AI za plačljive in prejemljive račune: Obdelujte več transakcij z manj truda
AP in AR sta tovarni transakcij. Na stotine ali tisoče računov, ki se pretakajo vsak mesec. Vsakega je treba evidentirati, uskladiti, odobriti, plačati ali izterjati.
Gre za obsežno delo. Jasna pravila. Določeni koraki. Zelo malo sprememb med posameznimi transakcijami.
Vaša ekipa porabi več ur za usklajevanje računov z naročilnicami. Preverjanje tristranskega ujemanja. Načrtovanje izvedbe plačil. pošiljanje opomnikov za izterjavo. usklajevanje računov. odgovarjanje na elektronska sporočila z vprašanjem "kje je moje plačilo?".
To ni strateško finančno delo. Gre za obdelavo transakcij. In umetna inteligenca je ustvarjena prav za to.
Umetna inteligenca poskrbi za glasnost. Vaša ekipa se ukvarja z izjemami. Namesto 200 rutinskih transakcij in 10 problematičnih primerov se vaša ekipa osredotoči na 10 primerov, ki dejansko potrebujejo človeško presojo.
Izziv AP/AR
Obseg transakcij raste skupaj z vašim podjetjem. Toda vaša ekipa ne raste enako hitro.
V razdelku Obveznosti do računov:
- Računi prispejo po e-pošti, pošti, portalu, EDI, faksu
- Vsak prodajalec račune oblikuje drugače.
- Vsak račun se mora ujemati s PO in potrdilom o prejemu.
- Potek odobritve je odvisen od zneska, oddelka in vrste prodajalca.
- Načrtovanje plačilnih bilanc, datumi zapadlosti, popusti in stanje denarnih sredstev
- Klicanje prodajalcev z vprašanjem o stanju plačila
- Izračunati je treba vnaprej vračunane stroške ob koncu meseca
V rubriki Terjatve:
- račune je treba pravilno pripraviti in poslati.
- Plačila prispejo s čekom, ACH, nakazilom, kreditno kartico
- Uporaba gotovine usklajuje plačila z računi.
- Preučiti je treba kratka plačila in odtegljaje.
- Izterjave zahtevajo nadaljnje ukrepanje v zvezi z zapadlimi računi
- Stranke izpodbijajo račune in potrebujejo rešitev.
- Cilje DSO je treba spremljati
Vsak korak je preprost. Če pa jih pomnožite z več sto transakcijami, boste dobili delo za polni delovni čas za več ljudi.
Ko se obseg poveča, imate tri možnosti: zaposlite več ljudi, delajte dlje časa ali pustite stvari na cedilu. Nobena od teh možnosti ni dobra.
Umetna inteligenca vam ponuja četrto možnost: rutino opravite samodejno.
Kaj umetna inteligenca naredi za plačljive račune
Samodejno obdeluje račune
Račun prispe. Umetna inteligenca:
Izvleče vse podatke:
Prodajalec, številka računa, datum, vrstične postavke, zneski, pogoji, številka PO. Vse, kar je potrebno za obdelavo.
Potrdi račun:
Ali se matematični izračuni ujemajo? Ali je prodajalec v sistemu? Ali je naslov pravilen? Ali so plačilni pogoji v skladu z dogovorom?
Preveri, ali se podvajajo:
Ali je bil ta račun že predložen? Isti prodajalec, isti znesek, isti datum? Podvojeni poskusi so takoj označeni.
Ustvari vnos AP:
samodejno objavlja v vašem sistemu ERP ali računovodskem sistemu. Kode GL so dodeljene na podlagi pravil, ki jih določite.
Vse to se zgodi v manj kot minuti. Brez človeškega tipkanja. Brez napak pri vnosu podatkov.
Ročaji za tristransko ujemanje
Tristransko ujemanje je ključni nadzor. Je tudi dolgočasno.
Tekme umetne inteligence:
- Račun na naročilo: Pravi prodajalec? Pravi izdelki? Prave cene?
- Od računa do potrdila o prejemu: Ali smo dejansko prejeli obračunano količino?
- Vsi trije skupaj: Ali so količine in zneski usklajeni v vseh treh dokumentih?
Popolno ujemanje:
Vse je usklajeno v okviru sprejemljivih toleranc. Umetna inteligenca samodejno odobri in pripravi čakalno vrsto za plačilo.
Manjša odstopanja:
Majhna razlika v količini ali ceni. Pod vašim pragom tolerance. Umetna inteligenca označi, vendar lahko samodejno potrdi, če jo tako nastavite.
