Upravljanje tveganj brez podatkov je ugibanje. Ugibanja pa uničujejo projekte.
Videli smo, kako so podjetja zapravila milijone, ker niso videla, da prihaja do težav. Opozorilni znaki so bili na voljo. Podatki so obstajali. Vendar nihče ni povezal točk, dokler ni bilo prepozno.
Power BI spreminja to igro. Vaše razpršene podatke o tveganjih spremeni v kristalno kroglo za vaše projekte. Ne gre za čarovnijo - le za pametno uporabo informacij, ki jih že imate.
Tukaj je opisano, kako organizacijam pomagamo preiti od reaktivnega gašenja požarov k predvidljivemu upravljanju tveganj.
Zakaj je tradicionalno upravljanje tveganj neuspešno
Večina upravljanja tveganj je gledališče. Lepe preglednice z rdečo, rumeno in zeleno barvo. Mesečni sestanki, na katerih vsi prikimavajo in pravijo "spremljamo razmere".
Težava? Vaš register tveganj je statičen dokument. Vaši podatki o projektu so v drugem sistemu. Finančni podatki se skrivajo v računovodski programski opremi. Nič se ne pogovarja z ničemer drugim.
Ko se tveganje uresniči, poskušate razumeti, kaj se je zgodilo. Poročila pridobite iz petih različnih virov. Ko dobite odgovore, je škoda že nastala.
Ta vzorec vidimo povsod:
- Prekoračitve proračuna, ki so "prišle od nikoder" - le da so podatki o porabi pokazali trend že tri mesece prej.
- Pomanjkanje virov, ki ga "ni bilo mogoče predvideti" - medtem ko so poročila o uporabi opozarjala.
- težave s kakovostjo, ki so se "nenadoma pojavile", čeprav se je število napak povečevalo že več tednov.
Podatki so bili na voljo. Vidljivost pa ne.
Power BI kot platforma za obveščanje o tveganjih
Power BI ne omogoča le izdelave lepih grafov. Povezuje točke tveganja, še preden postanejo eksplozije tveganja.
Predstavljajte si ga kot poveljniški center za obvladovanje tveganj. Vsi pomembni viri podatkov se zbirajo na enem mestu. Orodja za vodenje projektov, finančni sistemi, baze podatkov o človeških virih, kazalniki kakovosti - vsi govorijo isti jezik.
Izdelujemo nadzorne plošče, ki vam pokažejo tri stvari:
- Kaj se dogaja zdaj - Stanje projekta v realnem času za vse vaše pobude
- Kateri vzorci se pojavljajo - Trendi, ki napovedujejo težave, še preden se pojavijo
- Kakšne ukrepe je treba sprejeti - Jasni naslednji koraki na podlagi podatkov
Čarobnost se zgodi, ko prenehate gledati na izolirane kazalnike in začnete videti povezave. Odstopanje od proračuna in izkoriščenost virov ter pritisk na časovni razpored pomeni, da je projekt tik pred propadom.
Power BI omogoča, da so te povezave vidne. Vidnost pa ustvarja možnosti.
Izgradnja sistema za odkrivanje tveganj
Ne izdelujemo nadzornih plošč. Gradimo sisteme zgodnjega opozarjanja.
Začnite z največjimi bolečinami. Katera tveganja vas najbolj bolijo? Proračunski izpadi? Zamude v načrtu? Konflikti z viri? Neuspehi na področju kakovosti?
Za vsako glavno kategorijo tveganja opredelite vodilne kazalnike. Ne tistih očitnih, temveč subtilne signale, ki se pojavijo nekaj tednov pred krizo.
