Večina podjetij obravnava upravljanje tveganj kot pustno igro. Ustvarjajo lepe toplotne karte, ki prikazujejo rdeče, rumene in zelene kvadratke. Nato jih obesijo na stene in temu rečejo strategija.
Težava je v tem, da vam toplotne karte povedo, kaj je pokvarjeno. Ne povedo vam, kaj morate najprej popraviti.
Videli smo, da so organizacije porabile mesece za analizo tveganj, nato pa so bili projekti neuspešni, ker so dali prednost napačnim grožnjam. Rešitev ni v boljših toplotnih kartah. To so akcijski zemljevidi, ki prikazujejo pot od tveganja do učinka.
Z orodjem Power BI statične registre tveganj spremenite v dinamična orodja za odločanje. Namesto da bi ugibali, katera tveganja so najpomembnejša, boste natančno videli, kako vsaka grožnja vpliva na vaš projekt. Še pomembneje pa je, da boste vedeli, katera tveganja je treba najprej odpraviti.
Zakaj so tradicionalne toplotne karte tveganj neuspešne
Standardne toplotne karte tveganja uporabljajo preprosto formulo: verjetnost krat vpliv je enaka prednostni nalogi. Sliši se logično. Je pa tudi napačna.
Pri tem pristopu se vsa tveganja obravnavajo kot osamljeni dogodki. V resnici so tveganja povezana. Ena zamuda sproži drugo. Prekoračitev proračuna povzroči zmanjšanje obsega. Vaša "srednje pomembna" tveganja pogosto povzročajo večje težave kot "visoko pomembna" tveganja.
Analizirali smo 200 neuspešnih projektov v proizvodnji, IT in gradbeništvu. V 73% primerih tveganje, ki je uničilo projekt, ni bilo tisto, ki je bilo na toplotnem zemljevidu označeno kot "kritično". Šlo je za verižno reakcijo, ki se je začela z nečim, kar je bilo označeno kot "nizko" ali "srednje".
Tradicionalni toplotni zemljevidi prav tako ne upoštevajo časa. Možnost dvotedenske zamude 30% brez konteksta ne pomeni ničesar. Ali se ta zamuda dogaja na vrhuncu sezone? Ali bo blokirala druge kritične naloge? Ali vpliva na zunanje zainteresirane strani?
Posledica tega je, da ekipe zapravljajo čas za dramatična, a osamljena tveganja, medtem ko spregledajo tihe ubijalce, ki dejansko uničujejo projekte.
Prednost orodja Power BI: Od statičnega k dinamičnemu
Power BI spreminja podatke o tveganjih v obveščevalne podatke za ukrepanje. Namesto da bi vam pokazal, kaj bi se lahko zgodilo, vam pokaže, kaj se bo zgodilo, če ne boste ukrepali.
Platforma povezuje register tveganj s časovnimi načrti projektov, proračuni, dodeljevanjem virov in zunanjimi odvisnostmi. Tako se ustvari živ model ranljivih točk vašega projekta.
Tukaj so opisane spremembe:
- Posodobitve v realnem času: Ocene tveganja se samodejno prilagodijo, ko se spremenijo pogoji projekta.
- Udarne verige: Ugotovite, kako eno tveganje sproži druga tveganja na različnih področjih projekta.
- Optimizacija virov: Razumeti, katera tveganja porabljajo najbolj dragocene vire.
- Občutljivost časovnice: opredelitev tveganj, ki postanejo kritična v določenih fazah projekta.
Sodelovali smo z logističnim podjetjem, ki je upravljalo 12 hkratnih širitev objektov. Po njihovem tradicionalnem pristopu k tveganjem so bile vremenske zamude največja grožnja. Power BI je pokazal, da bi zamude pri pridobivanju dovoljenj, ki so sicer manj verjetne, lahko povzročile kaskadni pojav pri vseh 12 projektih hkrati. Podjetje je preusmerilo vire, da bi pospešilo izdajo dovoljenj, in se izognilo $2,3 milijona EUR posledicam na nižjih ravneh.
Analiza poti vpliva stavbe
Analiza poti učinka prikazuje, kako se tveganja pretakajo skozi projektni ekosistem. To je razlika med vedenjem, da vam pušča voda, in vedenjem, katera cev bo poplavila vašo klet.
V programu Power BI najprej povežite tri vire podatkov:
Podatki o strukturi projekta: Naloge, odvisnosti, kritična pot, dodelitve virov in mejniki. To je ogrodje projekta.
Seznam tveganj: Vsa ugotovljena tveganja s trenutnimi ocenami verjetnosti in vpliva. Vključite kategorije tveganj, lastnike in strategije za njihovo zmanjševanje.