Pomembna razlika:
Neujemanje materialov. Drugačna količina. Drugačna cena. Manjkajoče PO. Umetna inteligenca označi, da ga pregleda človek, in ga posreduje pravi osebi.
Vaša ekipa vidi le izjeme. 90%, ki se popolnoma ujemajo? Že obdelano.
Poti za pametno odobritev
Vsako podjetje ima pravila za odobritev. UI jih upošteva:
Usmerjanje na podlagi količine:
Pod $500? Odobritev vodje. $500-$5,000? Odobritev direktorja. Nad $5,000? Odobritev podpredsednika. UI pozna vašo matriko odobritev.
Usmerjanje glede na oddelek:
Stroški trženja? Gre za vodjo marketinga. Stroški IT? Gre za direktorja IT. Med oddelki? Obema.
Usmerjanje na podlagi prodajalca:
Nov prodajalec? Gre v postopek javnega naročanja, kjer se preveri. Znani prodajalec? Standardni postopek. Prodajalec na opazovalnem seznamu? Obrne se na kontrolorja.
Prednostna obravnava:
Je na voljo popust pri predčasnem plačilu? Visoka prioriteta. Standardni 30-dnevni pogoji? Običajna čakalna vrsta. Že zamujate? Nujno.
Odobritelji prejemajo obvestila prek želenega kanala. E-pošta, Slack, Teams, mobilna aplikacija. Z enim klikom odobrijo ali zavrnejo. Brez iskanja računa po e-poštnih sporočilih.
Optimizacija načrtovanja plačil
Katere račune morate plačati ta teden? Umetna inteligenca vam pomaga pri odločitvi.
Upošteva:
- Roki za oddajo: Kaj je treba plačati, da se izognemo zamudnim obrestim?
- Popusti za predčasno plačilo: Kakšne popuste lahko izkoristimo?
- Denarni položaj: Kaj si lahko privoščimo plačati zdaj?
- Odnosi s prodajalci: Komu dajemo prednost iz strateških razlogov?
- Plačilni pogoji: Kakšen je optimalni čas za denarni tok?
Umetna inteligenca predlaga potek plačil, ki uravnoteži vse te dejavnike. Pregledate. Po potrebi jih prilagodite. Potrdite. Plačila se izvedejo.
Rezultat: Več odobrenih popustov za predčasno plačilo. Manj zamudnin. Boljše upravljanje gotovine. Manj ročnega načrtovanja.
skrbi za komunikacijo s prodajalci
Elektronska sporočila prodajalcev: "Kakšen je status računa 12345?"
Pred umetno inteligenco: nekdo išče po sistemih in e-pošti. Ugotovi stanje. Napiše odgovor. To traja 10 minut.
Z umetno inteligenco: takojšen odziv. "Račun 12345 je odobren in predviden za plačilo 15. maja." UI preveri sistem in se samodejno odzove.
Pri zapletenih vprašanjih se umetna inteligenca obrne na človeka. Toda rutinsko preverjanje stanja? Obdelajo se samodejno. Vaša ekipa preneha igrati vlogo posrednika med prodajalci in vašimi sistemi.
Kaj umetna inteligenca naredi za terjatve
Ustvarja in pošilja račune
Računi morajo biti poslani pravočasno. s pravilnimi podatki. Pravi osebi.
Umetna inteligenca:
ustvarja račune iz naročil:
Naročilo izpolnjeno? Račun se samodejno ustvari. Vse postavke. Pravilna cena. Pravilni pogoji. Oblika, prilagojena stranki, če je potrebna.
Uporablja pravila za posamezne stranke:
Nekatere stranke potrebujejo številke PO na računih. Nekatere potrebujejo posebne referenčne številke. Nekatere morajo račune poslati na račun@ in ne na finance@. UI obravnava zahteve strank.
Pošilja po želenih kanalih:
Elektronska pošta, EDI, nalaganje na portal, tiskana pošta. UI zagotavlja, da stranka prejema račune, kakor koli želi.
Dostava sledi:
Odprto e-poštno sporočilo? Prenesen PDF? Potrjen EDI? UI spremlja prejem in označi, če nekaj ni bilo dostavljeno.
Računi so hitreje poslani. Bolj dosledno. Z manj napakami. To pomeni hitrejše plačilo.
Samodejno uporablja gotovino
Uporaba gotovine je usklajevanje plačil z računi. Enostaven koncept. Časovno zamudna realnost.
Tekme umetne inteligence:
Odlično se ujema:
Znesek plačila je popolnoma enak znesku na računu. Ime stranke se ujema. UI se uporabi samodejno.
