nabirke
- Fotografije prejemkov zaposlenih
- datoteke PDF, ki so dejansko slike in ne besedilo, po katerem je mogoče iskati.
- Večstranski izpiski s preglednicami in vrstičnimi postavkami
- Ročno napisane opombe na dobavnicah
Vsak prodajalec račune oblikuje drugače. Vsaka banka ima svojo obliko izpiska. Vsak zaposleni fotografira račune z drugačnega zornega kota.
Za vse to mora poskrbeti vaša ekipa. Izberite ključne informacije. Vnesite jih v sistem ERP ali računovodski sistem. Poskrbite, da nič ne bo prišlo v napoto.
To ni zahtevno delo. Je le zamudno. In ko se obseg poveča, potrebujete več ljudi ali pa delate dlje časa.
Kaj umetna inteligenca omogoča pri obdelavi dokumentov
Prebere katerikoli format dokumenta
Umetna inteligenca ne potrebuje predlog. Ne potrebuje strukturiranih podatkov. Bere:
- PDF-ji: Besedilne in skenirane slike
- Slike: JPEG, PNG, TIFF iz katerega koli vira
- Elektronska sporočila: Osnovno besedilo, priponke, podpisi
- Fotografije: Tudi zamegljeni računi iz telefonov
- Dokumenti na več straneh: Izjave z več deset stranmi
Uporablja različne jezike. Različne valute. Različne oblike datumov. Različne postavitve dokumentov.
Vaš prodajalec spremeni predlogo računa? UI se samodejno prilagodi. Preprogramiranje ni potrebno.
Izvlečki točno tisto, kar potrebujete
Za račune AI potegne:
- Ime in naslov prodajalca
- Številka in datum računa
- Rok plačila in plačilni pogoji
- Vrstic z opisi in zneski
- vmesni seštevki, davek, skupni znesek
- Številke PO, če so navedene.
- Podatki o bančnem računu za plačilo
Za prejemke se izloči:
- Ime in lokacija trgovca
- Datum in čas
- Skupni znesek
- Znesek davka
- Način plačila
- Nakupi po postavkah
Za bančne izpiske je:
- Številka računa
- Obračunsko obdobje
- Začetno in končno stanje
- Vsaka transakcija z datumom, opisom in zneskom
- Pristojbine in obresti
Umetna inteligenca ne išče samo besedila. Razume, kaj podatki pomenijo. Pozna razliko med številko računa in številko PO. Med vmesnim seštevkom in skupnim zneskom. Med obremenitvijo in odobritvijo.
Samodejno potrjuje podatke
Umetna inteligenca ne izloči in se premakne naprej. Preveri:
Matematična natančnost:
Ali se postavke seštevajo v vmesni seštevek? Ali je vmesni seštevek skupaj z davkom enak skupnemu znesku? Če ni, se dokument označi.
Ujemanje matičnih podatkov:
Ali je ta prodajalec v vašem sistemu? Ali se naslov ujema? Ali je številka računa pravilna? Neznani prodajalci so označeni za pregled.
Referenčna potrditev:
Ali ta številka PO obstaja? Ali je namenjena temu prodajalcu? Ali se znesek ujema? Neskladja sprožijo opozorila.
Zaznavanje dvojnikov:
Ali je bil ta račun že predložen? Isti prodajalec, isti znesek, isti datum? UI ujame podvojene poskuse plačila.
Preverjanje razumnosti:
Ali je ta znesek višji od običajnega za tega prodajalca? Ali je datum plačila že pretekel? Ali je kaj videti nenavadno? Umetna inteligenca označi izstopajoče vrednosti.
Brez potrditve nič ne gre skozi. Vaša ekipa vidi le dokumente, ki so prestali vse preglede ali pa potrebujejo posebno človeško presojo.
Pametno usmerja dokumente
Ko so dokumenti obdelani, jih je treba poslati na pravo mesto:
Potek odobritve:
Stroški trženja? Gre za vodjo marketinga. Več kot $5,000? Gre za direktorja. Investicijski izdatki? Gre k finančnemu direktorju. UI pozna vašo matriko odobritev.
Razporeditev oddelkov:
Na podlagi oznak GL, stroškovnih mest ali vsebine dokumenta se umetna inteligenca usmeri v pravi oddelek za kodiranje in odobritev.
Obravnava izjem:
Neuspešno potrjevanje? Gre v čakalno vrsto strokovnjakov AP. Nov prodajalec? Gre v nabavo. Nenavaden znesek? Gre k kontrolorju. Vsaka vrsta izjeme ima svojo pot.
