Vaša ekipa za javna naročila ima preveč dela. Umetna inteligenca vam lahko pomaga.
Delo na področju javnega naročanja je delo na področju pridobivanja virov. Dobavitelji. Pogodbe. Naročila. Odobritve. Sledenje porabi. Stalni cikel iskanja, kupovanja in upravljanja.
Večinoma se ravna po vzorcih. Poiščite dobavitelja. Pridobite ponudbe. Obdelajte naročilo. Preverite račun. Podaljšanje pogodbe. Ponavljajte.
Umetna inteligenca je ustvarjena za to. Dobavitelje analizira hitreje kot človek. Nikoli ne zamudi podaljšanja pogodbe. V podatkih, ki jih nihče nima časa pregledati, opazi priložnosti za prihranke.
To ne nadomešča vaše ekipe za javna naročila. Je le hitrejša. Opravi rutinske naloge, tako da se lahko vaši zaposleni osredotočijo na strateško nabavo in odnose.
Današnja realnost dela na področju javnih naročil
Ekipe za javna naročila so preobremenjene. Več dobaviteljev. Več zahtev glede skladnosti. Več pritiska za zmanjšanje stroškov. Manj časa za strateško delovanje.
Kupci porabijo več ur za transakcije, namesto da bi se pogajali o boljših poslih. Podaljšanje pogodb se prikrade. Podatki o porabi so v sistemih, vendar jih nihče ne analizira. Do nenamenske porabe prihaja, ker je postopek prepočasen.
Priložnosti za prihranke so zamujene. Tveganja dobaviteljev ostanejo neopažena. Vsi so zaposleni z obdelavo in ne z optimizacijo.
Ne zato, ker ljudje niso dobri pri svojem delu. Ker je preprosto preveč transakcijskega dela in premalo časa za strategijo.
Kjer umetna inteligenca prinaša resnične razlike
Umetna inteligenca najbolje deluje tam, kjer so na voljo podatki in vzorci. Javno naročanje ima oboje.
Tukaj je pet področij, na katerih umetna inteligenca prinaša resnične rezultate - ne le govorice, temveč dejanske prihranke in povrnjen čas.
1. Odkrivanje in ocenjevanje dobaviteljev
Iskanje dobrih dobaviteljev zahteva čas. Raziskovanje možnosti. Preverjanje kvalifikacij. Ocenjevanje tveganj. Pridobivanje ponudb.
In ostajate pri istih dobaviteljih, ker "smo jih vedno uporabljali"? To je puščanje denarja na mizi.
Kaj počne umetna inteligenca
prepoznava potencialne dobavitelje.
Na podlagi vaših zahtev umetna inteligenca poišče in predlaga ponudnike, ki jih morda niste našli. Nove možnosti za boljše ponudbe.
ocenjuje tveganje dobavitelja.
Finančna stabilnost. Zgodovina skladnosti. Novice in ugled. Umetna inteligenca zbira informacije in opozarja na morebitna tveganja.
Ocene kvalifikacij dobaviteljev.
Certifikati. Sposobnosti. Dosežki. UI samodejno oceni dobavitelje na podlagi vaših meril.
Pametno primerja ponudbe.
Ne le cena in skupni stroški. Pogoji. Kazalniki kakovosti. Umetna inteligenca vam pomaga primerjati jabolka z jabolki.
spremlja tržne informacije.
Cenovna gibanja. Pogoji ponudbe. Spremembe v panogi. UI spremlja tržne dejavnike, ki vplivajo na vaše odločitve o iskanju virov.
Kaj to pomeni za vas
- Za ponudnike storitev CPO: Boljša izbira dobaviteljev. Manjše tveganje. bolj konkurenčne cene. Strateško iskanje virov namesto reaktivnega nakupa.
- Za vodje javnih naročil: Hitrejše ocenjevanje dobaviteljev. Zaupanje v izbiro dobavitelja. Čas za pogajanja namesto za raziskave.
- Za podjetje: Boljši dobavitelji. Boljše cene. Manj motenj v dobavi.
Preberite več o umetni inteligenci za odkrivanje in ocenjevanje dobaviteljev →
2. Zahtevek za nabavo in naročanje
Naročila nenehno prihajajo. Zahteve iz vseh oddelkov. Odobritve, ki jih je treba pridobiti. Izdelovanje naročilnic. Potrditve, ki jih je treba spremljati.
Če je postopek počasen, ga ljudje obidejo. Zgodi se, da se porabi nekaj malega. Upade skladnost.
Kaj počne umetna inteligenca
samodejno obdeluje zahtevke.
Standardna zahteva? UI potrdi, pošlje v odobritev in ustvari PO. Pri rutinskih naročilih ni ročne obdelave.