Delna plačila:
Stranka je plačala $8.000 na račun za $10.000. UI uporabi delno plačilo in pusti preostanek odprt.
Plačila na več računov:
En ček za $50.000, ki pokriva 15 računov. Umetna inteligenca ustreza pravim računom na podlagi zneskov, številk računov v referencah plačil ali preteklih vzorcev.
Neporabljena denarna sredstva:
Plačilo se ne ujema z nobenim računom. Umetna inteligenca ga označi za človeški pregled in predlaga ujemanje na podlagi zneska in zgodovine strank.
Vaša ekipa se dotakne le izjem. Vse drugo poteka samodejno.
Sistematično upravljanje zbirk
Zbiranje je nadaljnje delo. UI ga izvaja dosledno.
Spremlja datume zapadlosti:
Račun zapade v plačilo jutri? UI ga zabeleži. Je zapadel? Začne se eskalacija.
Samodejno pošiljanje opomnikov:
Prijazen opomnik 5 dni pred rokom plačila. Še en opomnik na datum zapadlosti. Večkratni opomniki ob 7, 14 in 30 dneh po zapadlosti. Čas in ton glede na vaša pravila.
Prilagajanje komunikacij:
"Račun 5678 za $12.500 z dne 1. aprila je zdaj zapadel za 15 dni. Plačilo je bilo pričakovano do 30. aprila." Konkretne podrobnosti in ne splošne predloge.
Odzivi sledi:
Stranka pravi "ček je v pošti"? UI to zabeleži in spremlja, če plačilo ne prispe. Je sprožen spor? Preusmeri se k strokovnjaku za AR.
ustrezno stopnjuje težave:
Majhen znesek, prva zamuda? Avtomatizirani opomniki. Velik znesek, večkratna zamuda? Preusmeri k upravitelju AR. Zelo velik znesek, veliko zamujenih plačil? Posreduje finančnemu direktorju.
Dosledno spremljanje. Ni pozabljenih računov. Ni odloženih nerodnih pogovorov. Samo sistematično upravljanje izterjav.
Obravnava sporov in odtegljajev
Stranka plača $9.000 na račun $10.000 in reče "napaka pri določanju cene".
Umetna inteligenca:
- zazna kratko plačilo
- Preveri, ali je v opombi ali sporu razlog.
- Izvleče izvirno ponudbo, naročilo in račun.
- Preveri zgodovino določanja cen pri tej stranki.
- označi spor in ga pošlje strokovnjaku za AR z vsemi že zbranimi ustreznimi informacijami.
Strokovnjak za razširjeno resničnost preiskuje na podlagi že zagotovljenega konteksta. Nobenega iskanja po sistemih. Ne sestavlja, kaj se je zgodilo. Vse potrebno je na voljo.
Napovedi denarnih izkupičkov
Koliko denarja boste zbrali naslednji teden? Naslednji mesec?
UI analizira:
- Neporavnani računi in datumi zapadlosti
- Zgodovinski vzorci plačevanja po strankah
- Sezonski trendi
- Aktualna vprašanja zbirke
- Neporavnani spori
Rezultat: Rezultat: napovedi pobiranja gotovine, ki dejansko odražajo realnost. Ne le seštevanje zneskov na računih in upanje. Resnične napovedi, ki temeljijo na tem, kako stranke dejansko plačujejo.
Boljše napovedovanje denarnih sredstev pomeni boljše upravljanje denarnih sredstev. Nobenih presenečenj o tem, ali boste lahko izplačali plače ali kupili opremo.
Kako umetna inteligenca prispeva k spravi
Sprava je delo, ki se ujema. Umetna inteligenca je pri usklajevanju odlična.
Usklajevanje bančnih računov
Umetna inteligenca:
- Izvleče transakcije iz vašega bančnega vira
- iz vašega računovodskega sistema povleče transakcije.
- Ujema vse, kar je v vrsti.
- Označi, kar se ne ujema
- Ustvari uskladitveno poročilo, ki prikazuje usklajene postavke in izjeme.
Vaša ekipa pregleda izjeme. Druge transakcije 95%? Že usklajene.
Usklajevanje računov prodajalcev
V vaših evidencah je navedeno, da ste prodajalcu X dolžni $25.000. V njihovem izpisku je navedeno, da dolgujete $27,000. Kaj je drugače?
Umetna inteligenca primerja vrstico za vrstico:
- Kateri računi so prikazani na obeh?
- Kateri računi so samo na njihovem izpisku?
- Katera plačila so prejeli in smo jih zabeležili?
- Kakšna je razlika in zakaj?