Zgodovinski podatki o uspešnosti: pretekli projekti s podobnimi značilnostmi, vključno s tem, katera tveganja so se dejansko uresničila in kakšne so bile njihove dejanske posledice.
Zmožnosti modeliranja podatkov v Power BI omogočajo ustvarjanje povezav med temi podatkovnimi nizi. Zamuda pri nalogi A samodejno posodobi ocene tveganja za naloge B, C in D, če so te odvisne od dokončanja naloge A.
Čarobnost se zgodi, ko dodate zunanje sprožilce. Tržni pogoji, spremembe predpisov, uspešnost dobaviteljev in sezonski dejavniki vplivajo na verjetnost in vpliv tveganja. Vaša analiza je vedno v koraku z realnostjo.
Ustvarjanje uporabnih vizualizacij tveganj
Najboljša vizualizacija tveganja odgovarja na eno samo vprašanje: "Kaj naj storim v ponedeljek zjutraj?"
Nadzorne plošče Power BI oblikujemo na podlagi točk odločanja in ne podatkovnih točk. Tukaj so vizualizacije, ki spodbujajo ukrepanje:
Kaskadni diagrami tveganja prikazati, kako se tveganja povezujejo med fazami projekta. Namesto razpršenih pik na mreži verjetnosti in učinkov vidite tokove in odvisnosti. Tveganja z velikim vplivom, ki sprožijo druga tveganja, imajo vizualno prednost.
Drevesa, ki vplivajo na vire tveganja prikažite na najbolj omejene vire. Če imate tri višje inženirje in pet tveganj, ki jim lahko vzamejo čas, nadzorna plošča opozori na konflikte virov, še preden do njih pride.
Časovni zemljevidi ranljivosti pokaže, kdaj je vaš projekt najbolj izpostavljen. Nekatera tveganja so pomembna le v določenih obdobjih. Druga se sčasoma povečajo. Vizualizacija usmerja časovno razporeditev zmanjševanja tveganj.
Analiza stroškovnega slapa spremlja, kako dogodki tveganja vplivajo na proračun. Ne vidite le stroškov tveganj, temveč tudi, kako tveganja povečujejo medsebojno finančno škodo.
Vsaka vizualizacija vključuje možnosti za poglobitev. S klikom na tveganje si lahko ogledate celotno verigo učinkov. S klikom na obdobje časovnega okvira si lahko ogledate vsa tveganja, ki so v tem obdobju dosegla najvišjo vrednost. Kliknite na vir, da si ogledate vsa tveganja, ki tekmujejo za ta vir.
Določanje prednostnih nalog z ocenjevanjem učinka
Tradicionalne matrike tveganja uporabljajo ordinalne lestvice: visoko, srednje, nizko. To ustvarja lažno natančnost in neuporabne prednostne naloge.
Pri ocenjevanju učinka se uporabljajo dejanski podatki o projektih, da se tveganja razvrstijo glede na njihov skupni potencial škode za projekt. Formula upošteva neposredne stroške, zamude v časovnem načrtu, porabo virov in kaskadne učinke.
Tukaj je opisano, kako izračunamo dejanski učinek tveganja:
Neposreden vpliv: Takojšnji učinek na stroške ali časovni razpored, če se tveganje uresniči. To je vaša tradicionalna ocena učinka.
Kaskadni multiplikator: Dodaten vpliv tveganj, ki jih sproži ta dogodek. Zamuda pri dobavi lahko povzroči stroške nadur, težave s kakovostjo in kazni za stranke.
Dejavnik pomanjkanja virov: Višje ocene za tveganja, ki vplivajo na vaše najbolj omejene vire. Izguba specializiranega izvajalca boli bolj kot izguba splošnega delavca.
Kritičnost časovnice: Tveganja, ki vplivajo na dejavnosti kritične poti ali ključne mejnike, dobijo uteženo število točk glede na fazo projekta.
Power BI te ocene izračuna samodejno in jih posodablja, ko se spremenijo pogoji projekta. Vaš prednostni seznam odraža trenutno realnost in ne predpostavk iz prejšnjega meseca.
Naročnik gradnje je ta pristop uporabil pri projektu širitve bolnišnice. Njihova tradicionalna analiza je prednostno obravnavala tveganja na področju gradbenega inženirstva. Ocenjevanje vpliva je pokazalo, da bi zamude pri infrastrukturi IT kaskadno vplivale na namestitev medicinske opreme, usposabljanje osebja in regulativne odobritve. Vodjo projekta so prerazporedili na usklajevanje informacijske tehnologije in projekt je bil izveden v skladu s časovnim načrtom.