Pametno usmerja odobritve.
Na podlagi zneska, kategorije in pravilnika umetna inteligenca pošilja zahtevke pravim odobravalcem. Tako ni več zmede glede tega, kdo kaj odobri.
predlaga prednostne dobavitelje.
Za običajne nakupe AI priporoča pogodbene dobavitelje z najboljšimi pogoji. Vgrajena skladnost.
Potrdi glede na pogodbe.
Ali je ta cena primerna? Ali uporabljamo dogovorjene pogoje? UI preveri naročila glede na pogodbene pogoje.
Spremlja stanje naročila.
Kje je moje naročilo? Kdaj bo prispelo? Umetna inteligenca spremlja stanje in proaktivno opozarja na zamude.
Kaj to pomeni za vas
- Za ponudnike storitev CPO: večja skladnost s pogodbami. Manj nenamenske porabe. Hitrejši cikli javnih naročil.
- Za kupce: Prenehajte ročno obdelovati rutinska naročila. Osredotočite se na zapletene nakupe, za katere je potrebno strokovno znanje.
- Za prosilce: Hitrejša naročila. Jasno stanje. Enostaven postopek, ki mu ljudje dejansko sledijo.
Preberite več o umetni inteligenci za naročanje in naročanje →
3. Upravljanje pogodb
Pogodbe se kopičijo. Pogodbe z dobavitelji. Storitvene pogodbe. Licenčne pogodbe. Vsaka ima drugačne pogoje, datume in obveznosti.
Podaljšanja so zamujena. Pogoji se pozabijo. Nihče ne ve, o čem smo se dejansko dogovorili.
Kaj počne umetna inteligenca
samodejno izlušči ključne izraze.
Cene. Obseg. Klavzule o prenehanju veljavnosti. Datumi podaljšanja. Umetna inteligenca prebere pogodbe in izbere tisto, kar je pomembno.
Sledi datumom podaljšanja.
Bliža se samodejno podaljšanje? Se izteka okno za prekinitev pogodbe? Umetna inteligenca vas opozori pred iztekom rokov.
Primerja pogodbene pogoje.
Kakšna je primerjava te pogodbe z drugimi? S tržnimi standardi? UI opozarja na odstopanja.
spremlja skladnost s pogoji.
Ali izpolnjujemo obveznosti glede obsega? Ali dobavitelj izpolnjuje dogovore o zagotavljanju kakovosti? UI spremlja uspešnost pogodbe.
predlaga pogajalske točke.
Na podlagi analize pogodb in tržnih podatkov umetna inteligenca določi pogoje, ki jih je treba med podaljšanjem pogodbe zavrniti.
Kaj to pomeni za vas
- Za ponudnike storitev CPO: Ni zamujenih obnovitev. Boljši pogajalski položaj. Preglednost pogodbenih obveznosti.
- Za vodje javnih naročil: Spoznajte, kaj je v pogodbah, ne da bi prebrali vsako stran. Pripravite se na podaljšanje s podatki.
- Za podjetje: Boljši pogodbeni pogoji. Odgovornost dobaviteljev. Denar ne ostaja na mizi.
Preberite več o umetni inteligenci za upravljanje pogodb →
4. Analiza in optimizacija porabe
Denar porabljate povsod. Toda kje točno? Pri katerih dobaviteljih? Pod kakšnimi pogoji? Po kakšnih cenah v primerjavi s tržnimi?
Brez vidljivosti ne morete optimizirati. In ročno analiziranje porabe? To je projekt, za katerega nihče nima časa.
Kaj počne umetna inteligenca
samodejno kategorizira porabo.
Vsaka transakcija je razvrščena. Po kategorijah. Po dobavitelju. Po oddelkih. Čisti podatki brez ročnega označevanja.
prepoznava možnosti za prihranke.
Razlike v ceni za isti izdelek. Dobavitelji zaračunavajo več kot drugi. Možnosti količinske konsolidacije. Umetna inteligenca najde denar.
Odkriva nenamensko porabo.
Nakupi zunaj pogodb. Neprivilegirani dobavitelji. Kršitve pravilnika. UI zazna neskladno porabo.
primerjava s trgom.
Ali plačujemo preveč? Kakšna je primerjava naših cen? Umetna inteligenca zagotavlja kontekst za vašo porabo.
Napovedi prihodnje porabe.
Umetna inteligenca na podlagi vzorcev in obveznosti predvidi, koliko boste porabili. Boljše načrtovanje proračuna.
Kaj to pomeni za vas
- Za ponudnike storitev CPO: Jasna preglednost porabe. Kvantificirane možnosti za prihranke. Podatki za vodenje pogajanj.