Kazalniki proračunskega tveganja:
- Hitrost dejanske in načrtovane porabe
- Pogostost in vrednost zahtevka za spremembo
- Zamude pri plačilih prodajalcem
- Čas odobritve nabavnega naročila
Kazalniki tveganj v časovnem načrtu:
- Stopnje dokončanja nalog v primerjavi z izhodiščem
- Poraba predpomnilnika kritične poti
- Napovedi razpoložljivosti virov
- Zamude pri dokončanju odvisnosti
Kazalniki tveganja za kakovost:
- Stopnje odkrivanja napak po fazah
- Odstotki predelave
- Testiranje vrzeli v pokritosti
- Trendi čustvovanja povratnih informacij strank
Te kazalnike povežemo z avtomatiziranimi opozorili. Ko se vzorci premaknejo izven običajnih okvirov, so pravi ljudje takoj obveščeni. Ne na sestanku za pregled tveganj naslednji mesec. Zdaj.
Spreminjanje vpogledov v dejanja
Podatki brez ukrepanja so le draga zabava.
Rešitve Power BI oblikujemo na podlagi točk odločanja, ne le podatkovnih točk. Vsaka nadzorna plošča odgovarja na specifična vprašanja, ki spodbujajo specifične ukrepe.
Vprašanja za nadzorno ploščo:
- Kateri projekti potrebujejo takojšnjo pozornost?
- Kam bi morali prerazporediti sredstva?
- Katera tveganja ogrožajo naše strateške cilje?
Vprašanja o nadzorni plošči vodje projekta:
- Katera opravila so v zaostanku?
- Kateri člani ekipe so preobremenjeni?
- Kje se pojavljajo težave s kakovostjo?
Vprašanja za nadzorno ploščo upravitelja tveganj:
- Kateri scenariji tveganja postajajo vse bolj verjetni?
- Katere strategije za ublažitev učinkujejo?
- Kje potrebujemo nove kontrole tveganja?
Vsaka nadzorna plošča vključuje priporočene ukrepe na podlagi podatkovnih vzorcev. Ni več ugibanja, kaj storiti naprej. Brez analitične paralize.
Razvijamo tudi zmogljivosti za modeliranje scenarijev. "Kaj se zgodi z našim časovnim načrtom, če izgubimo ta ključni vir?" "Kako zmanjšanje proračuna 20% vpliva na naše rezultate?" Odgovorite na ta vprašanja, preden postanejo resničnost.
Uspeh pri upravljanju tveganj v resničnem svetu
Ena od proizvodnih strank je pri gradbenih projektih izgubljala denar. Prekoračitve proračuna so v povprečju znašale 30%. Zamude v časovnem načrtu so bile običajne.
Povezali smo njihove podatke o upravljanju projektov, sisteme javnih naročil in finančno poročanje v Power BI. Vzorci so postali očitni takoj.
Povečanje stroškov materiala se je pokazalo šele pri mesečnih pregledih proračuna. Do takrat so bili naročilnice že izdane po povišanih cenah. Naročila sprememb se niso ocenjevala glede na splošni učinek projekta, temveč le glede na učinek posamezne naloge.
Konflikti virov med projekti niso bili vidni, dokler ljudje niso prišli na delo.
Rešitev Power BI je omogočila preglednost teh medsebojno povezanih tveganj v realnem času. Opozorila o stroških materiala so sprožila takojšnje preglede naročil. Vplivi naročil sprememb so bili ocenjeni glede na omejitve portfelja, ne le posameznih projektov.
Dodeljevanje virov je pokazalo konflikte več tednov vnaprej, kar je omogočilo proaktivno prilagajanje razporeda.
Rezultati po šestih mesecih: Preseganje proračuna se je zmanjšalo na 8%. Izpolnjevanje časovnega načrta se je izboljšalo za 40%. Še pomembneje pa je, da jih težave niso več presenečale.
Podjetje za razvoj programske opreme je uporabljalo podobne pristope za upravljanje tveganj za kakovost. Namesto iskanja napak pri uporabniškem testiranju so med razvojem ugotavljali vzorce poslabšanja kakovosti.