Od analize do ukrepanja: Strategije izvajanja
Analiza brez ukrepanja je draga zabava. Vaša spoznanja Power BI potrebujejo jasne poti za izvajanje.
Odzivanje na tveganja strukturiramo na podlagi treh vrst ukrepov:
Prekinite verigo: Določite posamezne točke, kjer lahko prekinete kaskade tveganj. Vlaganje v eno področje pogosto prepreči več težav na nižji stopnji. Sredstva usmerite tja, kjer boste dosegli največjo zaščito na porabljen dolar.
Določite čas posega: Nekatera tveganja je najbolje obravnavati zgodaj. Na druga se je treba odzvati pravočasno. Nadzorna plošča prikazuje optimalno okno za posredovanje za vsako kategorijo tveganj.
Varovanje pred viri: Za tveganja, ki vplivajo na kritične vire, ustvarite varnostne načrte, preden jih potrebujete. Analiza pokaže, katera znanja in spretnosti, dobavitelji ali oprema si zaslužijo odvečno kritje.
V nadzorno ploščo Power BI vgradite sprožilce za odzivanje. Ko ocene tveganja presežejo vnaprej določene pragove, sistem opozori odgovorne člane ekipe. S tem se ustvari samodejna eskalacija brez stalnega spremljanja.
spremljajte učinkovitost odziva s primerjavo predvidenih učinkov z dejanskimi rezultati. Ta povratna zanka izboljša vaše modele tveganja in poveča zaupanje ekipe v proces.
Merjenje uspeha: Več kot le zaključek projekta
Večina organizacij uspešnost obvladovanja tveganj meri s stopnjo dokončanja projekta. Pri tem se spregleda širša slika.
Spremljamo štiri kazalnike, ki kažejo pravo vrednost upravljanja tveganj:
Učinkovita raba virov: Ali sredstva za zmanjševanje tveganja porabite za grožnje, ki so dejansko pomembne? Izmerite razmerje med preprečeno škodo in stroški zmanjševanja škode.
Hitrost odziva: Kako hitro se vaša ekipa odzove, ko se tveganja uresničijo? Hitrejši odzivi omejujejo kaskadno škodo.
Natančnost napovedi: Ali se vaši modeli učinka ujemajo z resničnostjo? Spremljajte razliko med napovedanimi in dejanskimi posledicami tveganja.
Kakovost odločitev: Ali bolje določate prednostne naloge? Primerjajte odločitve o dodelitvi sredstev pred in po izvedbi analize poti učinka.
Nadzorne plošče Power BI te metrike spremljajo samodejno. Vidite trende izboljšav in ugotovite, kje je treba prilagoditi vaš postopek obvladovanja tveganj.
Vaši naslednji koraki
Za prehod od toplotnih kart k akcijskim kartam je potrebna predanost, ne le tehnologija. Začnite z enim projektom in eno kategorijo tveganja. Pred razširitvijo si pridobite zaupanje.
Izberite projekt, pri katerem so soodvisnosti tveganj očitne. Dobro se obnesejo projekti gradbeništva, razvoja programske opreme in dobavne verige. Za prvo izvajanje se izogibajte projektom s pretežno neodvisnimi tveganji.
Osredotočite se na tveganja, ki neposredno vplivajo na časovni načrt ali proračun. Ta imajo jasna merila za merjenje in očiten poslovni vpliv. Ko ekipa ugotovi, da so koristna, jih razširite na kakovostna, varnostna in strateška tveganja.
Ne pozabite: cilj ni popolno napovedovanje. Gre za boljše odločitve ob nepopolnih informacijah. Vaš sistem Power BI bi moral omogočiti hitrejše in bolj zagovarjano določanje prednosti tveganj, ne pa počasnejše in bolj zapleteno.
Večina podjetij bo še naprej uporabljala lepe toplotne karte, ker so enostavne in znane. Organizacije, ki bodo sprejele analizo poti vpliva, bodo projekte dosledno izvajale pravočasno, v skladu s proračunom in z manj presenečenji. Že ta konkurenčna prednost upravičuje prizadevanja.
Ste pripravljeni na izvedbo?
Prenehajte zbirati nasvete. Začnite dosegati rezultate.
Če je ta objava pomagala, si predstavljajte, kaj lahko naredimo skupaj. En klic. Nič puhlice. Jasni naslednji koraki.
- Brezpogojna revizija v 20 minutah
- Neposredna ocena ustreznosti in omejitev
- Jasen, prednostno razvrščen naslednji korak, ki ga lahko izvedete.
Raje pišete po e-pošti? info@leaplytics.de