- Za vodje javnih naročil: Vedeti, kam gre denar, ne da bi bilo treba pripravljati poročila. Osredotočite se na kategorije z velikim učinkom.
- Za finance: Boljša natančnost proračuna. Upravičene naložbe v javna naročila. dokumentirani prihranki.
Preberite več o umetni inteligenci za analizo in optimizacijo porabe →
5. Uspešnost dobaviteljev in upravljanje tveganj
Odvisni ste od dobaviteljev. Ko ti odpovejo, odpoveste tudi vi. Zamude pri dobavi. Težave s kakovostjo. Finančne težave. Kršitve predpisov.
Ročno spremljanje vsakega dobavitelja? Nemogoče. Toda ignoriranje tveganj? Nevarno.
Kaj počne umetna inteligenca
spremlja uspešnost dobaviteljev.
Pravočasna dostava. Merila kakovosti. Odzivnost. Umetna inteligenca neprekinjeno spremlja podatke o uspešnosti.
ocenjuje odnose z dobavitelji.
Na podlagi uspešnosti, tveganja in vrednosti umetna inteligenca ocenjuje dobavitelje. Ugotovite, kdo izpolnjuje obveznosti in kdo ne.
zaznava signale tveganja.
Finančne težave? Negativne novice? Težave s skladnostjo? Umetna inteligenca spremlja zunanje signale in vas pravočasno opozori.
napoveduje motnje v oskrbi.
Na podlagi vzorcev in zunanjih dejavnikov umetna inteligenca označi dobavitelje, pri katerih bodo verjetno nastale težave.
spremlja stanje skladnosti.
So certifikati veljavni? Ali je zavarovanje veljavno? Ali so zahtevani dokumenti v spisu? UI spremlja in opozarja, ko se stvari iztečejo.
Kaj to pomeni za vas
- Za ponudnike storitev CPO: Proaktivno upravljanje tveganj. Odgovornost dobavitelja s podatki. Zaščitena dobavna veriga.
- Za vodje javnih naročil: Spoznajte, katere dobavitelje morate spremljati. Dokazila za težke pogovore z dobavitelji.
- Za podjetje: Manj motenj v oskrbi. Boljša kakovost dobaviteljev. Manjša izpostavljenost tveganju.
Pomembno: umetna inteligenca zagotavlja preglednost in analizo, vendar je za upravljanje odnosov z dobavitelji še vedno potrebna človeška presoja. Strateške odločitve o partnerstvih so še vedno v pristojnosti vaše ekipe.
Preberite več o umetni inteligenci za upravljanje uspešnosti in tveganj dobaviteljev →
Česa umetna inteligenca ne bo naredila
Jasno povejmo, kakšne so omejitve.
UI ne nadomešča strokovnjakov za javna naročila. Ne pogaja se o zapletenih poslih. Ne upravlja strateških odnosov z dobavitelji. Ne presoja kompromisov med ceno, kakovostjo in tveganjem.
Opravlja rutinske naloge. Raziskave. Analizo. Spremljanje. obdelavo transakcij.
Vaša ekipa za javna naročila še vedno opravlja strateško delo. Le da ga opravlja bolje, saj ima na voljo podatke in čas.
Spodnja linija
Ekipe za javna naročila, ki dobro uporabljajo umetno inteligenco, ne delajo manj. Delajo drugače.
Namesto da obdelujejo naročila, se pogajajo o boljših ponudbah. Namesto iskanja podatkov analizirajo in ukrepajo. Namesto da se odzivajo na težave dobaviteljev, jih preprečujejo.
Rezultat:
- Ugotovljeni in zajeti dejanski prihranki
- Hitrejši cikli javnih naročil
- Manjše tveganje dobavitelja
- Strokovnjaki za javna naročila opravljajo delo, ki dejansko potrebuje njihovo strokovno znanje.
- Strateško iskanje namesto transakcijskega nakupa
Ne gre za zamenjavo ekipe. Gre za to, da jo naredite učinkovitejšo.
Ste pripravljeni videti, kaj je mogoče?
Vsaka skupina za javna naročila je drugačna. Vaše kategorije niso enake kategorijam vseh drugih. Vaša baza dobaviteljev ima svoje značilnosti. Vaše prednostne naloge so odvisne od vašega poslovanja.
Ne prodajamo univerzalnih rešitev. Upoštevamo vaše specifične izzive na področju javnih naročil. Ugotovimo, kje lahko umetna inteligenca dejansko pomaga. Zgradimo sisteme, ki ustrezajo vašemu načinu dela.
Brez šumenja. Brez obljub, ki jih ne moremo izpolniti. Samo praktična umetna inteligenca, ki bo povečala učinkovitost vaše ekipe za javna naročila.