Prednostno razvrščanje:
Je na voljo popust pri predčasnem plačilu? Visoka prioriteta. Zamujeni račun? Visoka prioriteta. Standardni 30-dnevni roki? Običajna čakalna vrsta. Umetna inteligenca določi prednostne naloge.
Dokumentov, ki čakajo na ročno razvrščanje, ni več v e-pošti ene osebe. Vse se samodejno preusmeri tja, kamor je treba.
Samodejno ustvarja revizijske sledi
Za vsak dokument umetna inteligenca zabeleži:
- Ko je bila prejeta
- Kateri podatki so bili pridobljeni
- Katere validacije so bile opravljene
- Kaj je bilo uspešno ali neuspešno
- Kdo je pregledal izjeme
- Katere odločitve so bile sprejete
- Ko je bil objavljen v sistemu
Popolna dokumentacija. Ročno beleženje ni potrebno. Vse je pripravljeno za revizijski pregled.
Kaj to pomeni za vas
Za finančne direktorje in vodje financ
Nižji stroški na transakcijo:
Ročna obdelava računa stane $10-$30, odvisno od zahtevnosti. Z umetno inteligenco se ta cena zmanjša na $2-$5. V velikem obsegu se to hitro poveča.
Obvladajte rast brez rasti števila zaposlenih:
Vaše podjetje podvoji obseg transakcij? Umetna inteligenca se takoj poveča. Brez zaposlovanja. Brez usposabljanja. Ni časa za uvajanje.
Hitrejši časi ciklov:
Dokumenti so obdelani še isti dan, namesto da bi bili več dni v čakalnih vrstah. Ujeti popusti za zgodnejša plačila. Boljša preglednost denarnega toka.
Boljša kakovost podatkov:
Brez tiskarskih napak. Nobenih manjkajočih polj. Nobenih prenesenih številk. Čistejši podatki pomenijo boljše poročanje in manj popravkov.
Vidljivost v realnem času:
Natančno si oglejte, kaj je v pripravi. Koliko računov čaka na odobritev? Kolikšna je skupna obveznost? Nič več sledenja v preglednicah.
Za ekipe AP/AR
Prenehajte z vnosom podatkov:
Nič več tipkanja iz datotek PDF. Nič več dvojnega preverjanja številk. Umetna inteligenca poskrbi za pridobivanje. Vi pa poskrbite za izjeme in odločitve.
Osredotočite se na reševanje težav:
Namesto da bi obdelali 50 standardnih računov, obdelate 5 računov, ki jih je treba presoditi. Spori s prodajalci. Manjkajoče PO. Vprašanja o cenah. Zanimive stvari.
Manj ponavljajočega se stresa:
Tipkanje več sto računov je resnično fizično naporno. Umetna inteligenca nima karpalnega tunela. Vaša ekipa je bolj zdrava.
Z lahkoto se spoprimete z obdobji največje obremenitve:
Povečanje ob koncu meseca? Naval ob koncu četrtletja? Umetna inteligenca se ne upočasni. Nadurno delo ni potrebno. Nobenega stresa, da bi se prebili skozi kup.
Hitrejši odzivi prodajalcev:
"Kje je moje plačilo?" Odgovorite lahko takoj, saj je vse v sistemu. Nobenega iskanja po elektronski pošti ali kupih papirja.
Za celotno podjetje
Manj kazni za zamude pri plačilu:
Hitrejša obdelava dokumentov pomeni pravočasno izvedena plačila. Nič več $50 zamudnin, ker je račun teden dni ležal v elektronski pošti.
Več popustov za predčasno plačilo:
"2/10 neto 30" pomeni dejanske prihranke. Umetna inteligenca je dovolj hitra, da te popuste dejansko ujame.
Boljši odnosi s prodajalci:
Zaradi dosledne in pravočasne obdelave ste boljša stranka. Prodajalci cenijo predvidljivost.
Hitrejše povračilo stroškov zaposlenim:
Poročila o izdatkih so obdelana v nekaj dneh in ne tednih. Srečnejši zaposleni, ki ne čakajo na svoj denar.
Pogosti scenariji obdelave dokumentov
Obdelava računov
Račun prejmete po e-pošti. Umetna inteligenca:
- Izvleček vseh podatkov o računih v nekaj sekundah
- Preveri prodajalca glede na glavni seznam.
- Ujema se s PO, če obstaja.
- potrjuje zneske in izračune.
- Poti za odobritev glede na znesek in oddelek
- Ustvari vnos AP v vaš sistem
- obvestilo odobravalcu po njegovem izbranem načinu.
Skupni čas: Čas trajanja: manj kot ena minuta. Človeška udeležba: Samo odločitev o odobritvi.