Stopnje zavrnitve pregledov kode, trendi pokritosti testov enote in pogostost napak pri sestavljanju so napovedali težave s kakovostjo že v treh sprintih. Tako so imeli čas, da prilagodijo procese, preden so dostavili pokvarjeno programsko opremo.
Izboljšale so se ocene zadovoljstva strank 25%, saj je bilo v proizvodnji manj napak.
Strategija izvajanja, ki dejansko deluje
Ne poskušajte rešiti vseh težav s tveganji že prvi dan. To je recept za drag neuspeh.
Uporabljamo osredotočen pristop:
Faza 1: Izberite eno veliko težavo
Izberite najdražje ali najpogostejše tveganje. Izdelajte zmogljivosti za odkrivanje in odzivanje na to posamezno težavo. Pred dodajanjem zapletenosti poskrbite, da bo delovala brezhibno.
Faza 2: Povezovanje povezanih virov podatkov
Ko osnovni sistem deluje, dodajte vire podatkov, ki zagotavljajo dodaten kontekst. Finančni podatki za proračunska tveganja. Podatki o virih za tveganja, povezana s časovnim načrtom. povratne informacije strank za tveganja kakovosti.
Faza 3: Razširitev na povezana tveganja
S preizkušenim okvirom se lotite naslednje največje kategorije tveganj. Hitreje boste napredovali, ker infrastruktura že obstaja.
Faza 4: Izdelava napovednih modelov
S preteklimi podatki razvijajte napovedno analitiko. Modeli strojnega učenja, ki na podlagi trenutnih razmer napovedujejo verjetnost tveganja.
Za popolno izvedbo tega pristopa je potrebnih od 6 do 12 mesecev. Vendar so rezultati prve faze vidni že v nekaj tednih.
Poleg tehničnega izvajanja vztrajamo tudi pri upravljanju sprememb. Najboljša nadzorna plošča na svetu je neuspešna, če je ljudje ne uporabljajo. Usposabljanje, integracija procesov in kulturno sprejemanje so prav tako pomembni kot podatkovne povezave.
Merjenje donosnosti naložb v upravljanje tveganj
Dobro upravljanje tveganj prihrani denar. Odlično upravljanje tveganj prinaša denar.
Spremljamo določene metrike, da dokažemo vpliv orodja Power BI na upravljanje tveganj:
Neposredni prihranki stroškov:
- Zmanjšanje prekoračitev proračuna
- Manjše število dodatnih sredstev za nujne primere
- Nižji stroški predelave in kakovosti
- Zmanjšane stopnje odpovedi projektov
Posredno ustvarjanje vrednosti:
- Večje zadovoljstvo strank
- Povečana produktivnost ekipe
- Boljša uporaba virov
- Hitrejša izvedba projekta
Izboljšanje odziva na tveganja:
- Zgodnejše odkrivanje težav
- Hitrejše sprejemanje odločitev
- Natančnejše ocene učinka
- Boljša učinkovitost blaženja
Večina organizacij v prvem letu doseže 3-5-kratno donosnost naložbe. Prihranki se sčasoma povečajo, saj se zmogljivosti za obvladovanje tveganj razvijajo.
Še pomembneje pa je, da ponoči bolje spite. Nič več neprijetnih presenečenj na ponedeljkovih jutranjih sestankih. Nič več razlaganja vodstvu, zakaj so projekti propadli brez opozorila.
Vaše upravljanje tveganj postane proaktivno in ne reaktivno. Preprečujete težave, namesto da bi jih samo dokumentirali.
Z orodjem Power BI spremenite svoje podatke v predvidevanja. Predvidevanje pa spremeni upravljanje tveganj iz stroškovnega centra v konkurenčno prednost.
Vprašanje ni, ali si lahko privoščite boljše upravljanje tveganj. Vprašanje je, ali si lahko privoščite, da tega ne storite.
Vaši tekmeci že uporabljajo podatke, da vidijo za vogalom. Dohitevanje pri upravljanju tveganj je drago. Vodenje igre je dobičkonosno.