Oblikuje se poročilo o uskladitvi, v katerem je razlika $2,000 prikazana na računu 789, ki ga še nismo prejeli. Skrivnost je rešena v nekaj minutah in ne urah.
Usklajevanje računov strank
Enak koncept velja tudi za AR. Stranka pravi, da ni ničesar dolžna. Vaš sistem prikazuje $15.000 neplačanih obveznosti.
Umetna inteligenca ugotovi, kaj so plačali in česa še niste uporabili. Katere račune izpodbijajo. Kateri dobropisi so v obravnavi. Predstavi jasno uskladitev, ki je pripravljena za razpravo s stranko.
Kaj to pomeni za vas
Za finančne direktorje in vodje financ
Lestvica brez sorazmernega števila zaposlenih:
Poslovna rast 50%? Obseg transakcij se poveča za 50%. Vendar vaši ekipi AP/AR ni treba rasti za 50%. UI se spopade s povečanim obsegom.
Boljše upravljanje obratnega kapitala:
Pridobite več popustov za predčasno plačilo. Hitreje izterjajte terjatve. Boljše napovedovanje denarnih sredstev. Vse to izboljšuje obratni kapital.
Nižji stroški na transakcijo:
Ročna obdelava računa stane $10-$15. Z umetno inteligenco se ta cena zmanjša na $2-$3. Enako velja za AR. Pri velikem obsegu to pomeni resničen prihranek denarja.
Manj napak in sporov:
Dosledna obdelava pomeni manj napak. Manj napak pomeni manj sporov s prodajalci in pritožb strank.
Boljša skladnost in nadzor:
Vedno se uveljavlja tristransko ujemanje. Vedno upoštevana pravila odobritve. Ohranjeno ločevanje dolžnosti. Brez izjem, razen če jih izrecno dovolite.
Za ekipe AP/AR
Prenehajte z vnosom podatkov:
Nič več vnašanja podatkov o računu. Nič več iskanja ustreznih računov. Nič več ročnega usklajevanja popolnih ujemanj. Umetna inteligenca poskrbi za rutinsko obdelavo.
Osredotočite se na izjeme in odnose:
Spor s prodajalcem? Vprašanje stranke? Vzpostavitev novega prodajalca? Nenavadna transakcija? Tu lahko ustvarite dodano vrednost. Rutinske transakcije ne potrebujejo vašega strokovnega znanja.
Takoj odgovorite na vprašanja:
"Kje je moje plačilo?" Poiščite ga v nekaj sekundah, saj je vse v sistemu in aktualno. Boljše storitve z manj truda.
Brez panike se spopadajte z največjimi obremenitvami:
Povečanje ob koncu meseca? Konec leta? Umetna inteligenca se ne upočasni. Brez nadur. Ni zaostankov. Brez stresa.
Opravljajte delo, ki je dejansko zanimivo:
Izboljšanje procesov. Pogajanja s prodajalci. Strategija izterjave. Reševanje težav. To je bolje kot obdelava računa številka 847.
Za celotno podjetje
Prodajalci dobijo predvidljivo plačilo:
Dosledna obdelava. Jasni urniki plačil. Manj zamud pri plačilih. Tako postanete boljša stranka in lahko izboljšate pogoje.
Stranke imajo boljšo izkušnjo:
Natančni računi. Hitri odgovori na vprašanja. Strokovno spremljanje izterjave. Zaradi tega je z vami lažje poslovati.
Denarni tok je bolj predvidljiv:
Boljše napovedovanje obveznosti in terjatev pomeni manj denarnih presenečenj. Veste, kaj vas čaka.
Zaključek meseca je hitrejši:
Če sta AP in AR aktualna in čista, je zaprtje hitrejše. Manj je prerivanja. Manj stresa.
Pogosti scenariji
Standardna obdelava računov
Prejmete račun od rednega prodajalca. Umetna inteligenca:
- Izvleček podatkov v 10 sekundah
- samodejno se ujema s PO
- Potrdi prejem v sistem
- Potrdi, da je vse usklajeno
- Poti do vodje v odobritev
- Vodja odobri prek mobilnega telefona v 30 sekundah
- Račun v čakalni vrsti za izvedbo plačila
Skupni čas od prejema do čakalne vrste za plačilo: 2 minuti. Človeški čas: 30 sekund za odobritev. Vse drugo je samodejno.
Aplikacija za plačevanje strank
Stranka prejme plačilo ACH v višini $47.500. UI:
- Vidi plačilo v bančnem feedu
- identifikacija stranke na podlagi bančnih podatkov
- Poišče odprte račune za to stranko.