Obdelava poročil o izdatkih
Zaposleni predloži poročilo o stroških z 12 računi. UI:
- prebere vse račune, tudi fotografije zmečkanega papirja.
- iz vsakega od njih izpisuje trgovca, datum in znesek.
- preverjanje skladnosti s pravili podjetja (omejitve zneskov, dovoljene kategorije).
- Označi vse elemente, ki niso v skladu s politiko.
- samodejno izpolni poročilo o stroških
- Poti do vodje v odobritev
- Čakalne vrste za plačilo nadomestila
Zaposleni ne vnese ničesar. Vodja vidi čist povzetek s priloženimi vsemi računi. Povračilo je hitrejše.
Usklajevanje izpiskov
Prejmete mesečni bančni izpisek. UI:
- iz izpisa izvleče vsako transakcijo.
- ujema se s transakcijami v vašem sistemu.
- prepozna neusklajene elemente na obeh straneh
- opozarja na nenavadne transakcije (veliki zneski, neznani prejemniki plačila).
- Ustvari uskladitveno poročilo, ki prikazuje, kaj se ujema in kaj ne.
- Predstavi izjeme za človeški pregled
Kar je včasih trajalo več ur, zdaj traja le nekaj minut. Vaša ekipa se osredotoča le na elemente, ki se ne ujemajo samodejno.
Česa umetna inteligenca ne more storiti
Bodimo iskreni glede omejitev:
Ne more obvladati resnično edinstvenih situacij:
Standardni računi? Odlično. Toda enkratna licenčna pogodba z nenavadnimi plačilnimi pogoji? Še vedno je potreben človeški pregled.
Ne more presojati:
Ali moramo plačati ta sporni račun? Ali je vredno ohraniti odnos s tem prodajalcem? To so poslovne odločitve in ne odločitve o obdelavi.
Ne more prebrati popolnoma uničenih dokumentov:
Če številk ne more razbrati človek, jih ne more niti umetna inteligenca. Pri močno poškodovanih dokumentih je še vedno potrebno človeško posredovanje.
Ne zna ravnati z ustnimi dogovori:
"Rekel sem jim, da bomo plačali do petka" je pomembno le, če je dokumentirano. Umetna inteligenca deluje na podlagi zapisanega in ne izrečenega.
Za izpis potrebuje jasne podatke:
Če v dokumentu manjkajo ključne informacije, bo umetna inteligenca to označila, vendar podatkov ne bo mogla izumiti. Nekdo mora še vedno najti manjkajočo številko računa.
Umetna inteligenca odlično obvladuje rutinsko obdelavo. Za vse drugo pa je še vedno potrebno strokovno znanje vaše ekipe.
Začetek
Umetna inteligenca za obdelavo dokumentov najbolje deluje, ko se začnete osredotočati:
Najprej izberite eno vrsto dokumenta:
Ne poskušajte avtomatizirati vsega naenkrat. Začnite z vrsto dokumenta z največjim obsegom. Običajno so to računi ali potrdila o izdatkih.
Začnite z najčistejšimi podatki:
Najlažje je najti večje prodajalce z doslednim oblikovanjem. Najprej si zagotovite zmage na teh področjih, nato pa se razširite na bolj spremenljive dokumente.
Na začetku poskrbite, da bodo ljudje obveščeni:
Pustite umetni inteligenci, da deluje, vendar naj ekipa najprej vse pregleda. Vzbujajte zaupanje v sistem. Izpopolnite pravila potrjevanja.
Izmerite prihranek časa:
Spremljajte, koliko časa je trajala obdelava pred in po njej. Izmerite stopnjo napak. Dokumentirajte izboljšave. To dokazuje vrednost.
Postopoma se razširite:
Ko se ena vrsta dokumenta dobro obnese, dodajte drugo. Sčasoma nadgradite zmogljivosti samodejne obdelave.
To ni vse ali nič. Začnete lahko z majhnimi projekti, dokažete vrednost in nato povečate obseg.
Ste pripravljeni prenehati ročno obdelovati dokumente?
Vsak finančni oddelek ima različne količine dokumentov, oblike in delovne tokove. Rešitve, ki jih je mogoče prilagoditi, ne delujejo.
Pregledamo vaše dejanske dokumente. Vaše sisteme. Vaše postopke odobritve. Vaše potrebe po obravnavi izjem.
Nato ustvarimo obdelavo dokumentov z umetno inteligenco, ki ustreza vašemu načinu dela. Ne v teoriji. Ne splošnih predlog. Vaši specifični delovni postopki.
Začnemo z majhnimi količinami. Dokažite, da deluje. Nato se razširite. Brez velikih začetnih naložb. Brez motenj v tekočem poslovanju.