- ujema se s tremi posebnimi računi v skupni vrednosti $47.500
- Plačilo se izvede samodejno
- posodablja stanje na računu stranke.
- stranki pošlje potrditev plačila.
Skupni čas: Čas trajanja: manj kot 1 minuta. Vključevanje ljudi: Ni. Plačilo je bilo pravilno izvedeno in stranka obveščena.
Spremljanje zbiranja
Račun za $15.000 je zapadel v plačilo za 10 dni. AI:
- stranki pošlje vljudno e-poštno sporočilo z opomnikom.
- Stranka se odziva: "Potrebujemo kopijo podpisanega potrdila o dostavi".
- AI najde potrdilo o dostavi v sistemu
- ga samodejno pošlje stranki
- Stranka se odziva: "Hvala, ček bo odrezan v petek".
- AI to zabeleži v sistem in nastavi opomnik, da bo sledil torek, če plačila ne bo prejel.
Celotna interakcija poteka samodejno, dokler ne prispe plačilo ali dokler ni potrebna človeška eskalacija.
Česa umetna inteligenca ne more storiti
Umetna inteligenca odlično obvladuje rutinske transakcije. Vendar ima svoje meje:
Ne more se pogajati:
Prodajalec želi drugačne plačilne pogoje? Stranka izpodbija znesek na računu? To zahteva upravljanje odnosov z ljudmi in presojo.
Ne more sprejemati poslovnih odločitev:
Ali bi morali prenehati poslovati s to kronično zamudno stranko? Ali naj plačamo ta sporni račun, da bi ohranili odnos? To so poslovne odločitve, ne odločitve o obdelavi.
Ne zna se spoprijeti z resnično novimi situacijami:
Prvič kupujete tovrstno storitev? Popolnoma nova kategorija prodajalcev? Zapletena transakcija z več strankami? Za to je potrebna človeška analiza.
Ne more popraviti slabih podatkov:
Če je vaš osnovni element napačen, bo tudi ujemanje napačno. Če so naslovi strank zastareli, bodo računi poslani na napačna mesta. Umetna inteligenca dela s podatki, ki jih ima.
Ne more prisiliti k izpolnjevanju zahtev:
Umetna inteligenca lahko izvaja pravila, ki ji jih določite. Toda če vodje ne upoštevajo zahtevkov za odobritev ali če stranke ne plačujejo, to ni težava umetne inteligence. To je težava vodstva ali podjetja.
Umetna inteligenca je odlična pri obdelavi transakcij v velikem obsegu, ki temelji na pravilih. Za vse ostalo še vedno potrebuje vašo ekipo.
Začetek
Začnite z območjem, ki vas najbolj boli:
Ali je AP vaše ozko grlo?
Začnite z avtomatizacijo obdelave računov. Dokažite, da deluje. Nato dodajte usmerjanje odobritve. Nato optimizacijo plačil.
Je AR vaš izziv?
Začnite z denarnim zahtevkom. Dokažite, da to deluje. Nato dodajte avtomatizacijo izterjave. Nato obravnavanje sporov.
Najprej izberite čisto podmnožico:
Vaših 20 najboljših prodajalcev se ukvarja s količino 80%? Začnite tam. Čisti podatki, predvidljive transakcije. Hitro pridobite zmage.
Na začetku poskrbite, da bodo ljudje obveščeni:
Pustite umetni inteligenci, da deluje, vendar naj ekipa najprej vse pregleda. Vzbujajte zaupanje. Izpopolnite pravila. Nato postopoma dovolite, da se vse več stvari izvede samodejno.
Izmerite izboljšanje:
Spremljajte čase ciklov. Stroški na transakcijo. stopnje napak. Neporavnane obveznosti v dnevih. Neporavnani dnevi prodaje. Dokumentirajte rezultate.
To ni vse ali nič. Začnite z majhnimi koraki. Dokažite vrednost. Povečajte obseg.
Ste pripravljeni opraviti več transakcij z manj dela?
Postopki AP in AR so v vsakem podjetju drugačni. Različni sistemi. Različni delovni tokovi odobritve. Različne zahteve prodajalcev in strank.
Ne prodajamo univerzalnih rešitev. Upoštevamo vaše specifične procese. Vaše sisteme. Vaše boleče točke.
Nato ustvarimo avtomatizacijo z umetno inteligenco, ki ustreza vašemu načinu dela. Enako upravljanje. Enake zahteve za odobritev. Samo avtomatizirane namesto ročnih.
Začnemo z enim področjem. Dokažite, da deluje. Nato ga razširimo. Praktična avtomatizacija, s katero bo vaša ekipa bolj produktivna.
